Je důležité pochopit, že program není zcela kompletním řešením. Toto je pouze příklad možné konfigurace. Všechny organizace mají svá specifika podnikání a program lze upravit tak, aby vyhovoval potřebám konkrétní organizace odstraněním nepotřebných funkcí a přidáním chybějících. Můžete měnit typy tabulek a formulářů karet, přidávat nové adresáře a tabulky, vytvářet tištěné formuláře na základě vzorků atd.

Snímky obrazovky programu

Prvních 60 spuštění program funguje v demo režimu bez jakýchkoli omezení. Po 60 spuštěních se program přepne do režimu bezplatné verze. Bezplatnou verzi lze používat bez časového omezení.

Pro zakoupení programu je třeba vybrat typ licence. Licence jsou rozděleny do více typů v závislosti na limitu na maximální počet simultánních uživatelských relací - tzn. počet zaměstnanců současně pracujících s databází. Počet uživatelů v adresáři "Users" je také omezen.

Program pro evidenci příchozí a odchozí korespondence a interních dokumentů organizace.

Softwarový produkt lze upravit tak, aby vyhovoval potřebám vaší organizace.

Informace o veškeré korespondenci vaší společnosti, ale i interních dokumentech (objednávky, pokyny atd.) jsou na jednom místě - Protokoly dokumentů a vždy snadno najdete ten, který potřebujete

Veškeré informace o každém příchozím, odchozím nebo interním dokladu jsou přehledně uvedeny na Kartě příslušného dokladu

Formát čísla dokladu si můžete přizpůsobit tak, jak je to při vaší kancelářské práci obvyklé

V každodenním pracovním shonu nezapomenete na termín nevyřízeného dokladu! A ani při hledání takových dokumentů nebudete muset třídit hromadu papírů - program vám je sám připomene

Upozornění budou dostávat pouze oprávnění úředníci: upozornění jsou nakonfigurována pro každého uživatele. Nechybí ani možnost zobrazit upomínky ve formě kalendáře!

Chcete-li začít pracovat s programem, nemusíte ručně zadávat dokumenty za předchozí roky – můžete si je automaticky stáhnout ze souboru Excel.

Pohodlná týmová práce na dokumentech je zajištěna podporou síťového provozu a možností rozlišování práv. Přístup a práce s programem „Evidence organizačních dokumentů 4.8“ je přísně regulována: jsou implementovány tři úrovně přístupu v závislosti na funkcích povolených uživateli - administrativní, uživatelská a pouze pro prohlížení (bez práva provádět změny). Navíc je možné doladit přístup k protokolům pro každou úroveň přístupu.

Podpora práce se skenerem vám umožní snadno načíst naskenované kopie originálních dokumentů do programu je možné streamovat skenování při použití skeneru s podporou automatického podávání listů.

Úředníci odpovědní za vyřízení dokumentů budou včas informováni o přijetí nových úkolů - program má funkce pro zasílání upozornění e-mailem s možností propojovat soubory, ukládat zprávy a vyhledávat je

Správa dokumentů libovolného počtu společností v jednom programu: všechny informace o dokumentech jsou na jednom místě, jsou dostupné a pohodlně prezentovány

Funkce „Zobrazit pouze své vlastní dokumenty“ umožňuje rozdělit dokumenty mezi vykonavatele, čímž eliminuje možnost prohlížení a opravy dokumentů jiných lidí.

Chcete-li automaticky archivovat verze souborů programů v průběhu času na denní bázi, můžete použít bezplatný nástroj pro automatickou archivaci souborů.

Chcete-li nainstalovat bezplatnou verzi programu:

*Podpora produktu je poskytována online.

Licence pro 1 pracoviště standardní (non-SQL) verze programu je poskytována zdarma, bez omezení.

Chcete-li zakoupit další síťové pracovní stanice, zašlete nám požadavek na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen JavaScript. , uveďte v něm název vaší společnosti, název produktu („Evidence organizačních dokumentů 4.8“) a počet dalších zakázek a my vám zašleme smlouvu a fakturu.

Zaplaťte účet jakýmkoli způsobem, který vám vyhovuje.

Po zaplacení zašlete na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen JavaScript. potvrzení o platbě (kopie nebo číslo platebního příkazu, datum a částka platby) a my vám zašleme registrační kód a aktivační kód.

Cena programu „Evidence organizačních dokumentů 4.8“

Základní verze- 1 pracoviště - Zdarma

od 2. do 5. včetně - 4 000 rublů za 1 pracoviště
od 6. do 10. včetně - 3 000 rublů za 1 pracoviště
od 11. do 20. včetně - 2 000 rublů za 1 pracoviště
od 21. a více - 1000 rublů za 1 pracoviště

Cenová kalkulačka

0+1*4000=4000 rublů.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Cena zahrnuje 1 rok telefonické a online technické podpory.

* Režim odeslání je licencován samostatně, cena licence na 1 rok je 4 000 rublů. Když zapnete režim "Dispečer".

Pro organizace, které vyžadují zvýšenou spolehlivost ukládání dat a zabezpečení přístupu k informacím, blokování neoprávněného přístupu k datům, možné vestavěné šifrování dat, možnost používat webového klienta pro prohlížení dokumentů a Android aplikace pro upozornění účinkujících o příjmu dokumentů a sledování provádění dokumentů, verze programu Registrace organizačních dokumentů pro Microsoft SQL Server a PostgreSQL.

K zakoupení programu „Evidence organizačních dokumentů" SQL verze:

1. Stáhněte si demo verzi programu (instalační soubor pro MS SQL Server a PostgreSQL) a nainstalujte program.

2. Pošlete nám žádost na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen JavaScript. , uveďte v něm název vaší společnosti, název produktu („Evidence organizačních dokumentů 4.8 verze MS SQL“ popř. “Registrace organizačních dokumentů 4.8 verze PostgreSQL”) a počtu zakázek a my vám zašleme smlouvu a fakturu.

3. Zaplaťte účet jakýmkoli způsobem, který vám vyhovuje.

4. Po zaplacení zašlete na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen JavaScript. potvrzení o platbě (kopie nebo číslo platebního příkazu, datum a částka platby) a my Vám zašleme registrační kód a aktivační kód.
Originály dokumentů (smlouva, akt přijetí a převodu užívacích práv, faktura, faktura, licenční smlouva) jsou po zaplacení zaslány poštou.

Cena programu „Evidence organizačních dokumentů 4.8 verze MS SQL“

Základní verze- 1 pracoviště - 9000 rublů

Další pracovní stanice (pro síťovou spolupráci):
od 2. do 5. včetně - 6000 rublů za 1 pracoviště
od 6. do 10. včetně - 5000 rublů za 1 pracoviště
od 11. do 20. včetně - 4000 rublů za 1 pracoviště
od 21. a více - 3000 rublů za 1 pracoviště

Pro výpočet nákladů na licence můžete použít Cenová kalkulačka

Příklad kalkulace nákladů na 2 zakázky:
9000+1*6000=15000 rublů.

Příklad kalkulace nákladů na 6 pracovních míst:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 rublů.

Příklad kalkulace nákladů pro 25 pracovních míst:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

Při výběru možnosti prodloužené záruky jsou náklady na další rok podpory 20 % z ceny licence.

* Doba platnosti licence není omezena.

"Kontrolní místnost" 1 měsíc je poskytován zdarma, cena časově neomezené licence je 12 000 rublů.

PostgreSQL je volně distribuovaný SQL server, který je důstojnou alternativou ke komerčnímu Microsoft SQL Serveru PostgreSQL DBMS je zvláště relevantní pro vládní agentury jako součást souladu s politikou používání ruských softwarových produktů.

Cena programu „Evidence organizačních dokumentů 4.8 verze PostgreSQL“

Základní verze- 1 pracoviště - 10 000 rublů

Další pracovní stanice (pro síťovou spolupráci):
od 2. do 5. včetně - 7000 rublů za 1 pracoviště
od 6. do 10. včetně - 6000 rublů za 1 pracoviště
od 11. do 20. včetně - 5 000 rublů za 1 pracoviště
od 21. a více - 4000 rublů za 1 pracoviště

Pro výpočet nákladů na licence můžete použít Cenová kalkulačka

Příklad kalkulace nákladů na 2 zakázky:
10 000 + 1 * 7 000 = 17 000 rublů.

Příklad kalkulace nákladů na 6 pracovních míst:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 rublů.

Příklad kalkulace nákladů pro 25 pracovních míst:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Cena zahrnuje 1 rok telefonické a online technické podpory. Při výběru možnosti prodloužené záruky jsou náklady na další rok podpory 20 % z ceny licence.

* Doba platnosti licence není omezena.

* Režim odeslání je licencován samostatně, cena licence na 1 rok je 4 000 rublů. Když zapnete režim "Kontrolní místnost" 1 měsíc je poskytován zdarma, cena časově neomezené licence je 12 000 rublů.

Mezi uživateli programu Státní jednotný podnik města Moskvy "Úřad pro rekonstrukci a rozvoj unikátních objektů", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commercial Bank "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", as "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", Státní veřejná instituce Republiky Dagestán "Ředitelství jednotného státního zákaznického vývojáře" města Machačkala a mnoho dalších.

Účetnictví dokladů

Pokud jste odpovědný manažer, pak jste přemýšleli o správném účetnictví. Účetnictví dokladů, smluvní účetnictví a dokumentační účetnictví jsou v podniku neméně důležité. Náš program účtování dokladů je komplexním řešením pro automatizaci účtování dokladů. Systém správy dokumentů má velkou funkčnost a seznam nástrojů. Vzhledem k tomu, že každá evidence probíhá v různých institucích jinak, jsme připraveni program pro evidenci dokumentů individuálně přizpůsobit vašim požadavkům. Náš dokumentový systém vám pomůže uspořádat váš archiv dokumentů. V databázi můžete ukládat jak samotné dokumenty, tak odkazy na server, kde jsou data uložena. Výhodou programu je rychlé vyhledávání. Okno programu je vytvořeno tak, že vyhledávání lze provádět pomocí libovolného pole. To ale nejsou všechny možnosti vyhledávání. Při práci s programem pro evidenci dokladů můžete pracovat nejen s celou databází, ale také pomocí speciálního vyhledávacího okna zobrazit dokumenty za určité období, podle zaměstnance, klienta a dokonce i podle data podpisu. Už žádné ztráty a potíže s nalezením správného dokumentu. A vaše správa dokumentů a smluv bude centralizována a zefektivněna.

Program evidence dokladů lze využít nejen jako datový archiv a úložiště dokladů, ale také jako program pro správu dokladů. Po vytvoření databáze můžete sledovat historii dokumentu od jeho vytvoření až po všechny pohyby. Budete moci vidět všechny lidi, kteří s ním pracují. V jaké fázi je každý dokument?

Další výhodou účetního programu je systematizace a uspořádanost všech dokladů. Což vytváří rozsáhlý utajovaný systém pro elektronické dokumenty.

S naším účetním programem si můžete dovolit zapomenout na krabice a krabice dokumentů. Nyní můžete najít ten, který potřebujete, během několika sekund a pouze několika kliknutími.

Díky takto organizovanému účetnímu systému můžete všechny dokumenty rozdělit do kategorií a podkategorií, rozdělit je na oddělení a zaměstnance. Můžete dokonce zobrazit zprávy o toku dokumentů.

Proč potřebujeme dokumentační systémy? Odpověď na tuto otázku je velmi jednoduchá: je lidskou přirozeností dělat chyby. Je nutné snížit počet chyb v dokumentaci. Nyní, s pomocí automatizovaného účetního systému, bude velmi obtížné ztratit doklad. Systémy toku dokumentů umožňují vytvářet upozornění, s jejichž pomocí vám odhadovací program připomene případné nedostatky.

Co dalšího je v účetním programu pro doklady? Automatizovaný systém plnění, chytrá pole, která si pamatují zadané informace a mnoho dalšího.

Se všemi možnostmi účetního programu „Dokumentace“ se můžete seznámit jednoduše tak, že nám zavoláte nebo nás kontaktujete poštou.

Program pro archivy, účetnictví a správu dokumentů - efektivně, rychle, automaticky!

Video programy pro záznam dokumentů a smluv

Sledováním následujícího videa se můžete rychle seznámit s možnostmi programu USU - Univerzálního účetního systému. Pokud nevidíte video nahrané na YouTube, určitě nám napište, najdeme jiný způsob, jak ukázat demo video!

Anatoly Wasserman o nové verzi 5.0 programu USU

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU vám nyní předkládáme názory odborníků. Anatoly Wasserman se narodil 9. prosince 1952. Vystudovaný inženýr, vystudoval Technologický institut chladicího průmyslu v Oděse. Po absolvování ústavu jsem dostal práci jako programátor, poté jako systémový programátor. Poprvé se objevil na obrazovce v roce 1989, když se zúčastnil filmu „Co? Kde? Když?" a na Brain Ringu. V televizní „Vlastní hře“ získal během dvou let, od roku 2001 do roku 2002, patnáct vítězství v řadě. a stal se nejlepším hráčem desetiletí v roce 2004. Podle sportovní verze „My Game“ se stal pětinásobným mistrem Ukrajiny. Čtyřnásobný mistr Moskvy ve sportovní verzi „Own Game“, bronzový a stříbrný medailista v roce 2017. Stříbrný medailista „Hry znalců“, Světových her znalců v roce 2010 za „Vaše vlastní hra“.

Doplněk k programu pro profesionální manažery - Bible moderního vůdce

Dodatek k programu pro profesionální manažery: pro rozvoj podnikání a zvýšení příjmů. Jedinečný produkt vyvinutý na průsečíku dvou věd: ekonomie a informačních technologií. Neexistují žádné analogy

Mobilní aplikace USU

S rozvojem technologií se život zrychluje. Všude musíte chodit včas – protože čím rychleji věci děláte, tím více vyděláváte. Z tohoto důvodu je velmi důležité mít po ruce funkčně bohatou mobilní aplikaci.

Alexander Druz o univerzálním účetním systému

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU vám nyní předkládáme názory odborníků. Mezi nimi je první mistr intelektuální hry „ChGK“ Alexander Druz. Šestkrát byl oceněn cenou Křišťálová sova jako nejlepší hráč klubu. Vítěz "Diamantové sovy" - cena pro nejlepšího hráče. Získal titul šampiona televizní verze Brain Ring. V televizním programu „Own Game“ vyhrál „Line Games“, „Super Cup“, vyhrál s týmem „III Challenge Cup“ a vytvořil absolutní rekord ve výkonu v jedné hře. Autor a moderátor intelektuálních her a vzdělávacích pořadů na různých televizních kanálech.

Maxim Potashev o účinnosti programu USU

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU vám nyní předkládáme názory odborníků. Maxim Potashev - mistr hry „Co? Kde? Kdy?“, čtyřikrát vyhrál cenu „Křišťálová sova“, dvakrát mistr světa, třikrát mistr Ruska, šestinásobný šampion Moskvy, trojnásobný vítěz Moskva Open Championship ve hře „ChGK“. Na základě výsledků hlasování obecného publika v roce 2000 byl uznán jako nejlepší hráč za všechny roky existence elitního klubu, který vznikl v roce 1975. 50 tisíc diváků programu hlasovalo pro kandidaturu Maxima Potasheva. Udělena byla „Velká křišťálová sova“ a hlavní cena jubilejních her – „Diamantová hvězda“ mistra hry. Člen představenstva a od roku 2001 viceprezident Mezinárodní asociace klubů. Povoláním - matematik, marketér, obchodní kouč. Vystudoval Fakultu managementu a aplikované matematiky, vyučoval na katedře obecné a aplikované ekonomie Moskevského institutu fyziky a technologie. V srpnu 2010 byl jmenován prezidentem celoruské veřejné organizace „Ruská federace sportovních mostů“. Vede poradenskou společnost, která pomáhá různým organizacím řešit problémy související s prodejem, marketingem, zákaznickým servisem a optimalizací obchodních procesů.

Sergey Karyakin o taktice v podnikání

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU vám nyní předkládáme názory odborníků. Sergej Karjakin. Ve 12 letech se stal nejmladším velmistrem světových dějin, který byl zapsán do Guinessovy knihy rekordů. Vyhrál turnaj kandidátů. Oceněno Světovým pohárem FIDE. Mistr světa v rapid šachu, mistr světa v blitzu. Ctěný mistr sportu Ukrajiny. Ctěný mistr sportu Ruska, velmistr Ruska. Obdržel Řád za zásluhy 3. stupně. Člen Veřejné komory Ruské federace v jejím šestém složení. Opakovaný vítěz dětských a mládežnických mistrovství světa a Evropy. Vítěz a medailista mnoha velkých turnajů. Mistr XXXVI. světové šachové olympiády jako člen ukrajinského týmu, stříbrný medailista z olympijských her jako člen ruského týmu. Na svém boardu předvedl v turnaji nejlepší výsledek a získal první individuální cenu (na boardu 4). Mistr Ruska s nejlepším výsledkem na palubě 1. Mistr světa v ruském národním týmu. Postoupil do semifinále mistrovství světa. Vítěz řady mezinárodních turnajů.

Možnosti dokumentačního programu

Níže je uveden krátký seznam schopností programu USU – Univerzálního účetního systému. V závislosti na konfiguraci softwaru se seznam schopností může změnit – zmenšit nebo zvětšit.

• Dokumentový program podporuje současnou práci několika uživatelů.
• Ovládání programu a účetnictví v něm probíhá na nejvyšší úrovni. Každé přihlášení uživatele je chráněno heslem.
• Každý zaměstnanec si může své heslo pravidelně měnit v programu, který řídí účtování dokladů.
• Program zohledňuje různé skutečnosti a dokáže změnit heslo každého zaměstnance.
• V účetním programu, který pracuje s doklady, dochází k diferenciaci přístupových práv pro zaměstnance různých specializací.
• S přihlédnutím k různým okolnostem je podporována práce v lokální síti prostřednictvím různých síťových protokolů.
• Program pro kontrolu dokladů a účetnictví má schopnost pracovat přes internet, pokud existuje síť poboček nebo pokud chce manažer prohlížet manažerské výkazy z domova.
• Program pro řízení dokumentů a účetnictví má snadné a intuitivní rozhraní, s nímž může pracovat každý uživatel.
• Práci s kontrolou a účtováním dokladů si můžete upravit design v programu, včetně tematických.
• Při sledování dokumentů v počítačovém účetním programu si můžete vybrat své oblíbené barevné schéma pro zobrazení oken ze seznamu prázdných míst.
• Řízením práce účetnictví dokladů se v titulku hlavního okna zobrazí název vaší organizace.
• Při správě práce s dokumenty si v nastavení programu můžete nastavit název vaší organizace, kontaktní údaje a detaily.
• Sledování pracovních procesů v účetním programu není nijak zvlášť náročné. Hlavní menu programu, který automatizuje práci s účtováním dokladů, je implementováno jednoduše a přehledně. Skládá se pouze ze tří bodů: modulů, referenčních knih a zpráv. Moduly jsou potřebné pro každodenní práci, referenční knihy jsou potřebné k přizpůsobení programu specifikám vaší společnosti a pomocí zpráv můžete analyzovat výsledky práce za jakékoli časové období.
• Je snadné automatizovat práci s účtováním dokladů. Účetní program podporuje hromadné rozesílání emailů a SMS.
• Pomocí hromadného rozesílání účetního programu můžete zákazníky upozorňovat na probíhající akce nebo slevy a také spravovat jejich upozornění.
• Automatizací práce s účtováním dokladů můžete před odesláním SMS zpráv předběžně vypočítat náklady na poštu.
• Program pro účetnictví a správu dokumentů může pracovat s různými zařízeními.
• Při práci se správou dokumentů a účetnictvím si můžete prohlédnout audit pro konkrétní účet.
• Software, který spravuje doklady, lze zablokovat, pokud chce uživatel účetního programu na delší dobu opustit pracoviště.
• Při správě dokumentů se při editaci libovolného záznamu v tabulce používají zámky, aby několik současně pracujících zaměstnanců nepřepsalo informace zadané jinou osobou.
• Při práci s automatizací lze vyhledávání v účetním systému provádět pomocí libovolného sloupce tabulky.
• Program pro správu dokumentů a účetnictví podporuje import dat. Při zahájení práce s účetním systémem si můžete například stáhnout seznam klientů.
• Při exportu informací do MS Excel můžete použít staré i nové formáty souborů.
• Automatizace vaší organizace je dalším krokem k úspěšnému podnikání!
• Pojďme společně spustit automatizaci!
• Software USU - Univerzální účetní systém - také obsahuje mnoho dalších funkcí!

Práce s dokumenty zabírá uživatelům, zejména kancelářským pracovníkům, spoustu času. Existuje ale mnoho programů, které dokážou manuální práci při práci s dokumenty výrazně optimalizovat automatizací některých procesů. Mnohá ​​z těchto řešení se snadno používají, jsou velmi pohodlná a levná, a proto jsou dostupná širokému spektru uživatelů. Takové programy budou diskutovány v tomto článku.

Organizace dokumentů

Uživatelé, kteří se musí potýkat s velkým množstvím elektronických dokumentů, dobře vědí, že i přes přísný systém katalogů a podadresářů zabere nalezení toho správného dokumentu mnoho času. Jednou z možností řešení tohoto problému je použití speciálního katalogizačního programu, jehož hlavním úkolem je organizovat a třídit data, což v konečném důsledku zajistí rychlé vyhledání potřebných informací. Na trhu existuje obrovské množství takových katalogizátorů a všechny se zaměřují na katalogizaci buď disků, složek a souborů, nebo některých vysoce specializovaných informací (filmy, mince, známky atd.). Pro katalogizaci dokumentů je vhodný jakýkoli univerzální katalogizátor, který umožňuje katalogizovat složky a soubory různých typů. Nejlepší z takových řešení je balíček WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), který je však poměrně drahý a jeho možnosti jsou pro mnoho uživatelů zjevně nadbytečné. Většině lidí postačí použití balíčku WinCatalog Standard.

Dalším způsobem je spojení souvisejících dokumentů do komplexních hierarchicky strukturovaných dokumentů uložených uvnitř datových souborů odpovídajících těmto strukturám. V takto strukturovaných dokumentech je mnohem pohodlnější procházet a najít potřebné informace díky možnostem strukturování a pokročilého vyhledávání v dokumentu. Kromě toho vám takové strukturování umožňuje provádět externí vyhledávání a vyhledávat dokumenty na základě fragmentů textu, který je v nich obsažen. Například balík Maple je určen pro vytváření hierarchicky strukturovaných dokumentů.

WinCatalog Standard

Vývojář: WinCatalog.com

Velikost distribuce: 1,62 MB

Práce pod kontrolou: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Způsob distribuce: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rublů.

WinCatalog Standard je snadno použitelný multifunkční katalogizátor s přehledným ruskojazyčným rozhraním (obr. 1). Balíček umožňuje katalogizovat data z libovolného paměťového média, které lze připojit k počítači: diskety, pevné a síťové disky, běžné CD a audio disky, Zip disky atd. S jeho pomocí můžete třídit a organizovat libovolné složky a soubory bez ohledu na jejich umístění. Data do katalogu můžete zadávat buď ručně (přímo do virtuálních složek) nebo skenováním disků (včetně tam umístěných zip archivů) - v tomto případě je pro snazší orientaci lepší složky a soubory extrahované z disků třídit do virtuálních složek, které díky podpoře drag & drop operace nezaberou mnoho času.

Rýže. 1. Rozhraní WinCatalog Standard

Obecná správa katalogu je snadná a pohodlná. Rozdělení dat do tematických složek výrazně zjednodušuje orientaci a umístění složek a jejich vnořených prvků lze jednoduše měnit pouhým přetažením. Pokročilé vyhledávání (podle názvu, komentáře, velikosti a data úpravy; obr. 2), podpora booleovských operací a možnost výběru konkrétní složky pro vyhledávání a také zohlednění klíčových slov (lze je prozíravě přidávat k jednotlivým prvkům adresáře), umožňuje rychle najít požadovaný dokument a najít duplikáty - odstranit duplicitní prvky z kolekce. Export celého nebo části katalogu dokumentace do souboru CVS umožňuje zpracovávat data v jiné aplikaci (např. MS Excel) a export do souboru HTML je vhodný pro tisk katalogu.

Rýže. 2. Prohledávejte dokumenty ve WinCatalog Standard

Javor 6,25

Vývojář: Crystal Office Systems

Velikost distribuce: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Práce pod kontrolou: Windows (všechny verze)

Způsob distribuce: shareware (30denní demo verze: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Maple – 21,95 $, Maple Professional – 30,95 $

Maple je snadno použitelný správce dokumentů, který vám umožňuje kombinovat různé materiály do hierarchických struktur a nakonec získat strukturované dokumenty: obchodní plány, zprávy, analytické poznámky, brožury atd. V takovýchto hierarchických stromech dokumentů jsou rozmanité informace prezentovány jasněji a nalezení jakéhokoli dokumentu je mnohem snazší než u standardní katalogizace. K prohlížení dokumentů vytvořených v Maple potřebujete speciální prohlížeč Maple Reader, který si můžete zdarma stáhnout na adrese: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Balíček má uživatelsky přívětivé rozhraní (obr. 3) a je tak snadné se naučit, že ani chybějící ruská lokalizace programu nebude pro většinu uživatelů překážkou, a proto lze toto řešení doporučit nejširšímu publiku.

Rýže. 3. Rozhraní programu Maple

Manažer je k dispozici ve dvou verzích: základní Maple a rozšířená Maple Professional. Mezi zásadní rozdíly rozšířené verze patří přítomnost takových doplňkových funkcí, jako je vyhledávání dokumentů, kontrola gramatiky, šifrování souborů a zálohování hierarchických struktur.

Základem každého dokumentu v Maple je hierarchický strom uzlů, jehož úroveň vnoření poduzlů, stejně jako jejich počet, je neomezená. Každý uzel je samostatný dokument obsahující nejen text (zadaný přímo, vložený ze schránky nebo importovaný z dokumentů ve formátech RTF, DOC, WRI a HTML), ale také tabulkový materiál, grafy, odkazy na základní fragmenty výsledného dokumentu nebo soubory , atd. Při přípravě dokumentů je možné využít standardní sadu funkcí pro práci s textem: změna typu a velikosti písma, vytváření seznamů, formátování odstavců, používání stylů atd. Integrace s MS Word umožňuje využít kontrolu pravopisu zabudovanou v MS Word pro kontrolu gramatiky a hledání synonym nejen v angličtině, ale také v ruštině. Vestavěný zálohovací systém poskytuje možnost vytvářet komprimované záložní kopie hierarchických dokumentů (ve formátech ZIP a CAB). Vestavěný průvodce šifrováním vám pomůže zašifrovat citlivé dokumenty pomocí kryptografického algoritmu Blowfish. A vyhledávací modul Finder umožňuje rychle najít potřebné dokumenty podle fragmentu jména, autora, komentářů, obsahu (obr. 4) atd.

Rýže. 4. Prohledávejte dokumenty podle obsahu
v nich text v Maple

Rychlý přístup k dokumentům

Technologie počítačové přípravy dokumentů předpokládá, že vytvořené dokumenty jsou následně opakovaně používány. Například při vývoji nového dokumentu můžete potřebovat jeden nebo dva odstavce ze včerejšího dokumentu, nebo je nový dokument obecně kopií toho starého, ale se změněnými proměnnými informacemi atd.

Bohužel si uživatel nemůže vždy vzpomenout na název důležitého dokumentu vytvořeného předevčírem a někdy nemá nejmenší tušení, kde jej hledat. Dokumentům samozřejmě musíte dát smysluplná jména a uložit je, dodržet přehlednou katalogizaci, ale bohužel se to stane jinak, kvůli spěchu, rušivým hovorům atd. V důsledku toho může hledání požadovaného dokumentu zabrat spoustu drahocenného času - koneckonců není vůbec pravda, že jej budete moci otevřít prostřednictvím seznamu odkazů systému Windows na nejnovější dokumenty dostupné prostřednictvím nabídky Start . Faktem je, že tento seznam:

• omezeno na 15 dokumentů - to znamená, že pravděpodobnost zařazení dokumentů např. před týdnem je prakticky nulová;
• neumožňuje najít dokument, pokud si pamatujete část textu, ale zapomněli jste název souboru;
• nezahrnuje stejnojmenné (ale zároveň odlišné) dokumenty uložené pod stejným názvem, ale v různých složkách, což je důležité například při společné práci na dokumentu s tvorbou více jeho verzí.

Existuje další problém - seznam posledních dokumentů poskytovaných v systému Windows je jedním z kanálů pro únik důvěrných dat, protože jej může použít jakýkoli uživatel (včetně útočníka) ke zjištění povahy počítačové aktivity vlastníka. Proto se doporučuje tento seznam pravidelně čistit, například pomocí utilit pro odstranění „nevyžádaných“ dat z disku. V důsledku toho nastává zdánlivě paradoxní situace: pokud uživatel pravidelně ničí informace o nedávno použitých dokumentech z bezpečnostních důvodů, pak je zbaven rychlého přístupu k nim a jinak riskuje, že se stane obětí útočníků. Existuje však cesta ven - můžete použít specializovanou utilitu ActualDoc, která rozšiřuje možnosti Windows z hlediska práce s nejnovějšími dokumenty.

Pokud byl požadovaný dokument vytvořen již dávno, a proto se nemůže objevit v seznamu naposledy otevřených dokumentů (jak vestavěných ve Windows, tak v seznamu ActualDoc), budete se muset uchýlit k jeho hledání. Zde nastává další problém – uživatel si zpravidla nepamatuje název dokumentu (stejně jako datum jeho vytvoření), ale ví, jaká klíčová slova se v textu vyskytují. To znamená, že musíte hledat dokument podle fragmentů textu v něm obsaženého - bohužel, i když tento úkol lze vyřešit pomocí vestavěných nástrojů Windows nebo například Wordu, je to velmi průměrné. A nejde jen o to, že takové hledání není úplně samozřejmé a provádí se pomalu – někdy se s tím dá žít. Důležitější je, že nebudou nalezeny všechny soubory – při vyhledávání nebudou brány v úvahu morfologické rysy ruského jazyka, takže soubory, ve kterých mají hledaná slova jinou koncovku na malá a velká písmena, zůstanou nenalezeny. Zároveň jsou k dispozici specializované vyhledávací nástroje jako „Snoop“ (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000“ a Phoenix Search (http ://indexlab.net/), dokáže rychle najít potřebné dokumenty bez ohledu na jejich umístění. Nejatraktivnější ze zmíněných řešení v poměru cena/kvalita se nám jeví balíček Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Vývojář: Software Flexigen

Velikost distribuce: Standardní – 4,1 MB, Profesionální – 3,6 MB

Práce pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003/Vista

Způsob distribuce: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14denní demo verze – http://www.flexigensoft.com/files/download/currentdoc .exe)

Cena: Standardní – zdarma, Professional – 19,95 $

ActualDoc je nedávný správce dokumentů, který si pamatuje použité dokumenty a poskytuje k nim rychlý a bezpečný přístup. Program je jednoduchý a intuitivní, má uživatelsky přívětivé rozhraní s podporou ruského jazyka (obr. 5) a nevyžaduje prakticky žádný čas na zvládnutí, zejména proto, že je doplněn obsáhlým systémem nápovědy, a proto se může stát nepostradatelným nástrojem pro profesionály i domácí uživatele.

Rýže. 5. Rozhraní programu ActualDoc

ActualDoc sleduje stahování neomezeného počtu dokumentů během uživatelem zadaného období (standardně 60 dní), podporuje více než 40 formátů souborů (textové a grafické soubory, dokumenty MS Office a HTML dokumenty, soubory PDF atd.) a umožňuje vám rychle stáhnout kteroukoli z nich. Najít požadovaný dokument v prostředí programu není problém. Pokud je svitek dokumentů, které si zapamatovala, relativně malý, můžete dokument vybrat přímo ze seznamu. V opačném případě by bylo rozumnější nejprve omezit seznam možných kandidátů filtrováním (filtrování podle času je možné). Ó interval, podle přípony a kategorie) nebo vyhledávání podle názvu dokumentu (obecně) nebo podle fragmentu textu v něm obsaženého (ne vždy je však vyhledávání v ruském textu úspěšné). Existuje ještě jeden způsob, jak rychle otevřít požadovaný dokument - prostřednictvím vestavěných záložek (stejné jako v Internet Exploreru; obr. 6), které lze přiřadit k jednotlivým často používaným dokumentům a výrazně urychlit přístup k nim, jelikož zde není potřeba hledat. Vybraný dokument je k dispozici ve vestavěném prohlížeči - k prohlížení, vyhledávání a kopírování, i v externí aplikaci - k editaci a lze jej použít pro kompletní zpracování, selektivní kopírování informací z něj nebo pro odeslání dokumentu pomocí e-mailem. Zároveň lze samotný seznam dokumentů skrýt před zvědavýma očima a chránit heslem – v tomto případě se v nabídce nezobrazí naposledy použité soubory Start -> Dokumenty.

Rýže. 6. Otevření dokumentu přes záložku
v ActualDoc

Balíček je k dispozici ve dvou verzích: bezplatná základní Standard a placená Professional. Bezplatná verze vám neumožňuje prohlížet dokumenty ve vestavěných prohlížečích, používat funkci vyhledávání (výsledkem je, že dokumenty můžete vyhledávat pouze vizuálně, prohlížet celý nebo filtrovaný seznam), vytvářet vlastní kategorie a upravovat záložky.

Archivář 3000 (3,82)

Vývojář: Likasoft

Velikost distribuce: 3 MB

Práce pod kontrolou: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Způsob distribuce: shareware (30denní demo verze - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena: studentská licence - 195 rublů, osobní licence - 295 rublů, komerční licence - 900 rublů.

« Archivist 3000 je optimální řešení pro rychlé vyhledávání dokumentů v 18 různých jazycích (včetně ruštiny, angličtiny, němčiny a francouzštiny) zaměřené na široké spektrum uživatelů. Program poskytuje okamžitý přístup k dokumentům umístěným na vašem pevném disku, síťových a vyměnitelných jednotkách (CD, DVD, ZIP atd.) a umí pracovat se všemi oblíbenými typy dokumentů (soubory PDF, dokumenty MS Office, textové soubory atd.). .). Umí vyhledávat v archivech (ZIP, RAR atd.), v e-mailových zprávách (Outlook, Outlook Express, The Bat! atd.) a souborech k nim připojených. Kromě toho je podporováno vyhledávání v databázích Lotus Notes a Lotus Domino a v databázích zpráv ICQ, Odigo IM a Miranda IM.

Spolu s běžným vyhledáváním podle klíčového slova nebo sady klíčových slov podporuje program pokročilý režim vyhledávání pomocí logických funkcí a umí vyhledávat dokumenty nejen podle obsahu, ale také podle názvu souboru, data úpravy, velikosti, typu dokumentu, kódování atd. ( Obr. 7). Díky plné podpoře Unicode probíhá vyhledávání správně nejen v dokumentech v jednom jazyce, ale i ve vícejazyčných (například s textem v ruštině a němčině současně). Je možné vzdáleně vyhledávat dokumenty přes internet s následným přístupem k nalezeným dokumentům prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče, například Internet Explorer. Výsledky vyhledávání lze prezentovat v režimu výpisu, kdy se zobrazují nejvýznamnější (relevantní) fragmenty vybraných dokumentů se zvýrazněním nalezených slov, a v režimu tabulky, kdy se zobrazují stručné informace o dokumentech (obr. 8), pomocí kterých dají se třídit.

Rýže. 7. Vyhledávání dokumentů v prostředí Archivist 3000

Rýže. 8. Možnosti prezentace výsledků vyhledávání
v "Archivarius 3000"

Vyplňování standardních dokumentů

Příprava standardních dokumentů zabírá značnou část času těm uživatelům, kteří se v rámci svých povinností podílejí na přípravě různé dokumentace v pojišťovnách, bankách, notářských úřadech, společnostech poskytujících různé druhy služeb apod. Takové dokumenty jsou zpravidla vytvářeny v textovém editoru Word na základě původně vyvinutých základních dokumentů, ve kterých jsou některé proměnné informace jednoduše nahrazeny. Na tom není nic složitého, ale u velkých objemů dokumentace jsou chyby nevyhnutelné - můžete například omylem zadat data na nesprávném místě, kde mají být, nebo vymazat několik slov dokumentu atd. Proto je žádoucí, aby pro vstup byla otevřena pouze ta pole, do kterých je třeba zadat data, a veškerý ostatní text byl blokován. Vývojáři poskytli možnost vytvářet takové dokumenty ve Wordu. Stačí vyvinout řadu šablon pro všechny standardní dokumenty používané v organizaci, pro každou šablonu zakázat změnu trvalých dat (příkaz Nástroje -> Nastavit ochranu -> Zakázat jakékoli změny kromě zadávání údajů do polí formuláře) a školit uživatele k vytváření dokumentů pomocí šablon. U standardních dokumentů, kde je relativně málo variabilních informací, budou takové šablony zcela postačovat k výraznému urychlení procesu přípravy dokumentů a snížení rizika chyb.

V praxi se však používá mnoho standardních dokumentů, ve kterých proměnné informace zabírají až polovinu objemu a některá z proměnných údajů se v té či oné podobě vícekrát opakují (obr. 9) – například celé jméno. v různých případech slova pro zadaná data nebo částky atd. V tomto případě použití šablon aplikace Word příliš nepomůže, protože vyplňování dokumentů i pomocí šablon zabere spoustu času, protože všechna proměnná data bude nutné zadávat ručně.

Rýže. 9. Příklad dokumentu s velkým objemem
variabilní informace

Příprava standardních dokumentů má ještě jednu vlastnost - často je nutné připravit ne jeden dokument, ale několik najednou (například pro sepsání bankovní smlouvy o otevření depozitáře jsou potřeba tři nebo čtyři typy smluv. podpis). Stejné informace se tedy musí zadávat do různých dokumentů, což také zabere spoustu času a pravděpodobnost, že uděláte chybu, se odpovídajícím způsobem zvyšuje. Takové dokumenty můžete připravit mnohem rychleji pomocí specializovaných aplikací určených k automatizaci procesu přípravy standardních dokumentů, jako je AutoDoc nebo Blitz Document. Tyto aplikace jsou také založeny na použití šablon, které na rozdíl od běžných šablon Wordu umožňují nejen zadávat údaje do polí k tomu určených (k čemuž uživatel potřebuje vyplnit sadu formulářů s údaji), ale jsou také umí naprogramovaně transformovat zadaná data, například umí nahrazovat čísla ve slovech, skloňovat slova a fráze podle gramatických pádů atd. Díky tomu se potřebné dokumenty rychle vyplní a chyb, kterých se lze dopustit, je řádově menší než při jejich přípravě tradičně ve Wordu. Vytváření standardních dokumentů prostřednictvím specializovaných řešení je navíc atraktivní také tím, že všechny vytvořené dokumenty jsou automaticky katalogizovány a dohledat v budoucnu kterýkoli z nich není problém a uživatel nemusí znát složitosti přípravy dokumentů, protože všechny právní nuance jsou již zohledněny v šablonách.

AutoDoc 1.2

Vývojář: EleWise

Velikost distribuce: 6 MB

Práce pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003

Způsob distribuce: shareware (funkčně omezená demo verze - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rublů, "AvtoDoc-Server" - 2980 rublů, "AvtoDoc-Client" - 1490 rublů.

"AutoDoc" je program, který umožňuje automatizovat a urychlit proces vyplňování standardních dokumentů pomocí šablon vytvořených pomocí MS Word a udržovat archiv dokumentů a záznamů vytvořených pomocí těchto šablon. Proces generování nových dokumentů v něm je extrémně automatizovaný – stačí vybrat požadovaný obchodní scénář z obecného seznamu scénářů (obchodním scénářem se rozumí šablona na míru) a vyplnit vstupní formulář požadovanými údaji (obr. 10). Vytvořený dokument lze zobrazit, uložit, vytisknout nebo otevřít ve Wordu pro další úpravy.

Rýže. 10. Vytvoření dokumentu pomocí skriptu „AutoDoc“.

Počet vestavěných skriptů je malý (obr. 11), ale lze je rozšířit o vlastní skripty, jejichž proces tvorby je podrobně a přehledně představen v nápovědě a je plně řízen průvodcem, a proto je přístupný většina uživatelů. Vývoj nového skriptu zahrnuje provedení pěti kroků: zadání názvu skriptu, vytvoření šablony, definování proměnných, nastavení a testování skriptu a jeho uložení pro další úpravy (obr. 12). Na první pohled může příprava šablony způsobit určité potíže, protože ji musíte vytvořit ručně ve Wordu, což vyžaduje znalost skriptovacího jazyka. V praxi je ale vše mnohem jednodušší - stačí pochopit, že proměnné se zapisují do složených závorek a před ně se vytiskne veškerý další text obvyklým způsobem (obr. 13). Nové šablony lze vytvářet nejen od začátku, ale také na základě existujících šablon nebo hotových dokumentů – v prvním případě stačí změnit nastavení skriptu a otestovat jej se změněným nastavením a ve druhém otevřít hotový dokument, nahraďte měnící se informace proměnnými a zadejte jej program jako šablonu. Proměnné mohou být několika typů, včetně těch, které umožňují:

• zadejte údaje do několika polí najednou: celé jméno, údaje o pasu, údaje o organizaci atd.;
• vybrat proměnnou hodnotu ze sady hodnot;
• provádět různé operace a transformace: vypočítat procento čísla nebo DPH z částky, převést číslo na řetězec, zadat aktuální datum atd.;
• označit slovo nebo frázi v určitém případě atd.

Dokumenty vytvořené podle obchodních scénářů AutoDoc jsou ukládány ve formě přehledně strukturovaných záznamů, a proto můžete požadovaný dokument kdykoli najít filtrováním nebo vyhledáváním, zobrazit jej, vytisknout, regenerovat nebo smazat.

Rýže. 11. Okno „AutoDoc“ se seznamem vestavěných skupin
obchodní scénáře

Rýže. 12. Vývoj nového skriptu v AutoDoc

Rýže. 13. Příklad textu šablony v „AutoDoc“,
ve kterém se objevují čtyři proměnné: „číslo“,
„měsíc“, „organizace“ a „celé jméno“

Program je dodáván ve dvou verzích: jednouživatelské – „AvtoDoc-Personal“ a víceuživatelské (síťové), reprezentované dvěma moduly – „AvtoDoc-Server“ a „AvtoDoc-Client“. Ve verzi pro jednoho uživatele jsou všechny součásti systému umístěny na lokálním počítači a ve verzi pro více uživatelů je databáze skriptů, šablon a záznamů nainstalována na serveru a na počítačích uživatelů je pouze klientská část. nainstalován, což umožňuje použití všech materiálů AutoDoc uložených na serveru.

Bleskový dokument 3.4.1

Vývojář: BlitzSoft

Velikost distribuce: 991 kB

Práce pod kontrolou: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Způsob distribuce: shareware (funkčně omezená demo verze - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rublů.

Blitz Document je kompaktní program pro automatické vytváření standardních dokumentů pomocí šablon skriptů. Umožňuje rychle generovat dokumenty na základě vestavěných šablon, jejichž počet je více než 30 (obr. 14), nebo vlastních skriptů, které lze vyvíjet na základě vestavěných šablon nebo prázdných rozvržení. Vytvoření dokumentu pomocí hotového skriptu je extrémně jednoduché – stačí vybrat typ skriptu a postupovat podle pokynů průvodce, který uživatele svědomitě provede všemi fázemi přípravy dokumentu (obr. 15). Hotový dokument lze prohlížet, tisknout, upravovat ve vestavěném textovém editoru (lze opravovat proměnné i konstantní údaje) nebo otevřít pro úpravy ve Wordu.

Rýže. 14. Seznam vestavěných skriptů Blitz Document

Rýže. 15. Vytvoření skriptovaného dokumentu
Bleskový dokument

Vývoj vytvořených šablon je poněkud složitější, ale bude také v možnostech většiny uživatelů. Je pravda, že zvládnutí této funkce bude nějakou dobu trvat, protože referenční informace obsažené v programu jsou bohužel určeny pro dostatečně vyškolené uživatele (jsou velmi skoupé a neobsahují žádné ilustrace ani příklady). Technicky se vytvoření nové šablony skládá ze dvou fází: výběr vestavěné šablony nebo layoutu, na jehož základě bude nová šablona vyvinuta, a sekvenční úprava v ní obsažených konstantních a proměnných dat (obr. 16). Konstantní data se zadávají ve své reálné podobě, nikoli však přímo do textu, ale prostřednictvím dialogových oken. Informace o proměnných se také upravují během dialogu a již se nezadávají přímo, ale jsou nahrazeny proměnnými se zástupnými znaky, navrženými s ohledem na skriptovací jazyk používaný v programu. Skripty dokážou nejen zobrazit text zadaný při generování dokumentu, ale také jej změnit pomocí systému příkazů pro náhradu nebo transformaci dat. Poskytuje se například:

Rýže. 16. Vývoj nové šablony na základě layoutu
v dokumentu Blitz

• Skloňování slov a slovních spojení podle gramatických pádů;
• převod čísel na řetězce;
• převod kalendářních dat na řetězce;
• provádění jakýchkoli výpočtů používaných v právních a obchodních dokumentech;
• změna textu v závislosti na hodnotě zadávaných údajů atp.

Dokumenty vytvořené pomocí Blitz Document se ukládají do strukturovaných deníků – to vám umožňuje rychle procházet dokumentací a téměř okamžitě získat přístup k potřebným materiálům, například za účelem jejich tisku. Dokumenty lze navíc sdružovat do virtuálních souborů, což je výhodné pro rychlý přístup k materiálům souvisejícím s konkrétním předmětem nebo objektem vyskytujícím se v databázi.

OCR text v naskenovaných dokumentech

Uživatelé, kteří často musí převádět papírové dokumenty (stránky knihy, noviny, časopis nebo fax) do elektronického upravitelného formátu, se neobejdou bez systému rozpoznávání znaků nebo systému OCR (Optical Character Recognition), který je navržen tak, aby automaticky zadával text z papírových dokumentů. do počítače. Teoreticky můžete použít program FineReader od ABBYY nebo CuneiForm od Cognitive Technologies – oba jsou spolehlivé v provozu a mají vysokou přesnost rozpoznávání. Balíček FineReader má však zjednodušenou a dostupnou verzi pro domácí uživatele, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, díky čemuž je atraktivnější pro širší publikum.

ABBYY FineReader 8.0

Vývojář: Software ABBYY

Velikost distribuce: 40,5 MB

Práce pod kontrolou: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Způsob distribuce: shareware (neexistuje žádná demo verze FineReader Home Edition, funkčně omezená demo verze FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je ideálním řešením pro rozpoznávání dokumentů, ve kterých se rozpoznává nejen text, ale i design, což zajišťuje přesný přenos tabulek, obrázků a rozdělení textu do sloupců (obr. 17). Program se snadno používá, dokáže rozpoznat vícejazyčné (podporováno 179 jazyků) a vícestránkové dokumenty. Je možné rozpoznat celý dokument nebo jeho jednotlivé stránky. Výsledek lze uložit v jednom z běžných formátů: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT nebo PDF. Je možné ukládat výsledky rozpoznávání krok za krokem pro odstranění chyb. Byl implementován export výsledků rozpoznávání přímo do aplikací Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect a Adobe Acrobat. Kontrolu výsledku pomůže urychlit vestavěná kontrola pravopisu (pro 36 jazyků) a integrace s Microsoft Word umožňuje volat program přímo z Wordu, aniž byste byli rušeni prací s textem.

Rýže. 17. Výsledek rozpoznávání dokumentů
v ABBYY FineReader Home Edition

Program je prezentován ve dvou verzích: FineReader Home Edition, určená pro začátečníky, a FineReader Professional Edition, zaměřená na profesionály. Profesionální verze umožňuje spravovat parametry rozpoznávání (změnit režim, provádět rozpoznávání se školením) a má bohatší sadu rozpoznávacích funkcí (rozpoznávání souborů PDF, textů zachycených digitálním fotoaparátem atd.). Professional Edition navíc poskytuje více různých formátů ukládání, přidala schopnost rozpoznávat čárové kódy a rychle rozpoznávat snímky obrazovky pomocí utility Screenshot Reader.

Převod dokumentů z formátu PDF

Veškerá technická dokumentace je dnes dodávána ve formátu PDF, ve kterém k prohlížení dokumentů slouží bezplatná utilita Adobe Acrobat Reader. Poměrně často je ale potřeba použít fragmenty PDF souborů při přípravě vlastních dokumentů nebo úpravách materiálů ve formátu PDF (například článek, smlouva, zpráva atd.). V prvním případě budete muset extrahovat fragmenty textu a/nebo obrázků ze souborů PDF (teoreticky to lze provést pomocí vestavěných nástrojů Acrobat Reader, ale s velmi průměrnými výsledky). Ve druhém případě budete muset převést dokumenty PDF do upravitelného formátu (například do formátu Word) při zachování designu původního dokumentu, což není ani v Acrobat Readeru. V takových případech přijdou na pomoc speciální nástroje, z nichž nejatraktivnější balíčky jsou ABBYY PDF Transformer a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Podíváme se na první z nich - i když je dražší, má ruskojazyčné rozhraní a umožňuje převádět soubory PDF do několika upravitelných formátů a dokáže správně rozpoznat nejen anglický, ale i ruský text.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Vývojář: Software ABBYY

Velikost distribuce: 52 MB

Práce pod kontrolou: Windows 2000 (SP2 nebo vyšší)/XP/Server 2003

Způsob distribuce: shareware (15denní demo verze – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rublů.

ABBYY PDF Transformer je nástroj pro převod dokumentů PDF do formátů dokumentů Microsoft Word (obr. 18), Excel a také soubory HTML a TXT. Balíček má intuitivní rozhraní a je velmi snadno použitelný, takže jej zvládnou i začínající uživatelé.

ABBYY PDF Transformer dokáže převést jakékoli soubory PDF, včetně souborů bez textové vrstvy (takové soubory se nejčastěji získávají z naskenovaných dokumentů a představují obraz textu), a správně zpracuje soubory PDF obsahující libovolnou kombinaci podporovaných jazyků (včetně ruštiny a Angličtina). Obslužný program přesně zachovává design zdrojového dokumentu (obrázky, tabulky, rozložení sloupců, odkazy) a umožňuje spravovat možnosti převodu a ukládání. Můžete například jasně definovat oblasti, které by měl program vnímat jako text nebo jako obrázek (což je důležité u souborů PDF se složitým designem), uložit hotový dokument se stejným designem jako v originále nebo jako sloupec textu (s obrázky nebo bez nich - volitelné) atd. V případě potřeby je možné selektivně převádět jednotlivé stránky nebo i jejich fragmenty. Kromě toho může ABBYY PDF Transformer provádět také zpětnou konverzi, což vám umožní vytvářet soubory PDF z dokumentů Microsoft Word, tabulek Excel, prezentací PowerPoint, diagramů Visio a souborů HTML, stejně jako z téměř jakékoli aplikace, která podporuje tisk dokumentu (toto je implementováno prostřednictvím virtuální tiskárny PDF-XChange pro ABBYY PDF Transformer 2.0).