Es ist wichtig zu verstehen, dass das Programm keine vollständig vollständige Lösung darstellt. Dies ist nur ein Beispiel für eine mögliche Konfiguration. Jede Organisation hat ihre eigenen Besonderheiten bei der Geschäftsabwicklung und das Programm kann an die Bedürfnisse einer bestimmten Organisation angepasst werden, indem unnötige Funktionen entfernt und fehlende hinzugefügt werden. Sie können die Arten von Tabellen und Kartenformularen ändern, neue Verzeichnisse und Tabellen hinzufügen, gedruckte Formulare basierend auf Mustern erstellen usw.

Screenshots des Programms

Bei den ersten 60 Starts läuft das Programm ohne Einschränkungen im Demomodus. Nach 60 Starts wechselt das Programm in den kostenlosen Versionsmodus. Die kostenlose Version ist zeitlich unbegrenzt nutzbar.

Um das Programm zu erwerben, müssen Sie einen Lizenztyp auswählen. Lizenzen werden in verschiedene Typen unterteilt, abhängig von der Begrenzung der maximalen Anzahl gleichzeitiger Benutzersitzungen – d. h. die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig mit der Datenbank arbeiten. Auch die Anzahl der Benutzer im Verzeichnis „Benutzer“ ist begrenzt.

Ein Programm zur Erfassung ein- und ausgehender Korrespondenz und interner Dokumente einer Organisation.

Das Softwareprodukt kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Informationen über die gesamte Korrespondenz Ihres Unternehmens sowie interne Dokumente (Bestellungen, Anweisungen usw.) befinden sich an einem Ort – Dokumentenprotokollen, und Sie können immer leicht die Dokumente finden, die Sie benötigen

Alle Informationen zu jedem eingehenden, ausgehenden oder internen Dokument werden übersichtlich in der Karte des entsprechenden Dokuments dargestellt

Sie können das Format der Belegnummer individuell anpassen, wie es in Ihrer Büroarbeit üblich ist

In der täglichen Hektik der Arbeit werden Sie die Frist für ein nicht erfülltes Dokument nicht vergessen! Und Sie müssen auf der Suche nach solchen Dokumenten auch nicht einen Stapel Papiere durchsuchen – das Programm erinnert Sie selbst daran

Nur autorisierte Beamte erhalten Benachrichtigungen: Benachrichtigungen werden für jeden Benutzer konfiguriert. Es besteht auch die Möglichkeit, Erinnerungen in Form eines Kalenders anzuzeigen!

Um mit dem Programm zu arbeiten, müssen Sie die Dokumente für die Vorjahre nicht manuell eingeben, sondern können diese automatisch aus einer Excel-Datei herunterladen.

Die komfortable Teamarbeit an Dokumenten wird durch die Unterstützung des Netzwerkbetriebs und die Möglichkeit zur Rechtedifferenzierung gewährleistet. Der Zugriff auf und die Arbeit mit dem Programm „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8“ ist streng geregelt: Abhängig von den dem Benutzer gewährten Funktionen werden drei Zugriffsebenen implementiert: Verwaltungs-, Benutzer- und nur zur Ansicht (ohne Änderungsrecht). Darüber hinaus ist es möglich, den Zugriff auf Protokolle für jede Zugriffsebene zu optimieren.

Durch die Unterstützung der Arbeit mit einem Scanner können Sie problemlos gescannte Kopien von Originaldokumenten in das Programm laden. Bei Verwendung eines Scanners, der die automatische Blattzufuhr unterstützt, ist ein Stream-Scan möglich.

Beamte, die für die Ausführung von Dokumenten zuständig sind, werden rechtzeitig über den Eingang neuer Aufgaben informiert – das Programm verfügt über Funktionen zum Versenden von Benachrichtigungen per E-Mail mit der Möglichkeit, Dateien zu verknüpfen, Nachrichten zu speichern und danach zu suchen

Dokumente beliebig vieler Unternehmen in einem Programm verwalten: Alle Informationen zu Dokumenten sind an einem Ort, sie sind zugänglich und komfortabel aufbereitet

Mit der Funktion „Nur Ihre eigenen Dokumente anzeigen“ können Sie Dokumente zwischen den Ausführenden aufteilen und so die Möglichkeit ausschließen, die Dokumente anderer Personen einzusehen und zu korrigieren.

Um Dateiversionen von Programmen im Laufe der Zeit täglich automatisch zu archivieren, können Sie das kostenlose Dienstprogramm zur automatischen Dateiarchivierung verwenden.

So installieren Sie die kostenlose Version des Programms:

*Produktsupport wird online bereitgestellt.

Eine Lizenz für 1 Arbeitsplatz der Standardversion (Nicht-SQL) des Programms wird kostenlos und ohne Einschränkungen zur Verfügung gestellt.

Um weitere Netzwerkarbeitsplätze zu erwerben, senden Sie uns eine Anfrage an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein. Geben Sie darin den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Produkts („Registrierung der Organisationsdokumente 4.8“) und die Anzahl der zusätzlichen Aufträge an und wir senden Ihnen einen Vertrag und eine Rechnung.

Bezahlen Sie die Rechnung auf eine für Sie bequeme Weise.

Nach der Zahlung senden Sie bitte an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein. Bestätigung der Zahlung (Kopie oder Nummer des Zahlungsauftrags, Datum und Betrag der Zahlung) und wir senden Ihnen einen Registrierungscode und einen Aktivierungscode.

Preis des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8“

Basisversion- 1 Arbeitsplatz - Kostenlos

vom 2. bis einschließlich 5. - 4000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 3000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 2000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 1000 Rubel für 1 Arbeitsplatz

Preisrechner

0+1*4000=4000 Rubel.

0+4*4000+1*3000=19000 Rubel.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 Rubel.

*Der Preis beinhaltet 1 Jahr technischen Telefon- und Online-Support.

* Der Versandmodus wird separat lizenziert, die Kosten für eine Lizenz für 1 Jahr betragen 4.000 Rubel. Wenn Sie den „Dispatcher“-Modus einschalten

Für Organisationen, die eine höhere Zuverlässigkeit der Datenspeicherung und Zugriffssicherheit benötigen Es gibt Informationen, Sperrung unbefugten Zugriffs auf Daten, mögliche integrierte Datenverschlüsselung, die Möglichkeit, einen Web-Client zum Anzeigen von Dokumenten und Android-Anwendungen zur Benachrichtigung von Testamentsvollstreckern über den Eingang von Dokumenten und zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten zu verwenden Versionen des Programms Registrierung von Organisationsdokumenten für Microsoft SQL Server und PostgreSQL.

Zum Erwerb des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten“." SQL-Version:

1. Laden Sie die Demoversion des Programms herunter (Installationsdatei für MS SQL Server und für PostgreSQL) und installieren Sie das Programm.

2. Senden Sie uns eine Anfrage an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein. , geben Sie darin den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Produkts („Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version MS SQL“ oder „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version PostgreSQL“) und die Anzahl der Aufträge und wir senden Ihnen einen Vertrag und eine Rechnung.

3. Bezahlen Sie die Rechnung auf eine für Sie bequeme Weise.

4. Senden Sie nach der Zahlung an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein. Bestätigung der Zahlung (Kopie oder Nummer des Zahlungsauftrags, Datum und Betrag der Zahlung) und wir senden Ihnen einen Registrierungscode und einen Aktivierungscode.
Originaldokumente (Vereinbarung, Annahme- und Nutzungsrechtsübertragungsurkunde, Rechnung, Rechnung, Lizenzvertrag) werden nach Zahlungseingang per Post versandt.

Preis des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version MS SQL“

Basisversion- 1 Arbeitsplatz - 9000 Rubel

Zusätzliche Arbeitsplätze (für Netzwerkzusammenarbeit):
vom 2. bis einschließlich 5. - 6000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 5000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 4000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 3000 Rubel für 1 Arbeitsplatz

Zur Berechnung der Lizenzkosten können Sie verwenden Preisrechner

Beispiel einer Kostenberechnung für 2 Aufträge:
9000+1*6000=15000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 6 Aufträge:
9000+4*6000 +1*5000 =38.000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 25 Aufträge:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 Rubel.

Bei Auswahl der erweiterten Garantieoption betragen die Kosten für ein zusätzliches Supportjahr 20 % der Lizenzkosten.

* Die Lizenzdauer ist nicht begrenzt.

"Kontrollraum" 1 Monat wird kostenlos zur Verfügung gestellt, die Kosten für eine zeitlich unbegrenzte Lizenz betragen 12.000 Rubel.

PostgreSQL ist ein frei verteilter SQL-Server, der eine würdige Alternative zum kommerziellen Microsoft SQL Server darstellt. Das PostgreSQL-DBMS ist im Hinblick auf die Einhaltung der Richtlinien zur Verwendung russischer Softwareprodukte besonders relevant.

Preis des Programms „Registrierung von Organisationsdokumenten 4.8 Version PostgreSQL“

Basisversion- 1 Arbeitsplatz - 10.000 Rubel

Zusätzliche Arbeitsplätze (für Netzwerkzusammenarbeit):
vom 2. bis einschließlich 5. - 7000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 6. bis einschließlich 10. - 6000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
vom 11. bis einschließlich 20. - 5000 Rubel für 1 Arbeitsplatz
ab dem 21. und mehr - 4000 Rubel für 1 Arbeitsplatz

Zur Berechnung der Lizenzkosten können Sie verwenden Preisrechner

Beispiel einer Kostenberechnung für 2 Aufträge:
10000+1*7000=17000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 6 Aufträge:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 Rubel.

Beispiel einer Kostenberechnung für 25 Aufträge:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 Rubel.

*Der Preis beinhaltet 1 Jahr technischen Telefon- und Online-Support. Bei Auswahl der erweiterten Garantieoption betragen die Kosten für ein zusätzliches Supportjahr 20 % der Lizenzkosten.

* Die Lizenzlaufzeit ist nicht begrenzt.

* Der Versandmodus wird separat lizenziert, die Kosten für eine Lizenz für 1 Jahr betragen 4.000 Rubel. Wenn Sie den Modus einschalten "Kontrollraum" 1 Monat wird kostenlos zur Verfügung gestellt, die Kosten für eine zeitlich unbegrenzte Lizenz betragen 12.000 Rubel.

Unter Programmbenutzern Staatliches Einheitsunternehmen der Stadt Moskau „Büro für Rekonstruktion und Entwicklung einzigartiger Objekte“, JSCB „Russian Trust Bank“, LLC „KB Finance Business Bank“, Geschäftsbank „RBA“, LLC „Multi-Profile Processing Company“, JSC „Tsentromashproekt“, JSC „Krasnogorsk Plant“, „Electrodvigatel“, staatliche öffentliche Einrichtung der Republik Dagestan, „Direktion des einheitlichen staatlichen Kunden-Entwicklers“ der Stadt Machatschkala und viele andere.

Dokumentenbuchhaltung

Wenn Sie ein verantwortungsvoller Manager sind, dann haben Sie sich Gedanken über eine ordnungsgemäße Buchhaltung gemacht. Dokumentenbuchhaltung, Vertragsbuchhaltung und Dokumentationsbuchhaltung sind in einem Unternehmen nicht weniger wichtig. Unser Dokumentenbuchhaltungsprogramm ist eine umfassende Lösung zur Automatisierung der Dokumentenbuchhaltung. Das Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine große Funktionalität und eine Liste von Tools. Da jede Aktenführung in verschiedenen Institutionen unterschiedlich durchgeführt wird, sind wir bereit, das Programm zur Dokumentenerfassung individuell an Ihre Anforderungen anzupassen. Unser Dokumentensystem unterstützt Sie bei der Organisation Ihres Dokumentenarchivs. In der Datenbank können Sie sowohl die Dokumente selbst als auch Links zum Server speichern, auf dem die Daten gespeichert sind. Der Vorteil des Programms ist die schnelle Suche. Das Programmfenster ist so gestaltet, dass die Suche nach beliebigen Feldern durchgeführt werden kann. Aber das sind noch nicht alle Suchmöglichkeiten. Wenn Sie mit einem Dokumentenbuchhaltungsprogramm arbeiten, können Sie nicht nur mit der gesamten Datenbank arbeiten, sondern über ein spezielles Suchfenster auch Dokumente für einen bestimmten Zeitraum oder nach Mitarbeiter, Kunde und sogar nach Unterschriftsdatum anzeigen. Keine Verluste und Schwierigkeiten mehr, das richtige Dokument zu finden. Und Ihr Dokumenten- und Vertragsmanagement wird zentralisiert und rationalisiert.

Das Dokumentenbuchhaltungsprogramm kann nicht nur als Datenarchiv und Dokumentenablage, sondern auch als Dokumentenverwaltungsprogramm verwendet werden. Nachdem Sie eine Datenbank erstellt haben, können Sie den Verlauf des Dokuments von seiner Erstellung bis zu allen Bewegungen verfolgen. Sie können alle Personen sehen, die damit arbeiten. In welchem ​​Stadium befindet sich jedes Dokument?

Ein weiterer Vorteil des Buchhaltungsprogramms ist die Systematisierung und Ordnung aller Dokumente. Dadurch entsteht ein großes klassifiziertes System für elektronische Dokumente.

Mit unserem Buchhaltungsprogramm können Sie es sich leisten, zahllose Dokumentenkisten zu vergessen. Jetzt können Sie in Sekundenschnelle und mit nur wenigen Klicks das finden, was Sie brauchen.

Dank eines so organisierten Buchhaltungssystems können Sie alle Dokumente in Kategorien und Unterkategorien einteilen und nach Abteilungen und Mitarbeitern unterteilen. Sie können sogar Berichte zum Dokumentenfluss anzeigen.

Warum brauchen wir Dokumentationssysteme? Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach: Es liegt in der Natur des Menschen, Fehler zu machen. Es ist notwendig, die Anzahl der Fehler in der Dokumentation zu reduzieren. Mit Hilfe eines automatisierten Buchhaltungssystems wird es jetzt sehr schwierig sein, ein Dokument zu verlieren. Mit Dokumentenflusssystemen können Sie Benachrichtigungen erstellen, mit deren Hilfe das Kostenvoranschlagsprogramm Sie an etwaige Mängel erinnert.

Was gibt es sonst noch im Buchhaltungsprogramm für Belege? Automatisiertes Ausfüllsystem, intelligente Felder, die sich die eingegebenen Informationen merken und vieles mehr.

Sie können sich mit allen Möglichkeiten des Buchhaltungsprogramms „Dokumentation“ vertraut machen, indem Sie einfach anrufen oder uns per E-Mail kontaktieren.

Programm für Archiv, Buchhaltung und Dokumentenmanagement – ​​effizient, schnell, automatisch!

Videoprogramme zur Aufzeichnung von Dokumenten und Verträgen

Wenn Sie sich das folgende Video ansehen, können Sie sich schnell mit den Funktionen des USU-Programms – dem Universal Accounting System – vertraut machen. Wenn Sie das auf YouTube hochgeladene Video nicht sehen, schreiben Sie uns unbedingt, wir finden eine andere Möglichkeit, das Demovideo zu zeigen!

Anatoly Wasserman über die neue Version 5.0 des USU-Programms

Zusätzlich zu den Meinungen normaler Benutzer zum USU-Programm präsentieren wir Ihnen nun die Meinungen von Experten. Anatoly Wasserman wurde am 9. Dezember 1952 geboren. Als ausgebildeter Ingenieur absolvierte er das Odessa Technological Institute of Refrigeration Industry. Nach meinem Abschluss am Institut bekam ich eine Anstellung als Programmierer, dann als Systemprogrammierer. Seinen ersten Auftritt auf der Leinwand hatte er 1989, als er in „What?“ mitwirkte. Wo? Wann?" und am Brain Ring. Im Fernsehen „Own Game“ errang er in zwei Jahren, von 2001 bis 2002, fünfzehn Siege in Folge. und wurde 2004 der beste Spieler des Jahrzehnts. Laut der Sportversion von „My Game“ wurde er fünfmaliger Meister der Ukraine. Viermaliger Moskauer Meister in der Sportversion von „Own Game“, Bronze- und Silbermedaillengewinner 2017. Silbermedaillengewinner der „Connoisseur Games“, der World Games of Connoisseurs 2010 für „Your Own Game“.

Ergänzung zum Programm für professionelle Manager – Die Bibel des modernen Führers

Ergänzung zum Programm für professionelle Führungskräfte: zur Geschäftsentwicklung und Einkommenssteigerung. Ein einzigartiges Produkt, das an der Schnittstelle zweier Wissenschaften entwickelt wurde: Wirtschaft und Informationstechnologie. Es gibt keine Analoga

USU-Mobile-App

Mit der Entwicklung der Technologie beschleunigt sich das Leben. Sie müssen überall pünktlich sein – denn je schneller Sie Dinge erledigen, desto mehr verdienen Sie. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, eine funktionsreiche mobile Anwendung zur Hand zu haben.

Alexander Druz über das Universal Accounting System

Zusätzlich zu den Meinungen normaler Benutzer zum USU-Programm präsentieren wir Ihnen nun die Meinungen von Experten. Unter ihnen ist der erste Meister des intellektuellen Spiels „ChGK“ Alexander Druz. Als bester Spieler des Vereins wurde er sechsmal mit dem Crystal Owl-Preis ausgezeichnet. Gewinner der „Diamond Owl“ – ein Preis für den besten Spieler. Erhielt den Titel des Champions der Fernsehversion des Brain Ring. In der Fernsehsendung „Own Game“ gewann er „Line Games“, den „Super Cup“, gewann mit der Mannschaft den „III Challenge Cup“ und stellte einen absoluten Leistungsrekord in einem Spiel auf. Autor und Moderator von Denkspielen und Bildungssendungen auf verschiedenen Fernsehsendern.

Maxim Potashev über die Wirksamkeit des USU-Programms

Zusätzlich zu den Meinungen normaler Benutzer zum USU-Programm präsentieren wir Ihnen nun die Meinungen von Experten. Maxim Potashev – Meister des Spiels „Was? Wo? Wann?“, viermal Gewinner des „Crystal Owl“-Preises, zweimal Weltmeister, dreimal russischer Meister, sechsmaliger Moskauer Meister, dreimaliger Gewinner der Moscow Open Championship im Spiel „ChGK“. Basierend auf den Ergebnissen einer allgemeinen Publikumsabstimmung im Jahr 2000 wurde er als bester Spieler in allen Jahren des Bestehens des 1975 gegründeten Eliteclubs ausgezeichnet. 50.000 Zuschauer der Sendung stimmten für die Kandidatur von Maxim Potashev. Verliehen wurden die „Große Kristalleule“ und der Hauptpreis der Jubiläumsspiele – der „Diamantstern“ des Meisters des Spiels. Vorstandsmitglied und seit 2001 Vizepräsident der International Association of Clubs. Von Beruf Mathematiker, Vermarkter, Business-Coach. Er absolvierte die Fakultät für Management und Angewandte Mathematik und lehrte an der Abteilung für Allgemeine und Angewandte Wirtschaftswissenschaften am Moskauer Institut für Physik und Technologie. Im August 2010 wurde er zum Präsidenten der Allrussischen öffentlichen Organisation „Russian Sports Bridge Federation“ ernannt. Er leitet ein Beratungsunternehmen, das verschiedenen Organisationen bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Geschäftsprozessoptimierung hilft.

Sergey Karyakin über Taktiken im Geschäftsleben

Zusätzlich zu den Meinungen normaler Benutzer zum USU-Programm präsentieren wir Ihnen nun die Meinungen von Experten. Sergey Karyakin. Im Alter von 12 Jahren wurde er der jüngste Großmeister der Weltgeschichte, der in das Guinness-Buch der Rekorde aufgenommen wurde. Das Kandidatenturnier gewonnen. Ausgezeichnet mit dem FIDE World Cup. Weltmeister im Schnellschach, Weltmeister im Blitz. Verdienter Meister des Sports der Ukraine. Verdienter Sportmeister Russlands, Großmeister Russlands. Erhielt den Verdienstorden 3. Grades. Mitglied der öffentlichen Kammer der Russischen Föderation in ihrer sechsten Zusammensetzung. Mehrmaliger Gewinner von Kinder- und Jugendwelt- und Europameisterschaften. Gewinner und Medaillengewinner vieler großer Turniere. Siegerin der XXXVI. Weltschacholympiade als Mitglied der ukrainischen Mannschaft, Silbermedaillengewinnerin der Olympischen Spiele als Mitglied der russischen Mannschaft. Er zeigte auf seinem Brett das beste Ergebnis des Turniers und erhielt den ersten Einzelpreis (auf Brett 4). Meister von Russland mit dem besten Ergebnis an Brett 1. Weltmeister als Teil der russischen Nationalmannschaft. Erreichte das Halbfinale der Weltmeisterschaft. Gewinner mehrerer internationaler Turniere.

Funktionen des Dokumentprogramms

Nachfolgend finden Sie eine kurze Liste der Funktionen des USU-Programms – des Universal Accounting System. Abhängig von der Softwarekonfiguration kann sich die Liste der Funktionen ändern – kleiner oder größer werden.

• Das dokumentenbasierte Programm unterstützt das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Benutzer.
• Die Kontrolle über das Programm und die darin enthaltene Buchhaltung erfolgt auf höchster Ebene. Jeder Benutzer-Login ist passwortgeschützt.
• Jeder Mitarbeiter kann sein Passwort im Programm zur Dokumentenabrechnung regelmäßig ändern.
• Das Programm berücksichtigt verschiedene Fakten und kann das Passwort jedes Mitarbeiters ändern.
• Im Buchhaltungsprogramm, das mit Dokumenten arbeitet, gibt es eine Differenzierung der Zugriffsrechte für Mitarbeiter unterschiedlicher Fachrichtung.
• Unter Berücksichtigung verschiedener Umstände wird die Arbeit in einem lokalen Netzwerk über verschiedene Netzwerkprotokolle unterstützt.
• Das Dokumentenkontroll- und Buchhaltungsprogramm kann über das Internet arbeiten, wenn ein Filialnetz vorhanden ist oder der Manager das Management-Reporting von zu Hause aus einsehen möchte.
• Das Dokumentenkontroll- und Buchhaltungsprogramm verfügt über eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche; jeder Benutzer kann damit arbeiten.
• Durch die Verwaltung und Abrechnung von Dokumenten können Sie das Design im Programm anpassen, auch thematisch.
• Wenn Sie Dokumente in einem Computer-Buchhaltungsprogramm überwachen, können Sie aus einer Liste von Leerzeichen Ihr bevorzugtes Farbschema für die Anzeige von Fenstern auswählen.
• Durch die Kontrolle der Arbeit der Dokumentenbuchhaltung wird der Name Ihrer Organisation im Titel des Hauptfensters angezeigt.
• Bei der Verwaltung der Arbeit mit Dokumenten können Sie in den Programmeinstellungen den Namen Ihrer Organisation, Kontaktinformationen und Details festlegen.
• Die Steuerung der Arbeitsabläufe im Buchhaltungsprogramm ist nicht besonders schwierig. Das Hauptmenü des Programms, das die Arbeit der Belegbuchhaltung automatisiert, ist einfach und übersichtlich umgesetzt. Es besteht nur aus drei Punkten: Modulen, Nachschlagewerken und Berichten. Für die tägliche Arbeit werden Module benötigt, Nachschlagewerke werden benötigt, um das Programm an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anzupassen und mit Hilfe von Berichten können Sie die Arbeitsergebnisse für beliebige Zeiträume analysieren.
• Es ist einfach, die Arbeit der Dokumentenbuchhaltung zu automatisieren. Das Buchhaltungsprogramm unterstützt den Massenversand per E-Mail und SMS.
• Mithilfe von Massenmailings des Buchhaltungsprogramms können Sie Kunden über laufende Aktionen oder Rabatte informieren und deren Benachrichtigungen verwalten.
• Durch die Automatisierung der Dokumentenbuchhaltung können Sie vor dem Versenden von SMS-Nachrichten die Versandkosten vorab berechnen.
• Das Buchhaltungs- und Dokumentenverwaltungsprogramm kann mit verschiedenen Geräten arbeiten.
• Wenn Sie mit Dokumentenverwaltung und Buchhaltung arbeiten, können Sie die Prüfung für ein bestimmtes Konto anzeigen.
• Die Software zur Dokumentenverwaltung kann gesperrt werden, wenn der Nutzer des Buchhaltungsprogramms den Arbeitsplatz für längere Zeit verlassen möchte.
• Bei der Verwaltung von Dokumenten werden Sperren beim Bearbeiten beliebiger Tabelleneinträge eingesetzt, damit nicht mehrere gleichzeitig arbeitende Mitarbeiter die von einer anderen Person eingegebenen Informationen überschreiben.
• Beim Arbeiten mit Automatisierung kann eine Suche im Buchhaltungssystem über jede beliebige Spalte der Tabelle durchgeführt werden.
• Das Dokumentenverwaltungs- und Buchhaltungsprogramm unterstützt den Datenimport. Sie können beispielsweise eine Kundenliste herunterladen, wenn Sie mit der Arbeit mit dem Buchhaltungssystem beginnen.
• Beim Exportieren von Informationen nach MS Excel können Sie alte und neue Dateiformate verwenden.
• Die Automatisierung Ihrer Organisation ist ein weiterer Schritt zum erfolgreichen Geschäft!
• Lassen Sie uns gemeinsam mit der Automatisierung beginnen!
• Die USU-Software – Universal Accounting System – beinhaltet außerdem viele weitere Funktionen!

Die Arbeit mit Dokumenten nimmt für Benutzer, insbesondere Büroangestellte, viel Zeit in Anspruch. Doch es gibt viele Programme, die den manuellen Arbeitsaufwand bei der Arbeit mit Dokumenten deutlich optimieren können, indem sie einige Prozesse automatisieren. Viele dieser Lösungen sind einfach zu bedienen, sehr komfortabel und kostengünstig und stehen daher einem breiten Anwenderkreis zur Verfügung. Solche Programme werden in diesem Artikel besprochen.

Dokumentenorganisation

Wer mit einer Vielzahl elektronischer Dokumente zu tun hat, kennt die Situation, dass es trotz eines strikten Systems von Katalogen und Unterverzeichnissen viel Zeit in Anspruch nimmt, das richtige Dokument zu finden. Eine Möglichkeit zur Lösung dieses Problems ist der Einsatz eines speziellen Katalogisierungsprogramms, dessen Hauptaufgabe darin besteht, Daten zu organisieren und zu sortieren, was letztendlich eine schnelle Suche nach den benötigten Informationen gewährleistet. Es gibt eine große Vielfalt solcher Katalogisierer auf dem Markt, und alle konzentrieren sich auf die Katalogisierung von Datenträgern, Ordnern und Dateien oder auf hochspezialisierte Informationen (Filme, Münzen, Briefmarken usw.). Zur Katalogisierung von Dokumenten eignet sich jeder universelle Katalogisierer, mit dem Sie Ordner und Dateien unterschiedlicher Art katalogisieren können. Die beste dieser Lösungen ist das WhereIsIt-Paket (http://www.whereisit-soft.com/), aber es ist ziemlich teuer und seine Funktionen sind für viele Benutzer eindeutig überflüssig. Für die meisten Menschen ist die Verwendung des WinCatalog Standard-Pakets ausreichend.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, verwandte Dokumente zu komplexen hierarchisch strukturierten Dokumenten zu kombinieren, die in Datendateien gespeichert werden, die diesen Strukturen entsprechen. Dank der Strukturierung und der erweiterten Suchfunktionen innerhalb des Dokuments ist es viel bequemer, in solchen strukturierten Dokumenten zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden. Darüber hinaus ermöglicht eine solche Strukturierung die Durchführung externer Suchen und die Suche nach Dokumenten anhand der darin enthaltenen Textfragmente. Beispielsweise ist das Maple-Paket für die Erstellung hierarchisch strukturierter Dokumente konzipiert.

WinCatalog-Standard

Entwickler: WinCatalog.com

Verteilungsgröße: 1,62 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Verteilungsmethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preis: 200 Rubel.

WinCatalog Standard ist ein benutzerfreundlicher multifunktionaler Katalogisierer mit einer übersichtlichen russischsprachigen Oberfläche (Abb. 1). Mit dem Paket können Sie Daten von allen Speichermedien katalogisieren, die an einen Computer angeschlossen werden können: Disketten, Festplatten und Netzlaufwerke, normale CDs und Audio-Disks, Zip-Disketten usw. Mit seiner Hilfe können Sie beliebige Ordner und Dateien unabhängig von ihrem Speicherort sortieren und organisieren. Sie können Daten entweder manuell (direkt in virtuelle Ordner) oder durch Scannen von Datenträgern (einschließlich der dort befindlichen Zip-Archive) in den Katalog eingeben. In diesem Fall werden zur leichteren Orientierung von Datenträgern extrahierte Ordner und Dateien besser als in virtuelle Ordner sortiert. was dank der Unterstützung von Drag & Drop-Vorgängen nicht viel Zeit in Anspruch nimmt.

Reis. 1. WinCatalog-Standardschnittstelle

Die allgemeine Katalogverwaltung ist einfach und bequem. Durch die Aufteilung der Daten in thematische Ordner wird die Orientierung erheblich vereinfacht, und die Platzierung der Ordner und ihrer verschachtelten Elemente kann einfach per Drag & Drop geändert werden. Erweiterte Suche (nach Name, Kommentar, Größe und Änderungsdatum; Abb. 2), die boolesche Operationen und die Möglichkeit zur Auswahl eines bestimmten Ordners für die Suche unterstützt und auch Schlüsselwörter berücksichtigt (sie können sinnvoll zu einzelnen Verzeichniselementen hinzugefügt werden), ermöglicht es Ihnen, das gewünschte Dokument schnell zu finden und Duplikate zu finden – entfernen Sie doppelte Elemente aus der Sammlung. Der Export des gesamten oder eines Teils des Dokumentationskatalogs in eine CVS-Datei ermöglicht die Verarbeitung der Daten in einer anderen Anwendung (z. B. MS Excel), und der Export in eine HTML-Datei ist praktisch zum Drucken des Katalogs.

Reis. 2. Suchen Sie nach Dokumenten in WinCatalog Standard

Ahorn 6,25

Entwickler: Crystal Office Systems

Verteilungsgröße: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows (alle Versionen)

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demoversion: Maple – http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preis: Maple – 21,95 $, Maple Professional – 30,95 $

Maple ist ein benutzerfreundlicher Dokumentenmanager, der es Ihnen ermöglicht, verschiedene Materialien in hierarchischen Strukturen zu kombinieren und letztendlich strukturierte Dokumente zu erhalten: Geschäftspläne, Berichte, analytische Notizen, Broschüren usw. In solchen hierarchischen Dokumentenbäumen werden vielfältige Informationen klarer dargestellt und das Auffinden jedes Dokuments ist viel einfacher als bei der Standardkatalogisierung. Um in Maple erstellte Dokumente anzuzeigen, benötigen Sie einen speziellen Viewer, Maple Reader, der kostenlos heruntergeladen werden kann unter: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Das Paket verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche (Abb. 3) und ist so einfach zu erlernen, dass selbst die fehlende russische Lokalisierung des Programms für die meisten Benutzer kein Hindernis darstellt und diese Lösung daher einem breiten Publikum empfohlen werden kann.

Reis. 3. Maple-Programmoberfläche

Der Manager ist in zwei Versionen erhältlich: der Basis-Maple-Version und der erweiterten Maple Professional-Version. Zu den grundlegenden Unterschieden der erweiterten Version gehört das Vorhandensein zusätzlicher Funktionen wie Dokumentensuche, Grammatikprüfung, Dateiverschlüsselung und Sicherung hierarchischer Strukturen.

Die Grundlage jedes Dokuments in Maple ist ein hierarchischer Knotenbaum, dessen Verschachtelungsebene und Anzahl der Unterknoten unbegrenzt ist. Jeder Knoten ist ein separates Dokument, das nicht nur Text (direkt eingegeben, aus der Zwischenablage eingefügt oder aus Dokumenten in den Formaten RTF, DOC, WRI und HTML importiert) enthält, sondern auch tabellarisches Material, Grafiken und Links zu grundlegenden Fragmenten des endgültigen Dokuments oder der Dateien , und ETC. Bei der Vorbereitung von Dokumenten ist es möglich, einen Standardsatz von Funktionen für die Arbeit mit Text zu verwenden: Schriftart und -größe ändern, Listen erstellen, Absätze formatieren, Stile verwenden usw. Durch die Integration mit MS Word können Sie die integrierte Rechtschreibprüfung verwenden MS Word zur Überprüfung der Grammatik und Suche nach Synonymen nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Russisch. Das integrierte Backup-System bietet die Möglichkeit, komprimierte Backup-Kopien hierarchischer Dokumente (im ZIP- und CAB-Format) zu erstellen. Der integrierte Verschlüsselungsassistent hilft Ihnen, vertrauliche Dokumente mit dem kryptografischen Algorithmus Blowfish zu verschlüsseln. Und mit dem Finder-Suchmodul können Sie schnell die benötigten Dokumente nach Namen, Fragment, Autor, Kommentaren, Inhalt (Abb. 4) usw. finden.

Reis. 4. Durchsuchen Sie Dokumente nach Inhalt
in ihnen Text in Ahorn

Schneller Zugriff auf Dokumente

Die Technologie der computergestützten Erstellung von Dokumenten geht davon aus, dass die erstellten Dokumente anschließend wiederholt verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument entwickeln, benötigen Sie möglicherweise ein oder zwei Absätze aus dem gestrigen Dokument, oder das neue Dokument ist im Allgemeinen eine Kopie des alten, jedoch mit geänderten variablen Informationen usw.

Leider kann sich der Benutzer nicht immer an den Namen eines wichtigen Dokuments erinnern, das vorgestern erstellt wurde, und hat manchmal nicht die geringste Ahnung, wo er danach suchen soll. Natürlich müssen Sie den Dokumenten aussagekräftige Namen geben und sie unter Einhaltung einer klaren Katalogisierung speichern, aber leider passiert es anders, aufgrund von Eile, ablenkenden Anrufen usw. Daher kann die Suche nach dem gewünschten Dokument viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen – schließlich ist es keineswegs eine Tatsache, dass Sie es über die Windows-Linkliste zu den neuesten Dokumenten öffnen können, die über das Startmenü zugänglich sind . Tatsache ist, dass diese Liste:

• auf 15 Dokumente begrenzt – das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, Dokumente beispielsweise vor einer Woche einzubeziehen, praktisch Null ist;
• ermöglicht es Ihnen nicht, ein Dokument zu finden, wenn Sie sich an einen Teil des Textes erinnern, aber den Dateinamen vergessen haben;
• umfasst keine gleichnamigen (aber gleichzeitig unterschiedlichen) Dokumente, die unter demselben Namen, aber in verschiedenen Ordnern gespeichert sind, was beispielsweise bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument mit der Bildung mehrerer seiner Versionen wichtig ist.

Es gibt noch ein weiteres Problem: Die in Windows bereitgestellte Liste aktueller Dokumente ist einer der Kanäle für die Weitergabe vertraulicher Daten, da jeder Benutzer (einschließlich eines Angreifers) damit die Art der Computeraktivität des Eigentümers herausfinden kann. Daher wird empfohlen, diese Liste regelmäßig zu bereinigen, beispielsweise mithilfe von Dienstprogrammen zum Entfernen von „Junk“-Daten von der Festplatte. Dadurch entsteht eine scheinbar paradoxe Situation: Wenn ein Benutzer aus Sicherheitsgründen regelmäßig Informationen über zuletzt verwendete Dokumente vernichtet, wird ihm der schnelle Zugriff darauf verwehrt und er läuft andernfalls Gefahr, Opfer von Angreifern zu werden. Es gibt jedoch einen Ausweg: Sie können das spezielle Dienstprogramm ActualDoc verwenden, das die Möglichkeiten von Windows im Hinblick auf die Arbeit mit den neuesten Dokumenten erweitert.

Wenn das gewünschte Dokument vor langer Zeit erstellt wurde und daher nicht in der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente angezeigt wird (sowohl in Windows integriert als auch in der ActualDoc-Liste), müssen Sie auf die Suche zurückgreifen. Hier entsteht ein weiteres Problem: Der Benutzer merkt sich in der Regel nicht den Namen des Dokuments (sowie das Erstellungsdatum), weiß aber, welche Schlüsselwörter im Text vorkommen. Das bedeutet, dass Sie ein Dokument anhand der darin enthaltenen Textfragmente suchen müssen. Diese Aufgabe kann zwar mit den integrierten Tools von Windows oder beispielsweise Word gelöst werden, ist aber sehr mittelmäßig. Und der Punkt ist nicht nur, dass eine solche Suche nicht ganz offensichtlich ist und langsam durchgeführt wird – manchmal kann man damit leben. Noch wichtiger ist, dass nicht alle Dateien gefunden werden – die morphologischen Merkmale der russischen Sprache werden bei der Suche nicht berücksichtigt, sodass Dateien, in denen die gesuchten Wörter eine andere Groß-/Kleinschreibung haben, unentdeckt bleiben. Gleichzeitig sind spezialisierte Suchprogramme wie „Snoop“ (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000“ und Phoenix Search (http ://indexlab.net/) kann die benötigten Dokumente unabhängig von ihrem Standort schnell finden. Die attraktivste der genannten Lösungen im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis scheint uns das Paket Archivarius 3000 zu sein.

ActualDoc 3.5

Entwickler: Flexigen Software

Verteilungsgröße: Standard – 4,1 MB, Professionell – 3,6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Standard – Freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – Shareware (14-Tage-Demoversion – http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Preis: Standard – kostenlos, Professional – 19,95 $

ActualDoc ist ein neuer Dokumentenmanager, der sich verwendete Dokumente merkt und einen schnellen und sicheren Zugriff darauf ermöglicht. Das Programm ist einfach und intuitiv, verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Unterstützung für die russische Sprache (Abb. 5) und erfordert praktisch keine Zeit für die Beherrschung, insbesondere da es von einem umfassenden Hilfesystem begleitet wird, und kann daher zu einem unverzichtbaren Werkzeug werden sowohl für Profis als auch für Heimanwender.

Reis. 5. ActualDoc-Programmschnittstelle

ActualDoc verfolgt den Download einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten innerhalb eines vom Benutzer festgelegten Zeitraums (standardmäßig 60 Tage) und unterstützt mehr als 40 Dateiformate (Text- und Grafikdateien, MS Office-Dokumente und HTML-Dokumente, PDF-Dateien usw.). und ermöglicht Ihnen, jedes davon schnell herunterzuladen. Das Auffinden des benötigten Dokuments in der Programmumgebung ist kein Problem. Wenn die Liste der von ihr gespeicherten Dokumente relativ klein ist, können Sie das Dokument direkt aus der Liste auswählen. Andernfalls wäre es sinnvoller, die Liste der möglichen Kandidaten zunächst durch eine Filterung einzuschränken (eine Filterung nach Zeit ist möglich). Ö nach Intervall, nach Erweiterung und Kategorie) oder nach dem Namen des Dokuments (im Allgemeinen) oder nach einem darin enthaltenen Textfragment suchen (die Suche im russischen Text ist jedoch nicht immer erfolgreich). Es gibt eine andere Möglichkeit, das gewünschte Dokument schnell zu öffnen – über integrierte Lesezeichen (wie im Internet Explorer; Abb. 6), die einzelnen häufig verwendeten Dokumenten zugeordnet werden können und den Zugriff darauf deutlich beschleunigen, da keine vorhanden sind muss suchen. Das ausgewählte Dokument steht im integrierten Viewer zum Anzeigen, Suchen und Kopieren sowie in einer externen Anwendung zum Bearbeiten zur Verfügung und kann zur vollständigen Bearbeitung, zum selektiven Kopieren von Informationen daraus oder zum Versenden des Dokuments per verwendet werden Email. Gleichzeitig kann die Dokumentenliste selbst vor neugierigen Blicken verborgen und mit einem Passwort geschützt werden – in diesem Fall werden zuletzt verwendete Dateien nicht im Menü angezeigt Start -> Dokumente.

Reis. 6. Öffnen eines Dokuments über ein Lesezeichen
in ActualDoc

Das Paket gibt es in zwei Versionen: der kostenlosen Basis-Standard-Version und der kostenpflichtigen Professional-Version. Mit der kostenlosen Version können Sie Dokumente nicht in integrierten Viewern anzeigen, die Suchfunktion verwenden (daher können Sie nur visuell nach Dokumenten suchen und die vollständige oder gefilterte Liste anzeigen), benutzerdefinierte Kategorien erstellen und Lesezeichen bearbeiten.

Archivar 3000 (3,82)

Entwickler: Likasoft

Verteilungsgröße: 3 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demoversion – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preis: Studentenlizenz – 195 Rubel, persönliche Lizenz – 295 Rubel, kommerzielle Lizenz – 900 Rubel.

« Archivist 3000 ist die optimale Lösung für die schnelle Suche nach Dokumenten in 18 verschiedenen Sprachen (einschließlich Russisch, Englisch, Deutsch und Französisch) und richtet sich an ein breites Benutzerspektrum. Das Programm bietet sofortigen Zugriff auf Dokumente auf Ihrer Festplatte, im Netzwerk und auf Wechseldatenträgern (CD, DVD, ZIP usw.) und kann mit allen gängigen Dokumenttypen (PDF-Dateien, MS Office-Dokumente, Textdateien usw.) arbeiten. ). Es kann in Archiven (ZIP, RAR usw.), in E-Mail-Nachrichten (Outlook, Outlook Express, The Bat! usw.) und daran angehängten Dateien suchen. Darüber hinaus wird die Suche in den Lotus Notes- und Lotus Domino-Datenbanken sowie in den Nachrichtendatenbanken ICQ, Odigo IM und Miranda IM unterstützt.

Neben der regulären Suche nach Schlüsselwörtern oder einer Reihe von Schlüsselwörtern unterstützt das Programm einen erweiterten Suchmodus mit logischen Funktionen und kann Dokumente nicht nur nach Inhalt, sondern auch nach Dateiname, Änderungsdatum, Größe, Dokumenttyp, Kodierung usw. suchen. Abb. 7). Dank der vollständigen Unicode-Unterstützung wird die Suche nicht nur in einsprachigen Dokumenten korrekt durchgeführt, sondern auch in mehrsprachigen Dokumenten (z. B. mit gleichzeitigem Text in Russisch und Deutsch). Es ist möglich, über das Internet aus der Ferne nach Dokumenten zu suchen und anschließend über einen beliebigen Internetbrowser, beispielsweise Internet Explorer, auf die gefundenen Dokumente zuzugreifen. Suchergebnisse können im Auszugsmodus dargestellt werden, wenn die wichtigsten (relevanten) Fragmente ausgewählter Dokumente mit Hervorhebung der gefundenen Wörter angezeigt werden, und im Tabellenmodus, wenn kurze Informationen zu den Dokumenten angezeigt werden (Abb. 8), wodurch sie können sortiert werden.

Reis. 7. Suchen Sie nach Dokumenten in der Archivist 3000-Umgebung

Reis. 8. Optionen zur Darstellung von Suchergebnissen
in „Archivarius 3000“

Ausfüllen von Standarddokumenten

Die Erstellung von Standarddokumenten nimmt einen erheblichen Teil der Zeit derjenigen Benutzer in Anspruch, die im Rahmen ihrer Aufgaben mit der Erstellung verschiedener Dokumentationen in Versicherungsgesellschaften, Banken, Notariaten, Unternehmen, die verschiedene Arten von Dienstleistungen anbieten, usw. befasst sind. In der Regel werden solche Dokumente im Word-Texteditor auf Basis zunächst erstellter Basisdokumente erstellt, in denen einige variable Informationen einfach ersetzt werden. Daran ist nichts Kompliziertes, aber bei großen Dokumentationsmengen sind Fehler vorprogrammiert – Sie können beispielsweise versehentlich Daten an der falschen Stelle eingeben, wo sie sein sollen, oder mehrere Wörter des Dokuments löschen usw. Daher ist es wünschenswert, dass nur die Felder zur Eingabe geöffnet sind, in die Daten eingegeben werden müssen, und alle anderen Texte gesperrt sind. Die Entwickler haben die Möglichkeit bereitgestellt, solche Dokumente in Word zu erstellen. Es reicht aus, eine Reihe von Vorlagen für alle in der Organisation verwendeten Standarddokumente zu entwickeln, wobei jede Vorlage das Ändern dauerhafter Daten verbietet (Befehl). Extras -> Schutz festlegen -> Änderungen außer der Eingabe von Daten in Formularfelder verbieten) und schulen Sie Benutzer darin, Dokumente mithilfe von Vorlagen zu erstellen. Für Standarddokumente, in denen relativ wenig variable Informationen vorhanden sind, reichen solche Vorlagen völlig aus, um den Prozess der Dokumentenerstellung deutlich zu beschleunigen und das Fehlerrisiko zu verringern.

In der Praxis werden jedoch viele Standarddokumente verwendet, in denen variable Informationen bis zur Hälfte des Volumens einnehmen und einige der variablen Daten in der einen oder anderen Form mehrmals wiederholt werden (Abb. 9) – zum Beispiel der vollständige Name. in verschiedenen Fällen Wörter für eingegebene Daten oder Beträge usw. In diesem Fall hilft die Verwendung von Word-Vorlagen nicht viel, da das Ausfüllen von Dokumenten selbst mit Vorlagen viel Zeit in Anspruch nimmt, da alle variablen Daten manuell eingegeben werden müssen.

Reis. 9. Beispiel eines Dokuments mit großem Umfang
variable Informationen

Bei der Erstellung von Standarddokumenten gibt es noch ein weiteres Merkmal: Oft ist es erforderlich, nicht ein Dokument, sondern mehrere gleichzeitig vorzubereiten (um beispielsweise einen Bankvertrag über die Eröffnung einer Verwahrstelle zu erstellen, sind drei oder vier Arten von Verträgen erforderlich Unterschrift). Somit müssen die gleichen Informationen in verschiedene Dokumente eingegeben werden, was ebenfalls viel Zeit in Anspruch nimmt und die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers entsprechend erhöht. Sie können solche Dokumente viel schneller vorbereiten, indem Sie spezielle Anwendungen verwenden, die den Prozess der Erstellung von Standarddokumenten automatisieren, wie z. B. AutoDoc oder Blitz Document. Diese Anwendungen basieren auch auf der Verwendung von Vorlagen, die im Gegensatz zu gewöhnlichen Word-Vorlagen nicht nur die Eingabe von Daten in die dafür vorgesehenen Felder ermöglichen (wofür der Benutzer eine Reihe von Formularen mit Daten ausfüllen muss), sondern auch ist auch in der Lage, die eingegebenen Daten auf programmierte Weise umzuwandeln, z. B. kann es Zahlen in Wörtern ersetzen, Wörter und Phrasen entsprechend grammatikalischer Fälle deklinieren usw. Dadurch werden die notwendigen Dokumente schnell ausgefüllt und die Fehlerquote ist um eine Größenordnung geringer als bei der herkömmlichen Erstellung in Word. Darüber hinaus ist die Erstellung von Standarddokumenten durch spezialisierte Lösungen auch deshalb attraktiv, weil alle erstellten Dokumente automatisch katalogisiert werden und es kein Problem darstellt, sie in Zukunft wiederzufinden, und der Benutzer nicht die Feinheiten der Dokumentenerstellung kennen muss, da alle rechtlichen Nuancen vorhanden sind sind in den Vorlagen bereits berücksichtigt.

AutoDoc 1.2

Entwickler: EleWise

Verteilungsgröße: 6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003

Verteilungsmethode: Shareware (funktionell eingeschränkte Demoversion - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preis:„AvtoDoc-Personal“ – 1980 Rubel, „AvtoDoc-Server“ – 2980 Rubel, „AvtoDoc-Client“ – 1490 Rubel.

„AutoDoc“ ist ein Programm, mit dem Sie das Ausfüllen von Standarddokumenten mithilfe von mit MS Word erstellten Vorlagen automatisieren und beschleunigen und ein Archiv von Dokumenten und Aufzeichnungen verwalten können, die mithilfe dieser Vorlagen erstellt wurden. Der Prozess der Generierung neuer Dokumente ist darin äußerst automatisiert – wählen Sie einfach das gewünschte Geschäftsszenario aus der allgemeinen Liste der Szenarien aus (ein Geschäftsszenario bedeutet eine benutzerdefinierte Vorlage) und füllen Sie das Eingabeformular mit den erforderlichen Daten aus (Abb. 10). Das erstellte Dokument kann angezeigt, gespeichert, gedruckt oder zur weiteren Bearbeitung in Word geöffnet werden.

Reis. 10. Erstellen eines Dokuments mit dem „AutoDoc“-Skript

Die Anzahl der integrierten Skripte ist gering (Abb. 11), kann aber durch benutzerdefinierte Skripte erweitert werden, deren Erstellungsprozess detailliert und übersichtlich in der Hilfe dargestellt wird und vollständig vom Assistenten gesteuert wird und daher für zugänglich ist die meisten Benutzer. Die Entwicklung eines neuen Skripts umfasst die Durchführung von fünf Schritten: Eingabe des Skriptnamens, Erstellen einer Vorlage, Definieren von Variablen, Einrichten und Testen des Skripts sowie Speichern zur weiteren Bearbeitung (Abb. 12). Auf den ersten Blick kann die Erstellung einer Vorlage einige Schwierigkeiten bereiten, da diese manuell in Word erstellt werden muss und hierfür Kenntnisse einer Skriptsprache erforderlich sind. Aber in der Praxis ist alles viel einfacher – es genügt zu verstehen, dass Variablen in geschweifte Klammern eingegeben werden und das $-Zeichen davor steht, der gesamte andere Text wird wie gewohnt gedruckt (Abb. 13). Neue Vorlagen können nicht nur von Grund auf erstellt werden, sondern auch auf Basis bestehender Vorlagen oder vorgefertigter Dokumente – im ersten Fall müssen Sie lediglich die Skripteinstellungen ändern und es mit den geänderten Einstellungen testen, und im zweiten Fall öffnen Sie ein Fertiges Dokument, ersetzen Sie sich ändernde Informationen durch Variablen und geben Sie das Programm als Vorlage an. Es gibt verschiedene Arten von Variablen, einschließlich solcher, die Folgendes ermöglichen:

• Geben Sie Daten gleichzeitig in mehrere Felder ein: vollständiger Name, Passdaten, Organisationsdetails usw.;
• Wählen Sie einen Variablenwert aus einer Reihe von Werten aus.
• Führen Sie verschiedene Operationen und Transformationen durch: Berechnen Sie den Prozentsatz einer Zahl oder die Mehrwertsteuer eines Betrags, wandeln Sie eine Zahl in eine Zeichenfolge um, geben Sie das aktuelle Datum ein usw.;
• Geben Sie ein Wort oder eine Phrase in einem bestimmten Fall usw. an.

Nach AutoDoc-Geschäftsszenarien erstellte Dokumente werden in Form klar strukturierter Datensätze gespeichert, sodass Sie jederzeit durch Filtern oder Suchen das gewünschte Dokument finden, anzeigen, drucken, neu generieren oder löschen können.

Reis. 11. „AutoDoc“-Fenster mit einer Liste der integrierten Gruppen
Geschäftsszenarien

Reis. 12. Entwicklung eines neuen Skripts in AutoDoc

Reis. 13. Beispiel für Vorlagentext in „AutoDoc“,
in dem vier Variablen vorkommen: „Anzahl“,
„Monat“, „Organisation“ und „vollständiger Name“

Das Programm wird in zwei Versionen geliefert: Einzelbenutzerversion – „AvtoDoc-Personal“ und Mehrbenutzerversion (Netzwerk), dargestellt durch zwei Module – „AvtoDoc-Server“ und „AvtoDoc-Client“. In der Einzelbenutzerversion befinden sich alle Komponenten des Systems auf dem lokalen Computer, und in der Mehrbenutzerversion wird die Datenbank mit Skripten, Vorlagen und Datensätzen auf dem Server installiert, und auf Benutzercomputern ist nur der Client-Teil installiert installiert, was die Nutzung aller auf dem Server gespeicherten AutoDoc-Materialien ermöglicht.

Blitz-Dokument 3.4.1

Entwickler: BlitzSoft

Verteilungsgröße: 991 KB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (funktionell eingeschränkte Demoversion – http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preis: 500 Rubel.

Blitz Document ist ein kompaktes Programm zur automatischen Erstellung von Standarddokumenten mithilfe von Skriptvorlagen. Damit können Sie schnell Dokumente basierend auf integrierten Vorlagen erstellen, deren Anzahl mehr als 30 beträgt (Abb. 14), oder benutzerdefinierte Skripte, die basierend auf integrierten Vorlagen oder leeren Layouts entwickelt werden können. Das Erstellen eines Dokuments mit einem vorgefertigten Skript ist denkbar einfach: Wählen Sie einfach den Skripttyp aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, der den Benutzer gewissenhaft durch alle Phasen der Dokumenterstellung führt (Abb. 15). Das fertige Dokument kann angezeigt, gedruckt, im integrierten Texteditor bearbeitet (sowohl variable als auch konstante Daten können korrigiert werden) oder zur Bearbeitung in Word geöffnet werden.

Reis. 14. Liste der integrierten Blitz Document-Skripte

Reis. 15. Erstellen eines Skriptdokuments
Blitz-Dokument

Die Entwicklung erstellter Vorlagen ist etwas komplizierter, liegt aber auch im Rahmen der Möglichkeiten der meisten Benutzer. Die Beherrschung dieser Funktion wird zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, da die im Programm enthaltenen Referenzinformationen leider für ausreichend geschulte Benutzer gedacht sind (sie sind sehr spärlich und enthalten keine Abbildungen oder Beispiele). Technisch gesehen besteht die Erstellung einer neuen Vorlage aus zwei Schritten: Auswahl einer integrierten Vorlage oder eines Layouts, auf deren Grundlage eine neue Vorlage entwickelt wird, und sequentielle Anpassung der darin enthaltenen konstanten und variablen Daten (Abb. 16). Konstante Daten werden in ihrer realen Form eingegeben, jedoch nicht direkt in den Text, sondern über Dialogfelder. Auch Variableninformationen werden während des Dialogs angepasst und nicht mehr direkt eingegeben, sondern durch Variablen mit Wildcard-Beschriftungen ersetzt, die unter Berücksichtigung der im Programm verwendeten Skriptsprache gestaltet sind. Skripte können den bei der Dokumenterstellung eingegebenen Text nicht nur anzeigen, sondern ihn auch mithilfe eines Systems von Datenersetzungs- oder Transformationsbefehlen ändern. Es ist beispielsweise vorgesehen:

Reis. 16. Entwicklung einer neuen Vorlage basierend auf dem Layout
im Blitz-Dokument

• Deklination von Wörtern und Phrasen nach grammatikalischen Fällen;
• Konvertieren von Zahlen in Zeichenfolgen;
• Konvertieren von Kalenderdaten in Zeichenfolgen;
• Durchführung von Berechnungen, die in Rechts- und Geschäftsdokumenten verwendet werden;
• Ändern des Textes abhängig vom Wert der eingegebenen Daten usw.

Mit Blitz Document erstellte Dokumente werden in strukturierten Journalen gespeichert – so können Sie schnell durch die Dokumentation navigieren und fast sofort auf die benötigten Materialien zugreifen, um sie beispielsweise auszudrucken. Darüber hinaus können Dokumente in virtuellen Dateien gruppiert werden, was den schnellen Zugriff auf Materialien zu einem bestimmten Thema oder Objekt in der Datenbank erleichtert.

OCR-Text in gescannten Dokumenten

Benutzer, die häufig Papierdokumente (Seiten eines Buches, einer Zeitung, einer Zeitschrift oder eines Faxes) in ein elektronisch bearbeitbares Format umwandeln müssen, können auf ein Zeichenerkennungssystem oder OCR-System (Optical Character Recognition) zur automatischen Texteingabe aus Papierdokumenten nicht verzichten in einen Computer. Theoretisch können Sie das Programm FineReader von ABBYY oder CuneiForm von Cognitive Technologies verwenden – beide sind zuverlässig im Betrieb und verfügen über eine hohe Erkennungsgenauigkeit. Das FineReader-Paket verfügt jedoch über eine vereinfachte und kostengünstige Version für Heimanwender, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, die es für ein breiteres Publikum attraktiver macht.

ABBYY FineReader 8.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 40,5 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Verteilungsmethode: Shareware (es gibt keine Demoversion von FineReader Home Edition, eine funktional eingeschränkte Demoversion von FineReader Professional Edition – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Preis: FineReader Home Edition – 990 RUR, FineReader Professional Edition – 3750 RUR.

ABBYY FineReader ist eine ideale Lösung zum Erkennen von Dokumenten, in denen nicht nur der Text, sondern auch das Design erkannt wird, was eine genaue Übertragung von Tabellen, Bildern und Textaufteilung in Spalten gewährleistet (Abb. 17). Das Programm ist einfach zu bedienen, kann mehrsprachige (179 Sprachen werden unterstützt) und mehrseitige Dokumente erkennen. Es ist möglich, das gesamte Dokument oder einzelne Seiten zu erkennen. Das Ergebnis kann in einem der gängigen Formate gespeichert werden: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT oder PDF. Es ist möglich, Erkennungsergebnisse Schritt für Schritt zu speichern, um Fehler zu beseitigen. Der Export der Erkennungsergebnisse direkt nach Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect und Adobe Acrobat wurde implementiert. Die integrierte Rechtschreibprüfung (für 36 Sprachen) beschleunigt die Überprüfung des Ergebnisses und durch die Integration mit Microsoft Word können Sie das Programm direkt aus Word aufrufen, ohne von der Arbeit mit dem Text abgelenkt zu werden.

Reis. 17. Ergebnis der Dokumentenerkennung
in ABBYY FineReader Home Edition

Das Programm wird in zwei Versionen angeboten: FineReader Home Edition für Anfänger und FineReader Professional Edition für Profis. Die professionelle Version ermöglicht die Verwaltung der Erkennungsparameter (Änderung des Modus, Durchführung der Erkennung mit Training) und verfügt über umfangreichere Erkennungsfunktionen (Erkennung von PDF-Dateien, mit einer Digitalkamera erfassten Texten usw.). Darüber hinaus bietet die Professional Edition mehr verschiedene Speicherformate, die Möglichkeit, Barcodes zu erkennen und Screenshots mithilfe des Dienstprogramms Screenshot Reader schnell zu erkennen.

Konvertieren von Dokumenten aus dem PDF-Format

Die gesamte technische Dokumentation wird heute im PDF-Format geliefert, wobei zum Anzeigen der Dokumente das kostenlose Dienstprogramm Adobe Acrobat Reader verwendet wird. Bei der Erstellung eigener Dokumente oder der Bearbeitung von Materialien im PDF-Format (z. B. einem Artikel, einem Vertrag, einem Bericht usw.) besteht jedoch häufig die Notwendigkeit, Fragmente von PDF-Dateien zu verwenden. Im ersten Fall müssen Sie Text- und/oder Bildfragmente aus PDF-Dateien extrahieren (theoretisch ist dies mit den integrierten Tools von Acrobat Reader möglich, allerdings mit sehr mittelmäßigen Ergebnissen). Im zweiten Fall müssen Sie PDF-Dokumente in ein bearbeitbares Format (z. B. in das Word-Format) konvertieren und dabei das Design des Originaldokuments beibehalten, was im Acrobat Reader nicht einmal vorgesehen ist. In solchen Fällen helfen spezielle Dienstprogramme, von denen die attraktivsten Pakete ABBYY PDF Transformer und PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) sind. Wir werden uns das erste davon ansehen – obwohl es teurer ist, verfügt es über eine russischsprachige Benutzeroberfläche und ermöglicht die Konvertierung von PDF-Dateien in mehrere bearbeitbare Formate und kann nicht nur englischen, sondern auch russischen Text korrekt erkennen.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 52 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000 (SP2 oder höher)/XP/Server 2003

Verteilungsmethode: Shareware (15-Tage-Demoversion – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preis: 1490 Rubel.

ABBYY PDF Transformer ist ein Dienstprogramm zum Konvertieren von PDF-Dokumenten in Microsoft Word-Dokumentformate (Abb. 18), Excel sowie HTML- und TXT-Dateien. Das Paket verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und ist sehr einfach zu bedienen, sodass auch unerfahrene Benutzer damit zurechtkommen.

ABBYY PDF Transformer kann alle PDF-Dateien konvertieren, einschließlich Dateien ohne Textebene (solche Dateien werden am häufigsten aus gescannten Dokumenten erhalten und stellen ein Textbild dar) und verarbeitet PDF-Dateien korrekt, die eine beliebige Kombination unterstützter Sprachen enthalten (einschließlich Russisch und Englisch). Das Dienstprogramm behält das Design des Quelldokuments (Bilder, Tabellen, Spaltenlayout, Links) genau bei und ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Konvertierungs- und Speicheroptionen. Sie können beispielsweise Bereiche klar definieren, die vom Programm als Text oder als Bild wahrgenommen werden sollen (was bei PDF-Dateien mit komplexem Design wichtig ist), das fertige Dokument im gleichen Design wie im Original oder als Spalte speichern Text (mit oder ohne Bilder - optional) usw. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, einzelne Seiten oder auch deren Fragmente gezielt zu konvertieren. Darüber hinaus kann ABBYY PDF Transformer auch eine umgekehrte Konvertierung durchführen, sodass Sie PDF-Dateien aus Microsoft Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagrammen und HTML-Dateien sowie aus fast jeder Anwendung erstellen können, die das Drucken eines Dokuments unterstützt (dies ist). implementiert über den virtuellen Drucker PDF-XChange für ABBYY PDF Transformer 2.0).