Oluline on mõista, et programm ei ole täiesti terviklik lahendus. See on vaid näide võimalikust konfiguratsioonist. Kõikidel organisatsioonidel on oma äritegevuse spetsiifika ja programmi saab muuta vastavalt konkreetse organisatsiooni vajadustele, eemaldades ebavajalikud funktsionaalsused ja lisades puuduvad. Saate muuta tabelite ja kaardivormide tüüpe, lisada uusi katalooge ja tabeleid, luua näidiste põhjal trükitud vorme jne.

Programmi ekraanipildid

Esimesel 60 käivitamisel töötab programm demorežiimis ilma piiranguteta. Pärast 60 käivitamist lülitub programm tasuta versiooni režiimi. Tasuta versiooni saab kasutada ilma ajapiiranguteta.

Programmi ostmiseks peate valima litsentsi tüübi. Litsentsid jagunevad mitmeks tüübiks sõltuvalt samaaegsete kasutajaseansside maksimaalse arvu piirangust – st. andmebaasiga samaaegselt töötavate töötajate arv. Samuti on piiratud kasutajate arv kataloogis "Kasutajad".

Programm sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning organisatsiooni sisedokumentide salvestamiseks.

Tarkvaratoodet saab kohandada vastavalt teie organisatsiooni vajadustele.

Teave kogu teie ettevõtte kirjavahetuse, samuti sisemiste dokumentide (tellimused, juhised jne) kohta on ühes kohas - Dokumendilogid, kust leiate alati lihtsalt vajaliku.

Kõik andmed iga sissetuleva, väljamineva või sisedokumendi kohta on selgelt esitatud vastava dokumendi Kaardil

Saate kohandada dokumendinumbri vormingut nii, nagu teie kontoritöös on kombeks

Igapäevases töösaginas ei unusta te täitmata dokumendi tähtaega! Ja te ei pea ka selliste dokumentide otsimiseks hunnikut pabereid sorteerima - programm tuletab teile neid ise meelde

Märguandeid saavad ainult volitatud ametnikud: hoiatused on konfigureeritud iga kasutaja jaoks. Samuti on võimalus vaadata meeldetuletusi kalendri kujul!

Programmiga töö alustamiseks ei pea varasemate aastate dokumente käsitsi sisestama – saate need automaatselt Exceli failist alla laadida.

Mugav meeskonnatöö dokumentidega on tagatud võrgu toimimise toega ja õiguste eristamise võimalusega. Juurdepääs programmile “Organisatsioonidokumentide registreerimine 4.8” ja sellega töötamine on rangelt reguleeritud: olenevalt kasutajale lubatud funktsioonidest rakendatakse kolme juurdepääsutaset - administratiivne, kasutaja ja ainult vaatamiseks (ilma muudatuste tegemise õiguseta). Lisaks on võimalik iga juurdepääsutaseme jaoks juurdepääsu logidele peenhäälestada.

Skänneriga töötamise tugi võimaldab hõlpsasti programmi laadida originaaldokumentide skannitud koopiaid; automaatset lehesöötmist toetava skanneri kasutamisel on võimalik skannida voogesitada.

Uute ülesannete saamisest teavitatakse dokumentide täitmise eest vastutavaid ametnikke õigeaegselt - programmis on funktsioonid teadete saatmiseks e-posti teel koos võimalusega faile linkida, sõnumeid salvestada ja neid otsida.

Suvalise arvu ettevõtete dokumentide säilitamine ühes programmis: kogu teave dokumentide kohta on ühes kohas, see on juurdepääsetav ja mugavalt esitletav

Funktsioon “Vaata ainult enda dokumente” võimaldab dokumente täitjate vahel jagada, välistades võimaluse vaadata ja parandada teiste inimeste dokumente.

Programmide failiversioonide automaatseks arhiveerimiseks aja jooksul igapäevaselt saate kasutada tasuta utiliiti Automaatne failiarhiveerimine.

Programmi tasuta versiooni installimiseks toimige järgmiselt.

*Tootetuge pakutakse veebis.

Programmi standardversiooni (mitteSQL-i) ühe töökoha litsents antakse tasuta ja piiranguteta.

Täiendavate võrgutööjaamade ostmiseks saatke meile päring aadressil See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud. , märkige sinna oma ettevõtte nimi, toote nimetus ("Organisatsioonidokumentide registreerimine 4.8") ja täiendavate tööde arv ning saadame Teile lepingu ja arve.

Tasuge arve teile sobival viisil.

Pärast tasumist saatke aadressile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud. maksekinnituse (koopia või maksekorralduse number, makse kuupäev ja summa) ning saadame Sulle registreerimiskoodi ja aktiveerimiskoodi.

Programmi “Korraldusdokumentide registreerimine 4,8” hind

Põhiversioon- 1 töökoht - tasuta

2. kuni 5. (kaasa arvatud) - 4000 rubla 1 töökoha kohta
6. kuni 10. (kaasa arvatud) - 3000 rubla 1 töökoha kohta
11. kuni 20. (kaasa arvatud) - 2000 rubla 1 töökoha kohta
alates 21. kuupäevast ja rohkem - 1000 rubla 1 töökoha kohta

Hinnakalkulaator

0+1*4000=4000 hõõruda.

0+4*4000+1*3000=19000 hõõruda.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 hõõruda.

*Hind sisaldab 1-aastast telefoni- ja veebipõhist tehnilist tuge.

* Saatmisrežiim on litsentsitud eraldi, litsentsi maksumus 1 aastaks on 4000 rubla. Kui lülitate sisse režiimi "Dispetšer".

Organisatsioonidele, mis nõuavad suuremat andmesalvestuskindlust ja juurdepääsu turvalisust teabele, andmetele volitamata juurdepääsu sulgemine, võimalik sisseehitatud andmete krüpteerimine, võimalus kasutada dokumentide vaatamiseks veebiklienti ja Androidi rakendusi täitjatele dokumentide kättesaamisest teavitamiseks ja dokumentide täitmise jälgimiseks, programmi versioonid Organisatsioonidokumentide registreerimine Microsoft SQL Serveri ja PostgreSQL jaoks.

Osta programm „Organisatsioonidokumentide registreerimine" SQL versioon:

1. Laadige alla programmi demoversioon (installifail MS SQL Serveri ja PostgreSQL jaoks) ja installige programm.

2. Saatke meile päring aadressile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud. , märkige sinna oma ettevõtte nimi, toote nimetus ("Organisatsioonidokumentide registreerimine 4.8 versioon MS SQL" või "Organisatsioonidokumentide registreerimine 4.8 versiooni PostgreSQL") ja tööde arvu ning saadame Sulle lepingu ja arve.

3. Tasuge arve teile sobival viisil.

4. Pärast maksmist saatke aadressile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud. maksekinnituse (koopia või maksekorralduse number, makse kuupäev ja summa) ning saadame Sulle registreerimiskoodi ja aktiveerimiskoodi.
Originaaldokumendid (leping, kasutusõiguste vastuvõtmise ja üleandmise akt, arve, arve, litsentsileping) saadetakse pärast tasumist posti teel.

Programmi “Organisatsioonidokumentide registreerimine 4.8 versioon MS SQL” hind

Põhiversioon- 1 töökoht - 9000 rubla

Täiendavad tööjaamad (võrgukoostöö jaoks):
2. kuni 5. (kaasa arvatud) - 6000 rubla 1 töökoha kohta
6. kuni 10. (kaasa arvatud) - 5000 rubla 1 töökoha kohta
11. kuni 20. (kaasa arvatud) - 4000 rubla 1 töökoha kohta
alates 21. ja enam - 3000 rubla 1 töökoha kohta

Litsentside maksumuse arvutamiseks võite kasutada Hinnakalkulaator

2 töökoha kuluarvestuse näide:
9000+1*6000=15000 hõõruda.

Näide kuluarvestuse kohta 6 töökoha kohta:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 hõõruda.

25 töökoha kuluarvestuse näide:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 hõõruda.

Laiendatud garantii valikul on täiendava aasta toetuse maksumus 20% litsentsi maksumusest.

* Litsentsi kehtivusaeg ei ole piiratud.

"Juhtruum" 1 kuu antakse tasuta, piiramatu aja litsentsi maksumus on 12 000 rubla.

PostgreSQL on vabalt levitatav SQL-server, mis on vääriline alternatiiv kaubanduslikule Microsoft SQL Serverile.PostgreSQL DBMS on eriti oluline riigiasutuste jaoks, kuna see on osa Venemaa tarkvaratoodete kasutamise poliitikast.

Programmi “Organisatsioonidokumentide registreerimine 4.8 versioon PostgreSQL” hind

Põhiversioon- 1 töökoht - 10 000 rubla

Täiendavad tööjaamad (võrgukoostöö jaoks):
2. kuni 5. (kaasa arvatud) - 7000 rubla 1 töökoha kohta
6. kuni 10. (kaasa arvatud) - 6000 rubla 1 töökoha kohta
11. kuni 20. (kaasa arvatud) - 5000 rubla 1 töökoha kohta
alates 21. kuupäevast ja rohkem - 4000 rubla 1 töökoha kohta

Litsentside maksumuse arvutamiseks võite kasutada Hinnakalkulaator

2 töökoha kuluarvestuse näide:
10000+1*7000=17000 hõõruda.

Näide kuluarvestuse kohta 6 töökoha kohta:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 hõõruda.

25 töökoha kuluarvestuse näide:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 hõõruda.

*Hind sisaldab 1-aastast telefoni- ja veebipõhist tehnilist tuge. Laiendatud garantii valikul on täiendava aasta toetuse maksumus 20% litsentsi maksumusest.

* Litsentsi kehtivusaeg ei ole piiratud.

* Saatmisrežiim on litsentsitud eraldi, litsentsi maksumus 1 aastaks on 4000 rubla. Kui lülitate režiimi sisse "Juhtruum" 1 kuu antakse tasuta, piiramatu aja litsentsi maksumus on 12 000 rubla.

Programmi kasutajate seas Moskva linna riiklik ühtne ettevõte "Unikaalsete objektide rekonstrueerimise ja arendamise büroo", JSCB "Vene usalduspank", LLC "KB Finance Business Bank", kommertspank "RBA", LLC "Mitme profiiliga töötlemisettevõte", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorski tehas" "Electrodvigatel", Dagestani Vabariigi riiklik asutus "Mahhatškala linna ühtse riigi kliendi-arendaja direktoraat" ja paljud teised.

Dokumendiarvestus

Kui oled vastutav juht, siis oled mõelnud korralikule raamatupidamisele. Vähem olulised ei ole ettevõttes ka dokumendiarvestus, lepinguarvestus ja dokumentatsiooniarvestus. Meie dokumendiarvestusprogramm on terviklik lahendus dokumendiarvestuse automatiseerimiseks. Dokumendihaldussüsteemil on suur funktsionaalsus ja tööriistade loetelu. Kuna iga arvestust peetakse erinevates asutustes erinevalt, oleme valmis dokumentide salvestamise programmi kohandama individuaalselt vastavalt teie vajadustele. Meie dokumendisüsteem aitab teil dokumentide arhiivi korrastada. Andmebaasi saab salvestada nii dokumente ise kui ka linke serverile, kus andmeid hoitakse. Programmi eeliseks on kiire otsing. Programmi aken luuakse nii, et otsingut saab teostada ükskõik millise välja järgi. Kuid see pole veel kõik otsinguvõimalused. Dokumendiarvestusprogrammiga töötades saate mitte ainult töötada kogu andmebaasiga, vaid ka spetsiaalse otsinguaknaga töötades kuvada dokumente teatud perioodi või töötaja, kliendi ja isegi allkirjastamiskuupäeva järgi. Pole enam kaotusi ja raskusi õige dokumendi leidmisel. Ja teie dokumendihaldus ja lepingute haldamine muutuvad tsentraliseerituks ja sujuvamaks.

Dokumendiarvestusprogrammi saab kasutada mitte ainult andmearhiivina ja dokumentide hoidjana, vaid ka dokumendihaldusprogrammina. Pärast andmebaasi loomist saate jälgida dokumendi ajalugu alates selle loomisest kuni kõigi liikumisteni. Näete kõiki inimesi, kes sellega töötavad. Millises etapis on iga dokument?

Raamatupidamisprogrammi eeliseks on ka kõikide dokumentide süstematiseeritus ja korrastatus. Mis loob suure salastatud süsteemi elektrooniliste dokumentide jaoks.

Meie raamatupidamisprogrammiga saate unustada dokumendikastid ja -kastid. Nüüd leiate vajaliku mõne sekundi ja vaid paari klõpsuga.

Tänu sellisele organiseeritud raamatupidamissüsteemile saate jagada kõik dokumendid kategooriatesse ja alamkategooriatesse, jagada need osakondadeks ja töötajateks. Saate kuvada isegi dokumendivoo aruandeid.

Miks me vajame dokumentatsioonisüsteeme? Vastus sellele küsimusele on väga lihtne: inimese loomuses on eksida. Dokumentatsioonis on vaja vigade arvu vähendada. Nüüd on automatiseeritud raamatupidamissüsteemi abil dokumenti väga raske kaotada. Dokumendivoo süsteemid võimaldavad koostada teatisi, mille abil tuletab kalkulatsiooniprogramm meelde puudused.

Mis on raamatupidamisprogrammis veel dokumentide jaoks? Automatiseeritud täitesüsteem, nutikad väljad, mis jätavad sisestatud info meelde ja palju muud.

Raamatupidamisprogrammi “Dokumentatsioon” kõigi võimalustega saate tutvuda lihtsalt helistades või meili teel ühendust võttes.

Programm arhiivide, raamatupidamise ja dokumendihalduse jaoks – tõhusalt, kiiresti, automaatselt!

Videoprogrammid dokumentide ja lepingute salvestamiseks

Järgmist videot vaadates saate kiiresti tutvuda USU programmi - universaalse raamatupidamissüsteemi - võimalustega. Kui sa YouTube'i üles laetud videot ei näe, siis kirjuta meile kindlasti, leiame demovideo näitamiseks muu võimaluse!

Anatoli Wasserman USU programmi uue versiooni 5.0 kohta

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta tutvustame nüüd teie tähelepanu ka ekspertide arvamustele. Anatoli Wasserman sündis 9. detsembril 1952. aastal. Hariduselt insener on ta lõpetanud Odessa külmutustööstuse tehnoloogilise instituudi. Pärast instituudi lõpetamist sain tööle programmeerijana, seejärel süsteemiprogrammeerijana. Esimest korda astus ta ekraanile 1989. aastal, osaledes saates „Mis? Kuhu? Millal?" ja Ajuringis. Telesaates "Oma mäng" võitis ta kahe aasta jooksul, aastatel 2001–2002, viisteist võitu järjest. ja sai 2004. aastal kümnendi parimaks mängijaks. “Minu mängu” spordiversiooni järgi sai ta viiekordseks Ukraina meistriks. Neljakordne Moskva meister “Oma mängu” spordiversioonis, pronks- ja hõbemedalist 2017. aastal. 2010. aasta asjatundjate maailmamängude “Connoisseur Games” hõbemedalist “Sinu mängu” eest.

Professionaalsete juhtide programmi täiendus – Kaasaegse juhi piibel

Professionaalsete juhtide programmi täiendus: ettevõtluse arendamiseks ja sissetulekute suurendamiseks. Unikaalne toode, mis on välja töötatud kahe teaduse: majanduse ja infotehnoloogia ristumiskohas. Analooge pole

USU mobiilirakendus

Tehnika arenguga elu kiireneb. Peate olema igal pool õigel ajal – sest mida kiiremini asju teete, seda rohkem teenite. Sel põhjusel on väga oluline, et käepärast oleks funktsioonirikas mobiilirakendus.

Alexander Druz universaalsest raamatupidamissüsteemist

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta tutvustame nüüd teie tähelepanu ka ekspertide arvamustele. Nende hulgas on intellektuaalse mängu "ChGK" esimene meister Alexander Druz. Ta pälvis kuus korda klubi parima mängijana Kristalli öökulli auhinna. "Teemant öökulli" võitja - auhind parimale mängijale. Sai Brain Ringi televersiooni meistri tiitli. Telesaates “Oma mäng” võitis ta “Liinimängud”, “Superkarika”, võitis meeskonnaga “III Challenge Cupi” ja püstitas ühes mängus esinemise absoluutse rekordi. Intellektuaalsete mängude ja erinevate telekanalite haridussaadete autor ja saatejuht.

Maxim Potashev USU programmi tõhususe kohta

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta tutvustame nüüd teie tähelepanu ka ekspertide arvamustele. Maxim Potashev - mängu “Mis? Kuhu? Millal?”, võitis neli korda “Kristallöökulli” auhinna, kahel korral maailmameistri, kolmekordse Venemaa meistri, kuuekordse Moskva meistri, kolmekordse Moskva lahtiste meistrivõistluste võitja mängus “ChGK”. 2000. aasta üldise publikuhääletuse tulemuste põhjal tunnistati ta 1975. aastal loodud eliitklubi kõigi eksisteerimisaastate parimaks mängijaks. Maxim Potaševi kandidatuuri poolt hääletas 50 tuhat saate vaatajat. Välja anti "Suur kristall öökull" ja juubelimängude peaauhind - mängumeistri "Teemanttäht". Rahvusvahelise klubide liidu juhatuse liige ja aastast 2001 - asepresident. Eriala järgi - matemaatik, turundaja, äritreener. Ta on lõpetanud juhtimis- ja rakendusmatemaatika teaduskonna, õpetanud Moskva Füüsika- ja Tehnoloogiainstituudi üld- ja rakendusökonoomika osakonnas. 2010. aasta augustis määrati ta ülevenemaalise ühiskondliku organisatsiooni "Vene Sports Bridge Federation" presidendiks. Ta juhib konsultatsioonifirmat, mis aitab erinevatel organisatsioonidel lahendada müügi, turunduse, klienditeeninduse ja äriprotsesside optimeerimisega seotud probleeme.

Sergei Karjakin taktikast ettevõtluses

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta tutvustame nüüd teie tähelepanu ka ekspertide arvamustele. Sergei Karjakin. 12-aastaselt sai temast maailma ajaloo noorim suurmeister, mis kanti Guinnessi rekordite raamatusse. Võitis kandidaatide turniiri. Autasustatud FIDE maailmameistrivõistlustega. Maailmameister kiirmales, maailmameister välkmales. Ukraina austatud spordimeister. Venemaa austatud spordimeister, Venemaa suurmeister. Sai 3. järgu teenetemärgi. Vene Föderatsiooni avaliku koja liige selle kuuendas koosseisus. Laste ja noorte maailma- ja Euroopa meistrivõistluste korduv võitja. Paljude suurturniiride võitja ja medalimees. XXXVI maailma maleolümpiaadi meister Ukraina koondise koosseisus, olümpiamängude hõbemedali võitja Venemaa koondise koosseisus. Ta näitas oma laual turniiri parimat tulemust ja sai esimese individuaalse auhinna (pardal 4). Venemaa meister parima tulemusega pardal 1. Venemaa koondise maailmameister. Jõudis MM-il poolfinaali. Mitmete rahvusvaheliste turniiride võitja.

Dokumendiprogrammi võimalused

Allpool on lühike loetelu USU programmi - universaalse raamatupidamissüsteemi - võimalustest. Sõltuvalt tarkvara konfiguratsioonist võib võimaluste loend muutuda – muutuda väiksemaks või suuremaks.

• Dokumendipõhine programm toetab mitme kasutaja samaaegset tööd.
• Programmi ja selles toimuva raamatupidamise kontroll toimub kõrgeimal tasemel. Iga kasutaja sisselogimine on parooliga kaitstud.
• Iga töötaja saab perioodiliselt oma parooli muuta dokumendiarvestust kontrollivas programmis.
• Programm võtab arvesse erinevaid fakte ja võib muuta iga töötaja parooli.
• Dokumentidega töötavas raamatupidamisprogrammis on erinevate erialade töötajate juurdepääsuõiguste diferentseerimine.
• Erinevaid asjaolusid arvesse võttes toetatakse tööd kohalikus võrgus erinevate võrguprotokollide kaudu.
• Dokumendikontrolli ja raamatupidamisprogrammil on võimalus töötada interneti kaudu, kui on olemas esinduste võrk või kui juht soovib vaadata juhtimisaruandlust kodust.
• Dokumendihaldus- ja raamatupidamisprogrammil on lihtne ja intuitiivne liides, sellega saab töötada iga kasutaja.
• Dokumentide kontrolli ja raamatupidamisega töötades saate kohandada programmi kujundust, sealhulgas temaatilisi.
• Arvuti raamatupidamisprogrammis dokumente jälgides saab tühjade nimekirjast valida oma lemmikvärviskeemi akende kuvamiseks.
• Dokumendiarvestuse tööd kontrollides kuvatakse peaakna pealkirjas teie organisatsiooni nimi.
• Dokumentidega töö haldamisel saate programmi seadetes määrata oma organisatsiooni nime, kontaktandmed ja andmed.
• Tööprotsesside jälgimine raamatupidamisprogrammis ei ole eriti keeruline. Programmi peamenüü, mis automatiseerib dokumendiarvestuse tööd, on realiseeritud lihtsalt ja selgelt. See koosneb ainult kolmest punktist: moodulid, teatmeteosed ja aruanded. Igapäevaseks tööks on vaja mooduleid, programmi kohandamiseks oma ettevõtte spetsiifikale on vaja teatmeteoseid ning aruannete abil saab analüüsida töötulemusi mis tahes ajaperioodi kohta.
• Dokumentide arvestust on lihtne automatiseerida. Raamatupidamisprogramm toetab massilist e-posti ja SMS-ide levitamist.
• Raamatupidamisprogrammi masspostituste abil saate teavitada kliente käimasolevatest kampaaniatest või allahindlustest, samuti hallata nende hoiatusi.
• Dokumendiarvestuse tööd automatiseerides saate enne SMS-sõnumite saatmist esialgselt arvutada postikulu.
• Raamatupidamis- ja dokumendihaldusprogramm võib töötada erinevate seadmetega.
• Dokumendihalduse ja raamatupidamisega töötades saate vaadata konkreetse konto auditit.
• Dokumente haldava tarkvara saab blokeerida, kui raamatupidamisprogrammi kasutaja soovib töökohalt pikemaks ajaks lahkuda.
• Dokumentide haldamisel kasutatakse mistahes tabelikirje redigeerimisel lukke, et mitu samaaegselt töötavat töötajat teise inimese sisestatud infot üle ei kirjutaks.
• Automatiseerimisega töötamisel saab raamatupidamissüsteemis otsingut teha, kasutades tabeli mis tahes veergu.
• Dokumendihaldus- ja raamatupidamisprogramm toetab andmete importi. Näiteks saate raamatupidamissüsteemiga tööle asudes alla laadida klientide nimekirja.
• Teabe eksportimisel MS Excelisse saate kasutada vanu ja uusi failivorminguid.
• Teie organisatsiooni automatiseerimine on järjekordne samm eduka äri poole!
• Alustame koos automatiseerimist!
• USU tarkvara – Universaalne raamatupidamissüsteem – sisaldab ka palju muid funktsioone!

Dokumentidega töötamine võtab kasutajatelt, eriti kontoritöötajatelt, palju aega. Kuid on palju programme, mis võivad teatud protsesside automatiseerimise kaudu dokumentidega töötamisel käsitsitööd oluliselt optimeerida. Paljud neist lahendustest on lihtsalt kasutatavad, väga mugavad ja odavad ning seetõttu kättesaadavad laiale kasutajaskonnale. Selliseid programme käsitletakse käesolevas artiklis.

Dokumendi korrastamine

Kasutajad, kes peavad tegelema suure hulga elektrooniliste dokumentidega, on hästi teadlikud olukorrast, kus isegi rangest kataloogide ja alamkataloogide süsteemist hoolimata võtab õige dokumendi leidmine palju aega. Üheks võimaluseks selle probleemi lahendamiseks on kasutada spetsiaalset kataloogimisprogrammi, mille põhiülesanne on andmete korrastamine ja sorteerimine, mis lõppkokkuvõttes tagab vajaliku info kiire otsimise. Selliseid kataloogijaid on turul tohutult palju ja kõik need on keskendunud kas ketaste, kaustade ja failide või mõne väga spetsiifilise teabe (filmid, mündid, margid jne) kataloogimisele. Dokumentide kataloogimiseks sobib iga universaalne kataloogija, mis võimaldab kataloogida erinevat tüüpi kaustu ja faile. Selliste lahenduste seas on parim pakett WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), kuid see on üsna kallis ja selle võimalused on paljude kasutajate jaoks selgelt üleliigsed. Enamiku inimeste jaoks piisab WinCatalog Standard paketi kasutamisest.

Teine võimalus on ühendada seotud dokumendid keerukateks hierarhiliselt struktureeritud dokumentideks, mis on salvestatud nendele struktuuridele vastavates andmefailides. Sellistes struktureeritud dokumentides on navigeerimine ja vajaliku teabe leidmine palju mugavam tänu nii dokumendi struktureerimisele kui ka täiustatud otsinguvõimalustele. Lisaks võimaldab selline struktureerimine teostada välisotsingut ja otsida dokumente neis sisalduva teksti fragmentide põhjal. Näiteks Maple pakett on mõeldud hierarhiliselt struktureeritud dokumentide loomiseks.

WinCatalog standard

Arendaja: WinCatalog.com

Jaotuse suurus: 1,62 MB

Töö kontrolli all: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Jaotusmeetod: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Hind: 200 hõõruda.

WinCatalog Standard on lihtsasti kasutatav multifunktsionaalne kataloogija, millel on selge venekeelne liides (joonis 1). Pakett võimaldab kataloogida andmeid kõikidelt arvutiga ühendatavatelt andmekandjatelt: diskettid, kõva- ja võrgukettad, tavalised CD- ja helikettad, Zip-kettad jne. Selle abiga saate sortida ja korraldada mis tahes kaustu ja faile, olenemata nende asukohast. Andmeid saate kataloogi sisestada kas käsitsi (otse virtuaalsetesse kaustadesse) või kettaid skaneerides (sh seal asuvad Zip-arhiivid) - sel juhul on orienteerumise hõlbustamiseks ketastelt ekstraheeritud kaustad ja failid parem kui virtuaalsetesse kaustadesse sortimine, mis tänu toele ei võta lohistamistoimingud palju aega.

Riis. 1. WinCatalog Standard liides

Üldkataloogi haldamine on lihtne ja mugav. Andmete jagamine temaatilistesse kaustadesse lihtsustab oluliselt orienteerumist ning kaustade ja nende pesastatud elementide paigutust saab lihtsalt lohistades muuta. Täpsem otsing (nime, kommentaari, suuruse ja muutmiskuupäeva järgi; joon. 2), mis toetab Boole'i ​​operatsioone ja võimalust valida otsinguks konkreetne kaust ning võttes arvesse ka märksõnu (neid saab mõistlikult lisada üksikutele kataloogielementidele), võimaldab teil kiiresti leida soovitud dokumendi ja leida duplikaate - eemaldage kogust dubleerivad elemendid. Kogu dokumentatsioonikataloogi või selle osa eksportimine CVS-faili võimaldab töödelda andmeid mõnes teises rakenduses (näiteks MS Excelis) ning HTML-faili eksportimine on mugav kataloogi printimiseks.

Riis. 2. Otsige dokumente WinCatalog Standardis

Vaher 6.25

Arendaja: Crystal Office Systems

Jaotuse suurus: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Töö kontrolli all: Windows (kõik versioonid)

Jaotusmeetod: jagamisvara (30-päevane demoversioon: Maple – http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Hind: Maple - 21,95 $, Maple Professional - 30,95 $

Maple on lihtsalt kasutatav dokumendihaldur, mis võimaldab kombineerida erinevaid materjale hierarhilistesse struktuuridesse ja lõpuks hankida struktureeritud dokumente: äriplaane, aruandeid, analüütilisi märkmeid, brošüüre jne. Sellistes hierarhilistes dokumendipuudes esitatakse mitmekülgne teave selgemalt ja mis tahes dokumendi leidmine on palju lihtsam kui tavalise kataloogimise korral. Maple'is loodud dokumentide vaatamiseks on vaja spetsiaalset vaatajat Maple Reader, mille saab tasuta alla laadida aadressilt: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Pakett on kasutajasõbraliku liidesega (joonis 3) ja seda on nii lihtne õppida, et isegi programmi venekeelse lokaliseerimise puudumine ei ole enamikule kasutajatele takistuseks ja seetõttu võib seda lahendust soovitada kõige laiemale publikule.

Riis. 3. Maple programmi liides

Haldur on saadaval kahes versioonis: põhiline Maple ja laiendatud Maple Professional. Laiendatud versiooni põhiliste erinevuste hulgas on selliste lisafunktsioonide olemasolu nagu dokumendiotsing, grammatikakontroll, failide krüptimine ja hierarhiliste struktuuride varundamine.

Mis tahes Maple'i dokumendi aluseks on sõlmede hierarhiline puu, mille alamsõlmede pesastamise tase ja nende arv on piiramatu. Iga sõlm on eraldi dokument, mis sisaldab lisaks tekstile (otse trükitud, lõikelaualt kleebitud või RTF-, DOC-, WRI- ja HTML-vormingus dokumentidest imporditud), vaid ka tabelimaterjali, graafikuid, linke lõpliku dokumendi või failide põhifragmentidele. ja jne. Dokumentide koostamisel on võimalik kasutada tekstiga töötamiseks standardset funktsioonide komplekti: fondi tüübi ja suuruse muutmine, loendite loomine, lõikude vormindamine, stiilide kasutamine jne. Integreerimine MS Wordiga võimaldab kasutada sisseehitatud õigekirjakontrolli MS Word, et kontrollida grammatikat ja otsida sünonüüme mitte ainult inglise, vaid ka vene keeles. Sisseehitatud varundussüsteem võimaldab luua hierarhiliste dokumentide tihendatud varukoopiaid (ZIP- ja CAB-vormingus). Sisseehitatud krüpteerimisviisard aitab teil krüptida tundlikke dokumente Blowfishi krüptoalgoritmi abil. Ja Finderi otsingumoodul võimaldab kiiresti leida vajalikud dokumendid nimefragmendi, autori, kommentaaride, sisu (joon. 4) jne järgi.

Riis. 4. Otsige dokumente sisu järgi
neis teksti Maple

Kiire juurdepääs dokumentidele

Dokumentide arvutipõhise koostamise tehnoloogia eeldab, et loodud dokumente kasutatakse hiljem korduvalt. Näiteks võib uue dokumendi väljatöötamisel vaja minna ühte või kahte lõiku eilsest dokumendist või on uus dokument üldiselt vana koopia, kuid muudetud muutuva teabega vms.

Kahjuks ei suuda kasutaja alati meeles pidada üleeile loodud olulise dokumendi nime ja mõnikord pole tal õrna aimugi, kust seda otsida. Loomulikult peate andma dokumentidele tähenduslikud nimed ja need salvestama, järgides selget kataloogimist, kuid paraku juhtub see teisiti, kiirustamise, segavate kõnede jms tõttu. Seetõttu võib vajaliku dokumendi otsimine võtta palju väärtuslikku aega - lõppude lõpuks pole sugugi tõsi, et saate selle avada Windowsi uusimate dokumentide linkide loendi kaudu, millele pääseb juurde menüü Start kaudu. . Fakt on see, et see nimekiri:

• piiratud 15 dokumendiga – see tähendab, et näiteks nädal tagasi dokumentide kaasamise tõenäosus on praktiliselt null;
• ei võimalda teil dokumenti leida, kui mäletate osa tekstist, kuid unustasite failinime;
• ei hõlma samanimelisi (kuid samal ajal erinevaid) dokumente, mis on salvestatud sama nime all, kuid erinevatesse kaustadesse, mis on oluline näiteks dokumendi kallal koos töötades, moodustades selle mitu versiooni.

On veel üks probleem - Windowsis pakutav hiljutiste dokumentide loend on üks konfidentsiaalsete andmete lekitamise kanaleid, kuna iga kasutaja (sh ründaja) saab seda kasutada omaniku arvutitegevuse olemuse kohta teada saamiseks. Seetõttu on soovitatav seda loendit regulaarselt puhastada, kasutades näiteks utiliite "rämpsandmete" eemaldamiseks kettalt. Selle tulemusena tekib pealtnäha paradoksaalne olukord: kui kasutaja hävitab regulaarselt turvalisuse eesmärgil teavet hiljuti kasutatud dokumentide kohta, siis jääb ta ilma kiirest juurdepääsust neile ja vastasel juhul võib ta sattuda ründajate ohvriks. Siiski on väljapääs - saate kasutada spetsiaalset utiliiti ActualDoc, mis laiendab Windowsi võimalusi uusimate dokumentidega töötamiseks.

Kui vajalik dokument loodi kaua aega tagasi ja seetõttu ei saa seda hiljuti avatud dokumentide loendis kuvada (nii Windowsi sisseehitatud kui ka ActualDoc loendis), peate selle otsima. Siin tekib veel üks probleem - reeglina ei mäleta kasutaja dokumendi nime (nagu ka selle loomise kuupäeva), kuid ta teab, millised märksõnad tekstis esinevad. See tähendab, et peate otsima dokumenti selles sisalduva teksti fragmentide järgi - paraku, kuigi seda ülesannet saab lahendada Windowsi või näiteks Wordi sisseehitatud tööriistade abil, on see väga keskpärane. Ja asi pole mitte ainult selles, et selline otsing pole täiesti ilmne ja seda tehakse aeglaselt - mõnikord saate sellega elada. Veelgi olulisem on see, et kõiki faile ei leita – vene keele morfoloogilisi iseärasusi ei võeta otsimisel arvesse, mistõttu failid, milles otsitavatel sõnadel on erinev käände lõpp, jäävad leidmata. Samal ajal spetsiaalsed otsinguutiliidid, nagu "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Archivarius 3000" ja Phoenix Search (http ://indexlab.net/), leiab kiiresti vajalikud dokumendid olenemata nende asukohast. Hinna/kvaliteedi suhte osas tundub meile mainitud lahenduste seas kõige atraktiivsem Archivarius 3000 pakett.

ActualDoc 3.5

Arendaja: Tarkvara Flexigen

Jaotuse suurus: Standardne - 4,1 MB, professionaalne - 3,6 MB

Töö kontrolli all: Windows 2000/XP/2003/Vista

Jaotusmeetod: Standard - vabavara (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - jagamisvara (14-päevane demoversioon - http://www.flexigensoft.com/files/download/ aktualdoc .exe)

Hind: Standard - tasuta, professionaalne - 19,95 $

ActualDoc on hiljutine dokumendihaldur, mis jätab kasutatud dokumendid meelde ning pakub neile kiiret ja turvalist juurdepääsu. Programm on lihtne ja intuitiivne, sellel on kasutajasõbralik liides koos vene keele toega (joonis 5) ja selle valdamine ei nõua praktiliselt aega, eriti kuna sellega kaasneb terviklik abisüsteem ja seetõttu võib sellest saada asendamatu tööriist. nii professionaalidele kui ka kodukasutajatele.

Riis. 5. ActualDoc programmi liides

ActualDoc jälgib piiramatu arvu dokumentide allalaadimist kasutaja määratud perioodi jooksul (vaikimisi 60 päeva), toetab enam kui 40 failivormingut (teksti- ja graafilised failid, MS Office'i dokumendid ja HTML-dokumendid, PDF-failid jne). ja võimaldab teil mis tahes neist kiiresti alla laadida. Programmikeskkonnast vajaliku dokumendi leidmine pole probleem. Kui tema meelde jäetud dokumentide kerimine on suhteliselt väike, saate dokumendi valida otse loendist. Muidu oleks targem võimalike kandidaatide nimekirja esmalt piirata seda filtreerides (aja järgi filtreerimine on võimalik). O intervall, laienduse ja kategooria järgi) või otsida dokumendi nime (üldiselt) või selles sisalduva tekstifragmendi järgi (venekeelses tekstis otsimine ei õnnestu aga alati). Soovitud dokumendi kiireks avamiseks on veel üks võimalus - sisseehitatud järjehoidjate kaudu (sama, mis Internet Exploreris; joonis 6), mida saab määrata üksikutele sageli kasutatavatele dokumentidele ja kiirendada neile juurdepääsu oluliselt, kuna puudub vaja otsida. Valitud dokument on saadaval nii sisseehitatud vaatajas - vaatamiseks, otsimiseks ja kopeerimiseks kui ka välises rakenduses - redigeerimiseks ja seda saab kasutada täielikuks töötlemiseks, sellelt teabe valikuliseks kopeerimiseks või dokumendi saatmiseks e-mail. Samal ajal saab dokumentide loendi ennast võõraste pilkude eest varjata ja parooliga kaitsta - sel juhul ei kuvata menüüs hiljuti kasutatud faile Start -> Dokumendid.

Riis. 6. Dokumendi avamine järjehoidja kaudu
rakenduses ActualDoc

Pakett on saadaval kahes versioonis: tasuta põhistandard ja tasuline professionaal. Tasuta versioon ei võimalda teil vaadata dokumente sisseehitatud vaatajates, kasutada otsingufunktsiooni (selle tulemusena saate dokumente otsida ainult visuaalselt, vaadates täielikku või filtreeritud loendit), luua kohandatud kategooriaid ja redigeerida järjehoidjaid.

Arhivaar 3000 (3,82)

Arendaja: Likasoft

Jaotuse suurus: 3 MB

Töö kontrolli all: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Jaotusmeetod: jagamisvara (30-päevane demoversioon - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Hind:üliõpilaslitsents - 195 rubla, isiklik litsents - 295 rubla, ärilitsents - 900 rubla.

« Archivist 3000 on optimaalne lahendus dokumentide kiireks otsimiseks 18 erinevas keeles (sh vene, inglise, saksa ja prantsuse keeles), mis on suunatud laiale kasutajaskonnale. Programm pakub kohest juurdepääsu teie kõvakettal, võrgus ja irdkettal (CD, DVD, ZIP jne) asuvatele dokumentidele ning võib töötada kõigi populaarsete dokumenditüüpidega (PDF-failid, MS Office'i dokumendid, tekstifailid jne). ). See võib otsida arhiividest (ZIP, RAR jne), meilisõnumitest (Outlook, Outlook Express, The Bat! jne) ja neile lisatud failidest. Lisaks toetatakse otsingut Lotus Notesi ja Lotus Domino andmebaasides ning ICQ, Odigo IM ja Miranda IM sõnumite andmebaasides.

Lisaks tavapärasele märksõna või märksõnakomplekti järgi otsimisele toetab programm loogilisi funktsioone kasutades täpsemat otsingurežiimi ja saab otsida dokumente mitte ainult sisu, vaid ka failinime, muutmiskuupäeva, suuruse, dokumendi tüübi, kodeeringu jne järgi. joonis 7). Tänu täielikule Unicode'i toele tehakse otsinguid õigesti mitte ainult ühes keeles, vaid ka mitmekeelsetes dokumentides (näiteks vene- ja saksakeelse tekstiga samaaegselt). Dokumente on võimalik kaugotsida Interneti kaudu, millele järgneb juurdepääs leitud dokumentidele mis tahes Interneti-brauseri, näiteks Internet Exploreri, kaudu. Otsingutulemusi saab esitada väljavõtete režiimis, kus kuvatakse valitud dokumentide olulisemad (asjakohasemad) fragmendid koos leitud sõnade esiletõstmisega ja tabelirežiimis, kui kuvatakse dokumentide kohta lühike teave (joonis 8), mille abil neid saab sorteerida.

Riis. 7. Otsige dokumente Arhivaar 3000 keskkonnas

Riis. 8. Otsingutulemuste esitamise võimalused
filmis "Archivarius 3000"

Tüüpdokumentide täitmine

Tüüpdokumentide koostamine võtab olulise osa nende kasutajate ajast, kes oma tööülesannete raames tegelevad erinevate dokumentide koostamisega kindlustusseltsides, pankades, notaribüroodes, erinevat tüüpi teenuseid pakkuvates ettevõtetes jne. Reeglina luuakse sellised dokumendid Wordi tekstiredaktoris algselt välja töötatud alusdokumentide põhjal, milles osa muutuv info lihtsalt asendatakse. Selles pole midagi keerulist, kuid suurte dokumentatsioonimahtude puhul on vead vältimatud - võite näiteks sisestada andmed kogemata valesse kohta, kus need olema peavad, või kustutada dokumendist mitu sõna vms. Seetõttu on soovitav, et sisestamiseks oleksid avatud ainult need väljad, kuhu tuleb andmeid sisestada, ja kogu muu tekst on blokeeritud. Arendajad on võimaldanud selliseid dokumente Wordis luua. Piisab kõigi organisatsioonis kasutatavate standarddokumentide jaoks mallide seeria väljatöötamisest, et iga malli jaoks keelata püsiandmete muutmine (käsk Tööriistad -> Määra kaitse -> Keela kõik muudatused, välja arvatud andmete sisestamine vormiväljadele) ja koolitada kasutajaid mallide abil dokumente looma. Standarddokumentide puhul, kus muutuvat teavet on suhteliselt vähe, piisab sellistest mallidest, et dokumentide koostamise protsessi oluliselt kiirendada ja vigade tekkimise ohtu vähendada.

Praktikas kasutatakse aga paljusid tüüpdokumente, milles muutuv teave võtab enda alla kuni poole mahust ning osa muutujaandmeid korratakse ühel või teisel kujul mitu korda (joonis 9) – näiteks täisnimi. erinevatel juhtudel sisestatud kuupäevade või summade sõnad jne. Sel juhul ei aita Wordi mallide kasutamine palju, kuna isegi mallide abil dokumentide täitmine võtab palju aega, kuna kõik muutuvad andmed tuleb sisestada käsitsi.

Riis. 9. Suure mahuga dokumendi näide
muutuv teave

Tüüpdokumentide koostamisel on veel üks tunnusjoon - sageli on vaja koostada mitte üks dokument, vaid mitu korraga (näiteks depoopanga avamise pangalepingu vormistamiseks on vaja kolme või nelja tüüpi lepinguid. allkiri). Seega tuleb sama info sisestada erinevatesse dokumentidesse, mis võtab samuti palju aega ning vastavalt suureneb ka eksimise tõenäosus. Selliseid dokumente saate palju kiiremini ette valmistada spetsiaalsete rakenduste abil, mis on loodud standarddokumentide koostamise protsessi automatiseerimiseks, näiteks AutoDoc või Blitz Document. Need rakendused põhinevad ka mallide kasutamisel, mis erinevalt tavalistest Wordi mallidest ei võimalda mitte ainult sisestada andmeid selleks ettenähtud väljadele (mille jaoks peab kasutaja täitma andmetega vormide komplekti), vaid suudab ka sisestatud andmeid programmeeritud viisil teisendada, näiteks oskab sõnades numbreid asendada, sõnade ja fraaside käändeid vastavalt grammatiliste käände jne. Tänu sellele täidetakse vajalikud dokumendid kiiresti ja vigu, mida saab teha, on suurusjärgu võrra väiksem kui neid traditsiooniliselt Wordis koostades. Lisaks on tüüpdokumentide koostamine läbi spetsialiseeritud lahenduste atraktiivne ka seetõttu, et kõik loodud dokumendid kataloogitakse automaatselt ja nende leidmine ei ole tulevikus probleem ning kasutajalt ei nõuta dokumentide koostamise peensusteni tundmist, sest kõik juriidilised nüansid on mallides juba arvesse võetud.

AutoDoc 1.2

Arendaja: EleWise

Jaotuse suurus: 6 MB

Töö kontrolli all: Windows 2000/XP/2003

Jaotusmeetod: jagamisvara (funktsionaalselt piiratud demoversioon - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Hind:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubla, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubla, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubla.

"AutoDoc" on programm, mis võimaldab automatiseerida ja kiirendada standarddokumentide täitmist MS Wordi abil loodud mallide abil ning säilitada nende mallide abil tehtud dokumentide ja kirjete arhiivi. Selles uute dokumentide genereerimise protsess on äärmiselt automatiseeritud – lihtsalt valige stsenaariumide üldloendist soovitud äristsenaarium (äristsenaarium tähendab kohandatud malli) ja täitke sisestusvorm vajalike andmetega (joonis 10). Loodud dokumenti saab edasiseks redigeerimiseks vaadata, salvestada, printida või Wordis avada.

Riis. 10. Dokumendi loomine skripti “AutoDoc” abil

Sisseehitatud skriptide arv on väike (joonis 11), kuid neid saab laiendada kohandatud skriptidega, mille loomise protsess on abis üksikasjalikult ja selgelt välja toodud ning mida täielikult juhib viisard ja seetõttu on see juurdepääsetav enamik kasutajaid. Uue skripti väljatöötamine hõlmab viie sammu läbiviimist: skripti nime sisestamine, malli loomine, muutujate määratlemine, skripti seadistamine ja testimine ning selle salvestamine edasiseks redigeerimiseks (joonis 12). Esmapilgul võib malli ettevalmistamine tekitada raskusi, kuna see tuleb Wordis käsitsi luua ja selleks on vaja skriptikeele tundmist. Kuid praktikas on kõik palju lihtsam - piisab, kui mõista, et muutujad sisestatakse sulgudes ja nende ette asetatakse $; kogu muu tekst trükitakse tavapärasel viisil (joonis 13). Uusi malle saab luua mitte ainult nullist, vaid ka olemasolevate mallide või valmisdokumentide põhjal – esimesel juhul tuleb lihtsalt muuta skripti sätteid ja testida seda muudetud sätetega ning teisel juhul avada valmis dokument, asendada muutuv info muutujatega ja määrata see mallina programmi. Muutujaid võib olla mitut tüüpi, sealhulgas need, mis võimaldavad:

• sisestage andmed korraga mitmele väljale: täisnimi, passiandmed, organisatsiooni andmed jne;
• vali väärtuste hulgast muutuja väärtus;
• teha erinevaid toiminguid ja teisendusi: arvutada arvu protsent või käibemaks summast, teisendada arv stringiks, sisestada jooksev kuupäev jne;
• märkige sõna või fraas teatud käändes jne.

AutoDoc äristsenaariumide järgi koostatud dokumendid salvestatakse selgelt struktureeritud kirjetena ja seetõttu saate igal ajal soovitud dokumendi filtreerides või otsides leida, seda vaadata, printida, taastada või kustutada.

Riis. 11. “AutoDoc” aken koos sisseehitatud rühmade loendiga
äristsenaariumid

Riis. 12. Uue skripti arendamine AutoDocis

Riis. 13. Malli teksti näide rakenduses "AutoDoc",
milles on neli muutujat: "number",
"kuu", "organisatsioon" ja "täisnimi"

Programm on saadaval kahes versioonis: ühe kasutajaga - "AvtoDoc-Personal" ja mitme kasutajaga (võrk), mida esindavad kaks moodulit - "AvtoDoc-Server" ja "AvtoDoc-Client". Ühe kasutaja versioonis asuvad kõik süsteemi komponendid lokaalses arvutis ning mitme kasutajaga versioonis on serverisse installitud skriptide, mallide ja kirjete andmebaas ning kasutajaarvutites on ainult kliendi osa. installitud, mis võimaldab kasutada kõiki serverisse salvestatud AutoDoc materjale.

Blitzi dokument 3.4.1

Arendaja: BlitzSoft

Jaotuse suurus: 991 KB

Töö kontrolli all: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Jaotusmeetod: jagamisvara (funktsionaalselt piiratud demoversioon - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Hind: 500 hõõruda.

Blitz Document on kompaktne programm standarddokumentide automaatseks loomiseks skriptimalle kasutades. See võimaldab kiiresti genereerida dokumente, mis põhinevad sisseehitatud mallidel, mille arv on üle 30 (joonis 14), või kohandatud skripte, mida saab arendada sisseehitatud mallide või tühjade paigutuste põhjal. Dokumendi loomine valmis skripti abil on ülilihtne – tuleb vaid valida skripti tüüp ja järgida viisardi juhiseid, kes juhib kasutaja kohusetundlikult läbi kõik dokumendi koostamise etapid (joon. 15). Valmis dokumenti saab vaadata, printida, sisseehitatud tekstiredaktoris redigeerida (parandada saab nii muutuvaid kui ka püsiandmeid) või avada redigeerimiseks Wordis.

Riis. 14. Sisseehitatud Blitz Documenti skriptide loend

Riis. 15. Skriptitud dokumendi loomine
Blitzi dokument

Loodud mallide arendamine on mõnevõrra keerulisem, kuid jääb ka enamiku kasutajate võimaluste piiresse. Tõsi, selle funktsiooni omandamine võtab veidi aega, kuna kahjuks on programmiga kaasas olev viiteteave mõeldud piisavalt koolitatud kasutajatele (see on väga napp ega sisalda illustratsioone ega näiteid). Tehniliselt koosneb uue malli loomine kahest etapist: sisseehitatud malli või paigutuse valimine, mille alusel töötatakse välja uus mall, ning selles sisalduvate konstantsete ja muutuvate andmete järjestikune reguleerimine (joonis 16). Pidevad andmed sisestatakse reaalsel kujul, kuid mitte otse teksti, vaid dialoogiakende kaudu. Dialoogi käigus kohandatakse ka muutujate teavet ja seda ei sisestata enam otse, vaid asendatakse metamärgisiltidega muutujatega, mis on kavandatud programmis kasutatavat skriptikeelt arvesse võttes. Skriptid ei suuda mitte ainult kuvada dokumendi genereerimisel sisestatud teksti, vaid ka muuta seda andmete asendamise või teisenduskäskude süsteemi abil. Näiteks on see ette nähtud:

Riis. 16. Paigutuse alusel uue malli väljatöötamine
aastal Blitz Document

• Sõnade ja fraaside käände grammatiliste käände järgi;
• arvude teisendamine stringideks;
• kalendrikuupäevade teisendamine stringideks;
• juriidilistes ja äridokumentides kasutatud arvutuste tegemine;
• teksti muutmine sõltuvalt sisestatud andmete väärtusest jne.

Blitz Documenti abil loodud dokumendid salvestatakse struktureeritud raamatupidamispäevikutesse – see võimaldab dokumentatsioonis kiiresti liikuda ja peaaegu koheselt ligi pääseda vajalikele materjalidele, näiteks nende printimiseks. Lisaks saab dokumente koondada virtuaalfailidesse, mis on mugav kiireks ligipääsuks andmebaasis ilmuvatele konkreetse teema või objektiga seotud materjalidele.

OCR-tekst skannitud dokumentides

Kasutajad, kes peavad sageli teisendama paberdokumendid (raamatu, ajalehe, ajakirja või faksi lehed) elektrooniliseks redigeeritavaks vorminguks, ei saa hakkama ilma märgituvastussüsteemi või OCR-süsteemita (Optical Character Recognition), mis on loodud paberdokumentidelt teksti automaatseks sisestamiseks. arvutisse. Teoreetiliselt saate kasutada programmi FineReader firmalt ABBYY või CuneiFormi firmalt Cognitive Technologies – mõlemad on töökindlad ja suure tuvastustäpsusega. FineReaderi paketil on aga kodukasutajatele mõeldud lihtsustatud ja taskukohane versioon ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, mis muudab selle laiemale publikule atraktiivsemaks.

ABBYY FineReader 8.0

Arendaja: ABBYY tarkvara

Jaotuse suurus: 40,5 MB

Töö kontrolli all: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Jaotusmeetod: jagamisvara (ei ole FineReader Home Editioni demoversiooni, mis on FineReader Professional Editioni funktsionaalselt piiratud demoversioon – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Hind: FineReader Home Edition – 990 RUR, FineReader Professional Edition – 3750 RUR.

ABBYY FineReader on ideaalne lahendus dokumentide äratundmiseks, milles äratuntakse mitte ainult tekst, vaid ka kujundus, mis tagab tabelite, piltide täpse edastamise ja teksti veergudeks jaotuse (joonis 17). Programmi on lihtne kasutada, see tunneb ära mitmekeelsed (toetatud on 179 keelt) ja mitmeleheküljelised dokumendid. Võimalik on ära tunda kogu dokument või selle üksikud leheküljed. Tulemuse saab salvestada ühes levinud vormingus: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT või PDF. Vigade kõrvaldamiseks on võimalik tuvastustulemusi samm-sammult salvestada. Rakendatud on tuvastustulemuste eksportimine otse Microsoft Wordi, Exceli, Lotus Word Pro, Corel WordPerecti ja Adobe Acrobati. Sisseehitatud õigekirjakontroll (36 keele jaoks) aitab tulemuse kontrollimist kiirendada ja Microsoft Wordiga integreerimine võimaldab teil programmi otse Wordist välja kutsuda, ilma et teid tekstiga töötamisest segataks.

Riis. 17. Dokumendituvastuse tulemus
ABBYY FineReaderi koduväljaandes

Programm on saadaval kahes versioonis: algajatele mõeldud FineReader Home Edition ja professionaalidele mõeldud FineReader Professional Edition. Professionaalne versioon võimaldab hallata tuvastusparameetreid (muuta režiimi, teostada tuvastamist koos koolitusega) ja sellel on rikkalikum tuvastusfunktsioonide komplekt (PDF-failide, digikaameraga jäädvustatud tekstide tuvastus jne). Lisaks pakub Professional Edition rohkem erinevaid salvestusvorminguid, lisab vöötkoodide äratundmise ja ekraanipiltide kiire äratundmise utiliidi Screenshot Reader abil.

Dokumentide teisendamine PDF-vormingust

Kogu tehniline dokumentatsioon on täna saadaval PDF-vormingus, milles dokumentide vaatamiseks kasutatakse tasuta utiliiti Adobe Acrobat Reader. Kuid üsna sageli tuleb oma dokumentide koostamisel või PDF-vormingus materjalide (näiteks artikli, lepingu, aruande vms) redigeerimisel kasutada PDF-failide fragmente. Esimesel juhul peate PDF-failidest eraldama teksti ja/või kujutiste fragmente (teoreetiliselt saab seda teha Acrobat Readeri sisseehitatud tööriistade abil, kuid väga keskpäraste tulemustega). Teisel juhul peate teisendama PDF-dokumendid redigeeritavasse vormingusse (näiteks Wordi vormingusse), säilitades samal ajal originaaldokumendi kujunduse, mida pole isegi Acrobat Readeris ette nähtud. Sellistel juhtudel tulevad appi spetsiaalsed utiliidid, millest atraktiivsemad paketid on ABBYY PDF Transformer ja PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Vaatleme neist esimest - kuigi see on kallim, on sellel venekeelne liides ja see võimaldab teil PDF-faile teisendada mitmesse redigeeritavasse vormingusse ning suudab õigesti ära tunda mitte ainult ingliskeelse, vaid ka venekeelse teksti.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Arendaja: ABBYY tarkvara

Jaotuse suurus: 52 MB

Töö kontrolli all: Windows 2000 (SP2 või uuem)/XP/Server 2003

Jaotusmeetod: jagamisvara (15-päevane demoversioon - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Hind: 1490 hõõruda.

ABBYY PDF Transformer on utiliit PDF-dokumentide teisendamiseks Microsoft Wordi dokumendivormingutesse (joonis 18), Excelisse, samuti HTML- ja TXT-failidesse. Pakendil on intuitiivne liides ja seda on väga lihtne kasutada, nii et isegi algajad kasutajad saavad sellega hakkama.

ABBYY PDF Transformer suudab teisendada mis tahes PDF-faile, sealhulgas ilma tekstikihita faile (sellised failid saadakse enamasti skannitud dokumentidest ja kujutavad endast teksti kujutist) ning töötleb õigesti PDF-faile, mis sisaldavad mis tahes toetatud keelte kombinatsioone (sh vene ja Inglise). Utiliit säilitab täpselt algdokumendi kujunduse (pildid, tabelid, veergude paigutus, lingid) ning võimaldab hallata teisendus- ja salvestamisvalikuid. Näiteks saate selgelt määratleda alad, mida programm peaks tajuma tekstina või pildina (mis on keeruka kujundusega PDF-failide puhul oluline), salvestada valmis dokumendi sama kujundusega nagu originaalis või veeruna tekstist (piltidega või ilma – valikuline) jne. Vajadusel on võimalik üksikuid lehti või isegi nende fragmente valikuliselt teisendada. Lisaks saab ABBYY PDF Transformer teostada ka pöördkonversiooni, mis võimaldab teil luua PDF-faile Microsoft Wordi dokumentidest, Exceli tabelitest, PowerPointi esitlustest, Visio diagrammidest ja HTML-failidest, aga ka peaaegu kõigist rakendustest, mis toetavad dokumendi printimist (see on rakendatud virtuaalse printeri PDF-XChange kaudu ABBYY PDF Transformer 2.0 jaoks).