Važno je razumjeti da program nije potpuno cjelovito rješenje. Ovo je samo primjer moguće konfiguracije. Sve organizacije imaju svoje specifičnosti poslovanja te se program može prilagoditi potrebama određene organizacije uklanjanjem nepotrebnih funkcionalnosti i dodavanjem onih koje nedostaju. Možete mijenjati vrste tablica i obrazaca kartica, dodavati nove direktorije i tablice, kreirati tiskane obrasce na temelju uzoraka itd.

Snimke zaslona programa

Za prvih 60 pokretanja, program radi u demo modu bez ikakvih ograničenja. Nakon 60 pokretanja program će se prebaciti u način rada besplatne verzije. Besplatna verzija se može koristiti bez vremenskih ograničenja.

Za kupnju programa potrebno je odabrati vrstu licence. Licence se dijele na nekoliko tipova ovisno o ograničenju maksimalnog broja istodobnih korisničkih sesija - tj. broj zaposlenika koji istovremeno rade s bazom podataka. Broj korisnika u imeniku "Korisnici" također je ograničen.

Program za snimanje dolazne i odlazne korespondencije i internih dokumenata organizacije.

Softverski proizvod može se prilagoditi potrebama vaše organizacije.

Podaci o cjelokupnoj korespondenciji Vaše tvrtke, kao i interni dokumenti (nalozi, upute i sl.) nalaze se na jednom mjestu - Document Logs, te uvijek lako možete pronaći ono što Vam je potrebno

Sve informacije o svakom dolaznom, odlaznom ili internom dokumentu jasno su prikazane u Karti odgovarajućeg dokumenta

Možete prilagoditi format broja dokumenta kako je to uobičajeno u vašem uredskom poslu

U svakodnevnoj gužvi na poslu nećete zaboraviti na rok za neispunjen dokument! A nećete morati prebirati po hrpi papira u potrazi za takvim dokumentima - program će vas sam podsjetiti na njih

Samo će ovlaštene službene osobe primati upozorenja: upozorenja su konfigurirana za svakog korisnika. Također postoji mogućnost pregleda podsjetnika u obliku kalendara!

Za početak rada s programom ne morate ručno unositi dokumente za prethodne godine – možete ih automatski preuzeti iz Excel datoteke.

Omogućen je praktičan timski rad na dokumentima uz podršku za mrežni rad i mogućnost razlikovanja prava. Pristup i rad s programom “Registracija organizacijskih dokumenata 4.8” je strogo reguliran: implementirane su tri razine pristupa ovisno o funkcijama dopuštenim korisniku - administrativna, korisnička i samo za pregled (bez prava izmjene). Dodatno, moguće je fino podesiti pristup zapisnicima za svaku razinu pristupa.

Podrška za rad sa skenerom omogućit će vam jednostavno učitavanje skeniranih kopija originalnih dokumenata u program; moguće je streamati skeniranje kada koristite skener koji podržava automatsko uvlačenje listova.

Službenici odgovorni za izvršenje dokumenata bit će pravovremeno obaviješteni o primitku novih zadataka - program ima funkcije za slanje obavijesti e-poštom s mogućnošću povezivanja datoteka, pohranjivanja poruka i njihovog pretraživanja

Održavanje dokumenata bilo kojeg broja tvrtki u jednom programu: svi podaci o dokumentima su na jednom mjestu, dostupni su i prikladno prezentirani

Funkcija "Vidi samo svoje dokumente" omogućuje vam podjelu dokumenata između izvršitelja, eliminirajući mogućnost pregledavanja i ispravljanja tuđih dokumenata.

Za automatsko arhiviranje verzija datoteka programa tijekom vremena na dnevnoj bazi, možete koristiti besplatni uslužni program za automatsko arhiviranje datoteka.

Da biste instalirali besplatnu verziju programa:

*Podrška za proizvod pruža se online.

Licenca za 1 radno mjesto standardne (ne-SQL) verzije programa daje se besplatno, bez ograničenja.

Za kupnju dodatnih mrežnih radnih stanica pošaljite nam zahtjev na Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. , u njemu navedite naziv Vaše tvrtke, naziv proizvoda (“Registracija organizacijskih dokumenata 4.8”) i broj dodatnih poslova, a mi ćemo Vam poslati ugovor i fakturu.

Platite račun na bilo koji način koji vam odgovara.

Nakon uplate pošaljite na Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. potvrdu o uplati (kopija ili broj naloga za plaćanje, datum i iznos uplate), a mi ćemo Vam poslati registracijski kod i aktivacijski kod.

Cijena programa "Registracija organizacijskih dokumenata 4.8"

Osnovna verzija- 1 radno mjesto - besplatno

od 2. do 5. uključivo - 4000 rubalja za 1 radno mjesto
od 6. do 10. uključivo - 3000 rubalja za 1 radno mjesto
od 11. do 20. uključivo - 2000 rubalja za 1 radno mjesto
od 21. i više - 1000 rubalja za 1 radno mjesto

Kalkulator cijena

0+1*4000=4000 rub.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Cijena uključuje 1 godinu telefonske i online tehničke podrške.

* Način slanja licencira se zasebno, cijena licence za 1 godinu iznosi 4000 rubalja. Kada uključite način rada "Dispečer".

Za organizacije koje zahtijevaju povećanu pouzdanost pohrane podataka i sigurnost pristupa informacijama, blokiranje neovlaštenog pristupa podacima, moguća ugrađena enkripcija podataka, mogućnost korištenja web klijenta za pregled dokumenata i Android aplikacija za obavještavanje izvođača o primitku dokumenata i praćenje izvršenja dokumenata, postoji verzije programa Registracija organizacijskih dokumenata za Microsoft SQL Server i PostgreSQL.

Za kupnju programa "Registracija organizacijskih dokumenata" SQL verzija:

1. Preuzmite demo verziju programa (instalacijsku datoteku za MS SQL Server i za PostgreSQL) i instalirajte program.

2. Pošaljite nam zahtjev na Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. , u njemu navedite naziv vaše tvrtke, naziv proizvoda (“Registracija organizacijskih dokumenata 4.8 verzija MS SQL” ili “Registracija organizacijskih dokumenata 4.8 verzija PostgreSQL”) i broj poslova, a mi ćemo Vam poslati ugovor i fakturu.

3. Platite račun na način koji vam odgovara.

4. Nakon uplate pošaljite na Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. potvrdu o uplati (kopija ili broj naloga za plaćanje, datum i iznos uplate), a mi ćemo Vam poslati registracijski kod i aktivacijski kod.
Izvorni dokumenti (ugovor, akt o prihvaćanju i prijenosu prava korištenja, faktura, faktura, licencni ugovor) šalju se poštom nakon uplate.

Cijena programa “Registracija organizacijskih dokumenata 4.8 verzija MS SQL”

Osnovna verzija- 1 radno mjesto - 9000 rubalja

Dodatne radne stanice (za mrežnu suradnju):
od 2. do 5. uključivo - 6000 rubalja za 1 radno mjesto
od 6. do 10. uključivo - 5000 rubalja za 1 radno mjesto
od 11. do 20. uključivo - 4000 rubalja za 1 radno mjesto
od 21. i više - 3000 rubalja za 1 radno mjesto

Za izračun cijene licenci možete koristiti Kalkulator cijena

Primjer obračuna troškova za 2 posla:
9000+1*6000=15000 rub.

Primjer obračuna troškova za 6 poslova:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 rub.

Primjer obračuna troškova za 25 radnih mjesta:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

Prilikom odabira opcije produženog jamstva, cijena dodatne godine podrške iznosi 20% cijene licence.

* Razdoblje licence nije ograničeno.

"Kontrolna soba" 1 mjesec se daje besplatno, cijena neograničene vremenske licence je 12 000 rubalja.

PostgreSQL je slobodno distribuiran SQL poslužitelj koji je dostojna alternativa komercijalnom Microsoft SQL Serveru. PostgreSQL DBMS je posebno relevantan za vladine agencije kao dio usklađenosti s politikom korištenja ruskih softverskih proizvoda.

Cijena programa “Registracija organizacijskih dokumenata 4.8 verzija PostgreSQL”

Osnovna verzija- 1 radno mjesto - 10.000 rubalja

Dodatne radne stanice (za mrežnu suradnju):
od 2. do 5. uključivo - 7000 rubalja za 1 radno mjesto
od 6. do 10. uključivo - 6000 rubalja za 1 radno mjesto
od 11. do 20. uključivo - 5000 rubalja za 1 radno mjesto
od 21. i više - 4000 rubalja za 1 radno mjesto

Za izračun cijene licenci možete koristiti Kalkulator cijena

Primjer obračuna troškova za 2 posla:
10000+1*7000=17000 rub.

Primjer obračuna troškova za 6 poslova:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 rub.

Primjer obračuna troškova za 25 radnih mjesta:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Cijena uključuje 1 godinu telefonske i online tehničke podrške. Prilikom odabira opcije produženog jamstva, cijena dodatne godine podrške iznosi 20% cijene licence.

* Razdoblje licence nije ograničeno.

* Način slanja licencira se zasebno, cijena licence za 1 godinu iznosi 4000 rubalja. Kada uključite način rada "Kontrolna soba" 1 mjesec se daje besplatno, cijena neograničene vremenske licence je 12 000 rubalja.

Među korisnicima programa Državno jedinstveno poduzeće grada Moskve "Ured za rekonstrukciju i razvoj jedinstvenih objekata", JSCB "Ruska povjerenička banka", LLC "KB Finance Business Bank", Komercijalna banka "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", Državna javna ustanova Republike Dagestan "Direkcija Jedinstvenog državnog naručitelja-programera" grada Mahačkale i mnogi drugi.

Računovodstvo dokumenata

Ako ste odgovoran menadžer, onda ste razmišljali o ispravnom računovodstvu. Računovodstvo dokumenata, računovodstvo ugovora i računovodstvo dokumentacije nisu manje važni u poduzeću. Naš program za računovodstvo dokumenata je sveobuhvatno rješenje za automatizaciju računovodstva dokumenata. Sustav za upravljanje dokumentima ima veliku funkcionalnost i popis alata. S obzirom na to da se svaka evidencija vodi različito u različitim ustanovama, spremni smo individualno prilagoditi program za evidentiranje dokumenata Vašim zahtjevima. Naš dokumentni sustav pomoći će vam da organizirate svoju arhivu dokumenata. U bazu podataka možete pohraniti i same dokumente i poveznice na poslužitelj na kojem su podaci pohranjeni. Prednost programa je brzo pretraživanje. Prozor programa kreiran je na način da se može pretraživati ​​po bilo kojem od polja. Ali to nisu sve mogućnosti pretraživanja. Kada radite s programom za računovodstvo dokumenata, ne samo da možete raditi s cijelom bazom podataka, već i, radeći s posebnim prozorom za pretraživanje, prikazati dokumente za određeno razdoblje ili po zaposleniku, klijentu, pa čak i po datumu potpisa. Nema više gubitaka i poteškoća u pronalaženju pravog dokumenta. A vaše upravljanje dokumentima i ugovorima postat će centralizirano i pojednostavljeno.

Program za računovodstvo dokumenata može se koristiti ne samo kao arhiva podataka i pohrana dokumenata, već i kao program za upravljanje dokumentima. Stvaranjem baze podataka možete pratiti povijest dokumenta od njegovog nastanka do svih kretanja. Moći ćete vidjeti sve ljude koji rade s njim. U kojoj je fazi svaki dokument?

Još jedna prednost računovodstvenog programa je sistematizacija i urednost svih dokumenata. Što stvara veliki klasificirani sustav za elektroničke dokumente.

Uz naš računovodstveni program možete si priuštiti da zaboravite na kutije i kutije s dokumentima. Sada možete pronaći onu koja vam je potrebna u nekoliko sekundi i samo nekoliko klikova.

Zahvaljujući tako organiziranom računovodstvenom sustavu, sve dokumente možete podijeliti u kategorije i potkategorije, podijeliti ih na odjele i zaposlenike. Možete čak prikazati izvješća o tijeku dokumenata.

Zašto su nam potrebni dokumentacijski sustavi? Odgovor na ovo pitanje je vrlo jednostavan: u ljudskoj je prirodi griješiti. Potrebno je smanjiti broj grešaka u dokumentaciji. Sada će, uz pomoć automatiziranog računovodstvenog sustava, biti vrlo teško izgubiti dokument. Sustavi protoka dokumenata omogućuju kreiranje obavijesti uz pomoć kojih će vas program za procjenu podsjetiti na eventualne nedostatke.

Što još postoji u računovodstvenom programu za dokumente? Automatizirani sustav punjenja, pametna polja koja pamte unesene podatke i još mnogo toga.

Možete se upoznati sa svim mogućnostima računovodstvenog programa “Dokumentacija” jednostavnim pozivom ili kontaktiranjem putem pošte.

Program za arhive, računovodstvo i upravljanje dokumentima - učinkovito, brzo, automatski!

Video programi za snimanje dokumenata i ugovora

Gledajući sljedeći video, možete se brzo upoznati sa mogućnostima USU programa - Univerzalnog računovodstvenog sustava. Ako ne vidite video postavljen na YouTube, svakako nam pišite, naći ćemo drugi način da prikažemo demo video!

Anatolij Wasserman o novoj verziji 5.0 programa USU

Uz mišljenja običnih korisnika o USU programu, sada vam predstavljamo mišljenja stručnjaka. Anatolij Wasserman rođen je 9. prosinca 1952. godine. Po obrazovanju inženjer, diplomirao je na Tehnološkom institutu rashladne industrije u Odesi. Nakon završenog instituta zaposlio sam se kao programer, zatim kao sistemski programer. Prvi put se pojavio na ekranu 1989. godine, sudjelujući u filmu “Što? Gdje? Kada?" i na Brain Ringu. U televizijskoj “Svojoj igri” odnio je petnaest pobjeda zaredom u dvije godine, od 2001. do 2002. godine. i postao najbolji igrač desetljeća 2004. Prema sportskoj verziji "Moje igre", postao je peterostruki prvak Ukrajine. Četverostruki prvak Moskve u sportskoj verziji "Own Game", osvajač brončane i srebrne medalje 2017. Dobitnik srebrne medalje na “Igrama znalaca”, Svjetskim igrama znalaca 2010. za “Svoju igru”.

Dodatak programu za profesionalne menadžere - Biblija modernog lidera

Dodatak programu za profesionalne upravitelje: za razvoj poslovanja i povećanje prihoda. Jedinstveni proizvod nastao na sjecištu dviju znanosti: ekonomije i informacijske tehnologije. Nema analoga

Mobilna aplikacija USU

S razvojem tehnologije život se ubrzava. Svugdje morate stići na vrijeme - jer što brže radite stvari, to više zarađujete. Iz tog je razloga vrlo važno imati pri ruci mobilnu aplikaciju bogatu značajkama.

Alexander Druz o univerzalnom računovodstvenom sustavu

Uz mišljenja običnih korisnika o USU programu, sada vam predstavljamo mišljenja stručnjaka. Među njima je i prvi majstor intelektualne igre "ChGK" Alexander Druz. Šest puta je dobio nagradu Kristalna sova kao najbolji igrač kluba. Dobitnik "Dijamantne sove" - ​​nagrade za najboljeg igrača. Dobio je titulu prvaka televizijske verzije Brain Ringa. U televizijskoj emisiji “Svoja igra” osvojio je “Line Games”, “Superkup”, osvojio je s ekipom “III Challenge Cup” i postavio apsolutni rekord u učinku u jednoj utakmici. Autor i voditelj intelektualnih igara i edukativnih programa na raznim televizijskim kanalima.

Maxim Potashev o učinkovitosti USU programa

Uz mišljenja običnih korisnika o USU programu, sada vam predstavljamo mišljenja stručnjaka. Maxim Potashev - majstor igre “Što? Gdje? Kada?”, četiri puta osvajač nagrade “Kristalna sova”, dvaput svjetski prvak, triput ruski prvak, šesterostruki prvak Moskve, trostruki pobjednik Otvorenog prvenstva Moskve u igri “ChGK”. Na temelju rezultata glasovanja opće publike 2000. godine, prepoznat je kao najbolji igrač u svim godinama postojanja elitnog kluba, stvorenog 1975. godine. Za kandidaturu Maxima Potasheva glasovalo je 50 tisuća gledatelja programa. Dodijeljene su "Velika kristalna sova" i glavna nagrada obljetničkih igara - "Dijamantna zvijezda" majstora igre. Član uprave i od 2001. - potpredsjednik Međunarodne asocijacije klubova. Po zanimanju - matematičar, marketingaš, poslovni trener. Diplomirao je na Fakultetu za menadžment i primijenjenu matematiku, predavao je na Odsjeku za opću i primijenjenu ekonomiju na Moskovskom institutu za fiziku i tehnologiju. U kolovozu 2010. imenovan je predsjednikom Sveruske javne organizacije "Ruska federacija sportskog mosta". Na čelu je konzultantske tvrtke koja pomaže raznim organizacijama u rješavanju problema vezanih uz prodaju, marketing, korisničku službu i optimizaciju poslovnih procesa.

Sergey Karyakin o taktici u poslovanju

Uz mišljenja običnih korisnika o USU programu, sada vam predstavljamo mišljenja stručnjaka. Sergej Karjakin. S 12 godina postao je najmlađi velemajstor u svjetskoj povijesti, što je uvršteno u Guinnessovu knjigu rekorda. Pobijedio na turniru kandidata. Nagrađen FIDE Svjetskim kupom. Svjetski prvak u ubrzanom šahu, svjetski prvak u blitz-u. Počasni majstor sporta Ukrajine. Počasni majstor sporta Rusije, velemajstor Rusije. Dobitnik Ordena za zasluge 3. stupnja. Član Javne komore Ruske Federacije u šestom sastavu. Višestruki pobjednik svjetskih i europskih prvenstava za djecu i mlade. Pobjednik i osvajač medalja na mnogim velikim turnirima. Prvak XXXVI Svjetske šahovske olimpijade kao član ukrajinskog tima, osvajač srebrne medalje na Olimpijadi kao član ruskog tima. Pokazao je najbolji rezultat na svojoj ploči na turniru i dobio prvu pojedinačnu nagradu (na ploči 4). Prvak Rusije s najboljim rezultatom na dasci 1. Svjetski prvak u reprezentaciji Rusije. Došao do polufinala Svjetskog prvenstva. Pobjednik niza međunarodnih turnira.

Mogućnosti programa za dokumentiranje

U nastavku je kratak popis mogućnosti USU programa - Univerzalnog računovodstvenog sustava. Ovisno o konfiguraciji softvera, popis mogućnosti se može promijeniti - postati manji ili veći.

• Program temeljen na dokumentima podržava istovremeni rad više korisnika.
• Kontrola programa i računovodstva u njemu odvija se na najvišoj razini. Svaka prijava korisnika je zaštićena lozinkom.
• Svaki zaposlenik može povremeno promijeniti svoju lozinku u programu koji kontrolira računovodstvo dokumenata.
• Program uzima u obzir različite činjenice i može promijeniti lozinku bilo kojeg zaposlenika.
• U računovodstvenom programu koji radi s dokumentima postoji diferencijacija prava pristupa za zaposlenike različitih specijalizacija.
• Uzimajući u obzir različite okolnosti, podržan je rad na lokalnoj mreži kroz različite mrežne protokole.
• Program za kontrolu dokumenata i računovodstvo ima mogućnost rada putem interneta, ako postoji mreža poslovnica ili ako voditelj želi pregledavati izvještaje uprave od kuće.
• Program za kontrolu dokumenata i računovodstvo ima jednostavno i intuitivno sučelje;
• Radeći s kontrolom i računovodstvom dokumenata, možete prilagoditi dizajn u programu, uključujući tematske.
• Prilikom praćenja dokumenata u računalno-računovodstvenom programu možete odabrati svoju omiljenu shemu boja za prikaz prozora s popisa praznina.
• Kontrolom rada knjigovodstva dokumenata, naziv vaše organizacije će biti prikazan u naslovu glavnog prozora.
• Prilikom upravljanja radom s dokumentima, u postavkama programa možete postaviti naziv svoje organizacije, podatke za kontakt i detalje.
• Praćenje radnih procesa u računovodstvenom programu nije posebno teško. Glavni izbornik programa, koji automatizira rad računovodstva dokumenata, implementiran je jednostavno i jasno. Sastoji se od samo tri točke: modula, priručnika i izvješća. Moduli su potrebni za svakodnevni rad, literatura je potrebna za prilagodbu programa specifičnostima vaše tvrtke, a uz pomoć izvješća možete analizirati rezultate rada za bilo koje vremensko razdoblje.
• Lako je automatizirati rad na računovodstvu dokumenata. Računovodstveni program podržava masovnu distribuciju e-pošte i SMS-a.
• Uz pomoć masovnog slanja računovodstvenog programa, možete obavijestiti kupce o tekućim promocijama ili popustima, kao i upravljati njihovim upozorenjima.
• Automatizacijom rada računovodstva dokumenata, prije slanja SMS poruka, možete preliminarno izračunati troškove slanja.
• Program za računovodstvo i upravljanje dokumentima može raditi s različitom opremom.
• Kada radite s upravljanjem dokumentima i računovodstvom, možete pregledati reviziju za određeni račun.
• Softver koji upravlja dokumentima može biti blokiran ako korisnik računovodstvenog programa želi na duže vrijeme napustiti radno mjesto.
• Prilikom upravljanja dokumentima, brave se koriste prilikom uređivanja bilo kojeg unosa u tablici, tako da nekoliko zaposlenika koji rade istovremeno ne prebrišu podatke koje je unijela druga osoba.
• Kada radite s automatizacijom, pretraživanje u računovodstvenom sustavu može se izvršiti pomoću bilo kojeg stupca tablice.
• Program za upravljanje dokumentima i računovodstvo podržava uvoz podataka. Na primjer, možete preuzeti popis klijenata kada počnete raditi s računovodstvenim sustavom.
• Prilikom izvoza podataka u MS Excel možete koristiti stare i nove formate datoteka.
• Automatizacija vaše organizacije još je jedan korak prema uspješnom poslovanju!
• Pokrenimo automatizaciju zajedno!
• USU softver - Univerzalni računovodstveni sustav - također uključuje mnoge druge značajke!

Rad s dokumentima oduzima dosta vremena korisnicima, posebice uredskim radnicima. Ali postoje mnogi programi koji mogu značajno optimizirati ručni rad pri radu s dokumentima automatiziranjem nekih procesa. Mnoga od ovih rješenja jednostavna su za korištenje, vrlo su praktična i jeftina te stoga dostupna širokom krugu korisnika. O takvim programima bit će riječi u ovom članku.

Organizacija dokumenata

Korisnici koji imaju posla s velikim brojem elektroničkih dokumenata dobro su svjesni situacije kada je, čak i unatoč strogom sustavu kataloga i poddirektorija, potrebno puno vremena da se pronađe pravi dokument. Jedna od opcija za rješavanje ovog problema je korištenje posebnog kataloškog programa, čija je glavna zadaća organiziranje i sortiranje podataka, što u konačnici osigurava brzu pretragu potrebnih informacija. Postoji veliki izbor takvih katalogizatora na tržištu, a svi su fokusirani na katalogiziranje bilo diskova, mapa i datoteka, bilo nekih visoko specijaliziranih informacija (filmovi, kovanice, marke, itd.). Svaki univerzalni katalogizator koji vam omogućuje katalogiziranje mapa i datoteka različitih vrsta prikladan je za katalogiziranje dokumenata. Najbolje među takvim rješenjima je paket WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), ali je dosta skup, a njegove mogućnosti su mnogim korisnicima očito suvišne. Za većinu ljudi korištenje paketa WinCatalog Standard bit će dovoljno.

Drugi način je kombiniranje povezanih dokumenata u složene hijerarhijski strukturirane dokumente pohranjene unutar podatkovnih datoteka koje odgovaraju tim strukturama. U tako strukturiranim dokumentima puno je praktičnije kretati se i pronalaziti informacije koje su vam potrebne zahvaljujući mogućnostima strukturiranja i naprednog pretraživanja unutar dokumenta. Osim toga, takvo strukturiranje omogućuje vam vanjska pretraživanja i pretraživanje dokumenata na temelju fragmenata teksta koji su u njima uključeni. Na primjer, paket Maple dizajniran je za stvaranje hijerarhijski strukturiranih dokumenata.

WinCatalog Standard

Developer: WinCatalog.com

Veličina distribucije: 1,62 MB

Rad pod kontrolom: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Način distribucije: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cijena: 200 rub.

WinCatalog Standard je višenamjenski katalogizator jednostavan za korištenje s jasnim sučeljem na ruskom jeziku (slika 1). Paket vam omogućuje katalogiziranje podataka s bilo kojeg medija za pohranu koji se može spojiti na računalo: diskete, tvrdi i mrežni pogoni, obični CD-ovi i audio diskovi, Zip diskovi itd. Uz njegovu pomoć možete sortirati i organizirati sve mape i datoteke, bez obzira na njihovu lokaciju. Podatke u katalog možete unijeti ručno (izravno u virtualne mape) ili skeniranjem diskova (uključujući Zip arhive koje se tamo nalaze) - u ovom slučaju, radi lakšeg snalaženja, mape i datoteke ekstrahirane s diskova bolje je sortirati u virtualne mape, koji, zahvaljujući podršci drag & drop operacije neće oduzeti puno vremena.

Riža. 1. WinCatalog Standard sučelje

Općenito upravljanje katalogom je jednostavno i praktično. Podjela podataka u tematske mape uvelike pojednostavljuje orijentaciju, a položaj mapa i njihovih ugniježđenih elemenata može se jednostavno mijenjati jednostavnim povlačenjem i ispuštanjem. Napredno pretraživanje (prema nazivu, komentaru, veličini i datumu izmjene; ​​sl. 2), podržava Booleove operacije i mogućnost odabira određene mape za pretraživanje, a također uzimajući u obzir ključne riječi (mogu se oprezno dodati pojedinačnim elementima imenika), omogućuje brzo pronalaženje željenog dokumenta i pronalaženje duplikata - uklanjanje duplih elemenata iz zbirke. Izvoz cijelog ili dijela kataloga dokumentacije u CVS datoteku omogućuje obradu podataka u nekoj drugoj aplikaciji (npr. MS Excel), a izvoz u HTML datoteku pogodan je za ispis kataloga.

Riža. 2. Pretražujte dokumente u WinCatalog Standardu

Javor 6.25

Developer: Crystal Office Systems

Veličina distribucije: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Rad pod kontrolom: Windows (sve verzije)

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo verzija: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cijena: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple je upravitelj dokumenata jednostavan za korištenje koji vam omogućuje kombiniranje različitih materijala u hijerarhijske strukture i u konačnici dobivanje strukturiranih dokumenata: poslovnih planova, izvješća, analitičkih bilješki, brošura itd. U takvim hijerarhijskim stablima dokumenata raznovrsne informacije su jasnije prikazane, a pronalaženje bilo kojeg dokumenta puno je lakše nego kod standardne katalogizacije. Za pregled dokumenata izrađenih u Mapleu potreban vam je poseban preglednik, Maple Reader, koji možete besplatno preuzeti na: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket ima korisničko sučelje (slika 3) i toliko ga je lako naučiti da čak ni nedostatak ruske lokalizacije programa neće biti prepreka za većinu korisnika, pa se stoga ovo rješenje može preporučiti najširoj publici.

Riža. 3. Sučelje programa Maple

Upravitelj je dostupan u dvije verzije: osnovnoj Maple i proširenoj Maple Professional. Među temeljnim razlikama proširene verzije je prisutnost takvih dodatnih funkcija kao što su pretraživanje dokumenata, provjera gramatike, šifriranje datoteka i sigurnosna kopija hijerarhijskih struktura.

Osnova svakog dokumenta u Mapleu je hijerarhijsko stablo čvorova, u kojem je razina ugniježđenosti podčvorova, kao i njihov broj, neograničena. Svaki čvor je zaseban dokument koji sadrži ne samo tekst (izravno upisan, zalijepljen iz međuspremnika ili uvezen iz dokumenata u RTF, DOC, WRI i HTML formatima), već i tablični materijal, grafikone, poveznice na osnovne fragmente konačnog dokumenta ili datoteka. , i tako dalje. Prilikom pripreme dokumenata moguće je koristiti standardni skup funkcija za rad s tekstom: mijenjanje vrste i veličine fonta, stvaranje popisa, oblikovanje odlomaka, korištenje stilova itd. Integracija s MS Wordom omogućuje korištenje provjere pravopisa ugrađene u MS Word za provjeru gramatike i traženje sinonima ne samo na engleskom, već i na ruskom. Ugrađeni backup sustav pruža mogućnost stvaranja komprimiranih sigurnosnih kopija hijerarhijskih dokumenata (u ZIP i CAB formatima). Ugrađeni čarobnjak za šifriranje pomaže vam šifrirati osjetljive dokumente pomoću kriptografskog algoritma Blowfish. A modul za pretraživanje Finder omogućuje vam brzo pronalaženje potrebnih dokumenata prema fragmentu naziva, autoru, komentarima, sadržaju (slika 4) itd.

Riža. 4. Pretraživanje dokumenata po sadržaju
u njima tekst u Javoru

Brzi pristup dokumentima

Tehnologija računalne pripreme dokumenata pretpostavlja da se kreirani dokumenti naknadno višekratno koriste. Na primjer, kada razvijate novi dokument, možda će vam trebati jedan ili dva odlomka iz jučerašnjeg dokumenta ili je novi dokument općenito kopija starog, ali s promijenjenim varijabilnim informacijama itd.

Nažalost, korisnik se ne može uvijek sjetiti naziva važnog dokumenta stvorenog prekjučer, a ponekad nema ni najmanju ideju o tome gdje ga potražiti. Naravno, dokumentima morate dati smislena imena i spremiti ih, pridržavajući se jasne katalogizacije, ali, nažalost, događa se drugačije, zbog žurbe, ometajućih poziva itd. Kao rezultat toga, traženje traženog dokumenta može oduzeti puno dragocjenog vremena - uostalom, uopće nije činjenica da ćete ga moći otvoriti putem Windows popisa poveznica na najnovije dokumente dostupnih putem izbornika Start . Činjenica je da ovaj popis:

• ograničeno na 15 dokumenata - to znači da je vjerojatnost uključivanja dokumenata, na primjer, prije tjedan dana praktički nula;
• ne dopušta vam lociranje dokumenta ako se sjećate dijela teksta, ali ste zaboravili naziv datoteke;
• ne uključuje dokumente istog naziva (ali istovremeno različite) spremljene pod istim imenom, ali u različitim mapama, što je važno, na primjer, pri zajedničkom radu na dokumentu s formiranjem nekoliko njegovih verzija.

Postoji još jedan problem - popis nedavnih dokumenata koji se nalaze u sustavu Windows jedan je od kanala za curenje povjerljivih podataka, budući da ga svaki korisnik (uključujući napadača) može koristiti kako bi saznao o prirodi aktivnosti vlasnika na računalu. Stoga se preporučuje redovito čišćenje ovog popisa, na primjer, korištenjem uslužnih programa za uklanjanje "smeća" podataka s diska. Kao rezultat toga, nastaje naizgled paradoksalna situacija: ako korisnik redovito uništava informacije o nedavno korištenim dokumentima iz sigurnosnih razloga, tada mu je uskraćen brz pristup njima, au protivnom riskira postati žrtva napadača. Međutim, postoji izlaz - možete koristiti specijalizirani uslužni program ActualDoc, koji proširuje mogućnosti sustava Windows u smislu rada s najnovijim dokumentima.

Ako je traženi dokument kreiran prije mnogo vremena i stoga se ne može pojaviti na popisu nedavno otvorenih dokumenata (i ugrađenih u Windows i na popisu ActualDoc), tada ćete morati pribjeći njegovom traženju. Ovdje se javlja još jedan problem - u pravilu se korisnik ne sjeća naziva dokumenta (kao ni datuma nastanka), ali zna koje se ključne riječi pojavljuju u tekstu. To znači da morate tražiti dokument po fragmentima teksta koji je u njemu uključen - nažalost, iako se ovaj zadatak može riješiti pomoću ugrađenih alata Windowsa ili, na primjer, Worda, vrlo je osrednji. I poanta nije samo u tome što takva pretraga nije sasvim očita i izvodi se sporo - ponekad se s tim može živjeti. Što je još važnije, neće biti pronađene sve datoteke - morfološke značajke ruskog jezika neće biti uzete u obzir tijekom pretraživanja, pa će datoteke u kojima tražene riječi imaju različit padežni završetak ostati nepronađene. U isto vrijeme, specijalizirani alati za pretraživanje kao što su „Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000” i Phoenix Search (http ://indexlab.net/), mogu brzo pronaći potrebne dokumente bez obzira na njihovu lokaciju. Najatraktivnijim među navedenim rješenjima u omjeru cijene i kvalitete čini nam se paket Archivarius 3000.

Stvarni dokument 3.5

Developer: Flexigen softver

Veličina distribucije: Standardni - 4,1 MB, profesionalni - 3,6 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: Standard - besplatni softver (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), profesionalni - shareware (14-dnevna demo verzija - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Cijena: Standard - besplatno, Professional - 19,95 USD

ActualDoc novi je upravitelj dokumenata koji pamti korištene dokumente i omogućuje brz i siguran pristup njima. Program je jednostavan i intuitivan, ima korisničko sučelje s podrškom za ruski jezik (Sl. 5) i ne zahtijeva praktički nimalo vremena za svladavanje, pogotovo jer ga prati sveobuhvatan sustav pomoći, te stoga može postati nezamjenjiv alat za profesionalce i za kućne korisnike.

Riža. 5. Programsko sučelje ActualDoc

ActualDoc prati preuzimanje neograničenog broja dokumenata unutar vremenskog razdoblja koje odredi korisnik (60 dana prema zadanim postavkama), podržava više od 40 formata datoteka (tekstualnih i grafičkih datoteka, MS Office dokumenata i HTML dokumenata, PDF datoteka itd.) i omogućuje vam brzo preuzimanje bilo kojeg od njih. Pronalaženje potrebnog dokumenta u programskom okruženju nije problem. Ako je lista dokumenata koje je zapamtila relativno mala, tada možete odabrati dokument izravno s popisa. U suprotnom, bilo bi mudrije prvo ograničiti popis mogućih kandidata filtriranjem (moguće je filtriranje po vremenu). O interval, po proširenju i kategoriji) ili pretraživanje po nazivu dokumenta (općenito) ili po fragmentu teksta koji je u njemu uključen (međutim, pretraživanje ruskog teksta nije uvijek uspješno). Postoji još jedan način brzog otvaranja željenog dokumenta - putem ugrađenih oznaka (kao u Internet Exploreru; sl. 6), koje je moguće dodijeliti pojedinim često korištenim dokumentima i značajno ubrzati pristup njima, budući da nema treba tražiti. Odabrani dokument dostupan je u ugrađenom pregledniku - za pregled, pretraživanje i kopiranje, kao iu vanjskoj aplikaciji - za uređivanje te se može koristiti za potpunu obradu, selektivno kopiranje informacija iz njega ili za slanje dokumenta putem e-pošta. Istodobno, sam popis dokumenata može se sakriti od znatiželjnih očiju i zaštititi lozinkom - u ovom slučaju nedavno korištene datoteke neće biti prikazane u izborniku Start -> Dokumenti.

Riža. 6. Otvaranje dokumenta preko knjižne oznake
u ActualDocu

Paket dolazi u dvije verzije: besplatna osnovna Standard i plaćena Professional. Besplatna inačica ne dopušta pregled dokumenata u ugrađenim preglednicima, korištenje funkcije pretraživanja (kao rezultat toga, dokumente možete pretraživati ​​samo vizualno, gledajući cijeli ili filtrirani popis), stvaranje prilagođenih kategorija i uređivanje knjižnih oznaka.

Arhivist 3000 (3,82)

Programer: Likasoft

Veličina distribucije: 3 MB

Rad pod kontrolom: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo verzija - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cijena: studentska licenca - 195 rubalja, osobna licenca - 295 rubalja, komercijalna licenca - 900 rubalja.

« Archivist 3000 je optimalno rješenje za brzo pretraživanje dokumenata na 18 različitih jezika (uključujući ruski, engleski, njemački i francuski), namijenjeno širokom rasponu korisnika. Program omogućuje trenutni pristup dokumentima koji se nalaze na vašem tvrdom disku, mreži i prijenosnim diskovima (CD, DVD, ZIP, itd.), a može raditi sa svim popularnim vrstama dokumenata (PDF datoteke, MS Office dokumenti, tekstualne datoteke itd.). .). Može pretraživati ​​u arhivama (ZIP, RAR, itd.), u porukama e-pošte (Outlook, Outlook Express, The Bat!, itd.) i datotekama priloženim njima. Uz to, podržano je pretraživanje u bazama podataka Lotus Notes i Lotus Domino te u bazama podataka ICQ, Odigo IM i Miranda IM poruka.

Uz redovno pretraživanje po ključnoj riječi ili skupu ključnih riječi, program podržava napredni način pretraživanja pomoću logičkih funkcija i može pretraživati ​​dokumente ne samo po sadržaju, već i po nazivu datoteke, datumu izmjene, veličini, vrsti dokumenta, kodiranju itd. ( Slika 7). Zahvaljujući potpunoj podršci za Unicode, pretraživanja se izvode ispravno ne samo u dokumentima na jednom jeziku, već iu višejezičnim (na primjer, s tekstom na ruskom i njemačkom istovremeno). Moguće je daljinsko pretraživanje dokumenata putem interneta s naknadnim pristupom pronađenim dokumentima putem bilo kojeg internetskog preglednika, primjerice Internet Explorera. Rezultati pretraživanja mogu se prikazati u isječku, kada se prikazuju najznačajniji (relevantni) fragmenti odabranih dokumenata uz isticanje pronađenih riječi, te u tablici, kada se prikazuju kratke informacije o dokumentima (sl. 8), čime mogu se sortirati.

Riža. 7. Tražite dokumente u okruženju Archivist 3000

Riža. 8. Mogućnosti za prikaz rezultata pretraživanja
u "Archivarius 3000"

Popunjavanje standardnih dokumenata

Izrada tipskih dokumenata oduzima značajan dio vremena korisnicima koji su u sklopu svojih obaveza uključeni u izradu različite dokumentacije u osiguravajućim društvima, bankama, javnobilježničkim uredima, tvrtkama koje pružaju razne vrste usluga i sl. U pravilu se takvi dokumenti izrađuju u uređivaču teksta Word na temelju inicijalno razvijenih temeljnih dokumenata, u kojima se neki varijabilni podaci jednostavno zamjenjuju. U tome nema ništa komplicirano, ali s velikim količinama dokumentacije pogreške su neizbježne - možete, na primjer, slučajno unijeti podatke na pogrešno mjesto gdje bi trebali biti ili izbrisati nekoliko riječi dokumenta itd. Stoga je poželjno da su za unos otvorena samo ona polja u koja se moraju unijeti podaci, a sav ostali tekst je blokiran. Programeri su omogućili stvaranje takvih dokumenata u Wordu. Dovoljno je razviti niz predložaka za sve standardne dokumente koji se koriste u organizaciji, da svaki predložak zabrani promjenu trajnih podataka (naredba Alati -> Postavi zaštitu -> Zabrani bilo kakve promjene osim unosa podataka u polja obrasca) i osposobiti korisnike za izradu dokumenata pomoću predložaka. Za standardne dokumente, gdje je relativno malo varijabilnih informacija, ovakvi predlošci će biti sasvim dovoljni da značajno ubrzaju proces pripreme dokumenata i smanje rizik od pogrešaka.

Međutim, u praksi se koriste mnogi standardni dokumenti u kojima varijabilni podaci zauzimaju do polovice volumena, a neki od varijabilnih podataka se ponavljaju više puta u ovom ili onom obliku (Sl. 9) - na primjer, puno ime. u različitim slučajevima, riječi za unesene datume ili iznose itd. U ovom slučaju korištenje Word predložaka ne pomaže puno, jer će ispunjavanje dokumenata čak i pomoću predložaka oduzeti puno vremena, jer će se svi varijabilni podaci morati unijeti ručno.

Riža. 9. Primjer dokumenta velikog volumena
varijabilne informacije

Postoji još jedna značajka pripreme standardnih dokumenata - često je potrebno pripremiti ne jedan dokument, već nekoliko odjednom (na primjer, za sastavljanje bankovnog ugovora o otvaranju depozitara potrebne su tri ili četiri vrste ugovora za potpis). Stoga se iste informacije moraju unositi u različite dokumente, što također oduzima puno vremena, a samim time se povećava i vjerojatnost pogreške. Takve dokumente možete pripremiti puno brže pomoću specijaliziranih aplikacija namijenjenih automatizaciji procesa pripreme standardnih dokumenata, kao što su AutoDoc ili Blitz Document. Ove se aplikacije također temelje na korištenju predložaka koji za razliku od običnih Word predložaka ne samo da omogućuju unos podataka u za to predviđena polja (za što korisnik treba ispuniti skup obrazaca s podacima), već su također može transformirati unesene podatke na programirani način, na primjer može zamijeniti brojeve u riječima, deklinirati riječi i izraze prema gramatičkim padežima, itd. Kao rezultat toga, potrebni dokumenti se brzo popunjavaju, a broj pogrešaka koje se mogu napraviti je red veličine manji nego kada se pripremaju tradicionalno u Wordu. Osim toga, izrada standardnih dokumenata putem specijaliziranih rješenja također je atraktivna jer se svi kreirani dokumenti automatski katalogiziraju i pronaći bilo koji od njih u budućnosti nije problem, a od korisnika se ne zahtijeva poznavanje zamršenosti pripreme dokumenata, jer sve pravne nijanse već su uzeti u obzir u predlošcima.

AutoDoc 1.2

Programer: EleWise

Veličina distribucije: 6 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000/XP/2003

Način distribucije: shareware (funkcionalno ograničena demo verzija - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cijena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubalja, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubalja, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubalja.

"AutoDoc" je program koji omogućuje automatizaciju i ubrzanje procesa popunjavanja standardnih dokumenata pomoću predložaka izrađenih u MS Wordu te održavanje arhive dokumenata i zapisa izrađenih pomoću tih predložaka. Proces generiranja novih dokumenata u njemu je krajnje automatiziran - samo odaberite željeni poslovni scenarij s opće liste scenarija (poslovni scenarij podrazumijeva prilagođeni predložak) i ispunite obrazac za unos traženim podacima (Sl. 10). Izrađeni dokument moguće je pregledavati, spremati, ispisivati ​​ili otvarati u Wordu za daljnje uređivanje.

Riža. 10. Izrada dokumenta pomoću skripte “AutoDoc”.

Broj ugrađenih skripti je malen (Sl. 11), ali se može proširiti prilagođenim skriptama, čiji je proces izrade detaljno i jasno predstavljen u pomoći te je u potpunosti kontroliran od strane čarobnjaka, te je stoga dostupan većina korisnika. Razvoj nove skripte uključuje provođenje pet koraka: unos naziva skripte, kreiranje predloška, ​​definiranje varijabli, postavljanje i testiranje skripte te njezino spremanje za daljnje uređivanje (slika 12). Na prvi pogled, pripremanje predloška može izazvati određene poteškoće, budući da se mora izraditi ručno u Wordu, a to zahtijeva poznavanje skriptnog jezika. Ali u praksi je sve puno jednostavnije - dovoljno je shvatiti da se varijable unose u vitičaste zagrade, a ispred njih se stavlja znak $, sav ostali tekst ispisuje se na uobičajen način (slika 13). Novi predlošci mogu se stvoriti ne samo od nule, već i na temelju postojećih predložaka ili gotovih dokumenata - u prvom slučaju samo trebate promijeniti postavke skripte i testirati je s promijenjenim postavkama, au drugom otvoriti gotov dokument, zamijenite promjenjive informacije varijablama i navedite ih programom kao predložak. Varijable može biti nekoliko vrsta, uključujući one koje dopuštaju:

• unesite podatke u nekoliko polja odjednom: puno ime, podatke o putovnici, podatke o organizaciji itd.;
• odabrati vrijednost varijable iz skupa vrijednosti;
• obavljati razne operacije i transformacije: izračunati postotak broja ili PDV od iznosa, pretvoriti broj u niz, unijeti trenutni datum itd.;
• označiti riječ ili izraz u određenom padežu i sl.

Dokumenti kreirani prema AutoDoc poslovnim scenarijima spremaju se u obliku jasno strukturiranih zapisa te stoga u svakom trenutku filtriranjem ili pretraživanjem možete pronaći željeni dokument, pregledati ga, ispisati, regenerirati ili izbrisati.

Riža. 11. Prozor “AutoDoc” s popisom ugrađenih grupa
poslovne scenarije

Riža. 12. Razvoj nove skripte u AutoDocu

Riža. 13. Primjer teksta predloška u “AutoDoc”,
u kojem se pojavljuju četiri varijable: “broj”,
“mjesec”, “organizacija” i “puno ime”

Program se isporučuje u dvije verzije: jednokorisnička - "AvtoDoc-Personal" i višekorisnička (mrežna), predstavljena s dva modula - "AvtoDoc-Server" i "AvtoDoc-Client". U jednokorisničkoj verziji sve komponente sustava nalaze se na lokalnom računalu, au višekorisničkoj je baza skripti, predložaka i zapisa instalirana na poslužitelju, a na korisničkim računalima samo klijentski dio instaliran, što omogućuje korištenje svih AutoDoc materijala pohranjenih na poslužitelju.

Blitz dokument 3.4.1

Programer: BlitzSoft

Veličina distribucije: 991 KB

Rad pod kontrolom: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (funkcionalno ograničena demo verzija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cijena: 500 rub.

Blitz Document je kompaktni program za automatsku izradu standardnih dokumenata pomoću predložaka skripti. Omogućuje brzo generiranje dokumenata na temelju ugrađenih predložaka, čiji je broj veći od 30 (slika 14), ili prilagođenih skripti koje se mogu razviti na temelju ugrađenih predložaka ili praznih izgleda. Izrada dokumenta pomoću gotove skripte iznimno je jednostavna - samo odaberite vrstu skripte i slijedite upute čarobnjaka koji će savjesno voditi korisnika kroz sve faze pripreme dokumenta (Sl. 15). Gotov dokument može se pregledavati, ispisivati, uređivati ​​u ugrađenom uređivaču teksta (mogu se ispravljati i varijabilni i stalni podaci) ili otvoriti za uređivanje u Wordu.

Riža. 14. Popis ugrađenih skripti Blitz Documenta

Riža. 15. Izrada skriptiranog dokumenta
Blitz dokument

Izrada kreiranih predložaka nešto je kompliciranija, ali će također biti unutar mogućnosti većine korisnika. Istina, svladavanje ove značajke će potrajati neko vrijeme, jer su, nažalost, referentne informacije uključene u program dizajnirane za dovoljno obučene korisnike (vrlo su oskudne i ne sadrže nikakve ilustracije ili primjere). Tehnički gledano, izrada novog predloška sastoji se od dvije faze: odabira ugrađenog predloška ili izgleda na temelju kojeg će se razviti novi predložak i sekvencijalne prilagodbe konstantnih i varijabilnih podataka koji su u njemu uključeni (Sl. 16). Konstantni podaci unose se u stvarnom obliku, ali ne izravno u tekst, već kroz dijaloške okvire. Informacije varijable također se prilagođavaju tijekom dijaloga i više se ne unose izravno, već se zamjenjuju varijablama sa zamjenskim oznakama, dizajniranim uzimajući u obzir skriptni jezik koji se koristi u programu. Skripte ne samo da mogu prikazati tekst unesen tijekom generiranja dokumenta, već ga i promijeniti pomoću sustava zamjene podataka ili naredbi transformacije. Na primjer, predviđeno je:

Riža. 16. Izrada novog predloška na temelju izgleda
u Blitz dokumentu

• Deklinacija riječi i izraza prema gramatičkim padežima;
• pretvaranje brojeva u nizove;
• pretvaranje kalendarskih datuma u nizove;
• izvođenje bilo kakvih izračuna koji se koriste u pravnim i poslovnim dokumentima;
• mijenjanje teksta ovisno o vrijednosti unesenih podataka i sl.

Dokumenti stvoreni pomoću Blitz Documenta spremaju se u strukturirane dnevnike - to vam omogućuje brzo kretanje kroz dokumentaciju i gotovo trenutačni pristup potrebnim materijalima, na primjer, kako biste ih ispisali. Osim toga, dokumenti se mogu grupirati u virtualne datoteke, što je zgodno za brzi pristup materijalima koji se odnose na određenu temu ili objekt koji se pojavljuje u bazi podataka.

OCR tekst u skeniranim dokumentima

Korisnici koji često moraju pretvarati papirnate dokumente (stranice knjige, novina, časopisa ili faksa) u elektronički format koji se može uređivati, ne mogu bez sustava za prepoznavanje znakova ili OCR (Optical Character Recognition) sustava, dizajniranog za automatski unos teksta iz papirnatih dokumenata u računalo. Teoretski, možete koristiti program FineReader tvrtke ABBYY ili CuneiForm tvrtke Cognitive Technologies - oba su pouzdana u radu i imaju visoku točnost prepoznavanja. No, paket FineReader ima pojednostavljenu i pristupačnu verziju za kućne korisnike, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, što ga čini privlačnijim široj publici.

ABBYY FineReader 8.0

Developer: ABBYY softver

Veličina distribucije: 40,5 MB

Rad pod kontrolom: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Način distribucije: shareware (ne postoji demo verzija FineReader Home Edition, funkcionalno ograničena demo verzija FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cijena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je idealno rješenje za prepoznavanje dokumenata u kojima se prepoznaje ne samo tekst, već i dizajn koji osigurava točan prijenos tablica, slika i podjelu teksta u stupce (Sl. 17). Program je jednostavan za korištenje, može prepoznati višejezične (podržano je 179 jezika) i dokumente s više stranica. Moguće je prepoznati cijeli dokument ili njegove pojedinačne stranice. Rezultat se može spremiti u jedan od uobičajenih formata: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ili PDF. Moguće je spremati rezultate prepoznavanja korak po korak kako bi se uklonile pogreške. Implementiran je izvoz rezultata prepoznavanja izravno u Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect i Adobe Acrobat. Ugrađena provjera pravopisa (za 36 jezika) pomoći će ubrzati provjeru rezultata, a integracija s Microsoft Wordom omogućuje vam da pozovete program izravno iz Worda, a da vas ne ometa rad s tekstom.

Riža. 17. Rezultat prepoznavanja dokumenta
u ABBYY FineReader Home Edition

Program je predstavljen u dvije verzije: FineReader Home Edition, namijenjen početnicima, i FineReader Professional Edition, namijenjen profesionalcima. Profesionalna verzija omogućuje vam upravljanje parametrima prepoznavanja (promjena načina rada, izvođenje prepoznavanja uz obuku) i ima bogatiji skup funkcija prepoznavanja (prepoznavanje PDF datoteka, tekstova snimljenih digitalnom kamerom itd.). Osim toga, Professional Edition nudi više različitih formata spremanja, dodanu mogućnost prepoznavanja crtičnih kodova i brzog prepoznavanja snimki zaslona pomoću uslužnog programa Screenshot Reader.

Pretvaranje dokumenata iz PDF formata

Sva tehnička dokumentacija danas se isporučuje u PDF formatu, u kojem se za pregled dokumenata koristi besplatni uslužni program Adobe Acrobat Reader. Ali vrlo često postoji potreba za korištenjem fragmenata PDF datoteka prilikom pripreme vlastitih dokumenata ili uređivanja materijala u PDF formatu (na primjer, članak, ugovor, izvješće itd.). U prvom slučaju, morat ćete izdvojiti fragmente teksta i/ili slike iz PDF datoteka (teoretski, to se može učiniti pomoću ugrađenih alata Acrobat Readera, ali s vrlo osrednjim rezultatima). U drugom slučaju morat ćete pretvoriti PDF dokumente u format koji je moguće uređivati ​​(na primjer, u Word format) uz zadržavanje dizajna izvornog dokumenta, što čak nije predviđeno u Acrobat Readeru. U takvim slučajevima u pomoć će doći posebni uslužni programi, od kojih su najatraktivniji paketi ABBYY PDF Transformer i PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Pogledat ćemo prvi od njih - iako je skuplji, ima sučelje na ruskom jeziku i omogućuje vam pretvaranje PDF datoteka u nekoliko formata koji se mogu uređivati, a može ispravno prepoznati ne samo engleski, već i ruski tekst.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Programer: ABBYY softver

Veličina distribucije: 52 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000 (SP2 ili noviji)/XP/Server 2003

Način distribucije: shareware (15-dnevna demo verzija - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cijena: 1490 rub.

ABBYY PDF Transformer je uslužni program za pretvaranje PDF dokumenata u Microsoft Word formate dokumenata (Sl. 18), Excel, kao i HTML i TXT datoteke. Paket ima intuitivno sučelje i vrlo je jednostavan za korištenje, tako da će ga čak i početnici moći svladati.

ABBYY PDF Transformer može pretvoriti sve PDF datoteke, uključujući datoteke bez tekstualnog sloja (takve se datoteke najčešće dobivaju iz skeniranih dokumenata i predstavljaju sliku teksta), te ispravno obrađuje PDF datoteke koje sadrže bilo koju kombinaciju podržanih jezika (uključujući ruski i Engleski). Uslužni program točno čuva dizajn izvornog dokumenta (slike, tablice, izgled stupaca, veze) i omogućuje vam upravljanje pretvorbom i opcijama spremanja. Na primjer, možete jasno definirati područja koja bi program trebao percipirati kao tekst ili kao sliku (što je važno za PDF datoteke sa složenim dizajnom), spremiti gotov dokument s istim dizajnom kao u izvorniku ili kao stupac teksta (sa ili bez slika - po želji) itd. Ako je potrebno, moguće je selektivno pretvoriti pojedinačne stranice ili čak njihove fragmente. Osim toga, ABBYY PDF Transformer također može izvršiti obrnutu konverziju, omogućujući vam stvaranje PDF datoteka iz Microsoft Word dokumenata, Excel tablica, PowerPoint prezentacija, Visio dijagrama i HTML datoteka, kao i iz gotovo svake aplikacije koja podržava ispis dokumenta (ovo je implementiran putem virtualnog pisača PDF-XChange za ABBYY PDF Transformer 2.0).