Fontos megérteni, hogy a program nem teljesen teljes megoldás. Ez csak egy példa egy lehetséges konfigurációra. Minden szervezet saját üzleti tevékenységgel rendelkezik, és a program módosítható, hogy megfeleljen egy adott szervezet igényeinek a szükségtelen funkciók eltávolításával és a hiányzók hozzáadásával. Megváltoztathatja a táblázatok és kártyalapok típusát, új könyvtárakat és táblázatokat adhat hozzá, nyomtatott űrlapokat hozhat létre minták alapján stb.

Képernyőképek a programról

Az első 60 indításkor a program demó módban működik korlátozás nélkül. 60 indítás után a program ingyenes verzió módba vált. Az ingyenes verzió időbeli korlátozás nélkül használható.

A program megvásárlásához ki kell választania a licenc típusát. A licencek több típusra oszthatók az egyidejű felhasználói munkamenetek maximális számának korlátjától függően - pl. az adatbázissal egyidejűleg dolgozó alkalmazottak száma. A felhasználók száma a „Felhasználók” könyvtárban szintén korlátozott.

A szervezet bejövő és kimenő levelezésének, belső dokumentumainak rögzítésére szolgáló program.

A szoftvertermék testreszabható a szervezet igényeihez.

A cége levelezésével kapcsolatos információk, valamint a belső dokumentumok (megrendelések, utasítások stb.) egy helyen találhatók - a dokumentumnaplókban, és mindig könnyen megtalálhatja a kívántat.

Minden bejövő, kimenő vagy belső dokumentumra vonatkozó minden információ egyértelműen megjelenik a megfelelő dokumentum kártyáján

Az irodai munkában megszokott módon személyre szabhatja a bizonylatszám formátumát

A napi forgatagban a munka nem feledkezik meg a teljesítetlen dokumentum határidejéről sem! És nem kell egy halom papírt válogatnia az ilyen dokumentumok kereséséhez - a program magára emlékezteti őket

Csak az arra feljogosított tisztviselők kapnak figyelmeztetést: a riasztások minden felhasználóhoz be vannak állítva. Lehetőség van emlékeztetők megtekintésére is naptár formájában!

A programmal való munka megkezdéséhez nem kell manuálisan megadnia a korábbi évek dokumentumait – ezeket automatikusan letöltheti egy Excel fájlból.

A dokumentumokon végzett kényelmes csapatmunka a hálózati működés támogatásával és a jogok megkülönböztetésének lehetőségével biztosított. A „Szervezeti dokumentumok regisztrációja 4.8” programhoz való hozzáférés és az azzal való munkavégzés szigorúan szabályozott: a felhasználó számára engedélyezett funkcióktól függően három hozzáférési szintet valósítanak meg - adminisztratív, felhasználói és csak megtekintésre (módosítási jog nélkül). Ezenkívül lehetőség van a naplókhoz való hozzáférés finomhangolására minden hozzáférési szinthez.

A szkennerrel való munkavégzés támogatása lehetővé teszi az eredeti dokumentumok beszkennelt másolatainak egyszerű betöltését a programba, ha olyan szkennert használ, amely támogatja az automatikus lapbehúzást.

A dokumentumok végrehajtásáért felelős tisztviselők időben értesítést kapnak az új feladatok beérkezéséről - a program rendelkezik e-mailes értesítések küldésének funkcióival, amelyek képesek fájlokat összekapcsolni, üzeneteket tárolni és keresni.

Tetszőleges számú cég dokumentumainak kezelése egy programban: a dokumentumokkal kapcsolatos összes információ egy helyen található, hozzáférhető és kényelmesen bemutatható

A „Csak a saját dokumentumai megtekintése” funkció lehetővé teszi a dokumentumok felosztását a végrehajtók között, kiküszöbölve mások dokumentumainak megtekintését és javítását.

A programok fájlverzióinak napi rendszeres automatikus archiválásához használhatja az ingyenes Automatic File Archiving segédprogramot.

A program ingyenes verziójának telepítéséhez:

*A terméktámogatás online elérhető.

A program szabványos (nem SQL-es) verziójának 1 munkahelyi licence ingyenes, korlátozás nélkül.

További hálózati munkaállomások vásárlásához küldjön kérést a következő címre: Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet. , tüntesse fel benne cége nevét, a termék megnevezését („Szervezési bizonylatok nyilvántartása 4.8”) és a további munkák számát, és szerződést és számlát küldünk Önnek.

Fizesse ki a számlát az Ön számára megfelelő módon.

Fizetés után küldje el ezt az e-mail címet a spamrobotok ellen védjük. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet. fizetési visszaigazolást (másolat vagy fizetési megbízás száma, fizetés dátuma és összege), mi pedig elküldjük Önnek a regisztrációs kódot és az aktiváló kódot.

A „Szervezési dokumentumok nyilvántartása 4.8” program ára

Alap verzió- 1 munkahely - Ingyenes

2-től 5-ig - 4000 rubel 1 munkahelyre
6-tól 10-ig - 3000 rubel 1 munkahelyre
11-től 20-ig - 2000 rubel 1 munkahelyre
21-től és többtől - 1000 rubel 1 munkahelyre

Árkalkulátor

0+1*4000=4000 dörzsölje.

0+4*4000+1*3000=19000 dörzsölje.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 dörzsölje.

*Az ár 1 éves telefonos és online technikai támogatást tartalmaz.

* A feladási mód külön licencelhető, az 1 éves licenc költsége 4000 rubel. Amikor bekapcsolja a „Diszpécser” módot

Olyan szervezetek számára, amelyek fokozott adattárolási megbízhatóságot és hozzáférési biztonságot igényelnek információkhoz, az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés blokkolása, lehetséges beépített adattitkosítás, webes kliens használatának lehetősége a dokumentumok megtekintésére és Android alkalmazások az előadók értesítésére a dokumentumok átvételéről és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzéséről, program verziói Szervezeti dokumentumok regisztrálása Microsoft SQL Server és PostgreSQL rendszerekhez.

A „Szervezeti dokumentumok nyilvántartása” program megvásárlásához" SQL verzió:

1. Töltse le a program demó verzióját (telepítési fájl MS SQL Server és PostgreSQL esetén), és telepítse a programot.

2. Küldjön kérést a következő címre: Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet. , tüntesse fel benne cége nevét, a termék megnevezését („Szervezeti dokumentumok nyilvántartása 4.8 verzió MS SQL” ill. “Szervezeti dokumentumok regisztrációja, PostgreSQL 4.8 verzió”) és a munkák számát, és küldünk Önnek szerződést és számlát.

3. Fizesse ki a számlát az Ön számára megfelelő módon.

4. Fizetés után küldje el a Ezt az e-mail címet a spamrobotok ellen védjük. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet. fizetési visszaigazolást (másolat vagy fizetési megbízás száma, fizetés dátuma és összege), mi pedig elküldjük Önnek a regisztrációs kódot és az aktiváló kódot.
Az eredeti dokumentumokat (szerződés, használati jog átvételi és átadási okirata, számla, számla, licencszerződés) fizetés után postai úton küldjük meg.

A „Szervezeti dokumentumok nyilvántartása 4.8 verzió MS SQL” program ára

Alap verzió- 1 munkahely - 9000 rubel

További munkaállomások (hálózati együttműködéshez):
2-től 5-ig - 6000 rubel 1 munkahelyre
6-tól 10-ig - 5000 rubel 1 munkahelyre
11-től 20-ig - 4000 rubel 1 munkahelyre
21-től és többtől - 3000 rubel 1 munkahelyre

A licencek költségének kiszámításához használhatja Árkalkulátor

Példa költségszámításra 2 munkára:
9000+1*6000=15000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 6 munkára:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 25 állás esetén:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 dörzsölje.

A kiterjesztett jótállási opció választása esetén egy további év támogatás költsége a licencköltség 20%-a.

* A licenc időtartama nem korlátozott.

"Vezérlő szoba" 1 hónap ingyenes, a korlátlan idejű licenc költsége 12 000 rubel.

PostgreSQL egy szabadon terjesztett SQL szerver, amely méltó alternatívája a kereskedelmi Microsoft SQL Servernek. A PostgreSQL DBMS különösen fontos a kormányzati szervek számára az orosz szoftvertermékek használatára vonatkozó irányelveknek való megfelelés részeként.

A „Szervezeti dokumentumok nyilvántartása 4.8 verzió PostgreSQL” program ára

Alap verzió- 1 munkahely - 10 000 rubel

További munkaállomások (hálózati együttműködéshez):
2-től 5-ig - 7000 rubel 1 munkahelyre
6-tól 10-ig - 6000 rubel 1 munkahelyre
11-től 20-ig - 5000 rubel 1 munkahelyre
21-től és többtől - 4000 rubel 1 munkahelyre

A licencek költségének kiszámításához használhatja Árkalkulátor

Példa költségszámításra 2 munkára:
10000+1*7000=17000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 6 munkára:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 25 állás esetén:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 dörzsölje.

*Az ár 1 éves telefonos és online technikai támogatást tartalmaz. A kiterjesztett jótállási opció választása esetén egy további év támogatás költsége a licencköltség 20%-a.

* A licenc időtartama nem korlátozott.

* A feladási mód külön licencelhető, az 1 éves licenc költsége 4000 rubel. Amikor bekapcsolja a módot "Vezérlő szoba" 1 hónap ingyenes, a korlátlan idejű licenc költsége 12 000 rubel.

A programhasználók körében Moszkva város Állami Egységes Vállalata "Egyedi Objektumok Újjáépítési és Fejlesztési Iroda", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Kereskedelmi Bank "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", a Dagesztáni Köztársaság állami közintézménye "Mahacskala város Egységes Állami Ügyfél-Fejlesztői Igazgatósága" és még sokan mások.

Dokumentum könyvelés

Ha Ön felelős vezető, akkor a megfelelő könyvelésre gondolt. Nem kevésbé fontos egy vállalkozásnál a bizonylat-, szerződés- és bizonylat-számvitel. Bizonylatkönyvelő programunk egy átfogó megoldás a bizonylatok könyvelésének automatizálására. A dokumentumkezelő rendszer nagy funkcionalitással és eszközök listájával rendelkezik. Tekintettel arra, hogy az egyes nyilvántartások különböző intézményekben valósulnak meg, készek vagyunk a dokumentumok rögzítésére szolgáló programot egyedileg az Ön igényeinek megfelelően testre szabni. Dokumentumrendszerünk segítséget nyújt dokumentumarchívumának rendszerezésében. Az adatbázisban tárolhatja magukat a dokumentumokat és a szerverre mutató hivatkozásokat is, ahol az adatokat tárolják. A program előnye a gyors keresés. A programablak úgy van létrehozva, hogy a keresés bármelyik mező alapján elvégezhető legyen. De ez nem minden keresési lehetőség. Bizonylat-könyvelő programmal végzett munka során nemcsak a teljes adatbázissal dolgozhat, hanem egy speciális keresőablakkal is megjelenítheti a dokumentumokat egy bizonyos időszakra, vagy alkalmazottra, ügyfélre, sőt aláírási dátumra is. Nincs több veszteség és nehézség a megfelelő dokumentum megtalálása során. A dokumentumkezelés és a szerződéskezelés pedig központosított és egyszerűsödik.

A bizonylatkönyvelő program nem csak adatarchívumként és dokumentumtárolóként, hanem dokumentumkezelő programként is használható. Az adatbázis létrehozása után nyomon követheti a dokumentum történetét a létrehozásától az összes mozgásig. Látni fogja az összes embert, aki ezzel dolgozik. Melyik szakaszban vannak az egyes dokumentumok?

A könyvelő program további előnye az összes bizonylat rendszerezettsége, rendezettsége. Ami egy nagy minősített rendszert hoz létre az elektronikus dokumentumok számára.

Könyvelő programunkkal megengedheti magának, hogy megfeledkezzen a dobozokról és iratdobozokról. Most pillanatok alatt és néhány kattintással megtalálhatja a kívántat.

Egy ilyen szervezett számviteli rendszernek köszönhetően az összes dokumentumot kategóriákra és alkategóriákra oszthatja, osztályokra és alkalmazottakra oszthatja. Még jelentéseket is megjeleníthet a dokumentumfolyamatokról.

Miért van szükségünk dokumentációs rendszerekre? A válasz erre a kérdésre nagyon egyszerű: az emberi természethez tartozik a hibák elkövetése. Csökkenteni kell a dokumentációban előforduló hibák számát. Most egy automatizált könyvelési rendszer segítségével nagyon nehéz lesz elveszíteni egy bizonylatot. A dokumentumáramlási rendszerek lehetővé teszik olyan értesítések létrehozását, amelyek segítségével a becslési program emlékezteti Önt az esetleges hiányosságokra.

Mi van még a könyvelési programban a bizonylatokhoz? Automatizált töltőrendszer, intelligens mezők, amelyek megjegyzik a beírt információkat, és még sok más.

A „Dokumentáció” könyvelési program minden lehetőségével megismerkedhet telefonon vagy levélben.

Irattári, könyvelési és dokumentumkezelési program - hatékonyan, gyorsan, automatikusan!

Videoprogramok dokumentumok és szerződések rögzítéséhez

A következő videó megtekintésével gyorsan megismerkedhet az USU program - az univerzális számviteli rendszer - képességeivel. Ha nem látod a YouTube-ra feltöltött videót, mindenképpen írj nekünk, találunk más módot a bemutató videó bemutatására!

Anatolij Wasserman az USU program új 5.0-ás verziójáról

A hétköznapi felhasználóknak az USU programról alkotott véleményén kívül most a szakértők véleményét is bemutatjuk. Anatolij Wasserman 1952. december 9-én született. Végzettsége mérnök, az Odesszai Hűtőipari Technológiai Intézetben végzett. Az intézet elvégzése után programozóként, majd rendszerprogramozóként helyezkedtem el. Először 1989-ben jelent meg a képernyőn, részt vett a „What? Ahol? Amikor?" és az Agygyűrűnél. A „Saját játék” televízióban zsinórban tizenöt győzelmet aratott két év alatt, 2001 és 2002 között. és 2004-ben az évtized legjobb játékosa lett. A „My Game” sportváltozata szerint Ukrajna ötszörös bajnoka lett. Moszkva négyszeres bajnoka a „Saját játék” sportváltozatában, bronz- és ezüstérmes 2017-ben. A 2010-es Ínyértők Világjátékának ezüstérmese a „Saját játékért”.

Kiegészítés a szakmai vezetőknek szóló programhoz - A modern vezető bibliája

Kiegészítés a professzionális menedzserek programjához: vállalkozásfejlesztésért és bevételnövelésért. Egyedülálló termék, amelyet két tudomány, a közgazdaságtan és az információs technológia metszéspontjában fejlesztettek ki. Nincsenek analógok

USU mobilalkalmazás

A technika fejlődésével az élet felgyorsul. Mindenhol időben kell lennie – mert minél gyorsabban csinálod a dolgokat, annál többet keresel. Emiatt nagyon fontos, hogy kéznél legyen egy funkciókban gazdag mobilalkalmazás.

Alexander Druz az egyetemes számviteli rendszerről

A hétköznapi felhasználóknak az USU programról alkotott véleményén kívül most a szakértők véleményét is bemutatjuk. Köztük van a "ChGK" szellemi játék első mestere, Alexander Druz. Hat alkalommal kapta meg a Kristálybagoly-díjat, mint a klub legjobb játékosa. A "Gyémántbagoly" nyertese - a legjobb játékos díja. Megkapta a Brain Ring televíziós verziójának bajnoki címét. A „Saját játék” című televíziós műsorban megnyerte a „Vonaljátékokat”, „Szuperkupát”, megnyerte a csapattal a „III Challenge Cup”-t, és abszolút rekordot állított fel az egy meccsen nyújtott teljesítmény tekintetében. Intellektuális játékok és oktatási programok szerzője és műsorvezetője különböző televíziós csatornákon.

Maxim Potashev az USU program hatékonyságáról

A hétköznapi felhasználóknak az USU programról alkotott véleményén kívül most a szakértők véleményét is bemutatjuk. Maxim Potashev - a játék mestere „Mi? Ahol? Mikor?”, négyszer nyerte el a „Kristálybagoly” díjat, kétszer világbajnok, háromszor orosz bajnok, hatszoros moszkvai bajnok, háromszoros győztes a Moszkvai nyílt bajnokságon a „ChGK” játékban. A 2000-es általános közönségszavazás eredménye alapján az 1975-ben létrehozott elitklub fennállásának minden évében a legjobb játékosnak választották. A műsor 50 ezer nézője szavazott Maxim Potashev jelöltségére. A „Nagy kristálybagoly” és a jubileumi játékok fődíja – a játék mesterének „Gyémántcsillaga” – került kiosztásra. A Nemzetközi Klubszövetség elnökségi tagja, 2001-től alelnöke. Szakma szerint - matematikus, marketinges, üzleti coach. A Gazdálkodási és Alkalmazott Matematika Karon végzett, a Moszkvai Fizikai és Technológiai Intézet Általános és Alkalmazott Közgazdaságtan Tanszékén tanított. 2010 augusztusában kinevezték az „Oroszországi Sporthíd Szövetség” össz-oroszországi közszervezet elnökévé. Tanácsadó céget vezet, amely különböző szervezeteknek segít az értékesítéssel, marketinggel, ügyfélszolgálattal és az üzleti folyamatok optimalizálásával kapcsolatos problémák megoldásában.

Sergey Karyakin az üzleti élet taktikájáról

A hétköznapi felhasználóknak az USU programról alkotott véleményén kívül most a szakértők véleményét is bemutatjuk. Szergej Karyakin. 12 évesen a világtörténelem legfiatalabb nagymestere lett, amely bekerült a Guinness Rekordok Könyvébe. Megnyerte a jelöltek tornáját. FIDE Világkupa díjjal jutalmazták. Világbajnok rapid sakkban, világbajnok blitzben. Ukrajna tiszteletbeli sportmestere. Oroszország tiszteletbeli sportmestere, Oroszország nagymestere. Érdemrend III. fokozatot kapott. Az Orosz Föderáció Nyilvános Kamarájának tagja annak hatodik összetételében. Gyermek- és ifjúsági világ- és Európa-bajnokság ismételt győztese. Számos jelentős verseny győztese és érmese. A XXXVI. sakk-világbajnokság bajnoka az ukrán csapat tagjaként, olimpiai ezüstérmes az orosz csapat tagjaként. A tornán a legjobb eredményt mutatta tábláján és megkapta az első egyéni díjat (4-es táblán). Oroszország bajnoka a legjobb eredménnyel az 1. fedélzeten. Világbajnok az orosz válogatottban. Bejutott a világbajnokság elődöntőjébe. Számos nemzetközi verseny győztese.

Dokumentumprogram képességei

Az alábbiakban egy rövid lista található az USU program - az Univerzális Számviteli Rendszer - képességeiről. A szoftver konfigurációjától függően a képességek listája változhat - kisebb vagy nagyobb lehet.

• A dokumentum alapú program több felhasználó egyidejű munkáját támogatja.
• A program és a benne lévő könyvelés ellenőrzése a legmagasabb szinten történik. Minden felhasználói bejelentkezés jelszóval védett.
• Minden alkalmazott időről időre megváltoztathatja jelszavát a bizonylatkönyvelést vezérlő programban.
• A program különféle tényeket figyelembe vesz, és bármely alkalmazott jelszavát megváltoztathatja.
• A bizonylatokkal dolgozó könyvelő programban a különböző szakterületeken dolgozók hozzáférési jogosultságai differenciálódnak.
• A különféle körülmények figyelembevételével a helyi hálózaton végzett munka különböző hálózati protokollokon keresztül támogatott.
• A dokumentum-ellenőrző és könyvelő program képes az interneten keresztül is működni, ha van fiókhálózat, vagy ha a vezető otthonról szeretné megtekinteni a vezetői beszámolókat.
• A dokumentumkezelő és könyvelő program egyszerű és intuitív kezelőfelülettel rendelkezik.
• A dokumentumok ellenőrzésével és könyvelésével dolgozva testreszabhatja a program tervezését, beleértve a tematikusakat is.
• Amikor egy számítógépes könyvelőprogramban figyeli a dokumentumokat, kiválaszthatja kedvenc színsémáját az ablakok megjelenítéséhez egy üres listából.
• A bizonylatkönyvelés munkájának vezérlésével a főablak címében megjelenik az Ön szervezetének neve.
• A dokumentumokkal végzett munka kezelése során a program beállításaiban megadhatja szervezete nevét, elérhetőségeit és adatait.
• A munkafolyamatok nyomon követése a számviteli programban nem különösebben nehéz. A program főmenüje, amely automatizálja a bizonylatkönyvelés munkáját, egyszerűen és áttekinthetően kerül megvalósításra. Csak három pontból áll: modulokból, kézikönyvekből és jelentésekből. Modulok szükségesek a mindennapi munkához, segédkönyvek szükségesek ahhoz, hogy a programot a céged sajátosságaihoz igazítsd, és a riportok segítségével tetszőleges időtartamra elemezhető a munka eredménye.
• Könnyen automatizálható a bizonylatok könyvelése. A számviteli program támogatja a tömeges e-mail és SMS terjesztést.
• A könyvelőprogram tömeges küldeményeivel értesítheti az ügyfeleket a folyamatban lévő akciókról vagy kedvezményekről, illetve kezelheti a riasztásaikat.
• A bizonylatkönyvelés munkájának automatizálásával az SMS-ek küldése előtt előzetesen kiszámolhatja a postázás költségét.
• A számviteli és dokumentumkezelő program különféle berendezésekkel működhet.
• Ha dokumentumkezeléssel és könyveléssel dolgozik, megtekintheti egy adott fiók auditját.
• A bizonylatokat kezelő szoftver letiltható, ha a könyvelőprogram felhasználója hosszabb időre el kívánja hagyni a munkahelyét.
• A dokumentumok kezelésénél minden táblabejegyzés szerkesztésekor zárolást alkalmaznak, hogy több, egyidejűleg dolgozó alkalmazott ne írja felül a másik személy által bevitt információkat.
• Az automatizálással végzett munka során a számviteli rendszerben a keresés a táblázat bármely oszlopával elvégezhető.
• A dokumentumkezelő és könyvelő program támogatja az adatimportálást. Például letöltheti az ügyfelek listáját, amikor elkezd dolgozni a könyvelési rendszerrel.
• Amikor információkat exportál az MS Excelbe, használhat régi és új fájlformátumokat.
• Szervezetének automatizálása egy újabb lépés a sikeres üzlet felé!
• Kezdjük együtt az automatizálást!
• USU szoftver - Univerzális Számviteli Rendszer - számos egyéb szolgáltatást is tartalmaz!

A dokumentumokkal való munka sok időt vesz igénybe a felhasználóktól, különösen az irodai dolgozóktól. De sok olyan program létezik, amely bizonyos folyamatok automatizálásával jelentősen optimalizálhatja a kézi munkát a dokumentumokkal való munka során. Ezen megoldások közül sok könnyen használható, nagyon kényelmes és olcsó, ezért a felhasználók széles köre számára elérhető. Az ilyen programokat ebben a cikkben tárgyaljuk.

Iratszervezés

Azok a felhasználók, akiknek nagyszámú elektronikus dokumentummal kell megküzdeniük, jól ismerik azt a helyzetet, amikor a katalógusok és alkönyvtárak szigorú rendszere ellenére is sok időbe telik a megfelelő dokumentum megtalálása. A probléma megoldásának egyik lehetősége egy speciális katalogizáló program használata, melynek fő feladata az adatok rendszerezése, rendezése, ami végső soron biztosítja a szükséges információk gyors keresését. Nagyon sokféle ilyen katalogizáló létezik a piacon, és mindegyikük vagy lemezek, mappák és fájlok, vagy bizonyos speciális információk (filmek, érmék, bélyegek stb.) katalogizálására összpontosít. Minden univerzális katalogizáló, amely lehetővé teszi különböző típusú mappák és fájlok katalogizálását, alkalmas dokumentumok katalogizálására. Az ilyen megoldások közül a legjobb a WhereIsIt csomag (http://www.whereisit-soft.com/), de meglehetősen drága, és sok felhasználó számára egyértelműen feleslegesek a képességei. A legtöbb ember számára elegendő a WinCatalog Standard csomag használata.

Egy másik lehetőség, hogy a kapcsolódó dokumentumokat összetett, hierarchikusan strukturált dokumentumokká egyesítik, amelyeket ezeknek a struktúráknak megfelelő adatfájlokban tárolnak. Az ilyen strukturált dokumentumokban sokkal kényelmesebb a navigálás és a szükséges információk megtalálása a dokumentumon belüli strukturálási és speciális keresési lehetőségeknek köszönhetően. Ezenkívül az ilyen strukturálás lehetővé teszi külső keresések végrehajtását és dokumentumok keresését a bennük szereplő szövegrészletek alapján. Például a Maple csomagot hierarchikusan felépített dokumentumok létrehozására tervezték.

WinCatalog szabvány

Fejlesztő: WinCatalog.com

Elosztási méret: 1,62 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Elosztás módja: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ár: 200 dörzsölje.

A WinCatalog Standard egy könnyen használható, többfunkciós katalogizáló, tiszta orosz nyelvű felülettel (1. ábra). A csomag lehetővé teszi az adatok katalogizálását bármilyen számítógéphez csatlakoztatható adathordozóról: hajlékonylemezekről, merevlemezekről és hálózati meghajtókról, normál CD-kről és audiolemezekről, Zip lemezekről stb. Segítségével bármilyen mappát és fájlt rendezhet és rendezhet, függetlenül azok helyétől. Az adatokat manuálisan (közvetlenül virtuális mappákba) vagy lemezek szkennelésével (beleértve az ott található ZIP-archívumot is) beviheti a katalógusba - ebben az esetben a könnyebb tájékozódás érdekében a lemezekről kinyert mappákat és fájlokat jobb, mint virtuális mappákba rendezni, ami a támogatásnak köszönhetően a drag & drop műveletek nem sok időt vesznek igénybe.

Rizs. 1. WinCatalog Standard felület

Az általános katalóguskezelés egyszerű és kényelmes. Az adatok tematikus mappákra bontása nagymértékben leegyszerűsíti a tájékozódást, a mappák és beágyazott elemeik elhelyezése pedig egyszerűen húzással módosítható. Speciális keresés (név, megjegyzés, méret és módosítás dátuma szerint; 2. ábra), amely támogatja a logikai műveleteket és a kereséshez egy adott mappa kiválasztásának lehetőségét, valamint a kulcsszavakat is figyelembe véve (megfontoltan hozzáadhatók az egyes könyvtárelemekhez), lehetővé teszi a kívánt dokumentum gyors megtalálását és a duplikátumok megtalálását - távolítsa el a duplikált elemeket a gyűjteményből. A dokumentációkatalógus egészének vagy egy részének CVS-fájlba exportálása lehetővé teszi az adatok más alkalmazásban (például MS Excelben) történő feldolgozását, a HTML-fájlba exportálás pedig kényelmes a katalógus nyomtatásához.

Rizs. 2. Keressen dokumentumokat a WinCatalog Standard alkalmazásban

Juhar 6.25

Fejlesztő: Crystal Office Systems

Elosztási méret: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows (minden verzió)

Elosztás módja: shareware (30 napos demo verzió: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ár: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

A Maple egy könnyen használható dokumentumkezelő, amely lehetővé teszi, hogy különböző anyagokat hierarchikus struktúrákká kombináljon, és végül strukturált dokumentumokat kapjon: üzleti terveket, jelentéseket, elemző feljegyzéseket, brosúrákat stb. Az ilyen hierarchikus dokumentumfákban a különféle információk áttekinthetőbben jelennek meg, és bármely dokumentum megtalálása sokkal egyszerűbb, mint a szokásos katalogizálással. A Maple-ben készített dokumentumok megtekintéséhez speciális megjelenítőre, a Maple Readerre van szükség, amely ingyenesen letölthető a következő címről: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). A csomag felhasználóbarát felülettel rendelkezik (3. ábra), és annyira könnyen megtanulható, hogy a legtöbb felhasználó számára még a program orosz nyelvű lokalizációjának hiánya sem lesz akadály, ezért ez a megoldás a legszélesebb körnek ajánlható.

Rizs. 3. Maple program felület

A menedzser két változatban érhető el: alap Maple és kiterjesztett Maple Professional. A bővített verzió alapvető különbségei közé tartozik az olyan kiegészítő funkciók jelenléte, mint a dokumentumkeresés, a nyelvtani ellenőrzés, a fájltitkosítás és a hierarchikus struktúrák biztonsági mentése.

A Maple bármely dokumentumának alapja a csomópontok hierarchikus fája, az alcsomópontok egymásba ágyazásának szintje, amelyben, valamint számuk korlátlan. Minden csomópont egy különálló dokumentum, amely nem csak szöveget tartalmaz (közvetlenül beírva, a vágólapról beillesztve vagy RTF, DOC, WRI és HTML formátumú dokumentumokból importálva), hanem táblázatos anyagokat, grafikonokat, hivatkozásokat a végleges dokumentum vagy fájlok alapvető töredékeire. , satöbbi. A dokumentumok elkészítésekor lehetőség van egy szabványos funkciókészlet használatára a szöveggel való munkához: betűtípus és -méret módosítása, listák létrehozása, bekezdések formázása, stílusok használata stb. Az MS Word-be való integráció lehetővé teszi a beépített helyesírás-ellenőrző használatát MS Word a nyelvtan ellenőrzéséhez és a szinonimák kereséséhez nem csak angolul, hanem oroszul is. A beépített biztonsági mentési rendszer lehetővé teszi a hierarchikus dokumentumok tömörített biztonsági másolatainak létrehozását (ZIP és CAB formátumban). A beépített titkosítási varázsló segít titkosítani az érzékeny dokumentumokat a Blowfish kriptográfiai algoritmussal. A Finder kereső modul pedig lehetővé teszi, hogy gyorsan megtaláljuk a szükséges dokumentumokat névtöredék, szerző, megjegyzések, tartalom szerint (4. ábra), stb.

Rizs. 4. Keresés a dokumentumokban tartalom szerint
bennük Maple nyelvű szöveg

Gyors hozzáférés a dokumentumokhoz

A dokumentumok számítógépes elkészítésének technológiája feltételezi, hogy a létrehozott dokumentumokat utólag ismételten felhasználják. Például egy új dokumentum kidolgozásakor szükség lehet egy vagy két bekezdésre a tegnapi dokumentumból, vagy az új dokumentum általában a régi másolata, de megváltozott változó információkkal stb.

Sajnos a felhasználó nem mindig emlékszik a tegnapelőtt létrehozott fontos dokumentum nevére, és néha fogalma sincs arról, hol keresse. Természetesen a dokumentumoknak értelmes elnevezéseket kell adni, és el kell menteni őket, ragaszkodva az egyértelmű katalogizáláshoz, de sajnos ez másként történik, a sietség, a zavaró hívások stb. Ennek eredményeként a szükséges dokumentum keresése sok értékes időt vehet igénybe - elvégre egyáltalán nem tény, hogy a Windows Start menüből elérhető legfrissebb dokumentumokra mutató hivatkozási listáján keresztül tudja majd megnyitni. . A helyzet az, hogy ez a lista:

• 15 dokumentumra korlátozva - ez azt jelenti, hogy a valószínűsége annak, hogy például egy héttel ezelőtti dokumentumokat tartalmazzanak, gyakorlatilag nulla;
• nem teszi lehetővé a dokumentum megkeresését, ha emlékszik a szöveg egy részére, de elfelejtette a fájl nevét;
• nem tartalmazza az azonos néven, de különböző mappákban mentett, azonos nevű (de egyben eltérő) dokumentumokat, ami fontos például, ha egy dokumentumon dolgozunk együtt, annak több verzióját létrehozva.

Van egy másik probléma is - a Windows rendszerben található legutóbbi dokumentumok listája a bizalmas adatok kiszivárogtatásának egyik csatornája, mivel bármely felhasználó (beleértve a támadót is) felhasználhatja arra, hogy tájékozódjon a tulajdonos számítógépes tevékenységének természetéről. Ezért ajánlatos ezt a listát rendszeresen tisztítani, például segédprogramok segítségével eltávolítani a „szemét” adatokat a lemezről. Ennek eredményeként egy látszólag paradox helyzet áll elő: ha a felhasználó rendszeresen megsemmisíti a közelmúltban használt dokumentumokkal kapcsolatos információkat biztonsági okokból, akkor megfosztják a gyors hozzáféréstől, ellenkező esetben támadók áldozatává válhat. Van azonban egy kiút - használhatja az ActualDoc speciális segédprogramot, amely kiterjeszti a Windows képességeit a legújabb dokumentumokkal való munkavégzés szempontjából.

Ha a szükséges dokumentum már régen készült, és ezért nem jelenhet meg a nemrég megnyitott dokumentumok listájában (mind a Windowsba beépített, mind az ActualDoc listában), akkor meg kell keresnie. Itt egy másik probléma is felmerül - a felhasználó általában nem emlékszik a dokumentum nevére (valamint a létrehozásának dátumára), de tudja, hogy mely kulcsszavak jelennek meg a szövegben. Ez azt jelenti, hogy egy dokumentumot a benne lévő szöveg töredékei alapján kell keresni - sajnos, bár ez a feladat megoldható a Windows vagy például a Word beépített eszközeivel, ez nagyon közepes. És a lényeg nem csak az, hogy egy ilyen keresés nem teljesen nyilvánvaló, és lassan hajtódik végre - néha ezzel együtt lehet élni. Ennél is fontosabb, hogy nem minden fájl található – a keresés során nem veszik figyelembe az orosz nyelv morfológiai jellemzőit, így azok a fájlok, amelyekben a keresett szavak más-más kisbetűs végződéssel rendelkeznek, nem találhatók meg. Ugyanakkor speciális keresőprogramok, mint például a „Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), a Superior Search (http://superiorsearch.ru/), az „Archivarius 3000” és a Phoenix Search (http ://indexlab.net/), gyorsan megtalálja a szükséges dokumentumokat, függetlenül azok helyétől. Az említett megoldások közül ár/minőség arányban számunkra az Archivarius 3000 csomag tűnik a legvonzóbbnak.

ActualDoc 3.5

Fejlesztő: Flexigen szoftver

Elosztási méret: Normál - 4,1 MB, Professzionális - 3,6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: Standard - ingyenes (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 napos demo verzió - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .alkalmazás)

Ár: Standard - ingyenes, Professzionális - 19,95 USD

Az ActualDoc egy új dokumentumkezelő, amely megjegyzi a használt dokumentumokat, és gyors és biztonságos hozzáférést biztosít hozzájuk. A program egyszerű és intuitív, felhasználóbarát felülettel rendelkezik, amely támogatja az orosz nyelvet (5. ábra), és gyakorlatilag nem igényel időt az elsajátítására, különösen azért, mert egy átfogó súgórendszerrel párosul, ezért nélkülözhetetlen eszközzé válhat. professzionális és otthoni felhasználók számára egyaránt.

Rizs. 5. ActualDoc programfelület

Az ActualDoc nyomon követi korlátlan számú dokumentum letöltését a felhasználó által megadott időtartamon belül (alapértelmezés szerint 60 nap), több mint 40 fájlformátumot támogat (szöveges és grafikus fájlok, MS Office dokumentumok és HTML dokumentumok, PDF fájlok stb.) és lehetővé teszi bármelyikük gyors letöltését. A programkörnyezetben nem okoz gondot a szükséges dokumentum megtalálása. Ha a memorizált dokumentumok tekercsének száma viszonylag kicsi, akkor közvetlenül a listából választhatja ki a dokumentumot. Ellenkező esetben bölcsebb lenne először a lehetséges jelöltek listáját szűréssel korlátozni (idő szerinti szűrés lehetséges). O intervallum, kiterjesztés és kategória szerint) vagy keressen dokumentumnév alapján (általában) vagy a benne szereplő szövegrészlet alapján (az orosz szövegben azonban nem mindig sikerül). Van egy másik módja a kívánt dokumentum gyors megnyitásának - beépített könyvjelzőkkel (ugyanaz, mint az Internet Explorerben; 6. ábra), amelyek az egyes gyakran használt dokumentumokhoz rendelhetők, és jelentősen felgyorsíthatják a hozzáférést, mivel nincs keresni kell. A kiválasztott dokumentum a beépített megjelenítőben - megtekintésre, keresésre és másolásra, valamint külső alkalmazásban - szerkesztésre elérhető és felhasználható teljes körű feldolgozásra, információk szelektív másolására belőle, vagy a dokumentum elküldésére email. Ugyanakkor maga a dokumentumok listája elrejthető a kíváncsi szemek elől, és jelszóval védhető - ebben az esetben a legutóbb használt fájlok nem jelennek meg a menüben Start -> Dokumentumok.

Rizs. 6. Dokumentum megnyitása könyvjelzőn keresztül
az ActualDoc-ban

A csomag két változatban érkezik: az ingyenes alap Standard és a fizetős Professional. Az ingyenes verzió nem teszi lehetővé a dokumentumok megtekintését a beépített megjelenítőkben, a keresési funkció használatát (ebből adódóan csak vizuálisan, a teljes vagy szűrt lista megtekintésével lehet dokumentumokat keresni), egyéni kategóriákat létrehozni és könyvjelzőket szerkeszteni.

Archivist 3000 (3,82)

Fejlesztő: Likasoft

Elosztási méret: 3 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (30 napos demo verzió - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ár: diákengedély - 195 rubel, személyi engedély - 295 rubel, kereskedelmi engedély - 900 rubel.

« Az Archivist 3000 az optimális megoldás a dokumentumok gyors keresésére 18 különböző nyelven (beleértve az oroszt, angolt, németet és franciát is), a felhasználók széles körét megcélozva. A program azonnali hozzáférést biztosít a merevlemezen, a hálózaton és a cserélhető meghajtókon (CD, DVD, ZIP stb.) található dokumentumokhoz, és minden népszerű dokumentumtípussal (PDF fájlok, MS Office dokumentumok, szöveges fájlok stb.) képes dolgozni. .). Kereshet archívumokban (ZIP, RAR stb.), e-mail üzenetekben (Outlook, Outlook Express, The Bat! stb.) és a hozzájuk csatolt fájlokban. Ezenkívül támogatott a Lotus Notes és Lotus Domino adatbázisokban, valamint az ICQ, Odigo IM és Miranda IM üzenetadatbázisokban való keresés.

A rendszeres kulcsszó vagy kulcsszókészlet szerinti keresés mellett a program támogatja a speciális keresési módot is logikai függvények használatával, és nemcsak tartalom, hanem fájlnév, módosítás dátuma, méret, dokumentumtípus, kódolás stb. alapján is tud dokumentumokat keresni. 7. ábra). A teljes Unicode támogatásnak köszönhetően a keresés nem csak egy nyelvű dokumentumokban, hanem többnyelvű dokumentumokban is helyesen történik (például orosz és német szöveggel egyszerre). Lehetőség van dokumentumok távolról történő keresésére az interneten keresztül, majd a talált dokumentumokhoz bármely Internet böngészőn, például Internet Exploreren keresztül hozzáférhet. A keresési eredmények kivonat módban jeleníthetők meg, amikor a kiválasztott dokumentumok legjelentősebb (releváns) töredékei jelennek meg a talált szavak kiemelésével, illetve táblázat módban, amikor a dokumentumokról rövid információk jelennek meg (8. ábra), amellyel rendezhetők.

Rizs. 7. Keressen dokumentumokat az Archivist 3000 környezetben

Rizs. 8. A keresési eredmények megjelenítésének lehetőségei
az "Archivarius 3000"-ben

Szabványos dokumentumok kitöltése

A formanyomtatványok elkészítése azon felhasználók idejének jelentős részét foglalja el, akik feladatkörükből adódóan a biztosítóknál, bankoknál, közjegyzői irodákban, különféle szolgáltatásokat nyújtó társaságoknál stb. Általában az ilyen dokumentumokat a Word szövegszerkesztőben hozzák létre az eredetileg kidolgozott alapdokumentumok alapján, amelyekben néhány változó információ egyszerűen kicserélődik. Ebben nincs semmi bonyolult, de a nagy mennyiségű dokumentációnál elkerülhetetlenek a hibák - például véletlenül rossz helyre írhat be adatokat, vagy törölhet több szót a dokumentumból, stb. Ezért kívánatos, hogy csak azok a mezők legyenek nyitva, amelyekbe adatokat kell bevinni, és minden más szöveg blokkolva legyen. A fejlesztők lehetőséget biztosítottak ilyen dokumentumok Wordben történő létrehozására. Elegendő egy sablonsorozatot kidolgozni a szervezetben használt összes szabványos dokumentumhoz, minden sablonhoz, hogy megtiltsa az állandó adatok megváltoztatását (parancs Eszközök -> Védelem beállítása -> Tiltson minden változtatást, kivéve az adatbevitelt az űrlapmezőkbe), és betanítja a felhasználókat dokumentumok létrehozására sablonok segítségével. A szabványos dokumentumok esetében, ahol viszonylag kevés a változó információ, az ilyen sablonok elégségesek ahhoz, hogy jelentősen felgyorsítsák a dokumentumok elkészítésének folyamatát és csökkentsék a hibák kockázatát.

A gyakorlatban azonban számos szabványos dokumentumot használnak, amelyekben a változó információk a kötet felét is elfoglalják, és a változó adatok egy része többször is megismétlődik ilyen vagy olyan formában (9. ábra) - például teljes név. különböző esetekben a megadott dátumokra vagy összegekre vonatkozó szavak stb. Ebben az esetben a Word sablonok használata nem sokat segít, mivel a dokumentumok kitöltése még sablonok használatával is sok időt vesz igénybe, mivel minden változó adatot manuálisan kell megadni.

Rizs. 9. Példa egy nagy volumenű dokumentumra
változó információ

Van még egy jellemzője a szabványos dokumentumok elkészítésének - gyakran nem egy dokumentumot, hanem egyszerre több dokumentumot kell elkészíteni (például egy letétkezelő banki szerződés megkötéséhez három vagy négy típusú megállapodás szükséges aláírás). Így ugyanazt az információt különböző dokumentumokba kell bevinni, ami szintén sok időt vesz igénybe, és ennek megfelelően nő a hibázás valószínűsége. Az ilyen dokumentumokat sokkal gyorsabban készítheti el a szabványos dokumentumok elkészítésének automatizálására tervezett speciális alkalmazásokkal, mint például az AutoDoc vagy a Blitz Document. Ezek az alkalmazások is sablonok használatán alapulnak, amelyek a hagyományos Word sablonoktól eltérően nem csak az erre szolgáló mezőkbe teszik lehetővé az adatok bevitelét (amihez a felhasználónak egy űrlapkészletet kell kitöltenie adatokkal), hanem a bevitt adatokat programozott módon is képes átalakítani, például képes szavakban számokat helyettesíteni, szavak és kifejezések nyelvtani esetek szerinti deklinációját stb. Emiatt a szükséges dokumentumok gyorsan kitöltésre kerülnek, az elkövethető hibák száma pedig nagyságrenddel kevesebb, mint a hagyományos Wordben történő elkészítésekor. Ezen túlmenően a szabványos dokumentumok speciális megoldásokkal történő létrehozása azért is vonzó, mert minden elkészült dokumentum automatikusan katalógusba kerül, és a jövőben nem okoz gondot a megtalálásuk, valamint a felhasználónak nem kell ismernie a dokumentumkészítés fortélyait, mert minden jogi árnyalat már figyelembe veszik a sablonokban.

AutoDoc 1.2

Fejlesztő: EleWise

Elosztási méret: 6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demo verzió - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ár:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubel, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubel, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubel.

Az "AutoDoc" egy olyan program, amely lehetővé teszi, hogy automatizálja és felgyorsítsa a szabványos dokumentumok kitöltésének folyamatát az MS Word használatával létrehozott sablonok segítségével, és archívumot tartson fenn az ezen sablonokkal készült dokumentumokból és rekordokból. Az új dokumentumok létrehozásának folyamata rendkívül automatizált - csak válassza ki a kívánt üzleti forgatókönyvet a forgatókönyvek általános listájából (az üzleti forgatókönyv egy testreszabott sablont jelent), és töltse ki a beviteli űrlapot a szükséges adatokkal (10. ábra). A létrehozott dokumentum megtekinthető, menthető, kinyomtatható, vagy megnyitható Wordben további szerkesztés céljából.

Rizs. 10. Dokumentum létrehozása az „AutoDoc” szkript használatával

A beépített szkriptek száma csekély (11. ábra), de bővíthető egyedi szkriptekkel, amelyek létrehozási folyamata a súgóban részletesen és egyértelműen bemutatásra kerül, és teljes mértékben a varázsló vezérli, ezért elérhető a legtöbb felhasználó. Egy új szkript fejlesztése öt lépésből áll: a szkript nevének beírása, sablon létrehozása, változók meghatározása, a szkript beállítása és tesztelése, valamint elmentése további szerkesztésre (12. ábra). A sablon elkészítése első ránézésre nehézségeket okozhat, mivel azt kézzel kell elkészíteni a Wordben, és ehhez egy szkriptnyelv ismerete szükséges. De a gyakorlatban minden sokkal egyszerűbb - elég megérteni, hogy a változókat zárójelben kell megadni, és az összes többi szöveget a szokásos módon nyomtatják (13. ábra). Új sablonok nem csak a semmiből hozhatók létre, hanem a meglévő sablonok vagy kész dokumentumok alapján is - az első esetben csak módosítani kell a szkript beállításait, és tesztelni kell a megváltozott beállításokkal, a másodikban pedig meg kell nyitni egy kész dokumentumot, a változó információkat cserélje ki változókra és adja meg sablonként. A változók többféle típusúak lehetnek, beleértve azokat is, amelyek lehetővé teszik:

• egyszerre több mezőbe írjon be adatokat: teljes név, útlevél adatok, szervezet adatai stb.;
• válasszon egy változó értéket egy értékkészletből;
• különféle műveletek és átalakítások végrehajtása: kiszámítja egy szám százalékát vagy egy összeg ÁFA-ját, konvertálja a számot karakterláncra, adja meg az aktuális dátumot stb.;
• jelöljön meg egy szót vagy kifejezést egy bizonyos esetben stb.

Az AutoDoc üzleti szcenáriók szerint készített dokumentumok áttekinthető felépítésű rekordok formájában kerülnek mentésre, így szűréssel vagy kereséssel bármikor megtalálhatja a kívánt dokumentumot, megtekintheti, kinyomtathatja, újragenerálhatja vagy törölheti.

Rizs. 11. „AutoDoc” ablak a beépített csoportok listájával
üzleti forgatókönyvek

Rizs. 12. Új szkript fejlesztése az AutoDoc programban

Rizs. 13. Példa az „AutoDoc” sablon szövegére,
amelyben négy változó jelenik meg: „szám”,
„hónap”, „szervezet” és „teljes név”

A programot két változatban szállítjuk: egyfelhasználós - "AvtoDoc-Personal" és többfelhasználós (hálózat), amelyet két modul képvisel - "AvtoDoc-Server" és "AvtoDoc-Client". Az egyfelhasználós verzióban a rendszer minden összetevője a helyi számítógépen található, a többfelhasználós verzióban pedig a szkriptek, sablonok és rekordok adatbázisa a szerveren van telepítve, a felhasználói gépeken pedig csak a kliens rész telepítve, amely lehetővé teszi a szerveren tárolt összes AutoDoc anyag használatát.

Blitz-dokumentum 3.4.1

Fejlesztő: BlitzSoft

Elosztási méret: 991 KB

Munka ellenőrzés alatt: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demo verzió - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ár: 500 dörzsölje.

A Blitz Document egy kompakt program szabványos dokumentumok automatikus létrehozásához szkriptsablonok használatával. Lehetővé teszi a beépített sablonok alapján a dokumentumok gyors generálását, amelyek száma meghaladja a 30-at (14. ábra), vagy egyedi szkripteket, amelyek beépített sablonok vagy üres elrendezések alapján fejleszthetők. A dokumentum elkészítése kész szkript segítségével rendkívül egyszerű – csak válassza ki a szkript típusát, és kövesse a varázsló utasításait, aki lelkiismeretesen végigvezeti a felhasználót a dokumentumkészítés minden szakaszán (15. ábra). Az elkészült dokumentum megtekinthető, kinyomtatható, szerkeszthető a beépített szövegszerkesztőben (változó és állandó adatok is javíthatók), illetve Wordben szerkesztésre megnyitható.

Rizs. 14. A beépített Blitz Document szkriptek listája

Rizs. 15. Szkriptelt dokumentum készítése
Blitz dokumentum

A létrehozott sablonok fejlesztése némileg bonyolultabb, de a legtöbb felhasználó lehetőségei közé tartozik. Igaz, ennek a funkciónak az elsajátítása eltart majd egy ideig, mivel sajnos a programhoz mellékelt referencia információk kellően képzett felhasználók számára készültek (nagyon ritka, illusztrációkat vagy példákat nem tartalmaz). Technikailag egy új sablon létrehozása két lépésből áll: kiválasztunk egy beépített sablont vagy elrendezést, amely alapján új sablont fejlesztünk, és a benne foglalt állandó és változó adatok szekvenciális beállítását (16. ábra). Az állandó adatok valós formájukban kerülnek bevitelre, de nem közvetlenül a szövegbe, hanem párbeszédpaneleken keresztül. A változó információk a párbeszéd során is módosulnak, és már nem kerülnek be közvetlenül, hanem helyettesítő karakterekkel ellátott változók váltják fel, amelyeket a programban használt szkriptnyelv figyelembevételével terveztek. A szkriptek nemcsak megjeleníthetik a dokumentumgenerálás során beírt szöveget, hanem egy adathelyettesítési vagy -transzformációs parancsrendszer segítségével megváltoztathatják azt. Például rendelkezésre áll:

Rizs. 16. Új sablon kidolgozása az elrendezés alapján
a Blitz Documentben

• Szavak és kifejezések ragozása nyelvtani esetek szerint;
• számok átalakítása karakterláncokká;
• naptári dátumok átalakítása karakterláncokká;
• a jogi és üzleti dokumentumokban használt számítások elvégzése;
• a szöveg módosítása a beírt adatok értékétől függően stb.

A Blitz Document segítségével létrehozott dokumentumokat strukturált naplókba menti a rendszer – ez lehetővé teszi, hogy gyorsan navigáljon a dokumentációban, és szinte azonnal hozzáférjen a szükséges anyagokhoz, például kinyomtatásuk érdekében. Emellett a dokumentumok virtuális állományokba csoportosíthatók, ami kényelmes az adatbázisban megjelenő, egy-egy témához vagy objektumhoz kapcsolódó anyagok gyors eléréséhez.

OCR szöveg a beolvasott dokumentumokban

Azok a felhasználók, akiknek gyakran kell papíralapú dokumentumokat (könyvek, újságok, magazinok vagy faxok oldalait) elektronikusan szerkeszthető formátumba konvertálniuk, nem nélkülözhetik a karakterfelismerő rendszert vagy az OCR (Optical Character Recognition) rendszert, amelyet arra terveztek, hogy a papíralapú dokumentumokból automatikusan beírjon szöveget. egy számítógépbe. Elméletileg használhatja az ABBYY FineReader programját vagy a Cognitive Technologies CuneiForm programját – mindkettő megbízhatóan működik és nagy felismerési pontossággal rendelkezik. De a FineReader csomagnak van egy egyszerűsített és megfizethető változata az otthoni felhasználók számára, az ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, amely vonzóbbá teszi a szélesebb közönség számára.

ABBYY FineReader 8.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztási méret: 40,5 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Elosztás módja: shareware (a FineReader Home Editionnek nincs demóverziója, a FineReader Professional Edition funkcionálisan korlátozott demóverziója – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ár: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

Az ABBYY FineReader ideális megoldás olyan dokumentumok felismerésére, amelyekben nem csak a szöveg, hanem a terv is felismerhető, ami biztosítja a táblázatok, képek pontos továbbítását és a szöveg oszlopokra bontását (17. ábra). A program könnyen használható, képes felismerni a többnyelvű (179 nyelv támogatott) és többoldalas dokumentumokat. Lehetőség van a teljes dokumentum vagy annak egyes oldalainak felismerésére. Az eredmény elmenthető az egyik általános formátumban: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT vagy PDF. Lehetőség van a felismerési eredmények lépésről lépésre mentésére a hibák kiküszöbölése érdekében. Megvalósult a felismerési eredmények közvetlen exportálása a Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect és Adobe Acrobat programokba. A beépített helyesírás-ellenőrző (36 nyelvre) segít felgyorsítani az eredmény ellenőrzését, a Microsoft Word-del való integráció pedig lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Wordből hívja meg a programot anélkül, hogy elterelné a figyelmet a szöveggel való munkáról.

Rizs. 17. Az okmányfelismerés eredménye
az ABBYY FineReader Home Editionben

A program két változatban jelenik meg: a kezdőknek készült FineReader Home Edition és a profiknak szánt FineReader Professional Edition. A professzionális verzió lehetővé teszi a felismerési paraméterek kezelését (módváltás, felismerés végrehajtása betanítással), és gazdagabb felismerési funkciókkal rendelkezik (PDF fájlok, digitális kamerával rögzített szövegek felismerése stb.). Ezenkívül a Professional Edition több különböző mentési formátumot biztosít, és a Screenshot Reader segédprogrammal lehetővé tette a vonalkódok felismerését és a képernyőképek gyors felismerését.

Dokumentumok konvertálása PDF formátumból

Ma minden műszaki dokumentációt PDF formátumban szállítanak, amelyben az ingyenes Adobe Acrobat Reader segédprogramot használják a dokumentumok megtekintéséhez. De gyakran van szükség a PDF-fájlok töredékeinek használatára, amikor saját dokumentumokat készít vagy PDF formátumú anyagokat szerkeszt (például cikk, szerződés, jelentés stb.). Az első esetben szöveg- és/vagy képtöredékeket kell kivonnia PDF-fájlokból (elméletileg ez megtehető az Acrobat Reader beépített eszközeivel, de nagyon közepes eredménnyel). A második esetben a PDF dokumentumokat szerkeszthető formátumba kell konvertálnia (például Word formátumba), miközben megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását, amit az Acrobat Reader nem is biztosít. Ilyen esetekben speciális segédprogramok sietnek, amelyek közül a legvonzóbb csomagok az ABBYY PDF Transformer és a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Megvizsgáljuk az elsőt - bár drágább, orosz nyelvű felülettel rendelkezik, és lehetővé teszi a PDF-fájlok több szerkeszthető formátumba való konvertálását, és nem csak az angol, hanem az orosz szöveget is képes helyesen felismerni.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztási méret: 52 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000 (SP2 vagy újabb)/XP/Server 2003

Elosztás módja: shareware (15 napos demo verzió - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ár: 1490 dörzsölje.

Az ABBYY PDF Transformer egy segédprogram PDF dokumentumok Microsoft Word dokumentumformátumokká (18. ábra), Excel, valamint HTML- és TXT-fájlokká konvertálására. A csomag intuitív felülettel rendelkezik, és nagyon könnyen használható, így még a kezdő felhasználók is elsajátíthatják.

Az ABBYY PDF Transformer bármilyen PDF-fájlt konvertálhat, beleértve a szövegréteg nélküli fájlokat is (az ilyen fájlok leggyakrabban szkennelt dokumentumokból származnak, és szövegképet jelentenek), és megfelelően feldolgozza a támogatott nyelvek bármilyen kombinációját (beleértve az oroszt és Angol). A segédprogram pontosan megőrzi a forrásdokumentum kialakítását (képek, táblázatok, oszlopelrendezés, hivatkozások), és lehetővé teszi az átalakítási és mentési lehetőségek kezelését. Például egyértelműen meghatározhatja azokat a területeket, amelyeket a programnak szövegként vagy képként kell érzékelnie (ami összetett kialakítású PDF fájlok esetén fontos), elmentheti a kész dokumentumot az eredetivel megegyező kialakítással, vagy oszlopként szöveg (képekkel vagy anélkül – opcionális) stb. Szükség esetén lehetőség van az egyes oldalak vagy akár töredékeik szelektív konvertálására. Ezenkívül az ABBYY PDF Transformer fordított konverziót is képes végrehajtani, lehetővé téve PDF fájlok létrehozását Microsoft Word dokumentumokból, Excel táblázatokból, PowerPoint prezentációkból, Visio diagramokból és HTML fájlokból, valamint szinte minden olyan alkalmazásból, amely támogatja a dokumentum nyomtatását (ez a virtuális nyomtatóval implementálva PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).