Svarbu suprasti, kad programa nėra pilnas sprendimas. Tai tik galimos konfigūracijos pavyzdys. Visos organizacijos turi savo verslo specifiką ir programą galima modifikuoti pagal konkrečios organizacijos poreikius, pašalinant nereikalingas funkcijas ir pridedant trūkstamą. Galite keisti lentelių ir kortelių formų tipus, pridėti naujų katalogų ir lentelių, kurti spausdinamus pagal pavyzdžius ir pan.

Programos ekrano kopijos

Pirmieji 60 programos paleidimų veikia demonstraciniu režimu be jokių apribojimų. Po 60 paleidimų programa persijungs į nemokamos versijos režimą. Nemokama versija gali būti naudojama be laiko apribojimų.

Norėdami įsigyti programą, turite pasirinkti licencijos tipą. Licencijos skirstomos į keletą tipų, priklausomai nuo maksimalaus vienu metu vykstančių vartotojo seansų skaičiaus apribojimo – t.y. su duomenų baze vienu metu dirbančių darbuotojų skaičius. Naudotojų skaičius kataloge „Vartotojai“ taip pat yra ribotas.

Gaunamos ir siunčiamos korespondencijos bei organizacijos vidaus dokumentų apskaitos programa.

Programinės įrangos produktą galima pritaikyti pagal jūsų organizacijos poreikius.

Informacija apie visą Jūsų įmonės korespondenciją, taip pat vidiniai dokumentai (užsakymai, instrukcijos ir pan.) yra vienoje vietoje – Dokumentų registravimo žurnaluose, ir visada nesunkiai rasite tinkamą.

Visa informacija apie kiekvieną gaunamą, išsiunčiamą ar vidinį dokumentą aiškiai pateikiama atitinkamo dokumento Kortelėje

Galite nustatyti dokumento numerio formatą, kuris yra įprastas jūsų biuro darbe

Kasdieniame darbų šurmulyje nepamiršite apie neįvykdyto dokumento terminą! Be to, ieškant tokių dokumentų nereikia rūšiuoti krūvos popierių – programa pati apie juos primins.

Pranešimus gaus tik įgalioti pareigūnai: pranešimai sukonfigūruojami kiekvienam vartotojui. Taip pat galite peržiūrėti priminimus kalendoriaus pavidalu!

Norint pradėti dirbti su programa, nereikia rankiniu būdu įvesti ankstesnių metų dokumentų – juos galima automatiškai atsisiųsti iš Excel failo.

Patogus komandinis darbas su dokumentais užtikrinamas su tinklo režimo palaikymu ir galimybe diferencijuoti teises. Prieiga ir darbas su programa „Organizacijos dokumentų registracija 4.8“ yra griežtai reglamentuotas: diegiami trys prieigos lygiai, priklausomai nuo vartotojui leidžiamų funkcijų – administracinė, vartotojo ir tik peržiūrai (be teisės daryti pakeitimus). Be to, kiekvienam prieigos lygiui galima tiksliai sureguliuoti prieigą prie žurnalų.

Darbo su skaitytuvu palaikymas leis į programą lengvai įkelti nuskaitytas originalių dokumentų kopijas, yra galimybė nuskaityti srautiniu būdu naudojant skaitytuvą, kuris palaiko automatinį lapų tiekimą.

Pareigūnai, atsakingi už dokumentų įforminimą, bus laiku informuoti apie jiems naujų užduočių gavimą - programa turi pranešimų siuntimo el. paštu funkcijas su galimybe susieti failus, saugoti pranešimus ir juose ieškoti

Bet kokio skaičiaus įmonių dokumentų tvarkymas vienoje programoje: visa informacija apie dokumentus yra vienoje vietoje, ji yra prieinama ir patogiai pateikiama

Funkcija „Matyti tik savo dokumentus“ leidžia dalytis dokumentais tarp vykdytojų, pašalinant galimybę peržiūrėti ir taisyti kitų asmenų dokumentus.

Kasdien automatiniam programų failų versijų archyvavimui pagal laiką galite naudoti nemokamą įrankį Automatinis failų archyvavimas.

Norėdami įdiegti nemokamą programos versiją:

*Produkto palaikymas teikiamas internetu.

Licencija 1 standartinės (ne SQL) programos versijos darbo vietai suteikiama nemokamai, be apribojimų.

Norėdami įsigyti papildomų tinklo darbų, siųskite mums užklausą adresu Šis el. pašto adresas yra apsaugotas nuo šiukšlių. Norėdami jį peržiūrėti, turite įjungti JavaScript. , jame nurodykite savo įmonės pavadinimą, prekės pavadinimą („Organizacijos dokumentų registracija 4.8“) ir papildomų darbų skaičių, ir mes atsiųsime Jums sutartį bei sąskaitą faktūrą.

Apmokėkite sąskaitą bet kokiu jums patogiu būdu.

Sumokėję siųskite adresu Šis el. pašto adresas yra apsaugotas nuo šiukšlių. Norėdami jį peržiūrėti, turite įjungti JavaScript. mokėjimo patvirtinimą (mokėjimo pavedimo kopija arba numeris, mokėjimo data ir suma), o mes atsiųsime registracijos kodą ir aktyvavimo kodą.

Programos „Organizacijos dokumentų registravimas 4.8“ kaina

Bazinė versija- 1 darbo vieta - Nemokama

nuo 2 iki 5 imtinai - 4000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 6 iki 10 imtinai - 3000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 11 iki 20 imtinai - 2000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 21 ir daugiau - 1000 rublių už 1 darbo vietą

Kainų skaičiuoklė

0+1*4000=4000 rub.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Į kainą įskaičiuota 1 metų techninė pagalba telefonu ir žiniatinklio pagalba.

* Siuntimo režimas licencijuojamas atskirai, licencijos kaina 1 metams yra 4000 rublių. Kai įjungiate režimą „Valdymo kambarys“

Organizacijoms, kurioms reikalingas didesnis duomenų saugojimo patikimumas ir prieigos saugumas prie informacijos, blokuoti neteisėtą prieigą prie duomenų, galimas įtaisytas duomenų šifravimas, galimybė naudoti žiniatinklio klientą dokumentams peržiūrėti ir android programa, skirta pranešti atlikėjams apie dokumentų gavimą ir dokumentų vykdymo kontrolei. programos versijos Organizacijos dokumentų registravimas Microsoft SQL Server ir PostgreSQL.

Įsigyti programą „Organizacijos dokumentų registravimas" SQL versija:

1. Atsisiųskite demonstracinę programos versiją (MS SQL Server ir PostgreSQL diegimo failą) ir įdiekite programą.

2. Siųskite mums užklausą adresu Šis el. pašto adresas yra apsaugotas nuo šiukšlių. Norėdami jį peržiūrėti, turite įjungti JavaScript. , jame nurodykite savo įmonės pavadinimą, prekės pavadinimą („Organizacinių dokumentų registravimas MS SQL 4.8 versija“ arba „Organizacijos dokumentų registracija 4.8 PostgreSQL versija“) ir darbų skaičių, atsiųsime sutartį ir sąskaitą faktūrą.

3. Apmokėkite sąskaitą bet kokiu jums patogiu būdu.

4. Sumokėję siųskite adresu Šis el. pašto adresas yra apsaugotas nuo šiukšlių. Norėdami jį peržiūrėti, turite įjungti JavaScript. mokėjimo patvirtinimą (mokėjimo pavedimo kopija arba numeris, mokėjimo data ir suma), o mes atsiųsime registracijos kodą ir aktyvavimo kodą.
Originalūs dokumentai (sutartis, naudojimosi teisių priėmimo ir perdavimo aktas, sąskaita faktūra, sąskaita faktūra, licencijos sutartis) po apmokėjimo siunčiami paštu.

Programos „MS SQL 4.8 versijos organizacijos dokumentų registravimas“ kaina

Bazinė versija- 1 darbo vieta - 9000 rublių

Papildomos darbo vietos (bendradarbiavimui tinkle):
nuo 2 iki 5 imtinai - 6000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 6 iki 10 imtinai - 5000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 11 iki 20 imtinai - 4000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 21 ir daugiau - 3000 rublių už 1 darbo vietą

Norėdami apskaičiuoti licencijų kainą, galite naudoti Kainų skaičiuoklė

2 darbo vietų išlaidų apskaičiavimo pavyzdys:
9000+1*6000=15000 rub.

6 darbo vietų išlaidų apskaičiavimo pavyzdys:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 rub.

25 darbo vietų išlaidų apskaičiavimo pavyzdys:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

Pasirinkus pratęstos garantijos variantą, papildomų metų palaikymo kaina yra 20% licencijų kainos.

* Licencijos galiojimo laikas neribojamas.

"Kontrolės kambarys" 1 mėnuo suteikiamas nemokamai, terminuotos licencijos kaina yra 12 000 rublių.

PostgreSQL- tai laisvai platinamas SQL serveris, kuris yra verta alternatyva komerciniam Microsoft SQL Server, PostgreSQL DBVS yra ypač aktuali vyriausybinėms agentūroms, laikantis Rusijos programinės įrangos produktų naudojimo politikos.

Programos "Organizacijos dokumentų registravimas 4.8 PostgreSQL versija" kaina

Bazinė versija- 1 darbo vieta - 10 000 rublių

Papildomos darbo vietos (bendradarbiavimui tinkle):
nuo 2 iki 5 imtinai - 7000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 6 iki 10 imtinai - 6000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 11 iki 20 imtinai - 5000 rublių už 1 darbo vietą
nuo 21 ir daugiau - 4000 rublių už 1 darbo vietą

Norėdami apskaičiuoti licencijų kainą, galite naudoti Kainų skaičiuoklė

2 darbo vietų išlaidų apskaičiavimo pavyzdys:
10000+1*7000=17000 rub.

6 darbo vietų išlaidų apskaičiavimo pavyzdys:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 rub.

25 darbo vietų išlaidų apskaičiavimo pavyzdys:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Į kainą įskaičiuota 1 metų techninė pagalba telefonu ir žiniatinklio pagalba. Pasirinkus pratęstos garantijos variantą, papildomų metų palaikymo kaina yra 20% licencijų kainos.

* Licencijos galiojimo laikas neribojamas.

* Siuntimo režimas licencijuojamas atskirai, licencijos kaina 1 metams yra 4000 rublių. Kai režimas įjungtas "Kontrolės kambarys" 1 mėnuo suteikiamas nemokamai, terminuotos licencijos kaina yra 12 000 rublių.

Tarp programos vartotojų Maskvos miesto valstybinė vieninga įmonė "Unikalių objektų rekonstrukcijos ir plėtros departamentas", UAB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Komercinis bankas "RBA", LLC "Daugiafunkcinė perdirbimo įmonė", OJSC " „Tsentromashproekt“, OJSC „Krasnogorsky Zavod“ „Elektros variklis“, GKU RD „Vieno valstybės kliento kūrėjo direktoratas“ Makhachkala mieste ir daugelis kitų.

Dokumentų apskaita

Jei esate atsakingas vadovas, tuomet galvojote apie kompetentingą apskaitą. Įmonėje ne mažiau svarbi dokumentų apskaita, sutarčių apskaita ir dokumentacijos apskaita. Mūsų dokumentų apskaitos programinė įranga yra visapusiškas dokumentų apskaitos automatizavimo sprendimas. Dokumentų valdymo sistema turi puikų funkcionalumą ir įrankių sąrašą. Atsižvelgiant į tai, kad kiekvienas apskaitos tvarkymas skirtingose ​​institucijose vykdomas skirtingai, esame pasirengę dokumentų apskaitos programą pritaikyti individualiai pagal Jūsų poreikius. Mūsų dokumentų sistema padės sutvarkyti dokumentų archyvą. Duomenų bazėje galite saugoti ir pačius dokumentus, ir nuorodas į serverį, kuriame saugomi duomenys. Programos privalumas – greita paieška. Programos langas sukurtas taip, kad paiešką būtų galima atlikti pagal bet kurį lauką. Tačiau tai dar ne visos paieškos galimybės. Dirbant su dokumentų apskaitos programa galima ne tik dirbti su visa duomenų baze, bet ir, dirbant su specialiu paieškos laukeliu, rodyti dokumentus tam tikram laikotarpiui arba pagal darbuotoją, klientą ir net pagal pasirašymo datą. Daugiau jokių nuostolių ir sunkumų ieškant tinkamo dokumento. O jūsų dokumentų ir sutarčių valdymas taps centralizuotas ir racionalesnis.

Programa apskaitos dokumentams gali būti naudojama ne tik kaip duomenų archyvas ir dokumentų saugojimas, bet ir kaip dokumentų valdymo programa. Sukūrę duomenų bazę, galite sekti dokumento istoriją nuo jo sukūrimo iki visų judesių. Galėsite pamatyti visus su juo dirbančius žmones. Kuriame etape yra kiekvienas dokumentas.

Dar vienas buhalterinės apskaitos programos privalumas – visų dokumentų sisteminimas ir tvarkingumas. Kuris sukuria didelę įslaptintą elektroninių dokumentų sistemą.

Naudodami mūsų apskaitos programinę įrangą galite sau leisti pamiršti stalčius ir dokumentų dėžutes. Dabar galite rasti tinkamą per kelias sekundes ir vos keliais paspaudimais.

Dėl tokios organizuotos apskaitos sistemos visus dokumentus galite suskirstyti į kategorijas ir subkategorijas, suskirstyti pagal padalinius ir darbuotojus. Jūs netgi galite rodyti ataskaitas apie darbo eigą.

Kodėl mums reikalingos apskaitos sistemos? Atsakymas į šį klausimą labai paprastas: klysti yra žmogiška. Būtina sumažinti klaidų skaičių tvarkant apskaitą. Dabar, pasitelkus automatizuotą apskaitos sistemą, pamesti dokumentą bus labai sunku. Dokumentų valdymo sistemos leidžia sukurti pranešimus, su kuriais sąmatos programa primins apie trūkumus.

Kas dar yra dokumentų apskaitos programoje? Automatizuota pildymo sistema, išmanieji laukai, įsimenantys įvestą informaciją ir daug daugiau.

Susipažinti su visomis buhalterinės programos „Dokumentacija“ galimybėmis galite tiesiog paskambinę arba susisiekę paštu.

Archyvų, apskaitos ir dokumentų tvarkymo programa – efektyviai, greitai, automatiškai!

Video programos apskaitos dokumentams ir sutartims

Pažiūrėję šį vaizdo įrašą, galite greitai susipažinti su USU programos – Universalios apskaitos sistemos – galimybėmis. Jei nematote į YouTube įkelto vaizdo įrašo, būtinai parašykite mums el. laišką, rasime kitą būdą demonstracijai parodyti!

Anatolijus Wassermanas apie naują USU programos 5.0 versiją

Be paprastų vartotojų nuomonių apie USU programą, dabar jūsų dėmesiui pateikiamos ekspertų nuomonės. Anatolijus Wassermanas gimė 1952 m. gruodžio 9 d. Pagal išsilavinimą inžinierius baigė Odesos šaldymo pramonės technologijos institutą. Baigęs institutą įsidarbino programuotoju, vėliau sistemų programuotoju. Pirmą kartą ekrane jis pasirodė 1989 m., dalyvaudamas „Kas? Kur? Kada?" ir Smegenų žiede. Televizijoje „Savas žaidimas“ dvejus metus, nuo 2001 iki 2002 m., iškovojo penkiolika pergalių iš eilės. ir 2004 m. buvo pripažintas geriausiu dešimtmečio žaidėju. Pagal sportinę „Own Game“ versiją jis tapo penkis kartus Ukrainos čempionu. Keturis kartus Maskvos čempionas „Savo žaidimo“ sportinėje versijoje, bronzos ir sidabro medalių laimėtojas 2017 m. 2010 m. Pasaulio žinovų žaidynių „Savo žinovų“ žaidynių sidabro medalininkas „Savame žaidime“.

Profesionalių vadovų programos priedas – Šiuolaikinė vadovo biblija

Profesionaliems vadovams skirtos programos papildymas: plėtoti verslą ir didinti pajamas. Unikalus produktas, sukurtas dviejų mokslų – ekonomikos ir informacinių technologijų – sankirtoje. Analogų nėra

USU mobilioji programėlė

Tobulėjant technologijoms, gyvenimas greitėja. Visur reikia būti laiku – nes kuo greičiau viską darai, tuo daugiau uždirbi. Dėl šios priežasties labai svarbu po ranka turėti daugiafunkcę mobiliąją aplikaciją.

Aleksandras Druzas apie universalią apskaitos sistemą

Be paprastų vartotojų nuomonių apie USU programą, dabar jūsų dėmesiui pateikiamos ekspertų nuomonės. Tarp jų – pirmasis intelektualaus žaidimo „ChGK“ meistras Aleksandras Druzas. Šešis kartus buvo apdovanotas „Krištolinės pelėdos“ prizu kaip geriausias klubo žaidėjas. „Deimantinės pelėdos“ laimėtojas – prizas geriausiam žaidėjui. Gavo „Brain Ring“ televizijos versijos čempiono titulą. Televizijos programoje „Savas žaidimas“ laimėjo „Linear Games“, „Super Bowl“, su komanda laimėjo „III iššūkio taurę“, pasiekė absoliutų rezultatyvumo rekordą per vieną žaidimą. Intelektinių žaidimų ir edukacinių laidų įvairiuose televizijos kanaluose autorius ir vedėjas.

Maksimas Potaševas apie USU programos efektyvumą

Be paprastų vartotojų nuomonių apie USU programą, dabar jūsų dėmesiui pateikiamos ekspertų nuomonės. Maksimas Potaševas - žaidimo „Kas? Kur? Kada? “, keturis kartus laimėjo „Crystal Owl“ prizą, du kartus pasaulio čempioną, tris kartus Rusijos čempioną, šešis kartus Maskvos čempioną, tris kartus Maskvos atvirojo čempionato nugalėtoją ChGK žaidime. Remiantis 2000 m. visuotinio publikos balsavimo rezultatais, jis buvo pripažintas geriausiu žaidėju per visus 1975 m. sukurto elitinio klubo gyvavimo metus. Už Maksimo Potaševo kandidatūrą balsavo 50 tūkstančių programos žiūrovų. Buvo įteikta „Didžioji krištolinė pelėda“ ir pagrindinis jubiliejinių žaidimų prizas – žaidimo meistro „Deimantinė žvaigždė“. Tarptautinės klubų asociacijos valdybos narys, o nuo 2001 m. – viceprezidentas. Pagal profesiją – matematikas, rinkodaros specialistas, verslo treneris. Baigė Vadybos ir taikomosios matematikos fakultetą, dėstė Maskvos fizikos ir technologijos instituto Bendrosios ir taikomosios ekonomikos katedroje. 2010 m. rugpjūčio mėn. jis buvo paskirtas visos Rusijos visuomeninės organizacijos „Rusijos sporto tilto federacija“ prezidentu. Jis vadovauja konsultacinei įmonei, kuri padeda įvairioms organizacijoms spręsti su pardavimu, rinkodara, klientų aptarnavimu ir verslo procesų optimizavimu susijusias problemas.

Sergejus Karyakinas apie verslo taktiką

Be paprastų vartotojų nuomonių apie USU programą, dabar jūsų dėmesiui pateikiamos ekspertų nuomonės. Sergejus Karyakinas. Būdamas 12 metų jis tapo jauniausiu didmeistriu pasaulio istorijoje, kuri buvo įtraukta į Gineso rekordų knygą. Laimėjo kandidatų turnyrą. Apdovanotas FIDE pasaulio taurėmis. Pasaulio greitųjų šachmatų čempionas, Blitz pasaulio čempionas. Nusipelnęs Ukrainos sporto meistras. Nusipelnęs Rusijos sporto meistras, Rusijos didmeistris. Gavo III laipsnio ordiną „Už nuopelnus“. Rusijos Federacijos visuomeninių rūmų šeštosios sudėties narys. Pakartotinis pasaulio ir Europos šalių vaikų ir jaunimo čempionatų prizininkas. Daugelio pagrindinių turnyrų nugalėtojas ir prizininkas. XXXVI pasaulio šachmatų olimpiados čempionas kaip Ukrainos komandos narys, olimpiados sidabro medalininkas kaip Rusijos komandos narys. Savo lentoje turnyre jis parodė geriausią rezultatą ir gavo pirmą asmeninį prizą (4-oje lentoje). Rusijos čempionas su geriausiu rezultatu 1-oje lentoje. Pasaulio čempionas Rusijos komandoje. Pasaulio čempionate pateko į pusfinalį. Kelių tarptautinių turnyrų nugalėtojas.

Dokumentų programos ypatybės

Žemiau pateikiamas trumpas USU programos – Universaliosios apskaitos sistemos – funkcijų sąrašas. Priklausomai nuo programinės įrangos konfigūracijos, funkcijų sąrašas gali keistis – tapti mažesnis arba didesnis.

• Dokumentus žinanti programa vienu metu palaiko kelis vartotojus.
• Programos kontrolė ir apskaita joje vyksta aukščiausiu lygiu. Kiekvienas vartotojo prisijungimas yra apsaugotas slaptažodžiu.
• Kiekvienas darbuotojas gali periodiškai keisti slaptažodį programoje, kuri kontroliuoja dokumentų apskaitą.
• Programa atsižvelgia į įvairius faktus ir gali pakeisti bet kurio darbuotojo slaptažodį.
• Buhalterinės apskaitos programoje, kuri dirba su dokumentais, yra diferencijuojamos skirtingų specializacijų darbuotojų prieigos teisės.
• Atsižvelgiant į skirtingas aplinkybes, LAN veikimas palaikomas naudojant įvairius tinklo protokolus.
• Dokumentų kontrolės ir apskaitos programa turi galimybę dirbti internetu, jei yra filialų tinklas arba vadovas nori peržiūrėti valdymo ataskaitas iš namų.
• Dokumentų valdymo ir apskaitos programa turi paprastą ir intuityvią sąsają, su ja gali dirbti bet kuris vartotojas.
• Dirbdami su dokumentų kontrole ir apskaita, galite tinkinti programos dizainą, įskaitant temą.
• Valdydami dokumentus, kompiuterinėje apskaitos programoje iš langų atvaizdavimo tuščių sąrašo galite pasirinkti jums patinkančią spalvų schemą.
• Kontroliuojant darbą su apskaitos dokumentais, pagrindinio lango pavadinime bus rodomas jūsų organizacijos pavadinimas.
• Tvarkant darbą su dokumentais, programos nustatymuose galima nustatyti savo organizacijos pavadinimą, kontaktinius duomenis ir banko rekvizitus.
• Darbo procesus valdyti apskaitos programoje nėra sunku. Dokumentų apskaitos darbą automatizuojančios programos pagrindinis meniu įgyvendintas paprastai ir aiškiai. Jį sudaro tik trys elementai: moduliai, katalogai ir ataskaitos. Moduliai reikalingi kasdieniam darbui, žinynai – programos pritaikymui prie Jūsų įmonės specifikos, o ataskaitų pagalba galima analizuoti bet kokio laikotarpio darbo rezultatus.
• Lengva automatizuoti dokumentų tvarkymą. Apskaitos programa palaiko masinį el. pašto ir SMS platinimą.
• Buhalterinės programos masinio siuntimo pagalba galite informuoti klientus apie vykstančias akcijas ar nuolaidas, taip pat valdyti jų įspėjimus.
• Automatizuodami dokumentų apskaitos darbą, prieš siųsdami sms, galite iš anksto paskaičiuoti siuntimo išlaidas.
• Buhalterinės apskaitos ir dokumentų tvarkymo programa gali dirbti su įvairia įranga.
• Dirbdami su dokumentų tvarkymu ir apskaita, galite peržiūrėti konkrečios sąskaitos auditą.
• Dokumentų tvarkymo programinė įranga gali būti užblokuota, jei buhalterinės programos vartotojas nori ilgam palikti darbo vietą.
• Tvarkant dokumentus, redaguojant bet kurį lentelės įrašą naudojami užraktai, kad keli vienu metu dirbantys darbuotojai neperrašytų kito asmens įvestos informacijos.
• Dirbdami su automatizavimu, galite ieškoti apskaitos sistemoje naudodami bet kurį lentelės stulpelį.
• Dokumentų valdymo ir apskaitos programa palaiko duomenų importavimą. Pavyzdžiui, darbo su apskaitos sistema pradžioje galite atsisiųsti klientų sąrašą.
• Eksportuodami informaciją į MS Excel galite naudoti senus ir naujus failų formatus.
• Jūsų organizacijos automatizavimas yra dar vienas žingsnis sėkmingo verslo link!
• Pradėkime automatizuoti kartu!
• USU programinė įranga – Universali apskaitos sistema – apima ir daugybę kitų funkcijų!

Darbas su dokumentais iš vartotojų, ypač biuro darbuotojų, atima daug laiko. Tačiau yra daug programų, kurios gali žymiai optimizuoti rankų darbą dirbant su dokumentais automatizuojant kai kuriuos procesus. Daugelis šių sprendimų yra lengvai naudojami, labai patogūs ir nebrangūs, todėl prieinami plačiam vartotojų ratui. Šios programos bus aptariamos šiame straipsnyje.

Dokumentų organizavimas

Vartotojai, kuriems tenka susidurti su daugybe elektroninių dokumentų, puikiai žino situaciją, kai, nepaisant griežtos katalogų ir pakatalogių sistemos, tinkamo dokumento paieška užtrunka daug laiko. Vienas iš šios problemos sprendimo būdų – specialios katalogavimo programos naudojimas, kurios pagrindinis uždavinys – sutvarkyti ir rūšiuoti duomenis, o tai galiausiai užtikrina greitą reikiamos informacijos paiešką. Rinkoje yra labai daug tokių kataloguotojų, ir visi jie yra orientuoti į diskų, aplankų ir failų arba tam tikros labai specializuotos informacijos (filmų, monetų, pašto ženklų ir kt.) katalogavimą. Dokumentams kataloguoti tinka bet koks universalus kataloguotojas, leidžiantis kataloguoti įvairių tipų aplankus ir failus. Paketas WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) laikomas geriausiu tarp tokių sprendimų, tačiau yra gana brangus, o jo galimybės daugeliui vartotojų akivaizdžiai perteklinės. Daugumai užteks naudoti WinCatalog Standard paketą.

Kitas būdas yra sujungti susijusius dokumentus į sudėtingus hierarchinės struktūros dokumentus, saugomus šias struktūras atitinkančiuose duomenų failuose. Tokiuose struktūrizuotuose dokumentuose daug patogiau naršyti ir rasti reikiamą informaciją tiek dėl struktūrizavimo, tiek dėl išplėstinės paieškos galimybių dokumente. Be to, toks struktūrizavimas leidžia atlikti išorinę paiešką ir ieškoti dokumentų pagal juose esančio teksto fragmentus. Pavyzdžiui, „Maple“ paketas skirtas kurti hierarchiškai struktūrizuotus dokumentus.

WinCatalog standartas

Programuotojas: WinCatalog.com

Paskirstymo dydis: 1,62 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP“.

Paskirstymo būdas: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Kaina: 200 rub.

„WinCatalog Standard“ yra paprastas naudoti daugiafunkcis kataloguotojas su aiškia sąsaja rusų kalba (1 pav.). Paketas leidžia kataloguoti duomenis iš bet kokios laikmenos, kurią galima prijungti prie kompiuterio: diskelių, standžiųjų ir tinklo įrenginių, įprastų kompaktinių ir garso kompaktinių diskų, ZIP diskų ir kt. Su juo galite rūšiuoti ir tvarkyti bet kokius aplankus ir failus, neatsižvelgiant į jų vietą. Duomenis į katalogą galite įvesti rankiniu būdu (iš karto į virtualius aplankus) arba nuskaitydami diskus (įskaitant ten esančius ZIP archyvus) – tokiu atveju iš diskų ištrauktus aplankus ir failus geriau rūšiuoti į virtualius aplankus, kad būtų lengviau. orientacija, kuri, palaikant vilkimo ir nuleidimo operacijas, neužtruks ilgai.

Ryžiai. 1. WinCatalog standartinė sąsaja

Bendrasis katalogų valdymas yra paprastas ir patogus. Duomenų padalijimas į teminius aplankus labai supaprastina orientaciją, o aplankų ir jų įdėtų elementų vietą lengva pakeisti paprastu nuvilkimu. Išplėstinė paieška (pagal pavadinimą, komentarą, dydį ir modifikavimo datą; 2 pav.), kuri palaiko Būlio operacijas ir galimybę pasirinkti konkretų aplanką paieškai, taip pat atsižvelgiant į raktinius žodžius (juos galima apdairiai pridėti prie atskirų katalogo elementų ), leidžia greitai rasti norimą dokumentą , o dublikatų paieška yra pašalinti pasikartojančius elementus iš kolekcijos. Eksportuojant visą dokumentacijos katalogą arba jo dalį į CVS failą, duomenis galima apdoroti kitoje programoje (pavyzdžiui, MS Excel), o eksportuojant į HTML failą patogu spausdinti katalogą.

Ryžiai. 2. Ieškokite dokumentų WinCatalog Standard

Klevas 6.25

Programuotojas: „Crystal Office“ sistemos

Paskirstymo dydis:„Maple“ – 5,3 MB, „Maple Professional“ – 5,89 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows“ (visos versijos)

Paskirstymo būdas: Shareware (30 dienų demonstracinė versija: „Maple“ – http://www.crystaloffice.com/maple.exe , „Maple Professional“ – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Kaina: Klevas – 21,95 USD, „Maple Professional“ – 30,95 USD

„Maple“ yra paprasta naudoti dokumentų tvarkyklė, leidžianti sujungti įvairias medžiagas į hierarchines struktūras ir gauti struktūrizuotus dokumentus: verslo planus, ataskaitas, analitinius užrašus, brošiūras ir kt. Tokiuose hierarchiniuose dokumentų medžiuose įvairi informacija pateikiama aiškiau, bet kokį dokumentą rasti daug lengviau nei naudojant standartinį katalogavimą. Norint peržiūrėti Maple sukurtus dokumentus, reikalingas specialus Maple Reader, kurį galima nemokamai atsisiųsti adresu: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paketas turi draugišką sąsają (3 pav.) ir yra taip lengvai išmokstamas, kad net ir programos lokalizacijos rusų kalba nebuvimas netaps kliūtimi daugumai vartotojų, todėl šį sprendimą galima rekomenduoti pačiai plačiausiai auditorijai.

Ryžiai. 3. Maple programos sąsaja

Valdytojas pateikiamas dviem versijomis: pagrindinė Maple ir išplėstinė Maple Professional. Tarp esminių išplėstinės versijos skirtumų yra tokių papildomų funkcijų kaip dokumentų paieška, gramatikos tikrinimas, failų šifravimas ir hierarchinių struktūrų rezervavimas.

Bet kurio „Maple“ dokumento pagrindas yra hierarchinis mazgų medis, kurio submazgų įdėjimo lygis, kaip ir jų skaičius, nėra ribojamas. Kiekvienas mazgas yra atskiras dokumentas, kuriame yra ne tik tekstas (įvestas tiesiogiai, įklijuotas iš mainų srities ar importuotas iš dokumentų RTF, DOC, WRI ir HTML formatais), bet ir lentelių medžiaga, grafika, nuorodos į pagrindinius galutinio teksto fragmentus. dokumentas ar bylos ir kt. Rengiant dokumentus numatytas standartinio darbo su tekstu funkcijų rinkinio naudojimas: šrifto tipo ir dydžio keitimas, sąrašų kūrimas, pastraipų kūrimas, stilių naudojimas ir kt. Integracija su MS Word leidžia naudotis rašybos tikrintuvu integruotas į MS Word, kad patikrintų gramatiką ir ieškotų sinonimų ne tik anglų, bet ir rusų kalbomis. Integruota atsarginių kopijų sistema suteikia galimybę kurti suglaudintas atsargines hierarchinių dokumentų kopijas (ZIP ir CAB formatais). Integruotas šifravimo vedlys padeda užšifruoti slaptus dokumentus naudojant Blowfish kriptografinį algoritmą. O paieškos modulis Finder leidžia greitai surasti reikiamus dokumentus pagal vardo fragmentą, autorių, komentarus, turinį (4 pav.) ir kt.

Ryžiai. 4. Ieškokite dokumentų pagal turinį
juose tekstas klevo kalba

Greita prieiga prie dokumentų

Kompiuterinio dokumentų rengimo technologija daro prielaidą, kad sukurti dokumentai bus pakartotinai naudojami ateityje. Pavyzdžiui, kuriant naują dokumentą gali prireikti vienos ar dviejų pastraipų iš vakarykščio dokumento arba naujasis dokumentas paprastai yra senojo kopija, bet su pakeista kintama informacija ir pan.

Deja, vartotojas toli gražu ne visada gali prisiminti užvakar sukurto svarbaus dokumento pavadinimą, o kartais net neįsivaizduoja, kur jo ieškoti. Žinoma, dokumentams reikia suteikti prasmingus pavadinimus ir išsaugoti tvarkingame kataloge, bet, deja, nutinka kitaip, dėl skubėjimo, atitraukiančių skambučių ir pan. Dėl to reikiamo dokumento paieška gali užtrukti daug brangaus laiko – juk visai ne faktas, kad jį galėsite atidaryti per Windows nuorodų sąrašą į naujausius dokumentus, pasiekiamus per Pradžios meniu. Esmė ta, kad šis sąrašas:

• apribota iki 15 dokumentų - tai reiškia, kad tikimybė patekti į jį dokumentus, pavyzdžiui, prieš savaitę, yra beveik nulis;
• neleidžia rasti dokumento, jei prisimenate dalį teksto, bet pamiršote failo pavadinimą;
• neapima to paties pavadinimo (kad ir kitokių) dokumentų, išsaugotų tuo pačiu pavadinimu, bet skirtinguose aplankuose, o tai aktualu, pavyzdžiui, dirbant kartu su dokumentu, kuriame sudaromos kelios versijos.

Yra dar viena problema - „Windows“ pateiktas naujausių dokumentų sąrašas yra vienas iš konfidencialių duomenų nutekėjimo kanalų, nes bet kuris vartotojas (įskaitant įsibrovėlį) gali jį naudoti norėdamas sužinoti apie savininko kompiuterio veiklos pobūdį. Todėl šį sąrašą rekomenduojama reguliariai valyti, pavyzdžiui, naudojant komunalines programas, kad iš disko pašalintumėte „šiukšlių“ duomenis. Dėl to susidaro iš pažiūros paradoksali situacija: jei vartotojas saugumo sumetimais nuolat naikina informaciją apie neseniai naudotus dokumentus, jis praranda greitą prieigą prie jų, o kitu atveju rizikuoja tapti įsibrovėlių auka. Tačiau yra išeitis – galite naudoti specializuotą įrankį ActualDoc, kuris išplečia „Windows“ galimybes dirbant su naujausiais dokumentais.

Jei norimas dokumentas buvo sukurtas seniai ir todėl negali būti įtrauktas į neseniai atidarytų dokumentų sąrašą (tiek įtaisytame „Windows“, tiek sąraše „ActualDoc“, tada turėsite jo ieškoti). Čia iškyla dar viena problema – paprastai vartotojas neprisimena dokumento pavadinimo (kaip ir jo sukūrimo datos), tačiau žino, kokie raktiniai žodžiai randami tekste. Tai reiškia, kad reikia ieškoti dokumento pagal jame esančio teksto fragmentus – deja, nors šią užduotį galima išspręsti naudojant įmontuotus „Windows“ įrankius arba, pavyzdžiui, „Word“, ji yra labai vidutiniška. Ir esmė ne tik ta, kad tokia paieška nėra visiškai akivaizdi ir atliekama lėtai – kartais galite su tuo susitaikyti. Daug svarbiau, kad bus rasti ne visi failai – ieškant nebus atsižvelgta į rusų kalbos morfologines ypatybes, todėl failai, kuriuose ieškomi žodžiai turi skirtingą didžiosios ir mažosios raidės galūnę, nebus rasti. Tuo pačiu metu naudojamos specializuotos paieškos priemonės, tokios kaip Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 ir Phoenix Search (http://indexlab). .net/) gali greitai rasti reikalingus dokumentus, nepaisant jų buvimo vietos. Paketas „Archivarius 3000“ mums atrodo patraukliausias tarp įvardintų sprendimų pagal „kainos/kokybės“ santykį.

ActualDoc 3.5

Programuotojas: „Flexigen“ programinė įranga

Paskirstymo dydis: Standartinė – 4,1 MB, profesionali – 3,6 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: Standartinė – nemokama programinė įranga (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), profesionali – dalijimosi programa (14 dienų demonstracinė programa – http://www.flexigensoft.com/files/download/ aktualdoc.exe )

Kaina: Standartas yra nemokamas, profesionalas kainuoja 19,95 USD

ActualDoc yra naujausia dokumentų tvarkyklė, kuri įsimena naudotus dokumentus ir suteikia greitą bei saugią prieigą prie jų. Programa yra paprasta ir intuityvi, turi draugišką sąsają su rusų kalbos palaikymu (5 pav.) ir praktiškai nereikalauja laiko įsisavinti, juolab kad ją lydi visapusiška pagalbos sistema, todėl gali tapti nepakeičiamu įrankiu tiek profesionalams, tiek namų vartotojams.

Ryžiai. 5. ActualDoc programos sąsaja

ActualDoc seka neriboto skaičiaus dokumentų atsisiuntimus per vartotojo nurodytą laikotarpį (pagal nutylėjimą – 60 dienų), palaiko daugiau nei 40 failų formatų (teksto ir vaizdo failus, MS Office dokumentus ir HTML dokumentus, PDF failus ir kt.). ) ir leidžia greitai atsisiųsti bet kurį iš jų. Rasti tinkamą dokumentą programos aplinkoje nėra problema. Jei jos įsimenamų dokumentų slinktis yra palyginti mažas, galite pasirinkti dokumentą tiesiai iš sąrašo. Kitu atveju tikslingiau preliminariai apriboti galimų pretendentų sąrašą jį filtruojant (galima filtruoti pagal laikotarpį). apie intervalą, pagal plėtinį ir kategoriją) arba ieškoti pagal dokumento pavadinimą (bendraisiais terminais) arba pagal jame esantį teksto fragmentą (tačiau paieška rusiškame tekste ne visada būna sėkminga). Yra ir kitas būdas greitai atidaryti norimą dokumentą – per integruotas žymes (tokias pačias kaip Internet Explorer; 6 pav.), kurias galima priskirti atskiriems dažnai naudojamiems dokumentams ir žymiai pagreitinti prieigą prie jų, nes yra nereikia ieškoti. Pasirinktas dokumentas yra integruotoje peržiūros programoje - peržiūrėti, ieškoti ir kopijuoti, taip pat išorinėje programoje - redaguoti ir gali būti naudojamas pilnam apdorojimui, pasirinktiniam informacijos kopijavimui iš jo arba dokumento siuntimui el. -Paštas. Tuo pačiu metu pats dokumentų sąrašas gali būti paslėptas nuo smalsių akių ir apsaugotas slaptažodžiu – tokiu atveju neseniai naudoti failai meniu nebus rodomi Pradėti -> Dokumentai.

Ryžiai. 6. Dokumento atidarymas naudojant žymę
ActualDoc

Paketas yra dviejų versijų: nemokamas pagrindinis standartinis ir mokamas profesionalus. Nemokamos versijos funkcijos neleidžia peržiūrėti dokumentų integruotose peržiūros priemonėse, naudotis paieškos funkcija (dėl to dokumentų galima ieškoti tik vizualiai, peržiūrint visą arba filtruotą sąrašą), kurti pasirinktines kategorijas ir redaguoti žymes.

Archyvar 3000 (3,82)

Programuotojas: Likasoft

Paskirstymo dydis: 3 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: shareware (30 dienų demonstracinė versija – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Kaina: studento licencija - 195 rubliai, asmeninė licencija - 295 rubliai, komercinė licencija - 900 rublių.

« Archivarius 3000 yra optimalus sprendimas greitai ieškoti dokumentų 18 skirtingų kalbų (įskaitant rusų, anglų, vokiečių ir prancūzų), skirtas plačiam vartotojų ratui. Programa suteikia tiesioginę prieigą prie dokumentų, esančių standžiajame diske, tinkle ir keičiamuose diskuose (CD, DVD, ZIP ir kt.), ir gali dirbti su visų populiarių tipų dokumentais (PDF failais, MS Office dokumentais, tekstiniais failais ir kt.). ) .). Jis gali ieškoti archyvuose (ZIP, RAR ir kt.), el. pašto žinutėse (Outlook, Outlook Express, The Bat! ir kt.) ir pridedamuose failuose. Be to, paieška palaikoma Lotus Notes ir Lotus Domino duomenų bazėse bei ICQ, Odigo IM ir Miranda IM pranešimų duomenų bazėse.

Kartu su įprasta paieška pagal raktinį žodį ar raktinių žodžių rinkinį, programa palaiko išplėstinės paieškos režimą, naudodama logines funkcijas ir gali ieškoti dokumentų ne tik pagal turinį, bet ir pagal failo pavadinimą, modifikavimo datą, dydį, dokumento tipą, kodavimą, ir kt. (7 pav.). Dėl visiško Unicode palaikymo, paieška atliekama teisingai ne tik viena kalba, bet ir daugiakalbiuose dokumentuose (pavyzdžiui, su tekstu rusų ir vokiečių kalbomis vienu metu). Galima nuotoliniu būdu ieškoti dokumentų per internetą ir vėliau pasiekti rastus dokumentus per bet kurią interneto naršyklę, pvz., Internet Explorer. Paieškos rezultatai gali būti pateikiami ištraukų režimu, kai rodomi reikšmingiausi (aktualiausi) pasirinktų dokumentų fragmentai su rastų žodžių paryškinimu, ir lentelės režimu, kai pateikiama trumpa informacija apie dokumentus (8 pav.), pagal kurią jie gali būti surūšiuoti.

Ryžiai. 7. Dokumentų paieška Archivistas 3000 aplinkoje

Ryžiai. 8. Paieškos rezultatų pateikimo parinktys
„Archivarius 3000“

Standartinių dokumentų pildymas

Standartinių dokumentų rengimas užima nemažą laiko dalį tiems vartotojams, kurie budėdami užsiima įvairios dokumentacijos rengimu draudimo bendrovėse, bankuose, notarų biuruose, įvairias paslaugas teikiančiose įmonėse ir kt. Paprastai tokie dokumentai yra kuriami Word teksto rengyklėje remiantis iš pradžių sukurtais baziniais dokumentais, kuriuose dalis kintamos informacijos tiesiog pakeičiama. Čia nėra nieko sudėtingo, tačiau esant dideliam dokumentų kiekiui, klaidų neišvengiama - pavyzdžiui, galite netyčia įvesti duomenis netinkamoje vietoje, kur jie turėtų būti, arba ištrinti kelis dokumento žodžius ir pan. Todėl pageidautina, kad įvedimui būtų atviri tik tie laukai, kuriuose reikia įvesti duomenis, o visas kitas tekstas būtų užblokuotas. Suteikiama galimybė kūrėjams tokius dokumentus kurti programoje Word. Pakanka sukurti šablonų seriją visiems standartiniams organizacijoje naudojamiems dokumentams, kiekvienam šablonui uždrausti keisti nuolatinius duomenis (komandą Įrankiai -> Nustatyti apsaugą -> Uždrausti bet kokius pakeitimus, išskyrus duomenų įvedimą į formos laukus) ir mokyti vartotojus kurti dokumentus iš šablonų. Tipiniams dokumentams, kuriuose kintamos informacijos yra gana mažai, tokių šablonų visiškai pakaks, kad žymiai paspartintų dokumentų rengimo procesą ir sumažintų klaidų riziką.

Tačiau praktikoje naudojama daug standartinių dokumentų, kuriuose kintamoji informacija užima iki pusės tūrio, o dalis kintamųjų duomenų viena ar kita forma kartojasi pakartotinai (9 pav.) – pavyzdžiui, pilnas vardas. skirtingais atvejais rašant įvestas datas ar sumas ir pan. Tokiu atveju „Word“ šablonų naudojimas daro mažai, nes dokumentų pildymas net naudojant šablonus užtruks daug laiko, nes visi kintamieji duomenys turės būti įvesti rankiniu būdu.

Ryžiai. 9. Didelės apimties dokumento pavyzdys
kintama informacija

Yra dar vienas standartinių dokumentų įforminimo bruožas - dažnai reikia parengti ne vieną dokumentą, o kelis iš karto (pavyzdžiui, norint sudaryti banko sutartį dėl depozitoriumo atidarymo, reikia trijų ar keturių rūšių sutarčių pasirašymas). Taigi ta pati informacija turi būti įrašoma į skirtingus dokumentus, o tai taip pat užima daug laiko ir atitinkamai padidėja tikimybė suklysti. Tokius dokumentus galima daug greičiau sudaryti naudojant specializuotas programas, skirtas automatizuoti standartinių dokumentų rengimo procesą, pavyzdžiui, „AvtoDoc“ ar „Blitz Document“. Šios programos taip pat yra pagrįstos šablonų naudojimu, kurie, skirtingai nuo įprastų Word šablonų, leidžia ne tik įvesti duomenis tam skirtuose laukuose (tam vartotojas turi užpildyti formų rinkinį su duomenimis), bet ir mokėti konvertuoti įvestus duomenis programuotu būdu, pavyzdžiui, gali pakeisti skaičių žodžiais, linksnius žodžius ir frazes pagal gramatinius atvejus ir pan. Dėl to reikalingi dokumentai užpildomi greitai, o klaidų, kurias galima padaryti tokiu atveju, skaičius yra daug mažesnis nei tradiciškai ruošiant juos Word. Be to, standartinių dokumentų kūrimas pasitelkus specializuotus sprendimus patrauklus ir tuo, kad visi sukurti dokumentai yra automatiškai kataloguojami ir ateityje nebus problemų juos surasti, o vartotojui nereikia išmanyti dokumentacijos subtilybių, nes į visus teisinius niuansus jau atsižvelgta šablonuose.

AutoDoc 1.2

Programuotojas: EleWise

Paskirstymo dydis: 6 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 2000/XP/2003

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (funkciškai ribota demonstracinė versija – http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Kaina:"AutoDoc-Personal" - 1980 rublių, "AutoDoc-Server" - 2980 rublių, "AutoDoc-Client" - 1490 rublių.

„AutoDoc“ yra programa, leidžianti automatizuoti ir pagreitinti standartinių dokumentų pildymo procesą naudojant šablonus, sukurtus naudojant „MS Word“ ir saugoti dokumentų bei įrašų, padarytų naudojant šiuos šablonus, archyvą. Naujų dokumentų generavimo procesas jame yra itin automatizuotas – tereikia iš bendro scenarijų sąrašo pasirinkti norimą verslo scenarijų (verslo scenarijus yra pritaikytas šablonas) ir užpildyti įvesties formą reikiamais duomenimis (10 pav.). Sukurtą dokumentą galima peržiūrėti, išsaugoti, atsispausdinti arba atidaryti programoje Word tolimesniam redagavimui.

Ryžiai. 10. Dokumento sukūrimas pagal scenarijų "AutoDoc"

Integruotų scenarijų skaičius nedidelis (11 pav.), tačiau juos galima išplėsti pasirinktiniais scenarijais, kurių kūrimo procesas išsamiai ir vaizdžiai pateikiamas žinyne ir yra visiškai valdomas vedlio, todėl yra pasiekiamas dauguma vartotojų. Naujo scenarijaus kūrimas apima penkis veiksmus: scenarijaus pavadinimo įvedimą, šablono kūrimą, kintamųjų apibrėžimą, scenarijaus nustatymą ir testavimą bei išsaugojimą tolesniam redagavimui (12 pav.). Iš pirmo žvilgsnio šablono paruošimas gali sukelti tam tikrų sunkumų, nes jis turi būti sukurtas rankiniu būdu Word, o tam reikia žinoti scenarijų kalbą. Tačiau praktikoje viskas daug paprasčiau – užtenka suprasti, kad kintamieji įrašomi riestiniuose skliaustuose, o prieš juos uždedamas $ ženklas, visas kitas tekstas spausdinamas įprasta tvarka (13 pav.). Nauji šablonai gali būti kuriami ne tik nuo nulio, bet ir remiantis esamais šablonais ar jau paruoštais dokumentais – pirmuoju atveju tereikia pakeisti scenarijaus nustatymus ir išbandyti jį su pakeistais parametrais, o antruoju – atidaryti baigtą dokumentą, pakeiskite besikeičiančią informaciją kintamaisiais ir nurodykite ją programoje kaip šabloną. Kintamieji gali būti kelių tipų, įskaitant tuos, kurie leidžia:

• suvesti duomenis į kelis laukus iš karto: vardas, pavardė, paso duomenys, organizacijos rekvizitai ir kt.;
• pasirinkti kintamąją reikšmę iš reikšmių rinkinio;
• atlikti įvairias operacijas ir konversijas: nuo sumos apskaičiuoti skaičiaus ar PVM procentą, konvertuoti skaičių į eilutę, įvesti esamą datą ir pan.;
• nurodyti žodį ar frazę tam tikru atveju ir pan.

Pagal AutoDoc verslo scenarijus sukurti dokumentai išsaugomi kaip aiškiai susisteminti įrašai, todėl bet kuriuo metu galite filtruojant ar ieškodami rasti norimą dokumentą, jį peržiūrėti, atsispausdinti, atkurti ar ištrinti.

Ryžiai. 11. Langas „AutoDoc“ su integruotų grupių sąrašu
verslo scenarijus

Ryžiai. 12. Naujo scenarijaus kūrimas programoje „AutoDoc“

Ryžiai. 13. Šablono teksto pavyzdys „AutoDoc“,
kuriame yra keturi kintamieji: "skaičius",
„mėnuo“, „organizacija“ ir „visas vardas“

Programa tiekiama dviem versijomis: vieno vartotojo – „AutoDoc-Personal“ ir kelių vartotojų (tinklo), atstovaujama dviem moduliais – „AutoDoc-Server“ ir „AutoDoc-Client“. Vieno vartotojo versijoje visi sistemos komponentai yra vietiniame kompiuteryje, o kelių vartotojų versijoje scenarijų, šablonų ir įrašų duomenų bazė yra įdiegta serveryje, o vartotojo kompiuteriuose įdiegta tik kliento dalis. , kuri leidžia naudoti visą serveryje saugomą AutoDoc medžiagą.

„Blitz“ dokumentas 3.4.1

Programuotojas: BlitzSoft

Paskirstymo dydis: 991 KB

Darbas kontroliuojamas: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: Shareware (funkciškai ribota demonstracinė versija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Kaina: 500 rub.

„Blitz Document“ yra kompaktiška programa, skirta automatiškai sudaryti standartinius dokumentus naudojant scenarijų šablonus. Tai leidžia greitai generuoti dokumentus pagal daugiau nei 30 integruotų šablonų (14 pav.) arba pasirinktinius scenarijus, kurie gali būti sukurti pagal įmontuotus šablonus arba tuščius maketus. Sukurti dokumentą pagal paruoštą scenarijų itin paprasta – tereikia pasirinkti scenarijaus tipą ir vadovautis vedlio nurodymais, kurie ištikimai ves vartotoją per visus dokumento rengimo etapus (15 pav.). Paruoštą dokumentą galima peržiūrėti, atsispausdinti, redaguoti integruotame teksto rengyklėje (galima taisyti ir kintamus, ir nuolatinius duomenis) arba atidaryti redaguoti Word.

Ryžiai. 14. Integruotų scenarijų sąrašas Blitz Document

Ryžiai. 15. Sukurkite scenarijų dokumentą
Blitz dokumentas

Sukurtų šablonų kūrimas yra šiek tiek sudėtingesnis, tačiau jis taip pat bus daugelio vartotojų kompetencija. Tiesa, šios funkcijos įsisavinimas užtruks, nes, deja, prie programos pridedama informacinė informacija skirta pakankamai apmokytiems vartotojams (ji labai šykšti, joje nėra iliustracijų ar pavyzdžių). Techniškai naujo šablono kūrimas susideda iš dviejų etapų: įmontuoto šablono ar maketo, kurio pagrindu bus kuriamas naujas šablonas, parinkimas ir nuoseklus į jį įtrauktų pastovių ir kintamų duomenų koregavimas ( 16 pav.). Nuolatiniai duomenys įvedami realia forma, bet ne tiesiai į tekstą, o per dialogo langus. Kintamoji informacija taip pat koreguojama dialogo metu ir nebeįvedama tiesiogiai, o pakeičiama kintamaisiais su pakaitos simboliais, sukurtais atsižvelgiant į programoje naudojamą scenarijų kalbą. Scenarijai gali ne tik atvaizduoti dokumento generavimo metu įvestą tekstą, bet ir pakeisti jį naudojant komandų sistemą, skirtą duomenų pakeitimui ar jų konvertavimui. Pavyzdžiui, pateikiama:

Ryžiai. 16. Naujo šablono kūrimas pagal maketą
Blitz dokumente

• žodžių ir frazių linksniavimas gramatiniais atvejais;
• skaičių konvertavimas į eilutes;
• kalendorinių datų vertimas į eilutes;
• atlikti bet kokius skaičiavimus, naudojamus teisiniuose ir verslo dokumentuose;
• teksto keitimas priklausomai nuo įvestų duomenų reikšmės ir kt.

Dokumentai, sukurti naudojant „Blitz Document“, saugomi struktūrizuotose knygose - tai leidžia greitai naršyti po dokumentaciją ir beveik akimirksniu pasiekti reikiamą medžiagą, pavyzdžiui, norint juos atspausdinti. Be to, dokumentus galima sugrupuoti į virtualius atvejus, o tai patogu greitai pasiekti medžiagą, susijusią su duomenų bazėje pasirodančiu konkrečiu dalyku ar objektu.

OCR nuskaitytuose dokumentuose

Vartotojai, kuriems dažnai reikia konvertuoti popierinius dokumentus (knygos, laikraščio, žurnalo ar fakso puslapius) į elektroninį redaguojamą formatą, negali apsieiti be simbolių atpažinimo sistemos arba OCR sistemos (Optical Character Recognition), skirtos automatiškai įvesti popierinių dokumentų tekstus. į kompiuterį. Teoriškai galite naudoti FineReader programą iš ABBYY arba CuneiForm iš Cognitive Technologies – abi yra patikimos ir pasižymi dideliu atpažinimo tikslumu. Tačiau FineReader paketas turi supaprastintą ir prieinamą ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, todėl jis tampa patrauklesnis plačiajai auditorijai.

ABBYY FineReader 8.0

Programuotojas: ABBYY programinė įranga

Paskirstymo dydis: 40,5 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (be demonstracinės FineReader Home Edition versijos, funkcionaliai ribota demonstracinė FineReader Professional Edition versija – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Kaina: FineReader Home Edition - 990 rublių, FineReader Professional Edition - 3750 rublių.

ABBYY FineReader – idealus sprendimas atpažinti dokumentus, atpažįstančius ne tik tekstą, bet ir dizainą, užtikrinantis tikslų lentelių, paveikslėlių perdavimą, teksto skirstymą į stulpelius (17 pav.). Programa yra paprasta naudoti, gali atpažinti daugiakalbius (palaikomos 179 kalbos) ir kelių puslapių dokumentus. Galima atpažinti visą dokumentą arba atskirus jo puslapius. Rezultatas gali būti išsaugotas vienu iš įprastų formatų: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT arba PDF. Atpažinimo rezultatus galima išsaugoti žingsnis po žingsnio, kad būtų pašalintos klaidos. Įdiegtas atpažinimo rezultatų eksportas tiesiai į Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect ir Adobe Acrobat. Integruotas rašybos tikrintuvas (36 kalboms) padės pagreitinti rezultato patikrinimą, o integracija su Microsoft Word leidžia iškviesti programą tiesiai iš Word, nesiblaškant nuo darbo su tekstu.

Ryžiai. 17. Dokumento atpažinimo rezultatas
ABBYY FineReader Home Edition

Programa pristatoma dviem versijomis: FineReader Home Edition, skirta pradedantiesiems, ir FineReader Professional Edition, skirta profesionalams. Profesionali versija leidžia valdyti atpažinimo parametrus (keisti režimą, atlikti atpažinimą treniruojant) ir turi turtingesnį atpažinimo funkcijų rinkinį (PDF failų, skaitmeniniu fotoaparatu nufotografuotų tekstų atpažinimas ir kt.). Be to, „Professional Edition“ suteikia daugiau skirtingų išsaugojimo formatų, pridėta galimybė atpažinti brūkšninius kodus ir greitai atpažinti ekrano kopijas naudojant „Screenshot Reader“ priemonę.

Konvertuoti dokumentus iš pdf formato

Visa techninė dokumentacija dabar pasiekiama PDF formatu, kuriame dokumentams peržiūrėti naudojama nemokama Adobe Acrobat Reader. Tačiau dažnai rengiant savo dokumentus ar redaguojant medžiagą PDF formatu (pavyzdžiui, straipsnius, sutartis, ataskaitas ir pan.) reikia naudoti PDF failų fragmentus. Pirmuoju atveju turėsite iš PDF failų išgauti teksto ir (arba) vaizdų fragmentus (teoriškai tai galima padaryti naudojant įmontuotus „Acrobat Reader“ įrankius, tačiau rezultatas yra labai vidutiniškas). Antruoju atveju turėsite konvertuoti PDF dokumentus į redaguojamą formatą (pavyzdžiui, į Word formatą), išlaikant originalaus dokumento dizainą, ko Acrobat Reader net nenumato. Tokiais atvejais į pagalbą ateis specialios komunalinės paslaugos, iš kurių patraukliausi atrodo ABBYY PDF Transformer ir PDF2Word paketai (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Mes apsvarstysime pirmąjį iš jų - nors jis yra brangesnis, jis turi sąsają rusų kalba ir leidžia konvertuoti PDF failus į kelis redaguojamus formatus, be to, jis gali teisingai atpažinti ne tik anglišką, bet ir rusišką tekstą.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Programuotojas: ABBYY programinė įranga

Paskirstymo dydis: 52 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows 2000“ (SP2 arba naujesnė versija) / XP / „Server 2003“.

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (15 dienų demonstracinė versija – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Kaina: 1490 rub.

„ABBYY PDF Transformer“ yra programa, skirta PDF dokumentams konvertuoti į „Microsoft Word“ dokumentų formatus (18 pav.), „Excel“, taip pat į HTML ir TXT failus. Paketas turi intuityvią sąsają ir yra labai paprastas naudoti, todėl jo kūrimas bus prieinamas net pradedantiesiems vartotojams.

ABBYY PDF Transformer gali konvertuoti bet kokius PDF failus, įskaitant failus be teksto sluoksnio (tokie failai dažniausiai gaunami iš nuskaitytų dokumentų ir vaizduoja tekstinius vaizdus), ir teisingai apdoroti PDF failus, kuriuose yra bet koks palaikomų kalbų derinys (įskaitant rusų ir anglų kalbas). . Priemonė tiksliai išsaugo originalaus dokumento dizainą (nuotraukas, lenteles, stulpelius, nuorodas) ir leidžia valdyti konvertavimo ir išsaugojimo parinktis. Pavyzdžiui, galite aiškiai apibrėžti sritis, kurias programa turėtų suvokti kaip tekstą arba vaizdą (tai aktualu sudėtingo išdėstymo PDF failams), išsaugoti baigtą dokumentą tokiu pat išdėstymu kaip originale arba kaip stulpelį. teksto (su paveikslėliais arba be jų – neprivaloma) ir kt. Esant poreikiui, galima pasirinktinai konvertuoti atskirus puslapius ar net jų fragmentus. Be to, „ABBYY PDF Transformer“ taip pat gali atlikti atvirkštinį konvertavimą, leidžiantį kurti PDF failus iš „Microsoft Word“ dokumentų, „Excel“ skaičiuoklių, „PowerPoint“ pristatymų, „Visio“ diagramų ir HTML failų, taip pat iš praktiškai bet kurios programos, palaikančios dokumento spausdinimą (tai yra įdiegta naudojant PDF-XChange, skirtą ABBYY PDF Transformer 2.0 virtualiam spausdintuvui).