Ważne jest, aby zrozumieć, że program nie jest rozwiązaniem całkowicie kompletnym. To tylko przykład możliwej konfiguracji. Każda organizacja ma swoją specyfikę prowadzenia biznesu, a program można modyfikować pod potrzeby konkretnej organizacji, usuwając niepotrzebne funkcjonalności i dodając brakujące. Można zmieniać typy tabel i formularzy kart, dodawać nowe katalogi i tabele, tworzyć drukowane formularze na podstawie próbek itp.

Zrzuty ekranu programu

Przez pierwsze 60 uruchomień program działa w trybie demonstracyjnym bez żadnych ograniczeń. Po 60 uruchomieniach program przejdzie w tryb wersji darmowej. Z darmowej wersji można korzystać bez ograniczeń czasowych.

Aby zakupić program należy wybrać typ licencji. Licencje dzielą się na kilka typów w zależności od limitu maksymalnej liczby jednoczesnych sesji użytkowników – tj. liczba pracowników jednocześnie pracujących z bazą danych. Liczba użytkowników w katalogu „Użytkownicy” również jest ograniczona.

Program do ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych organizacji.

Oprogramowanie można dostosować do potrzeb Twojej organizacji.

Informacje o całej korespondencji Twojej firmy, a także dokumenty wewnętrzne (zamówienia, instrukcje itp.) znajdziesz w jednym miejscu – Dzienniki Dokumentów, i zawsze z łatwością znajdziesz ten, którego potrzebujesz

Wszystkie informacje o każdym dokumencie przychodzącym, wychodzącym lub wewnętrznym są wyraźnie przedstawione w Karcie odpowiedniego dokumentu

Możesz dostosować format numeru dokumentu, tak jak jest to zwyczajowo stosowane w pracy biurowej

W natłoku codziennej pracy nie zapomnisz o terminie oddania niezrealizowanego dokumentu! Nie będziesz też musiał przekopywać się przez stos papierów w poszukiwaniu takich dokumentów – program sam Ci o nich przypomni

Tylko upoważnieni urzędnicy będą otrzymywać alerty: alerty są konfigurowane dla każdego użytkownika. Istnieje również możliwość przeglądania przypomnień w formie kalendarza!

Aby rozpocząć pracę z programem, nie trzeba ręcznie wprowadzać dokumentów za poprzednie lata – można je automatycznie pobrać z pliku Excel.

Wygodną pracę zespołową nad dokumentami zapewnia obsługa pracy w sieci i możliwość różnicowania uprawnień. Dostęp i praca z programem „Rejestracja dokumentów organizacyjnych 4.8” jest ściśle regulowana: realizowane są trzy poziomy dostępu w zależności od funkcji przyznanych użytkownikowi - administracyjne, użytkownika i tylko do przeglądania (bez prawa do wprowadzania zmian). Dodatkowo istnieje możliwość dostosowania dostępu do logów dla każdego poziomu dostępu.

Obsługa pracy ze skanerem pozwoli w łatwy sposób załadować do programu zeskanowane kopie oryginalnych dokumentów, istnieje możliwość strumieniowego skanowania w przypadku korzystania ze skanera obsługującego automatyczne podawanie arkuszy.

Urzędnicy odpowiedzialni za realizację dokumentów zostaną terminowo powiadomieni o otrzymaniu nowych zadań – program posiada funkcje wysyłania powiadomień e-mailem z możliwością łączenia plików, przechowywania wiadomości i ich wyszukiwania

Obsługa dokumentów dowolnej liczby firm w jednym programie: wszystkie informacje o dokumentach znajdują się w jednym miejscu, są dostępne i wygodnie prezentowane

Funkcja „Widź tylko własne dokumenty” pozwala na podział dokumentów pomiędzy wykonawcami, eliminując możliwość przeglądania i poprawiania dokumentów innych osób.

Aby codziennie automatycznie archiwizować wersje plików programów, możesz skorzystać z bezpłatnego narzędzia do automatycznej archiwizacji plików.

Aby zainstalować bezpłatną wersję programu:

*Wsparcie produktu jest świadczone online.

Licencja na 1 stanowisko pracy w wersji standardowej (innej niż SQL) programu udzielana jest bezpłatnie i bez ograniczeń.

Aby zakupić dodatkowe stacje robocze sieciowe, wyślij nam zapytanie na adres Ten adres e-mail jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , podaj w nim nazwę swojej firmy, nazwę produktu („Rejestracja dokumentów organizacyjnych 4.8”) oraz liczbę dodatkowych stanowisk pracy, a my wyślemy Ci umowę i fakturę.

Zapłać rachunek w dogodny dla Ciebie sposób.

Po dokonaniu płatności wyślij na Ten adres e-mail jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. potwierdzenie wpłaty (kopia lub numer zlecenia płatniczego, data i kwota płatności), a my prześlemy Ci kod rejestracyjny i kod aktywacyjny.

Cena programu „Rejestracja dokumentów organizacyjnych 4,8”

Wersja podstawowa- 1 miejsce pracy - Bezpłatnie

od 2 do 5 włącznie - 4000 rubli za 1 miejsce pracy
od 6 do 10 włącznie - 3000 rubli za 1 miejsce pracy
od 11 do 20 włącznie - 2000 rubli za 1 miejsce pracy
od 21. i więcej - 1000 rubli za 1 miejsce pracy

Kalkulator cen

0+1*4000=4000 rub.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Cena obejmuje 1 rok wsparcia technicznego przez telefon i online.

* Tryb wysyłkowy jest licencjonowany osobno, koszt licencji na 1 rok wynosi 4000 rubli. Po włączeniu trybu „Dyspozytor”.

Dla organizacji wymagających zwiększonej niezawodności przechowywania danych i bezpieczeństwa dostępu dostępu do informacji, zamknięcie nieuprawnionego dostępu do danych, możliwość wbudowanego szyfrowania danych, możliwość wykorzystania klienta WWW do przeglądania dokumentów oraz aplikacji Android do powiadamiania wykonawców o otrzymaniu dokumentów i monitorowania realizacji dokumentów, istnieje wersje programu Rejestracja dokumentów organizacyjnych dla Microsoft SQL Server i PostgreSQL.

Aby zakupić program „Rejestracja dokumentów organizacyjnych" Wersja SQL:

1. Pobierz wersję demonstracyjną programu (plik instalacyjny dla MS SQL Server i PostgreSQL) i zainstaluj program.

2. Wyślij nam zapytanie na adres Ten adres e-mail jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , podaj w nim nazwę swojej firmy, nazwę produktu („Rejestracja dokumentów organizacyjnych wersja 4.8 MS SQL” lub „Rejestracja dokumentów organizacyjnych wersja 4.8 PostgreSQL”) i ilość zleceń, a my wyślemy Ci umowę i fakturę.

3. Zapłać rachunek w dogodny dla Ciebie sposób.

4. Po dokonaniu płatności wyślij na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. potwierdzenie wpłaty (kopia lub numer zlecenia płatniczego, data i kwota płatności), a my prześlemy Ci kod rejestracyjny i kod aktywacyjny.
Oryginały dokumentów (umowa, akt przyjęcia i przeniesienia praw do użytkowania, faktura, faktura, umowa licencyjna) wysyłamy pocztą po dokonaniu płatności.

Cena programu „Rejestracja dokumentów organizacyjnych wersja 4.8 MS SQL”

Wersja podstawowa- 1 miejsce pracy - 9000 rubli

Dodatkowe stacje robocze (do współpracy sieciowej):
od 2 do 5 włącznie - 6000 rubli za 1 miejsce pracy
od 6 do 10 włącznie - 5000 rubli za 1 miejsce pracy
od 11 do 20 włącznie - 4000 rubli za 1 miejsce pracy
od 21. i więcej - 3000 rubli za 1 miejsce pracy

Aby obliczyć koszt licencji, możesz użyć Kalkulator cen

Przykład kalkulacji kosztów dla 2 stanowisk pracy:
9000+1*6000=15000 rub.

Przykład kalkulacji kosztów dla 6 stanowisk pracy:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 rubli.

Przykład kalkulacji kosztów dla 25 stanowisk pracy:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

Przy wyborze opcji przedłużonej gwarancji koszt dodatkowego roku wsparcia wynosi 20% kosztu licencji.

* Okres licencji nie jest ograniczony.

"Sterownia" 1 miesiąc jest bezpłatny, koszt licencji na czas nieokreślony wynosi 12 000 rubli.

PostgreSQL to swobodnie dystrybuowany serwer SQL, który jest godną alternatywą dla komercyjnego serwera Microsoft SQL Server.System DBMS PostgreSQL jest szczególnie przydatny dla agencji rządowych w ramach zgodności z polityką korzystania z rosyjskiego oprogramowania.

Cena programu „Rejestracja dokumentów organizacyjnych wersja 4.8 PostgreSQL”

Wersja podstawowa- 1 miejsce pracy - 10 000 rubli

Dodatkowe stacje robocze (do współpracy sieciowej):
od 2 do 5 włącznie - 7000 rubli za 1 miejsce pracy
od 6 do 10 włącznie - 6000 rubli za 1 miejsce pracy
od 11 do 20 włącznie - 5000 rubli za 1 miejsce pracy
od 21. i więcej - 4000 rubli za 1 miejsce pracy

Aby obliczyć koszt licencji, możesz użyć Kalkulator cen

Przykład kalkulacji kosztów dla 2 stanowisk pracy:
10000+1*7000=17000 rub.

Przykład kalkulacji kosztów dla 6 stanowisk pracy:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 rub.

Przykład kalkulacji kosztów dla 25 stanowisk pracy:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Cena obejmuje 1 rok wsparcia technicznego przez telefon i online. Przy wyborze opcji przedłużonej gwarancji koszt dodatkowego roku wsparcia wynosi 20% kosztu licencji.

* Okres licencji nie jest ograniczony.

* Tryb wysyłkowy jest licencjonowany osobno, koszt licencji na 1 rok wynosi 4000 rubli. Po włączeniu trybu "Sterownia" 1 miesiąc jest bezpłatny, koszt licencji na czas nieokreślony wynosi 12 000 rubli.

Wśród użytkowników programu Państwowe Przedsiębiorstwo Unitarne Miasta Moskwy „Biuro Odbudowy i Rozwoju Unikalnych Obiektów”, JSCB „Russian Trust Bank”, LLC „KB Finance Business Bank”, Bank Komercyjny „RBA”, LLC „Wieloprofilowa Firma Przetwarzająca”, JSC „Centromashproekt”, JSC „Zakład Krasnogorsk” „Electrodvigatel”, Państwowa Instytucja Publiczna Republiki Dagestanu „Dyrekcja Zjednoczonego Państwa Klient-Rozwój” miasta Machaczkała i wiele innych.

Rachunkowość dokumentów

Jeśli jesteś odpowiedzialnym menadżerem, to pomyślałeś o właściwej księgowości. Nie mniej ważne w przedsiębiorstwie jest księgowanie dokumentów, księgowanie kontraktów i księgowanie dokumentacji. Nasz program do księgowania dokumentów to kompleksowe rozwiązanie umożliwiające automatyzację księgowania dokumentów. System zarządzania dokumentami ma dużą funkcjonalność i listę narzędzi. Z uwagi na to, że każda ewidencja prowadzona jest inaczej w różnych instytucjach, jesteśmy gotowi dostosować program do ewidencji dokumentów indywidualnie, pod Państwa wymagania. Nasz system dokumentów pomoże Ci uporządkować archiwum dokumentów. W bazie danych można przechowywać zarówno same dokumenty, jak i linki do serwera, na którym przechowywane są dane. Zaletą programu jest szybkie wyszukiwanie. Okno programu jest tak skonstruowane, że wyszukiwanie możliwe jest po dowolnym z pól. Ale to nie wszystkie możliwości wyszukiwania. Pracując z programem do księgowania dokumentów, można nie tylko pracować z całą bazą danych, ale także, pracując ze specjalnym oknem wyszukiwania, wyświetlać dokumenty za określony okres lub według pracownika, klienta, a nawet według daty podpisania. Koniec ze stratami i trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dokumentu. Zarządzanie dokumentami i umowami zostanie scentralizowane i usprawnione.

Program do księgowania dokumentów może służyć nie tylko jako archiwum danych i przechowywanie dokumentów, ale także jako program do zarządzania dokumentami. Po utworzeniu bazy danych możesz prześledzić historię dokumentu od jego powstania do wszystkich ruchów. Będziesz mógł zobaczyć wszystkich ludzi, którzy z nim pracują. Na jakim etapie znajduje się każdy dokument?

Kolejną zaletą programu księgowego jest usystematyzowanie i uporządkowanie wszystkich dokumentów. Co tworzy duży, tajny system dokumentów elektronicznych.

Dzięki naszemu programowi księgowemu możesz zapomnieć o pudłach i pudłach z dokumentami. Teraz możesz znaleźć ten, którego potrzebujesz w ciągu kilku sekund i zaledwie kilku kliknięć.

Dzięki tak zorganizowanemu systemowi księgowemu można podzielić wszystkie dokumenty na kategorie i podkategorie, podzielić je na działy i pracowników. Można nawet wyświetlać raporty dotyczące przepływu dokumentów.

Dlaczego potrzebujemy systemów dokumentacji? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta: popełnianie błędów leży w naturze człowieka. Konieczne jest ograniczenie liczby błędów w dokumentacji. Teraz, dzięki zautomatyzowanemu systemowi księgowemu, bardzo trudno będzie zgubić dokument. Systemy obiegu dokumentów umożliwiają tworzenie powiadomień, za pomocą których program kosztorysowy przypomni Ci o ewentualnych brakach.

Co jeszcze kryje się w programie do księgowania dokumentów? Zautomatyzowany system napełniania, inteligentne pola zapamiętujące wprowadzone informacje i wiele więcej.

Możesz zapoznać się ze wszystkimi możliwościami programu księgowego „Dokumentacja” po prostu dzwoniąc lub kontaktując się z nami pocztą.

Program do archiwizacji, księgowości i zarządzania dokumentami - sprawnie, szybko, automatycznie!

Programy wideo do nagrywania dokumentów i umów

Oglądając poniższy film, możesz szybko zapoznać się z możliwościami programu USU - Uniwersalnego Systemu Księgowego. Jeśli nie widzisz filmu przesłanego na YouTube, koniecznie napisz do nas, znajdziemy inny sposób na pokazanie filmu demonstracyjnego!

Anatolij Wasserman o nowej wersji 5.0 programu USU

Oprócz opinii zwykłych użytkowników na temat programu USU, teraz przedstawiamy Państwu opinie ekspertów. Anatolij Wasserman urodził się 9 grudnia 1952 r. Z wykształcenia inżynier, absolwent Odesskiego Instytutu Technologicznego Przemysłu Chłodniczego. Po ukończeniu instytutu dostałem pracę jako programista, następnie jako programista systemowy. Po raz pierwszy pojawił się na ekranie w 1989 roku, biorąc udział w programie „Co? Gdzie? Gdy?" oraz w Brain Ring. W telewizji „Own Game” odniósł piętnaście zwycięstw z rzędu na przestrzeni dwóch lat, od 2001 do 2002 roku. i został najlepszym graczem dekady w 2004 roku. Według sportowej wersji „Mojej gry” został pięciokrotnym mistrzem Ukrainy. Czterokrotny mistrz Moskwy w sportowej wersji „Gry Własnej”, brązowy i srebrny medalista 2017 roku. Srebrny medalista „Gry Koneserów”, Światowych Igrzysk Koneserów 2010 za „Twoja Gra”.

Dodatek do programu dla profesjonalnych menedżerów – Biblia Współczesnego Lidera

Dodatek do programu dla profesjonalnych menedżerów: dla rozwoju biznesu i zwiększenia dochodów. Unikalny produkt powstały na styku dwóch nauk: ekonomii i informatyki. Nie ma analogów

Aplikacja mobilna USU

Wraz z rozwojem technologii życie nabiera tempa. Wszędzie trzeba być na czas – bo im szybciej coś zrobisz, tym więcej zarobisz. Z tego powodu bardzo ważne jest, aby mieć pod ręką bogatą w funkcje aplikację mobilną.

Alexander Druz o Powszechnym Systemie Rachunkowym

Oprócz opinii zwykłych użytkowników na temat programu USU, teraz przedstawiamy Państwu opinie ekspertów. Wśród nich jest pierwszy mistrz intelektualnej gry „ChGK” Alexander Druz. Sześciokrotnie otrzymał nagrodę Kryształowej Sowy jako najlepszy zawodnik klubu. Zdobywca „Diamentowej Sowy” – nagrody dla najlepszego gracza. Otrzymał tytuł mistrza telewizyjnej wersji Brain Ring. W programie telewizyjnym „Own Game” zdobył „Line Games”, „Super Cup”, wygrał z drużyną „III Challenge Cup” i ustanowił absolutny rekord występów w jednym meczu. Autor i prezenter gier intelektualnych i programów edukacyjnych w różnych kanałach telewizyjnych.

Maksym Potashev o skuteczności programu USU

Oprócz opinii zwykłych użytkowników na temat programu USU, teraz przedstawiamy Państwu opinie ekspertów. Maxim Potashev - mistrz gry „Co? Gdzie? Kiedy?”, czterokrotnie zdobył nagrodę „Kryształowej Sowy”, dwukrotny mistrz świata, trzykrotny mistrz Rosji, sześciokrotny mistrz Moskwy, trzykrotny zwycięzca Mistrzostw Moskwy Open w grze „ChGK”. Na podstawie wyników głosowania powszechnej publiczności w 2000 roku został uznany za najlepszego zawodnika przez wszystkie lata istnienia elitarnego klubu, utworzonego w 1975 roku. Na kandydaturę Maksyma Potaszewa głosowało 50 tys. widzów programu. Wręczono „Wielką Kryształową Sowę” oraz główną nagrodę jubileuszowych igrzysk – „Diamentową Gwiazdę” mistrza gry. Członek zarządu, a od 2001 roku wiceprezes Międzynarodowego Stowarzyszenia Klubów. Z zawodu – matematyk, marketer, trener biznesu. Jest absolwentem Wydziału Zarządzania i Matematyki Stosowanej, wykładał na Wydziale Ekonomii Ogólnej i Stosowanej Moskiewskiego Instytutu Fizyki i Technologii. W sierpniu 2010 roku został prezesem Ogólnorosyjskiej organizacji publicznej „Rosyjska Federacja Mostu Sportowego”. Kieruje firmą konsultingową, która pomaga różnym organizacjom rozwiązywać problemy związane ze sprzedażą, marketingiem, obsługą klienta i optymalizacją procesów biznesowych.

Siergiej Kariakin o taktyce w biznesie

Oprócz opinii zwykłych użytkowników na temat programu USU, teraz przedstawiamy Państwu opinie ekspertów. Siergiej Kariakin. W wieku 12 lat został najmłodszym arcymistrzem w historii świata, co zostało wpisane do Księgi Rekordów Guinnessa. Wygrał Turniej Kandydatów. Nagrodzony Pucharem Świata FIDE. Mistrz świata w szachach szybkich, mistrz świata w blitzu. Czczony Mistrz Sportu Ukrainy. Czczony Mistrz Sportu Rosji, Arcymistrz Rosji. Otrzymał Order Zasługi III stopnia. Członek Izby Społecznej Federacji Rosyjskiej w jej szóstym składzie. Wielokrotny zwycięzca mistrzostw świata i Europy dzieci i młodzieży. Zwycięzca i medalista wielu liczących się turniejów. Mistrz XXXVI Światowej Olimpiady Szachowej w drużynie Ukrainy, srebrny medalista Igrzysk Olimpijskich w drużynie Rosji. W turnieju pokazał najlepszy wynik na swojej desce i otrzymał pierwszą nagrodę indywidualną (na desce 4). Champion Rosji z najlepszym wynikiem na desce 1. Mistrz świata w reprezentacji Rosji. Dotarł do półfinału Pucharu Świata. Zwycięzca wielu turniejów międzynarodowych.

Możliwości programu dokumentującego

Poniżej znajduje się krótka lista możliwości programu USU – Uniwersalnego Systemu Księgowego. W zależności od konfiguracji oprogramowania lista możliwości może ulec zmianie – zmniejszyć się lub powiększyć.

• Program oparty na dokumentach umożliwia jednoczesną pracę kilku użytkowników.
• Kontrola programu i rozliczania w nim odbywa się na najwyższym poziomie. Każdy login użytkownika jest chroniony hasłem.
• Każdy pracownik może okresowo zmieniać swoje hasło w programie kontrolującym księgowanie dokumentów.
• Program uwzględnia różne fakty i może zmienić hasło dowolnego pracownika.
• W programie księgowym współpracującym z dokumentami istnieje zróżnicowanie uprawnień dostępu dla pracowników o różnych specjalizacjach.
• Biorąc pod uwagę różne okoliczności, obsługiwana jest praca w sieci lokalnej za pośrednictwem różnych protokołów sieciowych.
• Program do kontroli dokumentów i księgowości ma możliwość pracy przez Internet, jeśli istnieje sieć oddziałów lub jeśli menadżer chce przeglądać raporty zarządcze z domu.
• Program do kontroli dokumentów i księgowości posiada prosty i intuicyjny interfejs, z którym poradzi sobie każdy użytkownik.
• Pracując z kontrolą i rozliczaniem dokumentów, możesz dostosować projekt w programie, w tym tematyczny.
• Podczas monitorowania dokumentów w komputerowym programie księgowym możesz wybrać swój ulubiony schemat kolorów do wyświetlania okien z listy pustych miejsc.
• Kontrolując pracę księgowania dokumentów, nazwa Twojej organizacji zostanie wyświetlona w tytule okna głównego.
• Zarządzając pracą z dokumentami, w ustawieniach programu możesz ustawić nazwę swojej organizacji, dane kontaktowe i szczegóły.
• Monitorowanie procesów pracy w programie księgowym nie jest szczególnie trudne. Menu główne programu, który automatyzuje pracę księgowania dokumentów, jest realizowane prosto i przejrzyście. Składa się tylko z trzech punktów: modułów, podręczników i raportów. Moduły są potrzebne w codziennej pracy, podręczniki są potrzebne, aby dostosować program do specyfiki Twojej firmy, a za pomocą raportów możesz analizować wyniki pracy za dowolny okres czasu.
• Łatwo jest zautomatyzować pracę związaną z księgowaniem dokumentów. Program księgowy obsługuje masową dystrybucję e-maili i SMS-ów.
• Za pomocą masowych wysyłek programu księgowego możesz powiadamiać klientów o bieżących promocjach czy rabatach, a także zarządzać ich alertami.
• Automatyzując pracę księgowania dokumentów, przed wysłaniem wiadomości SMS możesz wstępnie obliczyć koszt wysyłki.
• Program do księgowości i zarządzania dokumentami może współpracować z różnymi urządzeniami.
• Pracując z zarządzaniem dokumentami i księgowością, możesz przeglądać audyt dla konkretnego konta.
• Oprogramowanie zarządzające dokumentami może zostać zablokowane, jeśli użytkownik programu księgowego będzie chciał na dłuższy czas opuścić miejsce pracy.
• Przy zarządzaniu dokumentami stosuje się blokady podczas edycji dowolnego wpisu w tabeli, dzięki czemu kilku pracujących jednocześnie pracowników nie nadpisuje informacji wprowadzonych przez inną osobę.
• Podczas pracy z automatyzacją wyszukiwanie w systemie księgowym można przeprowadzić za pomocą dowolnej kolumny tabeli.
• Program do zarządzania dokumentami i księgowością obsługuje import danych. Przykładowo listę klientów możesz pobrać rozpoczynając pracę z systemem księgowym.
• Eksportując informacje do MS Excel, możesz używać starych i nowych formatów plików.
• Automatyzacja Twojej organizacji to kolejny krok w kierunku udanego biznesu!
• Rozpocznijmy razem automatyzację!
• Oprogramowanie USU - Uniwersalny System Księgowy - zawiera także wiele innych funkcjonalności!

Praca z dokumentami zajmuje dużo czasu użytkownikom, zwłaszcza pracownikom biurowym. Istnieje jednak wiele programów, które mogą znacznie zoptymalizować pracę fizyczną podczas pracy z dokumentami, automatyzując niektóre procesy. Wiele z tych rozwiązań jest łatwych w obsłudze, bardzo wygodnych i niedrogich, a co za tym idzie, dostępnych dla szerokiego grona użytkowników. Takie programy zostaną omówione w tym artykule.

Organizacja dokumentów

Użytkownicy mający do czynienia z dużą liczbą dokumentów elektronicznych doskonale zdają sobie sprawę z sytuacji, gdy nawet pomimo rygorystycznego systemu katalogów i podkatalogów znalezienie odpowiedniego dokumentu zajmuje dużo czasu. Jedną z możliwości rozwiązania tego problemu jest zastosowanie specjalnego programu katalogującego, którego głównym zadaniem jest porządkowanie i sortowanie danych, co docelowo zapewnia szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. Na rynku istnieje ogromna różnorodność takich katalogerów i wszystkie skupiają się na katalogowaniu dysków, folderów i plików lub niektórych wysoce specjalistycznych informacji (filmów, monet, znaczków itp.). Do katalogowania dokumentów nadaje się każdy uniwersalny katalogator, który umożliwia katalogowanie folderów i plików różnego typu. Najlepszym z tego typu rozwiązań jest pakiet WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), jest on jednak dość drogi, a jego możliwości są dla wielu użytkowników wyraźnie zbędne. Dla większości osób wystarczające będzie skorzystanie z pakietu WinCatalog Standard.

Innym sposobem jest łączenie powiązanych dokumentów w złożone dokumenty o strukturze hierarchicznej, przechowywane w plikach danych odpowiadających tym strukturom. W dokumentach o takiej strukturze znacznie wygodniej jest nawigować i znajdować potrzebne informacje, dzięki zarówno strukturyzacji, jak i zaawansowanym funkcjom wyszukiwania w dokumencie. Dodatkowo takie strukturyzowanie pozwala na przeprowadzanie wyszukiwań zewnętrznych i wyszukiwanie dokumentów na podstawie zawartych w nich fragmentów tekstu. Na przykład pakiet Maple jest przeznaczony do tworzenia dokumentów o strukturze hierarchicznej.

Standard WinCatalog

Deweloper: WinCatalog.com

Rozmiar dystrybucji: 1,62 MB

Praca pod kontrolą: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Metoda dystrybucji: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rubli.

WinCatalog Standard to łatwy w obsłudze wielofunkcyjny kataloger z przejrzystym interfejsem w języku rosyjskim (ryc. 1). Pakiet umożliwia katalogowanie danych z dowolnych nośników danych, które można podłączyć do komputera: dyskietki, dyski twarde i sieciowe, zwykłe płyty CD i audio, dyski Zip itp. Za jego pomocą możesz sortować i organizować dowolne foldery i pliki, niezależnie od ich lokalizacji. Dane do katalogu możesz wprowadzać zarówno ręcznie (bezpośrednio do folderów wirtualnych), jak i poprzez skanowanie dysków (w tym znajdujących się na nich archiwów Zip) - w tym przypadku dla ułatwienia orientacji foldery i pliki wypakowane z dysków lepiej jest sortować do folderów wirtualnych, co dzięki obsłudze operacji przeciągnij i upuść nie zajmie dużo czasu.

Ryż. 1. Standardowy interfejs WinCatalog

Ogólne zarządzanie katalogiem jest łatwe i wygodne. Podział danych na foldery tematyczne znacznie ułatwia orientację, a rozmieszczenie folderów i ich zagnieżdżonych elementów można łatwo zmienić, po prostu przeciągając i upuszczając. Wyszukiwanie zaawansowane (po nazwie, komentarzu, rozmiarze i dacie modyfikacji; rys. 2), obsługujące operacje boolowskie i możliwość wybrania konkretnego folderu do wyszukiwania, a także z uwzględnieniem słów kluczowych (można je ostrożnie dodawać do poszczególnych elementów katalogu), pozwala szybko znaleźć żądany dokument i znaleźć duplikaty - usunąć zduplikowane elementy z kolekcji. Eksport całości lub części katalogu dokumentacji do pliku CVS umożliwia obróbkę danych w innej aplikacji (np. MS Excel), a eksport do pliku HTML jest wygodny w przypadku wydruku katalogu.

Ryż. 2. Szukaj dokumentów w WinCatalog Standard

Klon 6.25

Deweloper: Kryształowe systemy biurowe

Rozmiar dystrybucji: Klon – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Praca pod kontrolą: Windows (wszystkie wersje)

Metoda dystrybucji: shareware (30-dniowa wersja demo: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Klon – 21,95 USD, Klon Profesjonalny – 30,95 USD

Maple to łatwy w użyciu menedżer dokumentów, który pozwala łączyć różnorodne materiały w hierarchiczne struktury i ostatecznie uzyskiwać ustrukturyzowane dokumenty: biznesplany, raporty, notatki analityczne, broszury itp. W takich hierarchicznych drzewach dokumentów różnorodne informacje są prezentowane bardziej przejrzyście, a odnalezienie dowolnego dokumentu jest znacznie łatwiejsze niż przy standardowym katalogowaniu. Do przeglądania dokumentów utworzonych w Maple potrzebna jest specjalna przeglądarka Maple Reader, którą można pobrać bezpłatnie pod adresem: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Pakiet posiada przyjazny interfejs użytkownika (rys. 3) i jest na tyle łatwy do nauczenia, że ​​nawet brak rosyjskiej lokalizacji programu nie będzie przeszkodą dla większości użytkowników, dlatego też rozwiązanie to można polecić najszerszemu gronu odbiorców.

Ryż. 3. Interfejs programu klonowego

Menedżer dostępny jest w dwóch wersjach: podstawowej Maple i rozszerzonej Maple Professional. Do podstawowych różnic w wersji rozszerzonej należy obecność takich dodatkowych funkcji, jak wyszukiwanie dokumentów, sprawdzanie gramatyki, szyfrowanie plików i tworzenie kopii zapasowych struktur hierarchicznych.

Podstawą każdego dokumentu w Maple jest hierarchiczne drzewo węzłów, w którym poziom zagnieżdżenia podwęzłów i ich liczba są nieograniczone. Każdy węzeł to odrębny dokument zawierający nie tylko tekst (wpisany bezpośrednio, wklejony ze schowka lub zaimportowany z dokumentów w formatach RTF, DOC, WRI i HTML), ale także materiał tabelaryczny, wykresy, linki do podstawowych fragmentów dokumentu końcowego lub plików , itd. Podczas przygotowywania dokumentów możliwe jest wykorzystanie standardowego zestawu funkcji do pracy z tekstem: zmiana rodzaju i rozmiaru czcionki, tworzenie list, formatowanie akapitów, używanie stylów itp. Integracja z MS Word pozwala na wykorzystanie wbudowanego modułu sprawdzania pisowni MS Word do sprawdzania gramatyki i wyszukiwania synonimów nie tylko w języku angielskim, ale także rosyjskim. Wbudowany system tworzenia kopii zapasowych umożliwia tworzenie skompresowanych kopii zapasowych dokumentów hierarchicznych (w formatach ZIP i CAB). Wbudowany kreator szyfrowania pomaga szyfrować poufne dokumenty przy użyciu algorytmu kryptograficznego Blowfish. Moduł wyszukiwania Findera pozwala szybko znaleźć potrzebne dokumenty według fragmentu nazwiska, autora, komentarzy, treści (ryc. 4) itp.

Ryż. 4. Szukaj dokumentów według treści
w nich tekst w Maple

Szybki dostęp do dokumentów

Technologia komputerowego przygotowania dokumentów zakłada, że ​​utworzone dokumenty są następnie wielokrotnie wykorzystywane. Na przykład podczas opracowywania nowego dokumentu możesz potrzebować jednego lub dwóch akapitów z wczorajszego dokumentu lub nowy dokument jest zazwyczaj kopią starego, ale ze zmienionymi, zmiennymi informacjami itp.

Niestety, użytkownik nie zawsze pamięta nazwę ważnego dokumentu utworzonego przedwczoraj, a czasem nie ma zielonego pojęcia, gdzie go szukać. Dokumentom trzeba oczywiście nadawać sensowne nazwy i je zapisywać, stosując się do przejrzystego katalogowania, ale niestety dzieje się inaczej, z powodu pośpiechu, rozpraszających rozmów itp. W efekcie wyszukanie potrzebnego dokumentu może zająć mnóstwo cennego czasu – wszak nie jest wcale faktem, że będzie można go otworzyć poprzez Windowsową listę odnośników do najnowszych dokumentów dostępnych poprzez menu Start . Faktem jest, że ta lista:

• ograniczona do 15 dokumentów – oznacza to, że prawdopodobieństwo zamieszczenia dokumentów np. tydzień temu jest praktycznie zerowe;
• nie pozwala zlokalizować dokumentu, jeśli pamiętasz część tekstu, ale zapomniałeś nazwy pliku;
• nie obejmuje dokumentów o tej samej nazwie (ale jednocześnie różnych) zapisanych pod tą samą nazwą, ale w różnych folderach, co jest ważne np. podczas wspólnej pracy nad dokumentem z utworzeniem kilku jego wersji.

Jest jeszcze jeden problem – lista najnowszych dokumentów udostępniana w systemie Windows jest jednym z kanałów wycieku poufnych danych, ponieważ każdy użytkownik (w tym atakujący) może za jej pomocą dowiedzieć się, na czym polega charakter aktywności właściciela komputera. Dlatego zaleca się regularne czyszczenie tej listy, na przykład za pomocą narzędzi do usuwania „śmieciowych” danych z dysku. W rezultacie powstaje pozornie paradoksalna sytuacja: jeśli użytkownik regularnie niszczy ze względów bezpieczeństwa informacje o ostatnio używanych dokumentach, wówczas zostaje pozbawiony szybkiego dostępu do nich, a w przeciwnym razie ryzykuje, że stanie się ofiarą atakujących. Istnieje jednak wyjście - możesz skorzystać ze specjalistycznego narzędzia ActualDoc, które rozszerza możliwości systemu Windows w zakresie pracy z najnowszymi dokumentami.

Jeśli żądany dokument został utworzony dawno temu i dlatego nie może pojawić się na liście ostatnio otwieranych dokumentów (zarówno wbudowanych w system Windows, jak i na liście ActualDoc), wówczas będziesz musiał uciekać się do jego wyszukiwania. Tu pojawia się kolejny problem – użytkownik z reguły nie pamięta nazwy dokumentu (ani daty jego powstania), ale wie, jakie słowa kluczowe pojawiają się w tekście. Oznacza to, że trzeba wyszukiwać dokument po fragmentach zawartego w nim tekstu - niestety, choć zadanie to można rozwiązać za pomocą wbudowanych narzędzi systemu Windows lub np. Worda, jest ono bardzo przeciętne. I nie chodzi tylko o to, że takie wyszukiwanie nie jest do końca oczywiste i odbywa się powoli – czasem da się z tym żyć. Co ważniejsze, nie wszystkie pliki zostaną odnalezione – podczas wyszukiwania nie zostaną uwzględnione cechy morfologiczne języka rosyjskiego, przez co pliki, w których wyszukiwane słowa mają inną końcówkę wielkości liter, pozostaną nieodnalezione. Jednocześnie wyspecjalizowane narzędzia wyszukiwania, takie jak „Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000” i Phoenix Search (http ://indexlab.net/), mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty niezależnie od ich lokalizacji. Najbardziej atrakcyjnym spośród wymienionych rozwiązań pod względem stosunku ceny do jakości wydaje nam się pakiet Archivarius 3000.

Aktualny Dokument 3.5

Deweloper: Oprogramowanie Flexigen

Rozmiar dystrybucji: Standardowy – 4,1 MB, Profesjonalny – 3,6 MB

Praca pod kontrolą: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metoda dystrybucji: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-dniowa wersja demonstracyjna - http://www.flexigensoft.com/files/download/factualdoc .exe)

Cena: Standard – bezpłatny, Professional – 19,95 USD

ActualDoc to najnowszy menedżer dokumentów, który zapamiętuje używane dokumenty i zapewnia szybki i bezpieczny dostęp do nich. Program jest prosty i intuicyjny, posiada przyjazny interfejs użytkownika z obsługą języka rosyjskiego (ryc. 5), a jego opanowanie praktycznie nie wymaga czasu, zwłaszcza że towarzyszy mu kompleksowy system pomocy, dzięki czemu może stać się niezastąpionym narzędziem zarówno dla profesjonalistów, jak i użytkowników domowych.

Ryż. 5. Interfejs programu ActualDoc

ActualDoc śledzi pobranie nieograniczonej liczby dokumentów w określonym przez użytkownika okresie (domyślnie 60 dni), obsługuje ponad 40 formatów plików (pliki tekstowe i graficzne, dokumenty MS Office i dokumenty HTML, pliki PDF itp.) i umożliwia szybkie pobranie dowolnego z nich. Znalezienie potrzebnego dokumentu w środowisku programu nie stanowi problemu. Jeśli zwój zapamiętanych przez nią dokumentów jest stosunkowo niewielki, możesz wybrać dokument bezpośrednio z listy. W przeciwnym razie rozsądniej byłoby najpierw zawęzić listę potencjalnych kandydatów poprzez jej filtrowanie (możliwe jest filtrowanie po czasie). O interwale, rozszerzeniu i kategorii) lub wyszukiwanie po nazwie dokumentu (ogólnie) lub po fragmencie zawartego w nim tekstu (choć wyszukiwanie w tekście rosyjskim nie zawsze kończy się sukcesem). Istnieje inny sposób szybkiego otwarcia żądanego dokumentu - poprzez wbudowane zakładki (tak samo jak w przeglądarce Internet Explorer; rys. 6), które można przypisać do poszczególnych często używanych dokumentów i znacznie przyspieszyć do nich dostęp, ponieważ nie ma trzeba szukać. Wybrany dokument dostępny jest we wbudowanej przeglądarce - do przeglądania, wyszukiwania i kopiowania, a także w aplikacji zewnętrznej - do edycji i może zostać wykorzystany do pełnego przetworzenia, selektywnego kopiowania z niego informacji lub wysłania dokumentu przez e-mail. Jednocześnie samą listę dokumentów można ukryć przed wścibskimi oczami i zabezpieczyć hasłem - w tym przypadku ostatnio używane pliki nie będą wyświetlane w menu Start -> Dokumenty.

Ryż. 6. Otwieranie dokumentu poprzez zakładkę
w ActualDoc

Pakiet występuje w dwóch wersjach: bezpłatnej podstawowej wersji Standard i płatnej wersji Professional. Wersja bezpłatna nie pozwala na przeglądanie dokumentów we wbudowanych przeglądarkach, korzystanie z funkcji wyszukiwania (w rezultacie można wyszukiwać dokumenty jedynie wizualnie, przeglądając pełną lub przefiltrowaną listę), tworzyć własne kategorie i edytować zakładki.

Archiwista 3000 (3,82)

Deweloper: Likasoft

Rozmiar dystrybucji: 3 MB

Praca pod kontrolą: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda dystrybucji: shareware (30-dniowa wersja demo - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena: licencja studencka - 195 rubli, licencja osobista - 295 rubli, licencja komercyjna - 900 rubli.

« Archivist 3000 to optymalne rozwiązanie do szybkiego wyszukiwania dokumentów w 18 różnych językach (m.in. rosyjski, angielski, niemiecki i francuski), skierowane do szerokiego grona użytkowników. Program zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentów znajdujących się na Twoim dysku twardym, dyskach sieciowych i wymiennych (CD, DVD, ZIP itp.) i może pracować ze wszystkimi popularnymi typami dokumentów (pliki PDF, dokumenty MS Office, pliki tekstowe itp.). ). Potrafi wyszukiwać w archiwach (ZIP, RAR itp.), w wiadomościach e-mail (Outlook, Outlook Express, The Bat! itp.) i dołączonych do nich plikach. Dodatkowo obsługiwane jest wyszukiwanie w bazach danych Lotus Notes i Lotus Domino oraz w bazach wiadomości ICQ, Odigo IM i Miranda IM.

Oprócz zwykłego wyszukiwania według słowa kluczowego lub zestawu słów kluczowych, program obsługuje zaawansowany tryb wyszukiwania przy użyciu funkcji logicznych i może wyszukiwać dokumenty nie tylko według zawartości, ale także według nazwy pliku, daty modyfikacji, rozmiaru, typu dokumentu, kodowania itp. ( Ryc. 7). Dzięki pełnej obsłudze Unicode wyszukiwania przebiegają poprawnie nie tylko w dokumentach jednojęzycznych, ale także w wielojęzycznych (np. z tekstem jednocześnie w języku rosyjskim i niemieckim). Możliwe jest zdalne wyszukiwanie dokumentów poprzez Internet z późniejszym dostępem do znalezionych dokumentów poprzez dowolną przeglądarkę internetową, np. Internet Explorer. Wyniki wyszukiwania mogą być prezentowane w trybie fragmentowym, gdy wyświetlane są najważniejsze (istotne) fragmenty wybranych dokumentów z podświetleniem znalezionych słów, oraz w trybie tabelarycznym, gdy wyświetlana jest krótka informacja o dokumentach (rys. 8), dzięki której można je sortować.

Ryż. 7. Wyszukiwanie dokumentów w środowisku Archivist 3000

Ryż. 8. Opcje prezentacji wyników wyszukiwania
w „Archivariusie 3000”

Wypełnianie standardowych dokumentów

Przygotowanie standardowych dokumentów zajmuje znaczną część czasu tych użytkowników, którzy w ramach swoich obowiązków zajmują się przygotowywaniem różnorodnej dokumentacji w towarzystwach ubezpieczeniowych, bankach, kancelariach notarialnych, firmach świadczących różnego rodzaju usługi itp. Z reguły takie dokumenty powstają w edytorze tekstu Word na podstawie wcześniej opracowanych dokumentów podstawowych, w których po prostu podmieniane są niektóre zmienne informacje. Nie ma w tym nic skomplikowanego, ale przy dużej objętości dokumentacji błędy są nieuniknione – można np. przez przypadek wpisać dane w niewłaściwym miejscu tam, gdzie powinny się znajdować, albo wymazać kilka słów z dokumentu itp. Dlatego pożądane jest, aby do wprowadzania danych otwarte były tylko te pola, w których należy wprowadzić dane, a cały pozostały tekst był zablokowany. Twórcy udostępnili możliwość tworzenia takich dokumentów w programie Word. Wystarczy opracować serię szablonów dla wszystkich standardowych dokumentów stosowanych w organizacji, aby każdy szablon zawierał zakaz zmiany danych trwałych (polecenie Narzędzia -> Ustaw ochronę -> Zabroń wszelkich zmian z wyjątkiem wprowadzania danych do pól formularza) i szkolić użytkowników w zakresie tworzenia dokumentów przy użyciu szablonów. W przypadku dokumentów standardowych, gdzie jest stosunkowo mało zmiennych informacji, takie szablony w zupełności wystarczą, aby znacząco przyspieszyć proces przygotowania dokumentów i zmniejszyć ryzyko błędów.

Jednak w praktyce stosuje się wiele standardowych dokumentów, w których zmienne informacje zajmują nawet połowę objętości, a niektóre zmienne dane powtarzają się kilka razy w tej czy innej formie (ryc. 9) - na przykład imię i nazwisko. w różnych przypadkach słowa oznaczające wprowadzone daty lub kwoty itp. W tym przypadku korzystanie z szablonów Worda niewiele pomaga, ponieważ wypełnianie dokumentów nawet przy użyciu szablonów zajmie dużo czasu, ponieważ wszystkie zmienne dane będą musiały zostać wprowadzone ręcznie.

Ryż. 9. Przykład dokumentu o dużej objętości
informacje zmienne

Przygotowanie standardowych dokumentów ma jeszcze jedną cechę - często konieczne jest przygotowanie nie jednego dokumentu, ale kilku na raz (na przykład do sporządzenia umowy bankowej o otwarciu depozytariusza potrzebne są trzy lub cztery rodzaje umów podpis). Trzeba zatem wpisać te same informacje do różnych dokumentów, co również zajmuje dużo czasu, a prawdopodobieństwo popełnienia błędu odpowiednio wzrasta. Takie dokumenty możesz przygotować znacznie szybciej, korzystając ze specjalistycznych aplikacji przeznaczonych do automatyzacji procesu przygotowywania standardowych dokumentów, takich jak AutoDoc czy Blitz Document. Aplikacje te również opierają się na wykorzystaniu szablonów, które w odróżnieniu od zwykłych szablonów Worda nie tylko pozwalają na wprowadzenie danych w przeznaczone do tego pola (w tym celu użytkownik musi wypełnić zestaw formularzy z danymi), ale potrafi także w sposób programowy przekształcać wprowadzone dane, np. potrafi zamieniać liczby w słowach, deklinować słowa i wyrażenia według przypadków gramatycznych itp. Dzięki temu niezbędne dokumenty wypełniane są szybko, a liczba błędów, jakie można popełnić, jest o rząd wielkości mniejsza niż przy ich tradycyjnym przygotowaniu w Wordzie. Ponadto tworzenie standardowych dokumentów za pomocą specjalistycznych rozwiązań jest również atrakcyjne, ponieważ wszystkie utworzone dokumenty są automatycznie katalogowane i odnalezienie któregokolwiek z nich w przyszłości nie stanowi problemu, a użytkownik nie musi znać zawiłości przygotowywania dokumentów, ponieważ wszystkie niuanse prawne są już uwzględnione w szablonach.

AutoDoc 1.2

Deweloper: EleWise

Rozmiar dystrybucji: 6 MB

Praca pod kontrolą: Windows 2000/XP/2003

Metoda dystrybucji: shareware (wersja demonstracyjna ograniczona funkcjonalnie - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:„AvtoDoc-Personal” – 1980 rubli, „AvtoDoc-Server” – 2980 rubli, „AvtoDoc-Client” – 1490 rubli.

„AutoDoc” to program, który pozwala zautomatyzować i przyspieszyć proces wypełniania standardowych dokumentów przy użyciu szablonów utworzonych przy użyciu programu MS Word oraz prowadzenia archiwum dokumentów i ewidencji sporządzonych przy użyciu tych szablonów. Proces generowania w nim nowych dokumentów jest niezwykle zautomatyzowany – wystarczy wybrać z ogólnej listy scenariuszy żądany scenariusz biznesowy (scenariusz biznesowy oznacza dostosowany szablon) i wypełnić formularz wejściowy wymaganymi danymi (rys. 10). Utworzony dokument można przeglądać, zapisywać, drukować lub otwierać w programie Word w celu dalszej edycji.

Ryż. 10. Tworzenie dokumentu przy pomocy skryptu „AutoDoc”.

Liczba wbudowanych skryptów jest niewielka (rys. 11), ale można ją rozszerzyć o niestandardowe skrypty, których proces tworzenia jest szczegółowo i przejrzyście przedstawiony w pomocy i jest w pełni kontrolowany przez kreatora, dzięki czemu jest dostępny dla większość użytkowników. Opracowanie nowego skryptu polega na wykonaniu pięciu kroków: wpisaniu nazwy skryptu, utworzeniu szablonu, zdefiniowaniu zmiennych, skonfigurowaniu i przetestowaniu skryptu oraz zapisaniu go do dalszej edycji (rys. 12). Przygotowanie szablonu na pierwszy rzut oka może sprawiać pewne trudności, gdyż trzeba go utworzyć ręcznie w programie Word, a to wymaga znajomości języka skryptowego. Ale w praktyce wszystko jest znacznie prostsze - wystarczy zrozumieć, że zmienne wprowadza się w nawiasach klamrowych, a przed nimi umieszcza się znak $, pozostałe teksty są drukowane w zwykły sposób (ryc. 13). Nowe szablony można tworzyć nie tylko od podstaw, ale także w oparciu o istniejące szablony lub gotowe dokumenty - w pierwszym przypadku wystarczy zmienić ustawienia skryptu i przetestować go ze zmienionymi ustawieniami, a w drugim otworzyć plik gotowy dokument, zamień zmieniające się informacje na zmienne i określ program jako szablon. Zmienne mogą być kilku typów, w tym takich, które umożliwiają:

• wprowadź dane w kilku polach jednocześnie: imię i nazwisko, dane paszportowe, dane organizacyjne itp.;
• wybrać wartość zmiennej ze zbioru wartości;
• wykonywać różne operacje i przekształcenia: obliczać procent liczby lub podatek VAT od kwoty, konwertować liczbę na ciąg znaków, wprowadzać aktualną datę itp.;
• wskazać słowo lub frazę w określonym przypadku itp.

Dokumenty tworzone według scenariuszy biznesowych AutoDoc zapisywane są w formie przejrzyście ustrukturyzowanych rekordów, dzięki czemu w każdej chwili można odnaleźć żądany dokument poprzez filtrowanie lub wyszukiwanie, przeglądać go, drukować, regenerować lub usuwać.

Ryż. 11. Okno „AutoDoc” z listą wbudowanych grup
scenariusze biznesowe

Ryż. 12. Opracowanie nowego skryptu w AutoDoc

Ryż. 13. Przykład tekstu szablonu w „AutoDoc”,
w którym występują cztery zmienne: „liczba”,
„miesiąc”, „organizacja” i „pełna nazwa”

Program jest dostarczany w dwóch wersjach: dla jednego użytkownika - „AvtoDoc-Personal” i dla wielu użytkowników (sieć), reprezentowanych przez dwa moduły - „AvtoDoc-Server” i „AvtoDoc-Client”. W wersji jednostanowiskowej wszystkie komponenty systemu zlokalizowane są na komputerze lokalnym, w wersji wieloużytkownikowej na serwerze instalowana jest baza danych skryptów, szablonów i rekordów, a na komputerach użytkowników tylko część kliencka. zainstalowany, co umożliwia korzystanie ze wszystkich materiałów AutoDoc przechowywanych na serwerze.

Dokument Blitz 3.4.1

Deweloper: BlitzSoft

Rozmiar dystrybucji: 991 kB

Praca pod kontrolą: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda dystrybucji: shareware (wersja demo ograniczona funkcjonalnie - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rubli.

Blitz Document to kompaktowy program do automatycznego tworzenia standardowych dokumentów przy użyciu szablonów skryptów. Umożliwia szybkie generowanie dokumentów w oparciu o wbudowane szablony, których jest ponad 30 (ryc. 14), lub niestandardowe skrypty, które można opracować w oparciu o wbudowane szablony lub puste układy. Tworzenie dokumentu za pomocą gotowego skryptu jest niezwykle proste – wystarczy wybrać rodzaj skryptu i postępować zgodnie z instrukcjami kreatora, który sumiennie przeprowadzi użytkownika przez wszystkie etapy przygotowania dokumentu (ryc. 15). Gotowy dokument można przeglądać, drukować, edytować we wbudowanym edytorze tekstu (można korygować zarówno dane zmienne, jak i stałe) lub otworzyć do edycji w programie Word.

Ryż. 14. Lista wbudowanych skryptów Blitz Document

Ryż. 15. Tworzenie dokumentu skryptowego
Dokument Blitza

Rozwój utworzonych szablonów jest nieco bardziej skomplikowany, ale będzie również w zasięgu możliwości większości użytkowników. To prawda, opanowanie tej funkcji zajmie trochę czasu, ponieważ niestety informacje referencyjne zawarte w programie są przeznaczone dla odpowiednio przeszkolonych użytkowników (jest bardzo skąpe i nie zawiera żadnych ilustracji ani przykładów). Technicznie rzecz biorąc, utworzenie nowego szablonu składa się z dwóch etapów: wybrania wbudowanego szablonu lub układu, na podstawie którego zostanie opracowany nowy szablon oraz sekwencyjnego dostosowania zawartych w nim danych stałych i zmiennych (ryc. 16). Dane stałe wprowadzane są w postaci rzeczywistej, ale nie bezpośrednio do tekstu, lecz poprzez okna dialogowe. Informacje o zmiennych są również dopasowywane w trakcie dialogu i nie są już wprowadzane bezpośrednio, ale zastępowane przez zmienne oznaczone symbolami wieloznacznymi, zaprojektowane z uwzględnieniem języka skryptowego używanego w programie. Skrypty mogą nie tylko wyświetlać tekst wprowadzony podczas generowania dokumentu, ale także go zmieniać za pomocą systemu poleceń podstawiania lub transformacji danych. Na przykład zapewnione jest:

Ryż. 16. Opracowanie nowego szablonu na podstawie układu
w dokumencie Blitz

• Deklinacja słów i wyrażeń według przypadków gramatycznych;
• konwertowanie liczb na ciągi znaków;
• konwertowanie dat kalendarzowych na ciągi znaków;
• przeprowadzanie wszelkich obliczeń stosowanych w dokumentach prawnych i biznesowych;
• zmiana tekstu w zależności od wartości wprowadzonych danych itp.

Dokumenty utworzone za pomocą Blitz Document zapisywane są w uporządkowanych dziennikach księgowych – pozwala to na szybkie poruszanie się po dokumentacji i niemal natychmiastowe uzyskanie dostępu do niezbędnych materiałów, np. w celu ich wydrukowania. Dodatkowo dokumenty można grupować w wirtualne pliki, co ułatwia szybki dostęp do materiałów związanych z konkretnym tematem lub przedmiotem występującym w bazie.

Tekst OCR w zeskanowanych dokumentach

Użytkownicy, którzy często muszą konwertować dokumenty papierowe (strony książki, gazety, czasopisma lub faksu) do edytowalnego formatu elektronicznego, nie mogą obejść się bez systemu rozpoznawania znaków, czyli systemu OCR (Optical Character Recognition), zaprojektowanego do automatycznego wprowadzania tekstu z dokumentów papierowych do komputera. Teoretycznie można skorzystać z programu FineReader firmy ABBYY lub CuneiForm firmy Cognitive Technologies - oba są niezawodne w działaniu i charakteryzują się dużą dokładnością rozpoznawania. Jednak pakiet FineReader ma uproszczoną i niedrogą wersję dla użytkowników domowych, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, co czyni go bardziej atrakcyjnym dla szerszego grona odbiorców.

ABBYY FineReader 8.0

Deweloper: Oprogramowanie firmy ABBYY

Rozmiar dystrybucji: 40,5MB

Praca pod kontrolą: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Metoda dystrybucji: shareware (nie ma wersji demonstracyjnej programu FineReader Home Edition, jest to ograniczona funkcjonalnie wersja demonstracyjna programu FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition – 990 RUR, FineReader Professional Edition – 3750 RUR.

ABBYY FineReader to idealne rozwiązanie do rozpoznawania dokumentów, w których rozpoznawany jest nie tylko tekst, ale także projekt, co zapewnia dokładne przesyłanie tabel, obrazów i podział tekstu na kolumny (ryc. 17). Program jest łatwy w obsłudze, rozpoznaje dokumenty wielojęzyczne (obsługiwane jest 179 języków) i wielostronicowe. Możliwe jest rozpoznanie całego dokumentu lub jego poszczególnych stron. Wynik można zapisać w jednym z popularnych formatów: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT lub PDF. Możliwe jest zapisywanie wyników rozpoznawania krok po kroku w celu wyeliminowania błędów. Wprowadzono eksport wyników rozpoznawania bezpośrednio do programów Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect i Adobe Acrobat. Wbudowany moduł sprawdzania pisowni (dla 36 języków) pomoże przyspieszyć sprawdzanie wyniku, a integracja z Microsoft Word pozwala wywołać program bezpośrednio z Worda, bez odrywania się od pracy z tekstem.

Ryż. 17. Wynik rozpoznania dokumentu
w programie ABBYY FineReader Home Edition

Program występuje w dwóch wersjach: FineReader Home Edition, przeznaczonej dla początkujących, oraz FineReader Professional Edition, przeznaczonej dla profesjonalistów. Wersja profesjonalna pozwala na zarządzanie parametrami rozpoznawania (zmiana trybu, wykonywanie rozpoznawania z treningiem) oraz posiada bogatszy zestaw funkcji rozpoznawania (rozpoznawanie plików PDF, tekstów zarejestrowanych aparatem cyfrowym itp.). Ponadto wersja Professional Edition udostępnia więcej różnych formatów zapisu, dodała możliwość rozpoznawania kodów kreskowych i szybkiego rozpoznawania zrzutów ekranu za pomocą narzędzia Screenshot Reader.

Konwersja dokumentów z formatu PDF

Cała dokumentacja techniczna jest dziś dostarczana w formacie PDF, w którym do przeglądania dokumentów służy bezpłatne narzędzie Adobe Acrobat Reader. Jednak dość często pojawia się konieczność wykorzystania fragmentów plików PDF podczas przygotowywania własnych dokumentów lub redagowania materiałów w formacie PDF (np. artykułu, umowy, raportu itp.). W pierwszym przypadku konieczne będzie wyodrębnienie fragmentów tekstu i/lub obrazów z plików PDF (teoretycznie da się to zrobić za pomocą wbudowanych narzędzi programu Acrobat Reader, ale z bardzo miernymi wynikami). W drugim przypadku będziesz musiał przekonwertować dokumenty PDF na format edytowalny (na przykład na format Word), zachowując projekt oryginalnego dokumentu, czego nawet nie zapewnia Acrobat Reader. W takich przypadkach na ratunek przychodzą specjalne narzędzia, z których najbardziej atrakcyjnymi pakietami są ABBYY PDF Transformer i PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Przyjrzymy się pierwszemu z nich - choć jest droższy, ma rosyjskojęzyczny interfejs i pozwala na konwersję plików PDF na kilka edytowalnych formatów, a także potrafi poprawnie rozpoznać nie tylko tekst w języku angielskim, ale także rosyjskim.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Deweloper: Oprogramowanie firmy ABBYY

Rozmiar dystrybucji: 52 MB

Praca pod kontrolą: Windows 2000 (SP2 lub nowszy)/XP/Server 2003

Metoda dystrybucji: shareware (15-dniowa wersja demo - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rubli.

ABBYY PDF Transformer to narzędzie do konwersji dokumentów PDF do formatów dokumentów Microsoft Word (rys. 18), Excel, a także plików HTML i TXT. Pakiet posiada intuicyjny interfejs i jest bardzo łatwy w obsłudze, dzięki czemu nawet początkujący użytkownicy będą w stanie go opanować.

ABBYY PDF Transformer potrafi konwertować dowolne pliki PDF, w tym pliki bez warstwy tekstowej (takie pliki są najczęściej uzyskiwane ze zeskanowanych dokumentów i stanowią obraz tekstu), a także poprawnie przetwarza pliki PDF zawierające dowolną kombinację obsługiwanych języków (w tym rosyjskiego i Język angielski). Narzędzie dokładnie zachowuje projekt dokumentu źródłowego (zdjęcia, tabele, układ kolumn, łącza) i pozwala zarządzać opcjami konwersji i zapisywania. Można np. jasno określić obszary, które program powinien postrzegać jako tekst lub obraz (co jest ważne w przypadku plików PDF o skomplikowanym projekcie), zapisać gotowy dokument w takim samym wzorze jak w oryginale, czy też jako kolumnę tekstu (ze zdjęciami lub bez – opcjonalnie) itp. W razie potrzeby istnieje możliwość selektywnej konwersji poszczególnych stron lub nawet ich fragmentów. Ponadto ABBYY PDF Transformer może również wykonywać konwersję odwrotną, umożliwiając tworzenie plików PDF z dokumentów Microsoft Word, tabel Excel, prezentacji PowerPoint, diagramów Visio i plików HTML, a także z niemal dowolnej aplikacji obsługującej drukowanie dokumentu (tj. zaimplementowane poprzez wirtualną drukarkę PDF-XChange dla ABBYY PDF Transformer 2.0).