Pomembno je razumeti, da program ni popolna rešitev. To je samo primer možne konfiguracije. Vsaka organizacija ima svojo specifiko poslovanja in program lahko prilagajamo potrebam posamezne organizacije tako, da odstranimo nepotrebne funkcionalnosti in dodamo manjkajoče. Spremenite lahko vrste tabel in kartic, dodate nove imenike in tabele, ustvarite tiskane obrazce na podlagi vzorcev itd.

Posnetki zaslona programa

Prvih 60 zagonov program deluje v demo načinu brez kakršnih koli omejitev. Po 60 zagonih bo program preklopil v način brezplačne različice. Brezplačno različico lahko uporabljate brez časovnih omejitev.

Za nakup programa morate izbrati vrsto licence. Licence delimo na več vrst glede na omejitev največjega števila sočasnih uporabniških sej – t.j. število zaposlenih, ki hkrati delajo z bazo podatkov. Omejeno je tudi število uporabnikov v imeniku »Uporabniki«.

Program za beleženje dohodne in odhodne korespondence ter internih dokumentov organizacije.

Programski izdelek je mogoče prilagoditi potrebam vaše organizacije.

Podatki o vsej korespondenci vašega podjetja ter notranjih dokumentih (nalogi, navodila itd.) so na enem mestu - Dnevniki dokumentov in vedno enostavno najdete tistega, ki ga potrebujete.

Vse informacije o vsakem vhodnem, odhodnem ali internem dokumentu so jasno predstavljene v kartici ustreznega dokumenta

Obliko številke dokumenta lahko prilagodite, kot je običajno pri vašem pisarniškem delu

V vsakodnevnem delovnem vrvežu ne boste pozabili na rok za neizpolnjen dokument! In tudi v iskanju takšnih dokumentov vam ne bo treba prebirati po kupu papirjev - program vas bo nanje spomnil sam

Opozorila bodo prejeli le pooblaščeni uradniki: opozorila so konfigurirana za vsakega uporabnika. Obstaja tudi možnost ogleda opomnikov v obliki koledarja!

Za začetek dela s programom vam ni treba ročno vnašati dokumentov za prejšnja leta - lahko jih samodejno prenesete iz datoteke Excel.

Udobno timsko delo na dokumentih je zagotovljeno s podporo za mrežno delovanje in možnostjo razlikovanja pravic. Dostop in delo s programom "Registracija organizacijskih dokumentov 4.8" je strogo urejen: izvajajo se tri ravni dostopa glede na funkcije, ki so dovoljene uporabniku - administrativni, uporabniški in samo za ogled (brez pravice do spreminjanja). Poleg tega je mogoče natančno nastaviti dostop do dnevnikov za vsako raven dostopa.

Podpora za delo s skenerjem vam bo omogočila preprosto nalaganje skeniranih kopij izvirnih dokumentov v program; možno je pretočno skeniranje pri uporabi skenerja, ki podpira samodejno podajanje listov.

Uradniki, odgovorni za izvrševanje dokumentov, bodo pravočasno obveščeni o prejemu novih nalog - program ima funkcije za pošiljanje obvestil po e-pošti z možnostjo povezovanja datotek, shranjevanja sporočil in iskanja po njih

Vzdrževanje dokumentov poljubnega števila podjetij v enem programu: vsi podatki o dokumentih so na enem mestu, so dostopni in priročno predstavljeni.

Funkcija »Oglejte si samo svoje dokumente« vam omogoča razdelitev dokumentov med izvršitelje, s čimer odpravite možnost ogledovanja in popravljanja dokumentov drugih ljudi.

Če želite vsakodnevno samodejno arhivirati različice datotek programov skozi čas, lahko uporabite brezplačen pripomoček za samodejno arhiviranje datotek.

Če želite namestiti brezplačno različico programa:

*Podpora za izdelek je na voljo na spletu.

Licenca za 1 delovno mesto standardne (ne-SQL) različice programa je na voljo brezplačno, brez omejitev.

Za nakup dodatnih mrežnih delovnih postaj nam pošljite zahtevo na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Če ga želite videti, omogočite JavaScript. , v njem navedite naziv vašega podjetja, naziv produkta (»Registracija organizacijskih dokumentov 4.8«) in število dodatnih zaposlitev, mi pa vam bomo poslali pogodbo in račun.

Plačajte račun na kateri koli način, ki vam ustreza.

Po plačilu pošljite na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Če ga želite videti, omogočite JavaScript. potrdilo o plačilu (kopija ali številka plačilnega naloga, datum in znesek plačila), mi pa vam bomo poslali registracijsko in aktivacijsko kodo.

Cena programa "Registracija organizacijskih dokumentov 4.8"

Osnovna različica- 1 delovno mesto - brezplačno

od 2. do vključno 5. - 4000 rubljev za 1 delovno mesto
od 6. do vključno 10. - 3000 rubljev za 1 delovno mesto
od 11. do vključno 20. - 2000 rubljev za 1 delovno mesto
od 21. in več - 1000 rubljev za 1 delovno mesto

Kalkulator cen

0+1*4000=4000 rub.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Cena vključuje 1 leto telefonske in spletne tehnične podpore.

* Način odpreme je licenciran ločeno, stroški licence za 1 leto so 4.000 rubljev. Ko vklopite način "Dispečer".

Za organizacije, ki potrebujejo večjo zanesljivost shranjevanja podatkov in varnost dostopa do informacij, zapiranje nepooblaščenih dostopov do podatkov, možno vgrajeno šifriranje podatkov, možnost uporabe spletnega odjemalca za vpogled v dokumente in Android aplikacije za obveščanje izvršiteljev o prejemu dokumentov in spremljanje izvrševanja dokumentov, obstaja različici programa Registracija organizacijskih dokumentov za Microsoft SQL Server in PostgreSQL.

Za nakup programa "Registracija organizacijskih dokumentov" Različica SQL:

1. Prenesite demo različico programa (namestitveno datoteko za MS SQL Server in za PostgreSQL) in namestite program.

2. Pošljite nam zahtevo na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Če ga želite videti, omogočite JavaScript. , v njem navedite ime vašega podjetja, ime produkta (“Registracija organizacijskih dokumentov 4.8 verzija MS SQL” oz. “Registracija organizacijskih dokumentov 4.8 različica PostgreSQL”) in število delovnih mest, mi pa vam bomo poslali pogodbo in račun.

3. Plačajte račun na kateri koli način, ki vam ustreza.

4. Po plačilu pošljite na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Če ga želite videti, omogočite JavaScript. potrdilo o plačilu (kopija ali številka plačilnega naloga, datum in znesek plačila), mi pa vam bomo poslali registracijsko in aktivacijsko kodo.
Originalni dokumenti (pogodba, akt o prevzemu in prenosu pravic uporabe, račun, račun, licenčna pogodba) se po plačilu pošljejo po pošti.

Cena programa “Registracija organizacijskih dokumentov 4.8 različica MS SQL”

Osnovna različica- 1 delovno mesto - 9000 rubljev

Dodatne delovne postaje (za mrežno sodelovanje):
od 2. do vključno 5. - 6000 rubljev za 1 delovno mesto
od 6. do vključno 10. - 5000 rubljev za 1 delovno mesto
od 11. do vključno 20. - 4000 rubljev za 1 delovno mesto
od 21. in več - 3000 rubljev za 1 delovno mesto

Za izračun stroškov licenc lahko uporabite Kalkulator cen

Primer izračuna stroškov za 2 delovni mesti:
9000+1*6000=15000 rub.

Primer izračuna stroškov za 6 delovnih mest:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 rub.

Primer izračuna stroškov za 25 delovnih mest:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

Pri izbiri možnosti podaljšane garancije znaša strošek dodatnega leta podpore 20 % cene licence.

* Obdobje licence ni omejeno.

"Kontrolna soba" 1 mesec je na voljo brezplačno, stroški licence za neomejen čas znašajo 12.000 rubljev.

PostgreSQL je prosto distribuiran strežnik SQL, ki je vredna alternativa komercialnemu strežniku Microsoft SQL. DBMS PostgreSQL je še posebej pomemben za vladne agencije kot del skladnosti s politiko uporabe ruskih programskih izdelkov.

Cena programa “Registracija organizacijskih dokumentov 4.8 različica PostgreSQL”

Osnovna različica- 1 delovno mesto - 10.000 rubljev

Dodatne delovne postaje (za mrežno sodelovanje):
od 2. do vključno 5. - 7000 rubljev za 1 delovno mesto
od 6. do vključno 10. - 6000 rubljev za 1 delovno mesto
od 11. do vključno 20. - 5000 rubljev za 1 delovno mesto
od 21. in več - 4000 rubljev za 1 delovno mesto

Za izračun stroškov licenc lahko uporabite Kalkulator cen

Primer izračuna stroškov za 2 delovni mesti:
10000+1*7000=17000 rub.

Primer izračuna stroškov za 6 delovnih mest:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 rub.

Primer izračuna stroškov za 25 delovnih mest:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Cena vključuje 1 leto telefonske in spletne tehnične podpore. Pri izbiri možnosti podaljšane garancije znaša strošek dodatnega leta podpore 20 % cene licence.

* Obdobje licence ni omejeno.

* Način odpreme je licenciran ločeno, stroški licence za 1 leto so 4.000 rubljev. Ko vklopite način "Kontrolna soba" 1 mesec je na voljo brezplačno, stroški licence za neomejen čas znašajo 12.000 rubljev.

Med uporabniki programa Državno enotno podjetje mesta Moskva "Urad za obnovo in razvoj edinstvenih objektov", JSCB "Ruska skrbniška banka", LLC "KB Finance Business Bank", Komercialna banka "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", Državna javna ustanova Republike Dagestan "Direkcija enotnega državnega naročnika-razvijalca" mesta Mahačkala in mnogi drugi.

Računovodstvo dokumentov

Če ste odgovoren vodja, potem ste razmišljali o ustreznem računovodstvu. Dokumentacijsko računovodstvo, pogodbeno računovodstvo in dokumentacijsko računovodstvo niso nič manj pomembni v podjetju. Naš program za knjigovodstvo dokumentov je celovita rešitev za avtomatizacijo knjigovodstva dokumentov. Sistem za upravljanje dokumentov ima veliko funkcionalnosti in seznam orodij. Glede na to, da vsako vodenje evidenc poteka v različnih institucijah drugače, smo pripravljeni program za evidentiranje dokumentov individualno prilagoditi vašim zahtevam. Naš dokumentni sistem vam bo pomagal urediti arhiv dokumentov. V bazi podatkov lahko shranjujete tako same dokumente kot povezave do strežnika, kjer so shranjeni podatki. Prednost programa je hitro iskanje. Programsko okno je narejeno tako, da lahko iščemo po kateremkoli polju. Vendar to še niso vse možnosti iskanja. Pri delu s programom za računovodstvo dokumentov ne morete delati samo s celotno bazo podatkov, temveč tudi s posebnim iskalnim oknom prikazati dokumente za določeno obdobje ali po zaposlenem, stranki in celo po datumu podpisa. Nič več izgub in težav pri iskanju pravega dokumenta. Vaše upravljanje dokumentov in upravljanje pogodb bo postalo centralizirano in poenostavljeno.

Program za knjigovodstvo dokumentov se lahko uporablja ne le kot arhiv podatkov in hramba dokumentov, ampak tudi kot program za upravljanje dokumentov. Ko ustvarite bazo podatkov, lahko spremljate zgodovino dokumenta od njegovega nastanka do vseh premikov. Videli boste lahko vse ljudi, ki delajo z njim. V kateri fazi je vsak dokument?

Druga prednost računovodskega programa je sistematizacija in urejenost vseh dokumentov. Kar ustvarja velik tajni sistem za elektronske dokumente.

Z našim računovodskim programom si lahko privoščite, da pozabite na škatle in škatle dokumentov. Zdaj lahko najdete tistega, ki ga potrebujete, v nekaj sekundah in le nekaj klikih.

Zahvaljujoč tako organiziranemu računovodskemu sistemu lahko vse dokumente razdelite na kategorije in podkategorije, jih razdelite na oddelke in zaposlene. Lahko celo prikažete poročila o toku dokumentov.

Zakaj potrebujemo dokumentacijske sisteme? Odgovor na to vprašanje je zelo preprost: v človeški naravi je, da dela napake. Zmanjšati je treba število napak v dokumentaciji. Zdaj bo s pomočjo avtomatiziranega računovodskega sistema zelo težko izgubiti dokument. Sistemi dokumentnega toka vam omogočajo ustvarjanje obvestil, s pomočjo katerih vas bo predračunski program opozoril na morebitne pomanjkljivosti.

Kaj še obstaja v računovodskem programu za dokumente? Avtomatiziran sistem polnjenja, pametna polja, ki si zapomnijo vnesene podatke in še veliko več.

Z vsemi zmožnostmi računovodskega programa »Dokumentacija« se lahko seznanite tako, da nas preprosto pokličete ali kontaktirate po pošti.

Program za arhive, računovodstvo in dokumentacijo - učinkovito, hitro, samodejno!

Video programi za snemanje dokumentov in pogodb

Z ogledom naslednjega videa se lahko hitro seznanite z zmožnostmi programa USU - Univerzalni računovodski sistem. Če videoposnetka ne vidite naloženega na YouTube, nam pišite, našli bomo drug način za prikaz predstavitvenega videa!

Anatolij Wasserman o novi različici 5.0 programa USU

Poleg mnenj navadnih uporabnikov o programu USU vam zdaj predstavljamo mnenja strokovnjakov. Anatolij Wasserman se je rodil 9. decembra 1952. Po izobrazbi inženir je diplomiral na Tehnološkem inštitutu za hladilno industrijo v Odesi. Po končanem inštitutu sem se zaposlil kot programer, nato kot sistemski programer. Na platnu se je prvič pojavil leta 1989, ko je sodeloval v oddaji "Kaj? Kje? Kdaj?" in na Brain Ringu. V televizijski lastni igri je v dveh letih, od 2001 do 2002, osvojil petnajst zaporednih zmag. in leta 2004 postal najboljši igralec desetletja. Po športni različici "My Game" je postal petkratni prvak Ukrajine. Štirikratni prvak Moskve v športni različici "Lastne igre", dobitnik bronaste in srebrne medalje leta 2017. Dobitnik srebrne medalje na “Igrah poznavalcev”, Svetovnih igrah poznavalcev leta 2010 za “Your Game”.

Dodatek k programu za poklicne managerje - Sveto pismo sodobnega voditelja

Dodatek k programu za profesionalne menedžerje: za razvoj poslovanja in povečanje prihodkov. Edinstven izdelek, razvit na stičišču dveh ved: ekonomije in informacijske tehnologije. Ni analogov

Mobilna aplikacija USU

Z razvojem tehnologije se življenje pospešuje. Povsod moraš biti točen – kajti hitreje kot narediš stvari, več zaslužiš. Zaradi tega je zelo pomembno, da imate pri roki mobilno aplikacijo, bogato s funkcijami.

Alexander Druz o univerzalnem računovodskem sistemu

Poleg mnenj navadnih uporabnikov o programu USU vam zdaj predstavljamo mnenja strokovnjakov. Med njimi je prvi mojster intelektualne igre "ChGK" Alexander Druz. Šestkrat je prejel nagrado Kristalna sova kot najboljši igralec kluba. Dobitnik "Diamantne sove" - ​​nagrade za najboljšega igralca. Prejel naslov prvaka televizijske različice Brain Ringa. V televizijski oddaji “Lastna igra” je osvojil “Line Games”, “Super Cup”, z ekipo osvojil “III Challenge Cup” in postavil absolutni rekord v uspešnosti na eni tekmi. Avtor in voditelj intelektualnih iger in izobraževalnih programov na različnih televizijskih kanalih.

Maxim Potashev o učinkovitosti programa USU

Poleg mnenj navadnih uporabnikov o programu USU vam zdaj predstavljamo mnenja strokovnjakov. Maxim Potashev - mojster igre "Kaj? Kje? Kdaj?", štirikrat osvojil nagrado "Kristalna sova", dvakratni svetovni prvak, trikratni ruski prvak, šestkratni prvak Moskve, trikratni zmagovalec odprtega prvenstva Moskve v igri "ChGK". Na podlagi rezultatov splošnega glasovanja občinstva leta 2000 je bil priznan kot najboljši igralec v vseh letih obstoja elitnega kluba, ustanovljenega leta 1975. 50 tisoč gledalcev programa je glasovalo za kandidaturo Maxima Potasheva. Podeljeni sta bili »Velika kristalna sova« in glavna nagrada jubilejnih iger - »Diamantna zvezda« mojstra igre. Član upravnega odbora in od leta 2001 - podpredsednik Mednarodnega združenja klubov. Po poklicu - matematik, tržnik, poslovni trener. Diplomiral je na Fakulteti za management in uporabno matematiko, poučeval na oddelku za splošno in uporabno ekonomijo na Moskovskem inštitutu za fiziko in tehnologijo. Avgusta 2010 je bil imenovan za predsednika vseruske javne organizacije "Ruska federacija športnega mostu". Vodi svetovalno podjetje, ki različnim organizacijam pomaga pri reševanju problemov, povezanih s prodajo, trženjem, storitvami za stranke in optimizacijo poslovnih procesov.

Sergey Karyakin o taktiki v poslu

Poleg mnenj navadnih uporabnikov o programu USU vam zdaj predstavljamo mnenja strokovnjakov. Sergej Karjakin. Pri 12 letih je postal najmlajši velemojster v svetovni zgodovini, kar je bilo uvrščeno v Guinnessovo knjigo rekordov. Zmagal na turnirju kandidatov. Nagrajen za svetovni pokal FIDE. Svetovni prvak v hitropoteznem šahu, svetovni prvak v blitzu. Častni mojster športa Ukrajine. Častni mojster športa Rusije, velemojster Rusije. Prejel red za zasluge 3. stopnje. Član Javne zbornice Ruske federacije v njeni šesti sestavi. Večkratni zmagovalec otroških in mladinskih svetovnih in evropskih prvenstev. Zmagovalec in dobitnik medalj na številnih velikih turnirjih. Prvak XXXVI svetovne šahovske olimpijade kot član ukrajinske ekipe, dobitnik srebrne medalje na olimpijskih igrah kot član ruske ekipe. Pokazal je najboljši rezultat na svoji deski na turnirju in prejel prvo posamično nagrado (na deski 4). Prvak Rusije z najboljšim rezultatom na deski 1. Svetovni prvak v ruski reprezentanci. Prišel v polfinale svetovnega prvenstva. Zmagovalec številnih mednarodnih turnirjev.

Zmogljivosti programa za dokumentiranje

Spodaj je kratek seznam zmogljivosti programa USU - univerzalni računovodski sistem. Odvisno od konfiguracije programske opreme se lahko seznam zmožnosti spremeni – postane manjši ali večji.

• Dokumentni program podpira hkratno delo več uporabnikov.
• Nadzor nad programom in računovodstvom v njem poteka na najvišji ravni. Vsaka prijava uporabnika je zaščitena z geslom.
• Vsak zaposleni lahko občasno spremeni svoje geslo v programu, ki nadzoruje računovodstvo dokumentov.
• Program upošteva različna dejstva in lahko spremeni geslo katerega koli zaposlenega.
• V računovodskem programu, ki dela z dokumenti, obstaja razlikovanje pravic dostopa za zaposlene različnih specializacij.
• Ob upoštevanju različnih okoliščin je podprto delo v lokalnem omrežju prek različnih omrežnih protokolov.
• Program za nadzor dokumentacije in računovodstvo ima možnost delovanja preko interneta, če obstaja mreža poslovalnic ali če želi upravnik pregledovati poročanje vodstva od doma.
• Program za nadzor dokumentov in računovodstvo ima enostaven in intuitiven vmesnik, z njim lahko dela vsak uporabnik.
• Pri delu z nadzorom in računovodstvom dokumentov lahko prilagodite zasnovo v programu, vključno s tematskimi.
• Pri spremljanju dokumentov lahko v računalniškem računovodskem programu iz seznama praznin izberete svojo najljubšo barvno shemo za prikaz oken.
• Z nadzorom dela računovodstva dokumentov bo ime vaše organizacije prikazano v naslovu glavnega okna.
• Pri upravljanju dela z dokumenti lahko v nastavitvah programa nastavite ime vaše organizacije, kontaktne podatke in podrobnosti.
• Spremljanje delovnih procesov v računovodskem programu ni posebno težko. Glavni meni programa, ki avtomatizira delo računovodstva dokumentov, se izvaja preprosto in pregledno. Sestavljen je iz samo treh točk: modulov, referenčnih knjig in poročil. Moduli so potrebni za vsakodnevno delo, referenčne knjige so potrebne za prilagajanje programa posebnostim vašega podjetja, s pomočjo poročil pa lahko analizirate rezultate dela za poljubno časovno obdobje.
• Računovodsko delo z dokumenti je enostavno avtomatizirati. Računovodski program podpira množično pošiljanje elektronske pošte in SMS sporočil.
• S pomočjo množičnega pošiljanja računovodskega programa lahko stranke obveščate o tekočih akcijah ali popustih ter upravljate njihova opozorila.
• Z avtomatizacijo dela računovodstva dokumentov lahko pred pošiljanjem SMS sporočil predhodno izračunate stroške pošiljanja.
• Program za računovodstvo in upravljanje dokumentov lahko deluje z različno opremo.
• Pri delu z upravljanjem dokumentov in računovodstvom si lahko ogledate revizijo za določen račun.
• Program, ki upravlja z dokumenti, je lahko blokiran, če želi uporabnik računovodskega programa za dalj časa zapustiti delovno mesto.
• Pri upravljanju dokumentov se pri urejanju katerega koli vnosa v tabelo uporabljajo ključavnice, tako da več sočasno zaposlenih delavcev ne prepiše podatkov, ki jih je vnesla druga oseba.
• Pri delu z avtomatizacijo lahko iskanje v računovodskem sistemu izvedete s katerim koli stolpcem tabele.
• Dokumentarni in računovodski program podpira uvoz podatkov. Na primer, ko začnete delati z računovodskim sistemom, lahko prenesete seznam strank.
• Pri izvozu informacij v MS Excel lahko uporabite stare in nove formate datotek.
• Avtomatizacija vaše organizacije je še en korak k uspešnemu poslovanju!
• Začnimo z avtomatizacijo skupaj!
• Programska oprema USU - Univerzalni računovodski sistem - vključuje tudi številne druge funkcije!

Delo z dokumenti uporabnikom, predvsem pisarniškim delavcem, vzame veliko časa. Vendar pa obstaja veliko programov, ki lahko znatno optimizirajo ročno delo pri delu z dokumenti z avtomatizacijo nekaterih procesov. Mnoge od teh rešitev so preproste za uporabo, zelo priročne in poceni ter zato na voljo širokemu krogu uporabnikov. O takih programih bomo razpravljali v tem članku.

Organizacija dokumentov

Uporabniki, ki imajo opravka z velikim številom elektronskih dokumentov, dobro poznajo situacijo, ko je kljub strogemu sistemu katalogov in podimenikov potrebno veliko časa, da se najde pravi dokument. Ena od možnosti za rešitev tega problema je uporaba posebnega programa za katalogizacijo, katerega glavna naloga je organiziranje in razvrščanje podatkov, kar na koncu zagotavlja hitro iskanje potrebnih informacij. Takih katalogizatorjev je na trgu ogromno in vsi so osredotočeni na katalogiziranje bodisi diskov, map in datotek bodisi nekaterih visoko specializiranih informacij (filmi, kovanci, znamke itd.). Za katalogizacijo dokumentov je primeren vsak univerzalni katalogizator, ki omogoča katalogiziranje map in datotek različnih vrst. Najboljši med tovrstnimi rešitvami je paket WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), vendar je precej drag, njegove zmogljivosti pa so za marsikaterega uporabnika očitno odveč. Za večino ljudi zadostuje uporaba paketa WinCatalog Standard.

Drug način je združiti povezane dokumente v kompleksne hierarhično strukturirane dokumente, shranjene v podatkovnih datotekah, ki ustrezajo tem strukturam. V tako strukturiranih dokumentih je veliko bolj priročno krmariti in poiskati informacije, ki jih potrebujete, zahvaljujoč strukturiranju in naprednim iskalnim zmogljivostim znotraj dokumenta. Poleg tega vam takšno strukturiranje omogoča izvajanje zunanjih iskanj in iskanje dokumentov na podlagi fragmentov besedila, ki je v njih vključen. Na primer, paket Maple je zasnovan za ustvarjanje hierarhično strukturiranih dokumentov.

WinCatalog Standard

Razvijalec: WinCatalog.com

Velikost distribucije: 1,62 MB

Delo pod nadzorom: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Način distribucije: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rubljev.

WinCatalog Standard je enostaven za uporabo večnamenski katalogizator z jasnim vmesnikom v ruskem jeziku (slika 1). Paket vam omogoča katalogiziranje podatkov s katerega koli medija za shranjevanje, ki ga lahko povežete z računalnikom: diskete, trdi in omrežni pogoni, navadni CD-ji in avdio diski, Zip diski itd. Z njegovo pomočjo lahko razvrstite in organizirate poljubne mape in datoteke, ne glede na njihovo lokacijo. Podatke lahko vnesete v katalog bodisi ročno (neposredno v virtualne mape) bodisi s skeniranjem diskov (vključno z arhivi Zip, ki se tam nahajajo) - v tem primeru je zaradi lažje orientacije mape in datoteke, ekstrahirane z diskov, bolje kot razvrščene v virtualne mape, ki zaradi podpore za operacije povleci in spusti ne bodo vzele veliko časa.

riž. 1. Standardni vmesnik WinCatalog

Splošno upravljanje kataloga je enostavno in priročno. Razdelitev podatkov v tematske mape močno poenostavi orientacijo, postavitev map in njihovih ugnezdenih elementov pa je mogoče preprosto spremeniti s preprostim vlečenjem in spuščanjem. Napredno iskanje (po imenu, komentarju, velikosti in datumu spremembe; sl. 2), podpora logičnim operacijam in možnost izbire določene mape za iskanje ter upoštevanje ključnih besed (mogoče jih je preudarno dodati posameznim elementom imenika), vam omogoča hitro iskanje želenega dokumenta in iskanje dvojnikov - odstranite podvojene elemente iz zbirke. Izvoz celotnega ali dela kataloga dokumentacije v datoteko CVS omogoča obdelavo podatkov v drugi aplikaciji (na primer MS Excel), izvoz v datoteko HTML pa je primeren za tiskanje kataloga.

riž. 2. Iščite dokumente v WinCatalog Standard

Javor 6.25

Razvijalec: Crystal Office Systems

Velikost distribucije: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Delo pod nadzorom: Windows (vse različice)

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo različica: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Maple - 21,95 $, Maple Professional - 30,95 $

Maple je za uporabo enostaven upravljalnik dokumentov, ki vam omogoča združevanje različnih materialov v hierarhične strukture in na koncu pridobitev strukturiranih dokumentov: poslovnih načrtov, poročil, analitičnih zapiskov, brošur itd. V takšnih hierarhičnih drevesih dokumentov so raznovrstne informacije predstavljene jasneje, iskanje katerega koli dokumenta pa je veliko lažje kot pri standardni katalogizaciji. Za ogled dokumentov, ustvarjenih v programu Maple, potrebujete poseben pregledovalnik Maple Reader, ki ga lahko brezplačno prenesete na: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket ima uporabniku prijazen vmesnik (slika 3) in je tako enostaven za učenje, da tudi pomanjkanje ruske lokalizacije programa za večino uporabnikov ne bo ovira, zato lahko to rešitev priporočamo najširšemu občinstvu.

riž. 3. Programski vmesnik Maple

Upravljalnik je na voljo v dveh različicah: osnovni Maple in razširjeni Maple Professional. Med bistvenimi razlikami razširjene različice je prisotnost takšnih dodatnih funkcij, kot so iskanje dokumentov, preverjanje slovnice, šifriranje datotek in varnostno kopiranje hierarhičnih struktur.

Osnova katerega koli dokumenta v Mapleu je hierarhično drevo vozlišč, pri čemer sta stopnja ugnezdenosti podvozlišč in njihovo število neomejena. Vsako vozlišče je ločen dokument, ki ne vsebuje le besedila (vtipkanega neposredno, prilepljenega iz odložišča ali uvoženega iz dokumentov v formatih RTF, DOC, WRI in HTML), ampak tudi tabelarično gradivo, grafe, povezave do osnovnih fragmentov končnega dokumenta ali datotek. , in itd. Pri pripravi dokumentov je mogoče uporabiti standardni nabor funkcij za delo z besedilom: spreminjanje vrste in velikosti pisave, ustvarjanje seznamov, oblikovanje odstavkov, uporaba slogov itd. Integracija z MS Word vam omogoča uporabo vgrajenega črkovalnika MS Word za preverjanje slovnice in iskanje sinonimov ne samo v angleščini, ampak tudi v ruščini. Vgrajen varnostni sistem omogoča ustvarjanje stisnjenih varnostnih kopij hierarhičnih dokumentov (v formatih ZIP in CAB). Vgrajeni čarovnik za šifriranje vam pomaga šifrirati občutljive dokumente s kriptografskim algoritmom Blowfish. In iskalni modul Finder vam omogoča hitro iskanje potrebnih dokumentov po fragmentu imena, avtorju, komentarjih, vsebini (slika 4) itd.

riž. 4. Iskanje dokumentov po vsebini
v njih besedilo v Javorju

Hiter dostop do dokumentov

Tehnologija računalniške priprave dokumentov predvideva, da se ustvarjeni dokumenti pozneje večkrat uporabljajo. Na primer, ko razvijate nov dokument, boste morda potrebovali enega ali dva odstavka iz včerajšnjega dokumenta ali pa je novi dokument na splošno kopija starega, vendar s spremenjenimi spremenljivimi informacijami itd.

Na žalost se uporabnik ne more vedno spomniti imena pomembnega dokumenta, ustvarjenega predvčerajšnjim, in včasih nima niti najmanjše ideje, kje ga iskati. Seveda morate dokumentom dati smiselna imena in jih shraniti, pri čemer se držite jasne katalogizacije, vendar se, žal, zgodi drugače, zaradi naglice, motečih klicev itd. Posledično lahko iskanje zahtevanega dokumenta vzame veliko dragocenega časa - navsezadnje sploh ni dejstvo, da ga boste lahko odprli prek seznama povezav Windows do najnovejših dokumentov, dostopnih prek menija Start . Dejstvo je, da ta seznam:

• omejeno na 15 dokumentov - to pomeni, da je verjetnost vključitve dokumentov, na primer pred tednom dni, praktično enaka nič;
• ne omogoča iskanja dokumenta, če se spomnite dela besedila, vendar ste pozabili ime datoteke;
• ne vključuje istoimenskih (a hkrati različnih) dokumentov, shranjenih pod istim imenom, vendar v različnih mapah, kar je pomembno na primer pri skupnem delu na dokumentu z oblikovanjem več njegovih različic.

Obstaja še en problem - seznam nedavnih dokumentov v sistemu Windows je eden od kanalov za uhajanje zaupnih podatkov, saj ga lahko kateri koli uporabnik (vključno z napadalcem) uporabi, da ugotovi naravo računalniške dejavnosti lastnika. Zato je priporočljivo, da ta seznam redno čistite, na primer z uporabo pripomočkov za odstranjevanje "neželenih" podatkov z diska. Posledično se pojavi na videz paradoksalna situacija: če uporabnik zaradi varnosti redno uničuje informacije o nedavno uporabljenih dokumentih, je prikrajšan za hiter dostop do njih, sicer tvega, da postane žrtev napadalcev. Vendar pa obstaja izhod - lahko uporabite specializirani pripomoček ActualDoc, ki razširja zmogljivosti sistema Windows v smislu dela z najnovejšimi dokumenti.

Če je bil zahtevani dokument ustvarjen že zdavnaj in se zato ne more pojaviti na seznamu nedavno odprtih dokumentov (tako vgrajenih v Windows kot na seznamu ActualDoc), se boste morali zateči k iskanju. Tu se pojavi še ena težava - uporabnik se praviloma ne spomni imena dokumenta (pa tudi datuma nastanka), ve pa, katere ključne besede se pojavljajo v besedilu. To pomeni, da morate dokument iskati po delih besedila, ki je v njem - žal, čeprav je to nalogo mogoče rešiti z vgrajenimi orodji Windows ali na primer Word, je zelo povprečna. In bistvo ni le v tem, da takšno iskanje ni povsem očitno in se izvaja počasi - včasih se da živeti s tem. Še pomembneje pa je, da ne bodo najdene vse datoteke - morfološke značilnosti ruskega jezika pri iskanju ne bodo upoštevane, zato bodo datoteke, v katerih imajo iskane besede drugačne velike in male črke, ostale ne najdene. Hkrati so specializirani iskalni pripomočki, kot so »Snoop« (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), »Archivarius 3000« in Phoenix Search (http ://indexlab.net/), lahko hitro najde potrebne dokumente ne glede na njihovo lokacijo. Najbolj privlačen med omenjenimi rešitvami v razmerju med ceno in kakovostjo se nam zdi paket Archivarius 3000.

Dejanski dokument 3.5

Razvijalec: Programska oprema Flexigen

Velikost distribucije: Standard - 4,1 MB, Professional - 3,6 MB

Delo pod nadzorom: Windows 2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: Standard - brezplačna programska oprema (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - programska oprema za skupno rabo (14-dnevna demo različica - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Cena: Standard - brezplačno, Professional - 19,95 $

ActualDoc je najnovejši upravitelj dokumentov, ki si zapomni uporabljene dokumente in omogoča hiter in varen dostop do njih. Program je preprost in intuitiven, ima uporabniku prijazen vmesnik s podporo za ruski jezik (slika 5) in ne zahteva skoraj nič časa za obvladovanje, še posebej, ker ga spremlja celovit sistem pomoči, zato lahko postane nepogrešljivo orodje tako za profesionalce kot za domače uporabnike.

riž. 5. Programski vmesnik ActualDoc

ActualDoc spremlja prenos neomejenega števila dokumentov v uporabniško določenem obdobju (privzeto 60 dni), podpira več kot 40 formatov datotek (besedilne in grafične datoteke, dokumenti MS Office in HTML dokumenti, PDF datoteke itd.) in omogoča hiter prenos katerega koli od njih. Iskanje zahtevanega dokumenta v programskem okolju ni problem. Če je zvitek dokumentov, ki si jih je zapomnila, razmeroma majhen, potem lahko dokument izberete neposredno s seznama. Sicer bi bilo pametneje seznam možnih kandidatov najprej omejiti s filtriranjem (filtriranje po času je možno). O interval, po razširitvi in ​​kategoriji) ali iskanje po imenu dokumenta (na splošno) ali po delčku besedila, ki je v njem (vendar iskanje v ruskem besedilu ni vedno uspešno). Obstaja še en način hitrega odpiranja želenega dokumenta – prek vgrajenih zaznamkov (enako kot v Internet Explorerju; slika 6), ki jih lahko dodelimo posameznim pogosto uporabljenim dokumentom in bistveno pohitrimo dostop do njih, saj ni treba iskati. Izbrani dokument je na voljo v vgrajenem pregledovalniku - za ogledovanje, iskanje in kopiranje ter v zunanji aplikaciji - za urejanje in ga lahko uporabimo za popolno obdelavo, selektivno kopiranje informacij iz njega ali za pošiljanje dokumenta po E-naslov. Hkrati lahko sam seznam dokumentov skrijete pred radovednimi očmi in zaščitite z geslom - v tem primeru nedavno uporabljene datoteke ne bodo prikazane v meniju Start -> Dokumenti.

riž. 6. Odpiranje dokumenta prek zaznamka
v ActualDoc

Paket je na voljo v dveh različicah: brezplačni osnovni Standard in plačljivi Professional. Brezplačna različica ne omogoča ogledovanja dokumentov v vgrajenih pregledovalnikih, uporabe funkcije iskanja (posledično lahko dokumente iščete samo vizualno, ogled celotnega ali filtriranega seznama), ustvarjanja kategorij po meri in urejanja zaznamkov.

Arhivar 3000 (3,82)

razvijalec: Likasoft

Velikost distribucije: 3 MB

Delo pod nadzorom: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo različica - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena:študentska licenca - 195 rubljev, osebna licenca - 295 rubljev, komercialna licenca - 900 rubljev.

« Archivist 3000 je optimalna rešitev za hitro iskanje dokumentov v 18 različnih jezikih (vključno z ruščino, angleščino, nemščino in francoščino), namenjena širokemu krogu uporabnikov. Program omogoča takojšen dostop do dokumentov, ki se nahajajo na vašem trdem disku, omrežnih in izmenljivih pogonih (CD, DVD, ZIP itd.) in lahko deluje z vsemi priljubljenimi vrstami dokumentov (datoteke PDF, dokumenti MS Office, besedilne datoteke itd.). ). Lahko išče v arhivih (ZIP, RAR itd.), v e-poštnih sporočilih (Outlook, Outlook Express, The Bat! itd.) in datotekah, ki so jim priložene. Poleg tega je podprto iskanje v bazah podatkov Lotus Notes in Lotus Domino ter v bazah sporočil ICQ, Odigo IM in Miranda IM.

Poleg običajnega iskanja po ključnih besedah ​​ali naboru ključnih besed program podpira napredni način iskanja z uporabo logičnih funkcij in lahko išče dokumente ne le po vsebini, ampak tudi po imenu datoteke, datumu spremembe, velikosti, vrsti dokumenta, kodiranju itd. ( Slika 7). Zahvaljujoč popolni podpori Unicode se iskanja izvajajo pravilno ne samo v dokumentih v enem jeziku, ampak tudi v večjezičnih (na primer z besedilom v ruščini in nemščini hkrati). Možno je oddaljeno iskanje dokumentov prek interneta z naknadnim dostopom do najdenih dokumentov prek katerega koli internetnega brskalnika, na primer Internet Explorerja. Rezultati iskanja so lahko predstavljeni v načinu odlomkov, ko so prikazani najpomembnejši (relevantni) fragmenti izbranih dokumentov z osvetlitvijo najdenih besed, in v načinu tabele, ko so prikazani kratki podatki o dokumentih (slika 8), s katerimi jih je mogoče razvrstiti.

riž. 7. Iskanje dokumentov v okolju Arhivist 3000

riž. 8. Možnosti za prikaz rezultatov iskanja
v "Arhivariusu 3000"

Izpolnjevanje standardnih dokumentov

Priprava standardnih dokumentov vzame precejšen del časa tistim uporabnikom, ki se v okviru svojih obveznosti ukvarjajo s pripravo raznovrstne dokumentacije v zavarovalnicah, bankah, notarjih, podjetjih, ki opravljajo različne storitve itd. Takšni dokumenti so praviloma ustvarjeni v urejevalniku besedil Word na podlagi prvotno razvitih osnovnih dokumentov, v katerih so nekateri spremenljivi podatki preprosto zamenjani. V tem ni nič zapletenega, vendar so pri velikih količinah dokumentacije napake neizogibne - lahko na primer pomotoma vnesete podatke na napačno mesto, kjer naj bi bili, ali izbrišete več besed dokumenta itd. Zato je zaželeno, da so za vnos odprta le tista polja, v katera je treba vnesti podatke, vse ostalo besedilo pa je blokirano. Razvijalci so zagotovili možnost ustvarjanja takšnih dokumentov v Wordu. Dovolj je razviti vrsto predlog za vse standardne dokumente, ki se uporabljajo v organizaciji, za vsako predlogo pa prepoved spreminjanja trajnih podatkov (ukaz Orodja -> Nastavi zaščito -> Prepovedi kakršne koli spremembe razen vnosa podatkov v polja obrazca) in učijo uporabnike za ustvarjanje dokumentov s pomočjo predlog. Za standardne dokumente, kjer je variabilnih informacij razmeroma malo, bodo takšne predloge povsem zadostovale, da bistveno pospešijo proces priprave dokumentov in zmanjšajo tveganje za napake.

Vendar se v praksi uporablja veliko standardnih dokumentov, v katerih spremenljive informacije zavzemajo do polovice volumna, nekateri spremenljivi podatki pa se večkrat ponovijo v takšni ali drugačni obliki (slika 9) - na primer polno ime. v različnih primerih besede za vnesene datume ali zneske itd. V tem primeru uporaba Wordovih predlog ne pomaga veliko, saj bo izpolnjevanje dokumentov tudi s predlogami vzelo veliko časa, saj bo treba vse spremenljive podatke vnesti ročno.

riž. 9. Primer dokumenta velikega obsega
spremenljive informacije

Obstaja še ena značilnost priprave standardnih dokumentov - pogosto ni treba pripraviti enega dokumenta, ampak več hkrati (na primer za sestavo bančne pogodbe o odprtju depozitarja so potrebne tri ali štiri vrste pogodb za podpis). Tako je treba iste podatke vnašati v različne dokumente, kar vzame tudi veliko časa, s tem pa se poveča tudi verjetnost napake. Takšne dokumente lahko pripravite veliko hitreje s specializiranimi aplikacijami, namenjenimi avtomatizaciji procesa priprave standardnih dokumentov, kot sta AutoDoc ali Blitz Document. Tudi te aplikacije temeljijo na uporabi predlog, ki za razliko od običajnih Wordovih predlog ne omogočajo le vnosa podatkov v za to predvidena polja (za kar mora uporabnik izpolniti niz obrazcev s podatki), ampak lahko tudi programirano preoblikuje vnesene podatke, na primer lahko zamenja številke v besedah, sklanja besede in besedne zveze glede na slovnične primere itd. Posledično se potrebni dokumenti hitro izpolnijo, število napak, ki jih je mogoče narediti, pa je za red velikosti manjše kot pri njihovi tradicionalni pripravi v Wordu. Poleg tega je ustvarjanje standardnih dokumentov s specializiranimi rešitvami privlačno tudi zato, ker so vsi ustvarjeni dokumenti samodejno katalogizirani in iskanje katerega koli od njih v prihodnosti ni problem, poleg tega uporabniku ni treba poznati podrobnosti priprave dokumentov, saj so vse pravne nianse so že upoštevane v predlogah.

AutoDoc 1.2

razvijalec: EleWise

Velikost distribucije: 6 MB

Delo pod nadzorom: Windows 2000/XP/2003

Način distribucije: shareware (funkcionalno omejena demo različica - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubljev, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubljev, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubljev.

»AutoDoc« je program, ki vam omogoča avtomatizacijo in pospešitev postopka izpolnjevanja standardnih dokumentov s pomočjo predlog, ustvarjenih z MS Wordom, ter vzdrževanje arhiva dokumentov in zapisov, narejenih s pomočjo teh predlog. Proces generiranja novih dokumentov v njem je izredno avtomatiziran – iz splošnega seznama scenarijev izberite želeni poslovni scenarij (poslovni scenarij pomeni prilagojeno predlogo) in izpolnite vnosni obrazec z zahtevanimi podatki (slika 10). Ustvarjeni dokument si lahko ogledate, shranite, natisnete ali odprete v Wordu za nadaljnje urejanje.

riž. 10. Ustvarjanje dokumenta s skriptom “AutoDoc”.

Število vgrajenih skriptov je majhno (slika 11), vendar jih je mogoče razširiti s skripti po meri, katerih postopek ustvarjanja je podrobno in jasno predstavljen v pomoči in ga v celoti nadzoruje čarovnik, zato je dostopen večina uporabnikov. Razvoj novega skripta vključuje izvedbo petih korakov: vnos imena skripta, ustvarjanje predloge, definiranje spremenljivk, nastavitev in testiranje skripta ter shranjevanje za nadaljnje urejanje (slika 12). Na prvi pogled lahko priprava predloge povzroči nekaj težav, saj jo je treba ustvariti ročno v Wordu, kar zahteva znanje skriptnega jezika. Toda v praksi je vse veliko preprostejše - dovolj je razumeti, da so spremenljivke vnesene v zavitih oklepajih, pred njimi pa je znak $, vse drugo besedilo je natisnjeno na običajen način (slika 13). Nove predloge je mogoče ustvariti ne samo iz nič, ampak tudi na podlagi obstoječih predlog ali že pripravljenih dokumentov - v prvem primeru morate le spremeniti nastavitve skripta in ga preizkusiti s spremenjenimi nastavitvami, v drugem pa odpreti že pripravljen dokument, zamenjajte spreminjajoče se informacije s spremenljivkami in jih programsko določite kot predlogo. Spremenljivk je lahko več vrst, vključno s tistimi, ki omogočajo:

• vnesite podatke v več polj hkrati: polno ime, podatke o potnem listu, podatke o organizaciji itd.;
• izberite vrednost spremenljivke iz nabora vrednosti;
• izvajati različne operacije in transformacije: izračunati odstotek števila ali DDV zneska, pretvoriti število v niz, vnesti trenutni datum itd.;
• navesti besedo ali besedno zvezo v določenem primeru itd.

Dokumenti, ustvarjeni po AutoDoc poslovnih scenarijih, so shranjeni v obliki jasno strukturiranih zapisov, zato lahko v vsakem trenutku s filtriranjem ali iskanjem poiščete želeni dokument, si ga ogledate, natisnete, regenerirate ali izbrišete.

riž. 11. Okno “AutoDoc” s seznamom vgrajenih skupin
poslovne scenarije

riž. 12. Razvoj nove skripte v AutoDoc

riž. 13. Primer besedila predloge v “AutoDoc”,
v katerem se pojavijo štiri spremenljivke: "število",
»mesec«, »organizacija« in »polno ime«

Program je na voljo v dveh različicah: enouporabniški - "AvtoDoc-Personal" in večuporabniški (omrežni), ki ga predstavljata dva modula - "AvtoDoc-Server" in "AvtoDoc-Client". V enouporabniški različici se vse komponente sistema nahajajo na lokalnem računalniku, v večuporabniški pa je baza skript, predlog in zapisov nameščena na strežniku, na uporabniških računalnikih pa le odjemalski del. nameščen, kar omogoča uporabo vseh gradiv AutoDoc, shranjenih na strežniku.

Blitz dokument 3.4.1

razvijalec: BlitzSoft

Velikost distribucije: 991 KB

Delo pod nadzorom: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (funkcionalno omejena demo različica - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rubljev.

Blitz Document je kompakten program za samodejno ustvarjanje standardnih dokumentov z uporabo skriptnih predlog. Omogoča hitro ustvarjanje dokumentov na podlagi vgrajenih predlog, katerih število je več kot 30 (slika 14), ali skriptov po meri, ki jih je mogoče razviti na podlagi vgrajenih predlog ali praznih postavitev. Izdelava dokumenta s pomočjo že pripravljene skripte je izredno preprosta – izberite vrsto skripte in sledite navodilom čarovnika, ki bo uporabnika vestno vodil skozi vse faze priprave dokumenta (slika 15). Končni dokument si lahko ogledate, natisnete, uredite v vgrajenem urejevalniku besedil (lahko popravite tako spremenljive kot stalne podatke) ali odprete za urejanje v Wordu.

riž. 14. Seznam vgrajenih skriptov Blitz Document

riž. 15. Ustvarjanje skriptnega dokumenta
Blitz dokument

Razvoj ustvarjenih predlog je nekoliko bolj zapleten, a bo prav tako v zmožnostih večine uporabnikov. Res je, da bo obvladovanje te funkcije trajalo nekaj časa, saj so referenčne informacije, vključene v program, na žalost namenjene dovolj usposobljenim uporabnikom (je zelo skope in ne vsebujejo ilustracij ali primerov). Tehnično je ustvarjanje nove predloge sestavljeno iz dveh stopenj: izbire vgrajene predloge ali postavitve, na podlagi katere bo razvita nova predloga, in zaporednega prilagajanja stalnih in spremenljivih podatkov, ki so v njej vključeni (slika 16). Konstantni podatki se vnašajo v realni obliki, vendar ne neposredno v besedilo, temveč prek pogovornih oken. Podatki o spremenljivkah se prav tako prilagajajo med dialogom in se ne vnašajo več neposredno, temveč jih nadomestijo spremenljivke z nadomestnimi oznakami, oblikovane ob upoštevanju skriptnega jezika, ki se uporablja v programu. Skripti lahko ne samo prikažejo besedilo, vneseno med ustvarjanjem dokumenta, ampak ga tudi spremenijo s sistemom ukazov za zamenjavo podatkov ali transformacijo. Zagotovljeno je na primer:

riž. 16. Razvoj nove predloge na podlagi postavitve
v dokumentu Blitz

• Sklanjanje besed in besednih zvez po slovničnih primerih;
• pretvarjanje števil v nize;
• pretvorba koledarskih datumov v nize;
• izvajanje kakršnih koli izračunov, ki se uporabljajo v pravnih in poslovnih dokumentih;
• spreminjanje besedila glede na vrednost vnesenih podatkov itd.

Dokumenti, ustvarjeni z uporabo Blitz Document, so shranjeni v strukturiranih računovodskih dnevnikih - to vam omogoča hitro krmarjenje po dokumentaciji in skoraj takojšen dostop do potrebnih materialov, na primer, da jih natisnete. Poleg tega je mogoče dokumente združevati v virtualne datoteke, kar je priročno za hiter dostop do gradiv, povezanih z določeno temo ali predmetom, ki se pojavlja v bazi podatkov.

OCR besedilo v skeniranih dokumentih

Uporabniki, ki morajo pogosto pretvarjati papirnate dokumente (strani knjige, časopisa, revije ali faksa) v elektronski format, ki ga je mogoče urejati, ne morejo brez sistema za prepoznavanje znakov ali sistema OCR (Optical Character Recognition), ki je zasnovan za samodejni vnos besedila iz papirnih dokumentov. v računalnik. Teoretično lahko uporabite program FineReader iz ABBYY ali CuneiForm iz Cognitive Technologies - oba delujeta zanesljivo in imata visoko natančnost prepoznavanja. Toda paket FineReader ima poenostavljeno in cenovno dostopno različico za domače uporabnike, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, zaradi česar je privlačnejši za širšo publiko.

ABBYY FineReader 8.0

Razvijalec: Programska oprema ABBYY

Velikost distribucije: 40,5 MB

Delo pod nadzorom: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Način distribucije: shareware (ni demo različice FineReader Home Edition, funkcionalno omejena demo različica FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je idealna rešitev za prepoznavanje dokumentov, v katerih ni prepoznano le besedilo, ampak tudi dizajn, kar zagotavlja natančen prenos tabel, slik in delitev besedila v stolpce (slika 17). Program je enostaven za uporabo, lahko prepozna večjezične (podprtih je 179 jezikov) in večstranske dokumente. Možno je prepoznati celoten dokument ali njegove posamezne strani. Rezultat lahko shranite v enem od običajnih formatov: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ali PDF. Rezultate prepoznavanja je mogoče shraniti korak za korakom, da odpravite napake. Implementiran je izvoz rezultatov prepoznavanja neposredno v Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect in Adobe Acrobat. Vgrajeni črkovalnik (za 36 jezikov) bo pomagal pospešiti preverjanje rezultata, integracija z Microsoft Wordom pa vam omogoča, da pokličete program neposredno iz Worda, ne da bi vas motili delo z besedilom.

riž. 17. Rezultat prepoznave dokumenta
v ABBYY FineReader Home Edition

Program je predstavljen v dveh različicah: FineReader Home Edition, namenjena začetnikom, in FineReader Professional Edition, namenjena profesionalcem. Profesionalna različica omogoča upravljanje parametrov prepoznavanja (spreminjanje načina, izvajanje prepoznavanja z usposabljanjem) in ima bogatejši nabor funkcij prepoznavanja (prepoznavanje datotek PDF, besedil, posnetih z digitalnim fotoaparatom, itd.). Poleg tega Professional Edition ponuja več različnih formatov shranjevanja, dodano je možnost prepoznavanja črtnih kod in hitrega prepoznavanja posnetkov zaslona z uporabo pripomočka Screenshot Reader.

Pretvorba dokumentov iz formata PDF

Vsa tehnična dokumentacija je danes dobavljena v formatu PDF, v katerem se za pregledovanje dokumentov uporablja brezplačni pripomoček Adobe Acrobat Reader. Toda precej pogosto je treba uporabiti fragmente datotek PDF pri pripravi lastnih dokumentov ali urejanju gradiva v formatu PDF (na primer članek, pogodba, poročilo itd.). V prvem primeru boste morali ekstrahirati delčke besedila in/ali slik iz datotek PDF (teoretično je to mogoče storiti z vgrajenimi orodji Acrobat Reader, vendar z zelo povprečnimi rezultati). V drugem primeru boste morali dokumente PDF pretvoriti v format, ki ga je mogoče urejati (na primer v format Word), pri tem pa ohraniti zasnovo izvirnega dokumenta, česar Acrobat Reader sploh ne predvideva. V takih primerih bodo na pomoč priskočili posebni pripomočki, med katerimi sta najbolj privlačna paketa ABBYY PDF Transformer in PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ogledali si bomo prvega od njih - čeprav je dražji, ima vmesnik v ruskem jeziku in vam omogoča pretvorbo datotek PDF v več formatov, ki jih je mogoče urejati, in lahko pravilno prepozna ne samo angleško, ampak tudi rusko besedilo.

ABBYY PDF Transformer 2.0

razvijalec: Programska oprema ABBYY

Velikost distribucije: 52 MB

Delo pod nadzorom: Windows 2000 (SP2 ali višji)/XP/Server 2003

Način distribucije: shareware (15-dnevna demo različica - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rubljev.

ABBYY PDF Transformer je pripomoček za pretvorbo dokumentov PDF v formate dokumentov Microsoft Word (slika 18), Excel ter datoteke HTML in TXT. Paket ima intuitiven vmesnik in je zelo enostaven za uporabo, tako da ga bodo obvladali tudi začetniki.

ABBYY PDF Transformer lahko pretvori vse datoteke PDF, vključno z datotekami brez besedilne plasti (takšne datoteke so najpogosteje pridobljene iz skeniranih dokumentov in predstavljajo sliko besedila), in pravilno obdela datoteke PDF, ki vsebujejo katero koli kombinacijo podprtih jezikov (vključno z ruščino in Angleščina). Pripomoček natančno ohrani zasnovo izvornega dokumenta (slike, tabele, postavitev stolpcev, povezave) in vam omogoča upravljanje pretvorbe in možnosti shranjevanja. Na primer, lahko jasno določite območja, ki naj jih program zazna kot besedilo ali sliko (kar je pomembno za datoteke PDF s kompleksno zasnovo), shranite končni dokument z enakim dizajnom kot v izvirniku ali kot stolpec besedila (s slikami ali brez – neobvezno) itd. Po potrebi je mogoče selektivno pretvoriti posamezne strani ali celo njihove fragmente. Poleg tega lahko ABBYY PDF Transformer izvaja tudi obratno pretvorbo, kar vam omogoča ustvarjanje datotek PDF iz dokumentov Microsoft Word, tabel Excel, predstavitev PowerPoint, diagramov Visio in datotek HTML, pa tudi iz skoraj vseh aplikacij, ki podpirajo tiskanje dokumenta (to je implementirano prek virtualnega tiskalnika PDF-XChange za ABBYY PDF Transformer 2.0).