Është e rëndësishme të kuptohet se programi nuk është një zgjidhje plotësisht e plotë. Ky është vetëm një shembull i një konfigurimi të mundshëm. Të gjitha organizatat kanë specifikat e tyre të të bërit biznes dhe programi mund të modifikohet për t'iu përshtatur nevojave të një organizate specifike duke hequr funksionet e panevojshme dhe duke shtuar ato që mungojnë. Mund të ndryshoni llojet e tabelave dhe formularëve të kartave, të shtoni drejtori dhe tabela të reja, të krijoni forma të printuara bazuar në mostra, etj.

Pamjet e ekranit të programit

Për 60 lëshimet e para, programi funksionon në modalitetin demo pa asnjë kufizim. Pas 60 nisjeve, programi do të kalojë në modalitetin e versionit falas. Versioni falas mund të përdoret pa kufizime kohore.

Për të blerë programin, duhet të zgjidhni një lloj licence. Licencat ndahen në disa lloje në varësi të kufirit të numrit maksimal të seancave të njëkohshme të përdoruesve - d.m.th. numri i punonjësve që punojnë njëkohësisht me bazën e të dhënave. Numri i përdoruesve në direktorinë "Përdoruesit" është gjithashtu i kufizuar.

Një program për regjistrimin e korrespondencës hyrëse dhe dalëse dhe dokumenteve të brendshme të një organizate.

Produkti i softuerit mund të personalizohet për t'iu përshtatur nevojave të organizatës suaj.

Informacioni për të gjithë korrespondencën e kompanisë suaj, si dhe dokumentet e brendshme (urdhrat, udhëzimet, etj.) janë në një vend - Regjistrat e Dokumenteve dhe gjithmonë mund ta gjeni lehtësisht atë që ju nevojitet

Të gjitha informacionet për çdo dokument hyrës, dalës ose të brendshëm paraqiten qartë në Kartën e dokumentit përkatës

Ju mund ta personalizoni formatin e numrit të dokumentit siç është zakon në punën tuaj në zyrë

Në rrëmujën e përditshme të punës, nuk do të harroni afatin për një dokument të paplotësuar! Dhe nuk do t'ju duhet të renditni nëpër një grumbull letrash në kërkim të dokumenteve të tilla - programi do t'ju kujtojë vetë ato

Vetëm zyrtarët e autorizuar do të marrin sinjalizime: sinjalizimet janë konfiguruar për çdo përdorues. Ekziston edhe mundësia për të parë kujtesat në formën e një kalendari!

Për të filluar punën me programin, nuk keni nevojë të futni manualisht dokumente për vitet e mëparshme - mund t'i shkarkoni automatikisht nga një skedar Excel.

Puna e përshtatshme ekipore në dokumente ofrohet me mbështetje për funksionimin e rrjetit dhe aftësinë për të diferencuar të drejtat. Qasja dhe puna me programin "Regjistrimi i Dokumenteve Organizative 4.8" është i rregulluar rreptësisht: zbatohen tre nivele aksesi në varësi të funksioneve të lejuara për përdoruesin - administrativ, përdorues dhe vetëm për shikim (pa të drejtën për të bërë ndryshime). Për më tepër, është e mundur të rregulloni aksesin në regjistrat për çdo nivel aksesi.

Mbështetja për të punuar me një skaner do t'ju lejojë të ngarkoni me lehtësi kopjet e skanuara të dokumenteve origjinale në program; është e mundur të transmetoni skanim kur përdorni një skaner që mbështet ushqimin automatik të fletëve.

Zyrtarët përgjegjës për ekzekutimin e dokumenteve do të njoftohen në kohën e duhur për marrjen e detyrave të reja - programi ka funksione për dërgimin e njoftimeve me postë elektronike me aftësinë për të lidhur skedarët, ruajtjen e mesazheve dhe kërkimin e tyre

Mbajtja e dokumenteve të çdo numri kompanish në një program: të gjitha informacionet mbi dokumentet janë në një vend, janë të aksesueshme dhe të përshtatshme.

Funksioni "Shiko vetëm dokumentet tuaja" ju lejon të ndani dokumentet midis ekzekutuesve, duke eliminuar mundësinë e shikimit dhe korrigjimit të dokumenteve të njerëzve të tjerë.

Për të arkivuar automatikisht versionet e skedarëve të programeve me kalimin e kohës në baza ditore, mund të përdorni mjetin pa pagesë Automatic File Archiving.

Për të instaluar versionin falas të programit:

*Mbështetja e produktit ofrohet në internet.

Një licencë për 1 vend pune të versionit standard (jo-SQL) të programit ofrohet pa pagesë, pa kufizime.

Për të blerë stacione pune shtesë të rrjetit, na dërgoni një kërkesë te Kjo adresë emaili mbrohet nga spambotet e padëshiruara. Ju duhet të aktivizoni JavaScript për ta parë atë. , tregoni në të emrin e kompanisë suaj, emrin e produktit (“Regjistrimi i dokumenteve organizative 4.8”) dhe numrin e punëve shtesë, dhe ne do t'ju dërgojmë një kontratë dhe faturë.

Paguani faturën në çdo mënyrë të përshtatshme për ju.

Pas pagesës, dërgojeni në Kjo adresë emaili mbrohet nga spambotet. Ju duhet të aktivizoni JavaScript për ta parë atë. konfirmimi i pagesës (kopja ose numri i urdhërpagesës, data dhe shuma e pagesës), dhe ne do t'ju dërgojmë një kod regjistrimi dhe kod aktivizimi.

Çmimi i programit “Regjistrimi i dokumenteve organizative 4.8”

Versioni bazë- 1 vend pune - Falas

nga 2 deri në 5 përfshirëse - 4000 rubla për 1 vend pune
nga 6 deri në 10 përfshirëse - 3000 rubla për 1 vend pune
nga 11 deri në 20 përfshirëse - 2000 rubla për 1 vend pune
nga data 21 dhe më shumë - 1000 rubla për 1 vend pune

Llogaritësi i çmimeve

0+1*4000=4000 fshij.

0+4*4000+1*3000=19000 fshij.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 fshij.

*Çmimi përfshin 1 vit mbështetje teknike telefonike dhe online.

* Mënyra e dërgimit licencohet veçmas, kostoja e një licence për 1 vit është 4,000 rubla. Kur aktivizoni modalitetin "Dispeçer".

Për organizatat që kërkojnë rritje të besueshmërisë së ruajtjes së të dhënave dhe sigurisë së aksesit ndaj informacionit, mbyllja e aksesit të paautorizuar në të dhëna, enkriptimi i mundshëm i integruar i të dhënave, aftësia për të përdorur një klient në internet për të parë dokumentet dhe aplikacionet Android për njoftimin e ekzekutuesve për marrjen e dokumenteve dhe monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve, ekziston versionet e programit Regjistrimi i dokumenteve organizative për Microsoft SQL Server dhe PostgreSQL.

Për të blerë programin "Regjistrimi i dokumenteve organizative" Versioni SQL:

1. Shkarkoni versionin demo të programit (skedarin e instalimit për MS SQL Server dhe për PostgreSQL) dhe instaloni programin.

2. Na dërgoni një kërkesë në Kjo adresë emaili mbrohet nga reklamat e padëshiruara. Ju duhet të aktivizoni JavaScript për ta parë atë. , tregoni në të emrin e kompanisë suaj, emrin e produktit ("Regjistrimi i dokumenteve organizative 4.8 versioni MS SQL" ose "Regjistrimi i dokumenteve organizative 4.8 version PostgreSQL") dhe numrin e punëve, dhe ne do t'ju dërgojmë një kontratë dhe faturë.

3. Paguani faturën në çdo mënyrë të përshtatshme për ju.

4. Pas pagesës, dërgojeni te Kjo adresë emaili mbrohet nga spambotet. Ju duhet të aktivizoni JavaScript për ta parë atë. konfirmimi i pagesës (kopja ose numri i urdhërpagesës, data dhe shuma e pagesës), dhe ne do t'ju dërgojmë një kod regjistrimi dhe kod aktivizimi.
Dokumentet origjinale (marrëveshja, akti i pranimit dhe transferimit të të drejtave të përdorimit, faturë, faturë, marrëveshje licence) dërgohen me postë pas pagesës.

Çmimi i programit "Regjistrimi i dokumenteve organizative 4.8 versioni MS SQL"

Versioni bazë- 1 vend pune - 9000 rubla

Stacione pune shtesë (për bashkëpunim në rrjet):
nga 2 deri në 5 përfshirëse - 6000 rubla për 1 vend pune
nga 6 deri në 10 përfshirëse - 5000 rubla për 1 vend pune
nga 11 deri në 20 përfshirëse - 4000 rubla për 1 vend pune
nga data 21 dhe më shumë - 3000 rubla për 1 vend pune

Për të llogaritur koston e licencave, mund të përdorni Llogaritësi i çmimeve

Shembull i llogaritjes së kostos për 2 punë:
9000+1*6000=15000 fshij.

Shembull i llogaritjes së kostos për 6 punë:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 fshij.

Shembull i llogaritjes së kostos për 25 vende pune:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 fshij.

Kur zgjidhni opsionin e garancisë së zgjatur, kostoja e një viti shtesë të mbështetjes është 20% e kostos së licencës.

* Periudha e licencës nuk është e kufizuar.

"Dhoma e kontrollit" 1 muaj ofrohet pa pagesë, kostoja e një licence me kohë të pakufizuar është 12,000 rubla.

PostgreSQLështë një server SQL i shpërndarë lirisht që është një alternativë e denjë për serverin komercial Microsoft SQL. PostgreSQL DBMS është veçanërisht i rëndësishëm për agjencitë qeveritare si pjesë e pajtueshmërisë me politikën e përdorimit të produkteve softuerike ruse.

Çmimi i programit "Regjistrimi i dokumenteve organizative 4.8 version PostgreSQL"

Versioni bazë- 1 vend pune - 10,000 rubla

Stacione pune shtesë (për bashkëpunim në rrjet):
nga 2 deri në 5 përfshirëse - 7000 rubla për 1 vend pune
nga 6 deri në 10 përfshirëse - 6000 rubla për 1 vend pune
nga 11 deri në 20 përfshirëse - 5000 rubla për 1 vend pune
nga data 21 dhe më shumë - 4000 rubla për 1 vend pune

Për të llogaritur koston e licencave, mund të përdorni Llogaritësi i çmimeve

Shembull i llogaritjes së kostos për 2 punë:
10000+1*7000=17000 fshij.

Shembull i llogaritjes së kostos për 6 punë:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 fshij.

Shembull i llogaritjes së kostos për 25 vende pune:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 fshij.

*Çmimi përfshin 1 vit mbështetje teknike telefonike dhe online. Kur zgjidhni opsionin e garancisë së zgjatur, kostoja e një viti shtesë të mbështetjes është 20% e kostos së licencës.

* Periudha e licencës nuk është e kufizuar.

* Mënyra e dërgimit licencohet veçmas, kostoja e një licence për 1 vit është 4,000 rubla. Kur ndizni modalitetin "Dhoma e kontrollit" 1 muaj ofrohet pa pagesë, kostoja e një licence me kohë të pakufizuar është 12,000 rubla.

Ndër përdoruesit e programit Ndërmarrja Unitare Shtetërore e Qytetit të Moskës "Zyra për Rindërtimin dhe Zhvillimin e Objekteve Unike", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Banka Tregtare "RBA", LLC "Kompania e përpunimit me shumë profil", S.A. "Tsentromashproekt", SHA "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", Institucioni Publik Shtetëror i Republikës së Dagestanit "Drejtoria e Klientit-Zhvillues të Unifikuar Shtetëror" të qytetit të Makhachkala dhe shumë të tjerë.

Kontabiliteti i dokumenteve

Nëse jeni një menaxher përgjegjës, atëherë keni menduar për kontabilitetin e duhur. Kontabiliteti i dokumenteve, kontabiliteti i kontratave dhe kontabiliteti i dokumentacionit nuk janë më pak të rëndësishme në një ndërmarrje. Programi ynë i kontabilitetit të dokumenteve është një zgjidhje gjithëpërfshirëse për automatizimin e kontabilitetit të dokumenteve. Sistemi i menaxhimit të dokumenteve ka një funksionalitet të madh dhe një listë mjetesh. Për shkak të faktit se çdo mbajtje e shënimeve kryhet ndryshe në institucione të ndryshme, ne jemi të gatshëm të personalizojmë programin për regjistrimin e dokumenteve individualisht për t'iu përshtatur kërkesave tuaja. Sistemi ynë i dokumenteve do t'ju ndihmojë të organizoni arkivin tuaj të dokumenteve. Në bazën e të dhënave mund të ruani si vetë dokumentet ashtu edhe lidhjet me serverin ku ruhen të dhënat. Avantazhi i programit është kërkimi i shpejtë. Dritarja e programit krijohet në atë mënyrë që kërkimi të mund të kryhet nga cilado nga fushat. Por kjo nuk është e gjitha mundësitë e kërkimit. Kur punoni me një program të kontabilitetit të dokumenteve, nuk mund të punoni vetëm me të gjithë bazën e të dhënave, por gjithashtu, duke punuar me një dritare të veçantë kërkimi, të shfaqni dokumente për një periudhë të caktuar, ose nga punonjësi, klienti dhe madje edhe nga data e nënshkrimit. Nuk ka më humbje dhe vështirësi në gjetjen e dokumentit të duhur. Dhe menaxhimi i dokumenteve dhe menaxhimi i kontratës do të bëhet i centralizuar dhe i efektshëm.

Programi i kontabilitetit të dokumenteve mund të përdoret jo vetëm si një arkiv të dhënash dhe ruajtje dokumentesh, por edhe si një program për menaxhimin e dokumenteve. Pasi të keni krijuar një bazë të dhënash, mund të ndiqni historinë e dokumentit nga krijimi i tij deri në të gjitha lëvizjet. Ju do të jeni në gjendje të shihni të gjithë njerëzit që punojnë me të. Në çfarë faze është çdo dokument?

Një avantazh tjetër i programit të kontabilitetit është sistemimi dhe rregullimi i të gjitha dokumenteve. E cila krijon një sistem të madh të klasifikuar për dokumentet elektronike.

Me programin tonë të kontabilitetit ju mund të përballoni të harroni kutitë dhe kutitë e dokumenteve. Tani mund të gjeni atë që ju nevojitet në pak sekonda dhe vetëm disa klikime.

Falë një sistemi të tillë të organizuar të kontabilitetit, ju mund t'i ndani të gjitha dokumentet në kategori dhe nënkategori, t'i ndani ato në departamente dhe punonjës. Ju madje mund të shfaqni raporte mbi rrjedhën e dokumenteve.

Pse na duhen sistemet e dokumentacionit? Përgjigja për këtë pyetje është shumë e thjeshtë: është natyra njerëzore të bëjë gabime. Është e nevojshme të zvogëlohet numri i gabimeve në dokumentacion. Tani, me ndihmën e një sistemi të automatizuar të kontabilitetit, do të jetë shumë e vështirë të humbasësh një dokument. Sistemet e rrjedhës së dokumenteve ju lejojnë të krijoni njoftime me ndihmën e të cilave programi i vlerësimit do t'ju kujtojë çdo mangësi.

Çfarë tjetër ka në programin e kontabilitetit për dokumentet? Sistemi i automatizuar i mbushjes, fusha inteligjente që mbajnë mend informacionin e futur dhe shumë më tepër.

Me të gjitha aftësitë e programit të kontabilitetit “Dokumentacioni” mund të njiheni thjesht duke na telefonuar ose duke na kontaktuar me postë.

Program për arkivat, kontabilitetin dhe menaxhimin e dokumenteve - me efikasitet, shpejt, automatikisht!

Programe video për regjistrimin e dokumenteve dhe kontratave

Duke parë videon e mëposhtme, mund të njiheni shpejt me aftësitë e programit USU - Sistemi Universal i Kontabilitetit. Nëse nuk e shihni videon e ngarkuar në YouTube, sigurohuni që të na shkruani, ne do të gjejmë një mënyrë tjetër për të shfaqur videon demo!

Anatoli Wasserman në lidhje me versionin e ri 5.0 të programit USU

Përveç mendimeve të përdoruesve të zakonshëm në lidhje me programin USU, ne tani paraqesim në vëmendjen tuaj mendimet e ekspertëve. Anatoli Wasserman lindi më 9 dhjetor 1952. Një inxhinier me trajnim, ai u diplomua në Institutin Teknologjik të Industrisë së Ftohjes në Odessa. Pas mbarimit të institutit, u punësova si programues, pastaj si programues sistemi. Ai u shfaq për herë të parë në ekran në vitin 1989, duke marrë pjesë në “Çfarë? Ku? Kur?" dhe në Brain Ring. Në televizionin "Own Game" ai fitoi pesëmbëdhjetë fitore radhazi gjatë dy viteve, nga 2001 deri në 2002. dhe u bë lojtari më i mirë i dekadës në 2004. Sipas versionit sportiv të "Loja ime", ai u bë një kampion pesë herë i Ukrainës. Katër herë kampion i Moskës në versionin sportiv të "Lojës së Vet", medalje bronzi dhe argjendi në 2017. Medalje argjendi e "Lojërave të Njohësit", e Lojërave Botërore të Njohësve në 2010 për "Loja juaj".

Shtesë e programit për menaxherë profesionistë - Bibla e Udhëheqësit Modern

Shtesë në programin për menaxherë profesionistë: për zhvillim biznesi dhe rritje të të ardhurave. Një produkt unik i zhvilluar në kryqëzimin e dy shkencave: ekonomisë dhe teknologjisë së informacionit. Nuk ka analoge

Aplikacioni për celular USU

Me zhvillimin e teknologjisë, jeta përshpejtohet. Ju duhet të jeni në kohë kudo - sepse sa më shpejt t'i bëni gjërat, aq më shumë fitoni. Për këtë arsye, është shumë e rëndësishme të keni në dorë një aplikacion celular të pasur me veçori.

Alexander Druz për Sistemin Universal të Kontabilitetit

Përveç mendimeve të përdoruesve të zakonshëm në lidhje me programin USU, ne tani paraqesim në vëmendjen tuaj mendimet e ekspertëve. Midis tyre është mjeshtri i parë i lojës intelektuale "ChGK" Alexander Druz. Ai u nderua me çmimin Crystal Owl gjashtë herë si lojtari më i mirë i klubit. Fituesi i "Diamond Owl" - një çmim për lojtarin më të mirë. Mori titullin kampion i versionit televiziv të Brain Ring. Në programin televiziv "Own Game" ai fitoi "Line Games", "Super Cup", fitoi "III Challenge Cup" me ekipin dhe vendosi një rekord absolut për performancën në një lojë. Autor dhe prezantues i lojërave intelektuale dhe programeve edukative në kanale të ndryshme televizive.

Maxim Potashev mbi efektivitetin e programit USU

Përveç mendimeve të përdoruesve të zakonshëm në lidhje me programin USU, ne tani paraqesim në vëmendjen tuaj mendimet e ekspertëve. Maxim Potashev - mjeshtër i lojës "Çfarë? Ku? Kur?”, katër herë fitoi çmimin "Bufta e Kristaltë", dy herë kampion bote, tre herë kampion rus, gjashtë herë kampion në Moskë, tre herë fitues i Kampionatit të Hapur të Moskës në lojën "ChGK". Bazuar në rezultatet e një votimi të audiencës së përgjithshme në vitin 2000, ai u njoh si lojtari më i mirë në të gjitha vitet e ekzistencës së klubit elitar, i krijuar në 1975. 50 mijë shikues të programit votuan për kandidaturën e Maxim Potashev. U dha "Bufi i madh i kristalit" dhe çmimi kryesor i lojërave të përvjetorit - "Ylli i Diamantit" i mjeshtrit të lojës. Anëtar i bordit dhe që nga viti 2001 - nënkryetar i Shoqatës Ndërkombëtare të Klubeve. Me profesion - matematikan, tregtar, trajner biznesi. Ai u diplomua në Fakultetin e Menaxhimit dhe Matematikës së Aplikuar, dha mësim në Departamentin e Ekonomisë së Përgjithshme dhe të Aplikuar në Institutin e Fizikës dhe Teknologjisë në Moskë. Në gusht 2010, ai u emërua president i organizatës publike gjithë-ruse "Federata Ruse e Urës Sportive". Ai drejton një kompani konsulence që ndihmon organizata të ndryshme të zgjidhin problemet që lidhen me shitjet, marketingun, shërbimin ndaj klientit dhe optimizimin e proceseve të biznesit.

Sergey Karyakin në lidhje me taktikat në biznes

Përveç mendimeve të përdoruesve të zakonshëm në lidhje me programin USU, ne tani paraqesim në vëmendjen tuaj mendimet e ekspertëve. Sergej Karyakin. Në moshën 12-vjeçare, ai u bë mjeshtri më i ri në historinë botërore, i cili u përfshi në Librin e Rekordeve Guinness. Fitoi turneun e kandidatëve. I shpërblyer me Kupën e Botës FIDE. Kampion bote në shah të shpejtë, kampion bote në blitz. Mjeshtër i nderuar i Sportit të Ukrainës. Mjeshtër i nderuar i Sporteve të Rusisë, Mjeshtër i Madh i Rusisë. Mori Urdhrin e Meritës, shkalla e 3-të. Anëtar i Dhomës Publike të Federatës Ruse në përbërjen e saj të gjashtë. Fitues i përsëritur i kampionateve botërore dhe evropiane për fëmijë dhe të rinj. Fitues dhe medalist i shumë turneve të mëdha. Kampion i Olimpiadës Botërore të Shahut XXXVI si anëtar i ekipit ukrainas, medalist argjendi i Olimpiadës si anëtar i ekipit rus. Ai tregoi rezultatin më të mirë në bordin e tij në turne dhe mori çmimin e parë individual (në bordin 4). Kampion i Rusisë me rezultatin më të mirë në bord 1. Kampion bote në kombëtaren ruse. Arriti në gjysmëfinale të Kupës së Botës. Fitues i një sërë turneu ndërkombëtar.

Aftësitë e programit të dokumentit

Më poshtë është një listë e shkurtër e aftësive të programit USU - Sistemi Universal i Kontabilitetit. Në varësi të konfigurimit të softuerit, lista e aftësive mund të ndryshojë - të bëhet më e vogël ose më e madhe.

• Programi i bazuar në dokumente mbështet punën e njëkohshme të disa përdoruesve.
• Kontrolli i programit dhe kontabiliteti në të ndodh në nivelin më të lartë. Çdo hyrje e përdoruesit është e mbrojtur me fjalëkalim.
• Çdo punonjës mund të ndryshojë periodikisht fjalëkalimin e tij në programin që kontrollon kontabilitetin e dokumenteve.
• Programi merr parasysh fakte të ndryshme dhe mund të ndryshojë fjalëkalimin e çdo punonjësi.
• Në programin e kontabilitetit që punon me dokumente, ka një diferencim të të drejtave të aksesit për punonjësit e specializimeve të ndryshme.
• Duke marrë parasysh rrethana të ndryshme, mbështetet puna në një rrjet lokal përmes protokolleve të ndryshme të rrjetit.
• Programi i kontrollit dhe kontabilitetit të dokumenteve ka aftësinë për të punuar nëpërmjet internetit, nëse ka një rrjet degësh ose nëse menaxheri dëshiron të shikojë raportimin e menaxhimit nga shtëpia.
• Programi i kontrollit dhe kontabilitetit të dokumenteve ka një ndërfaqe të lehtë dhe intuitive; çdo përdorues mund të punojë me të.
• Duke punuar me kontrollin dhe kontabilitetin e dokumenteve, ju mund të personalizoni dizajnin në program, duke përfshirë ato tematike.
• Kur monitoroni dokumentet, në një program kompjuterik të kontabilitetit, mund të zgjidhni skemën tuaj të preferuar të ngjyrave për shfaqjen e dritareve nga një listë boshllëqesh.
• Duke kontrolluar punën e kontabilitetit të dokumenteve, emri i organizatës suaj do të shfaqet në titullin e dritares kryesore.
• Kur menaxhoni punën me dokumente, në cilësimet e programit mund të vendosni emrin e organizatës suaj, informacionin e kontaktit dhe detajet.
• Monitorimi i proceseve të punës në programin e kontabilitetit nuk është veçanërisht i vështirë. Menyja kryesore e programit, e cila automatizon punën e kontabilitetit të dokumenteve, zbatohet thjesht dhe qartë. Ai përbëhet nga vetëm tre pika: module, libra referimi dhe raporte. Nevojiten module për punën e përditshme, nevojiten libra referencë për të përshtatur programin sipas specifikave të kompanisë suaj dhe me ndihmën e raporteve mund të analizoni rezultatet e punës për çdo periudhë kohore.
• Është e lehtë të automatizosh punën e kontabilitetit të dokumenteve. Programi i kontabilitetit mbështet shpërndarjen masive të postës elektronike dhe SMS.
• Me ndihmën e postimeve masive të programit të kontabilitetit, ju mund të njoftoni klientët për promovimet ose zbritjet në vazhdim, si dhe të menaxhoni sinjalizimet e tyre.
• Duke automatizuar punën e kontabilitetit të dokumenteve, para se të dërgoni mesazhe SMS, mund të llogaritni paraprakisht koston e postimit.
• Programi i kontabilitetit dhe menaxhimit të dokumenteve mund të funksionojë me pajisje të ndryshme.
• Kur punoni me menaxhimin e dokumenteve dhe kontabilitetin, mund të shikoni auditimin për një llogari specifike.
• Softueri që menaxhon dokumentet mund të bllokohet nëse përdoruesi i programit të kontabilitetit dëshiron të largohet nga vendi i punës për një kohë të gjatë.
• Kur menaxhoni dokumentet, bravat përdoren kur redaktoni çdo hyrje në tabelë, në mënyrë që disa punonjës që punojnë njëkohësisht të mos mbishkruajnë informacionin e futur nga një person tjetër.
• Kur punoni me automatizim, një kërkim në sistemin e kontabilitetit mund të kryhet duke përdorur çdo kolonë të tabelës.
• Programi i menaxhimit dhe kontabilitetit të dokumenteve mbështet importimin e të dhënave. Për shembull, mund të shkarkoni një listë të klientëve kur filloni të punoni me sistemin e kontabilitetit.
• Kur eksportoni informacion në MS Excel, mund të përdorni formate të vjetra dhe të reja skedarësh.
• Automatizimi i organizatës suaj është një hap tjetër drejt biznesit të suksesshëm!
• Le të fillojmë automatizimin së bashku!
• Softueri USU - Sistemi Universal i Kontabilitetit - përfshin gjithashtu shumë veçori të tjera!

Puna me dokumente kërkon shumë kohë nga përdoruesit, veçanërisht punonjësit e zyrës. Por ka shumë programe që mund të optimizojnë ndjeshëm punën manuale kur punoni me dokumente duke automatizuar disa procese. Shumë nga këto zgjidhje janë të lehta për t'u përdorur, shumë të përshtatshme dhe të lira, dhe për këtë arsye të disponueshme për një gamë të gjerë përdoruesish. Programe të tilla do të diskutohen në këtë artikull.

Organizimi i dokumenteve

Përdoruesit që duhet të merren me një numër të madh dokumentesh elektronike janë të vetëdijshëm për situatën kur, edhe përkundër një sistemi të rreptë katalogësh dhe nëndrejtorish, kërkon shumë kohë për të gjetur dokumentin e duhur. Një nga opsionet për zgjidhjen e këtij problemi është përdorimi i një programi të veçantë katalogimi, detyra kryesore e të cilit është organizimi dhe renditja e të dhënave, e cila në fund të fundit siguron një kërkim të shpejtë për informacionin e nevojshëm. Ka një shumëllojshmëri të madhe të kataloguesve të tillë në treg, dhe të gjithë ata janë të fokusuar në katalogimin e disqeve, dosjeve dhe skedarëve, ose në disa informacione shumë të specializuara (filma, monedha, pulla, etj.). Çdo katalogues universal që ju lejon të katalogoni dosje dhe skedarë të llojeve të ndryshme është i përshtatshëm për katalogimin e dokumenteve. Më e mira ndër zgjidhje të tilla është paketa WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), por është mjaft e shtrenjtë dhe aftësitë e saj janë qartësisht të tepërta për shumë përdorues. Për shumicën e njerëzve, përdorimi i paketës WinCatalog Standard do të jetë i mjaftueshëm.

Një mënyrë tjetër është kombinimi i dokumenteve të ndërlidhura në dokumente komplekse të strukturuara në mënyrë hierarkike të ruajtura brenda skedarëve të të dhënave që korrespondojnë me këto struktura. Në dokumente të tilla të strukturuara, është shumë më i përshtatshëm për të lundruar dhe për të gjetur informacionin që ju nevojitet falë aftësive strukturuese dhe të avancuara të kërkimit brenda dokumentit. Për më tepër, një strukturim i tillë ju lejon të kryeni kërkime të jashtme dhe të kërkoni dokumente bazuar në fragmente të tekstit të përfshirë në to. Për shembull, paketa Maple është krijuar për krijimin e dokumenteve të strukturuara në mënyrë hierarkike.

WinCatalog Standard

Zhvilluesi: WinCatalog.com

Madhësia e shpërndarjes: 1.62 MB

Puna nën kontroll: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Mënyra e shpërndarjes: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Çmimi: 200 rubla.

WinCatalog Standard është një katalogues shumëfunksional i lehtë për t'u përdorur me një ndërfaqe të qartë në gjuhën ruse (Fig. 1). Paketa ju lejon të katalogoni të dhënat nga çdo media ruajtëse që mund të lidhet me një kompjuter: disketë, disqe të ngurta dhe të rrjetit, CD të rregullt dhe disqe audio, disqe Zip, etj. Me ndihmën e tij, ju mund të renditni dhe organizoni çdo dosje dhe skedar, pavarësisht nga vendndodhja e tyre. Ju mund të futni të dhëna në katalog ose manualisht (drejtpërsëdrejti në dosje virtuale) ose duke skanuar disqe (përfshirë arkivat Zip të vendosura atje) - në këtë rast, për lehtësi orientimi, dosjet dhe skedarët e nxjerrë nga disqet janë më mirë të renditen në dosje virtuale. të cilat, falë mbështetjes, operacionet e tërheqjes dhe lëshimit nuk do të marrin shumë kohë.

Oriz. 1. Ndërfaqja standarde WinCatalog

Menaxhimi i përgjithshëm i katalogut është i lehtë dhe i përshtatshëm. Ndarja e të dhënave në dosje tematike thjeshton shumë orientimin dhe vendosja e dosjeve dhe elementeve të tyre të mbivendosur mund të ndryshohet lehtësisht duke zvarritur dhe hedhur. Kërkim i avancuar (sipas emrit, komentit, madhësisë dhe datës së modifikimit; Fig. 2), duke mbështetur operacionet Boolean dhe aftësinë për të zgjedhur një dosje specifike për kërkim, si dhe duke marrë parasysh fjalët kyçe (ato mund të shtohen me kujdes në elementët individual të drejtorisë), ju lejon të gjeni shpejt dokumentin e dëshiruar dhe të gjeni dublikatë - hiqni elementët e kopjuar nga koleksioni. Eksportimi i të gjithë ose një pjesë të katalogut të dokumentacionit në një skedar CVS bën të mundur përpunimin e të dhënave në një aplikacion tjetër (për shembull, MS Excel), dhe eksportimi në një skedar HTML është i përshtatshëm për printimin e katalogut.

Oriz. 2. Kërkoni dokumente në WinCatalog Standard

Panje 6.25

Zhvilluesi: Sisteme Zyre Kristal

Madhësia e shpërndarjes: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Puna nën kontroll: Windows (të gjitha versionet)

Mënyra e shpërndarjes: shareware (versioni demo 30-ditor: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Çmimi: Maple - 21,95 dollarë, Maple Professional - 30,95 dollarë

Maple është një menaxher dokumentesh i lehtë për t'u përdorur që ju lejon të kombinoni materiale të ndryshme në struktura hierarkike dhe në fund të merrni dokumente të strukturuara: plane biznesi, raporte, shënime analitike, broshura, etj. Në pemë të tilla hierarkike të dokumenteve, informacioni i ndryshëm paraqitet më qartë, dhe gjetja e ndonjë dokumenti është shumë më e lehtë sesa me katalogimin standard. Për të parë dokumentet e krijuara në Maple, ju nevojitet një shikues i veçantë, Maple Reader, i cili mund të shkarkohet falas në: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paketa ka një ndërfaqe miqësore për përdoruesit (Fig. 3) dhe është aq e lehtë për t'u mësuar saqë edhe mungesa e lokalizimit rus të programit nuk do të jetë pengesë për shumicën e përdoruesve, dhe për këtë arsye kjo zgjidhje mund t'i rekomandohet audiencës më të gjerë.

Oriz. 3. Ndërfaqja e programit Maple

Menaxheri është i disponueshëm në dy versione: Maple bazë dhe Maple Professional i zgjeruar. Ndër dallimet themelore të versionit të zgjeruar është prania e funksioneve të tilla shtesë si kërkimi i dokumenteve, kontrolli i gramatikës, kriptimi i skedarëve dhe rezervimi i strukturave hierarkike.

Baza e çdo dokumenti në Maple është një pemë hierarkike e nyjeve, niveli i foleve të nënnyjeve në të cilat, si dhe numri i tyre, është i pakufizuar. Çdo nyje është një dokument i veçantë që përmban jo vetëm tekst (i shtypur drejtpërdrejt, ngjitur nga clipboard ose i importuar nga dokumentet në formatet RTF, DOC, WRI dhe HTML), por edhe materiale tabelare, grafikë, lidhje me fragmente bazë të dokumentit përfundimtar ose skedarëve , dhe etj. Kur përgatitni dokumente, është e mundur të përdorni një grup standard funksionesh për të punuar me tekstin: ndryshimi i llojit dhe madhësisë së shkronjave, krijimi i listave, formatimi i paragrafëve, përdorimi i stileve, etj. Integrimi me MS Word ju lejon të përdorni kontrolluesin drejtshkrimor të integruar në MS Word për të kontrolluar gramatikën dhe për të kërkuar sinonime jo vetëm në anglisht, por edhe në rusisht. Sistemi i integruar rezervë ofron mundësinë për të krijuar kopje rezervë të ngjeshur të dokumenteve hierarkike (në formate ZIP dhe CAB). Magjistari i integruar i enkriptimit ju ndihmon të kriptoni dokumente të ndjeshme duke përdorur algoritmin kriptografik Blowfish. Dhe moduli i kërkimit Finder ju lejon të gjeni shpejt dokumentet e nevojshme sipas emrit të fragmentit, autorit, komenteve, përmbajtjes (Fig. 4), etj.

Oriz. 4. Kërkoni dokumente sipas përmbajtjes
në to teksti në Maple

Qasje e shpejtë në dokumente

Teknologjia e përgatitjes kompjuterike të dokumenteve supozon që dokumentet e krijuara përdoren më pas në mënyrë të përsëritur. Për shembull, kur zhvilloni një dokument të ri, mund t'ju nevojiten një ose dy paragrafë nga dokumenti i djeshëm, ose dokumenti i ri në përgjithësi është një kopje e të vjetrit, por me informacione të ndryshuara të ndryshoreve, etj.

Fatkeqësisht, përdoruesi nuk mund të kujtojë gjithmonë emrin e një dokumenti të rëndësishëm të krijuar pardje, dhe ndonjëherë nuk ka idenë më të vogël se ku ta kërkojë atë. Sigurisht, ju duhet t'i jepni dokumenteve emra kuptimplotë dhe t'i ruani ato, duke iu përmbajtur katalogimit të qartë, por, mjerisht, ndodh ndryshe, për shkak të nxitimit, thirrjeve shpërqendruese, etj. Si rezultat, kërkimi i dokumentit të kërkuar mund të marrë shumë kohë të çmuar - në fund të fundit, nuk është aspak fakt që do të mund ta hapni atë përmes listës së lidhjeve të Windows me dokumentet më të fundit të aksesueshme përmes menysë Start. . Fakti është se kjo listë:

• kufizuar në 15 dokumente - kjo do të thotë që probabiliteti i përfshirjes së dokumenteve, për shembull, një javë më parë është praktikisht zero;
• nuk ju lejon të gjeni një dokument nëse ju kujtohet një pjesë e tekstit, por keni harruar emrin e skedarit;
• nuk përfshin dokumente me të njëjtin emër (por në të njëjtën kohë të ndryshëm) të ruajtur me të njëjtin emër, por në dosje të ndryshme, gjë që është e rëndësishme, për shembull, kur punoni së bashku në një dokument me formimin e disa prej versioneve të tij.

Ekziston një problem tjetër - lista e dokumenteve të fundit të ofruara në Windows është një nga kanalet për rrjedhjen e të dhënave konfidenciale, pasi çdo përdorues (përfshirë një sulmues) mund ta përdorë atë për të mësuar në lidhje me natyrën e aktivitetit kompjuterik të pronarit. Prandaj, rekomandohet të pastroni rregullisht këtë listë, për shembull, duke përdorur shërbimet për heqjen e të dhënave "junk" nga disku. Si rezultat, lind një situatë në dukje paradoksale: nëse një përdorues shkatërron rregullisht informacionin në lidhje me dokumentet e përdorura së fundmi për qëllime sigurie, atëherë ai privohet nga aksesi i shpejtë në to, dhe përndryshe ai rrezikon të bëhet viktimë e sulmuesve. Sidoqoftë, ekziston një rrugëdalje - mund të përdorni mjetin e specializuar ActualDoc, i cili zgjeron aftësitë e Windows për sa i përket punës me dokumentet më të fundit.

Nëse dokumenti i kërkuar është krijuar shumë kohë më parë dhe për këtë arsye nuk mund të shfaqet në listën e dokumenteve të hapura së fundmi (të integruara në Windows dhe në listën ActualDoc), atëherë do t'ju duhet të drejtoheni në kërkimin e tij. Një problem tjetër lind këtu - si rregull, përdoruesi nuk e mban mend emrin e dokumentit (si dhe datën e krijimit të tij), por ai e di se cilat fjalë kyçe shfaqen në tekst. Kjo do të thotë që ju duhet të kërkoni një dokument sipas fragmenteve të tekstit të përfshirë në të - mjerisht, megjithëse kjo detyrë mund të zgjidhet duke përdorur mjetet e integruara të Windows ose, për shembull, Word, është shumë mediokre. Dhe çështja nuk është vetëm se një kërkim i tillë nuk është plotësisht i dukshëm dhe kryhet ngadalë - ndonjëherë mund të jetoni me këtë. Ajo që është më e rëndësishme është që jo të gjithë skedarët do të gjenden - veçoritë morfologjike të gjuhës ruse nuk do të merren parasysh gjatë kërkimit, kështu që skedarët në të cilët fjalët e kërkuara kanë një fund të shkronjës tjetër do të mbeten të pagjetur. Në të njëjtën kohë, shërbime të specializuara kërkimi si "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Archivarius 3000" dhe Phoenix Search (http ://indexlab.net/), mund të gjejë shpejt dokumentet e nevojshme pavarësisht vendndodhjes së tyre. Më tërheqëse ndër zgjidhjet e përmendura për sa i përket raportit çmim/cilësi na duket paketa Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Zhvilluesi: Softueri Flexigen

Madhësia e shpërndarjes: Standard - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Puna nën kontroll: Windows 2000/XP/2003/Vista

Mënyra e shpërndarjes: Standard - pa pagesë (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (version demo 14-ditor - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Çmimi: Standard - falas, Profesionale - 19,95 dollarë

ActualDoc është një menaxher i fundit i dokumenteve që kujton dokumentet e përdorura dhe siguron qasje të shpejtë dhe të sigurt në to. Programi është i thjeshtë dhe intuitiv, ka një ndërfaqe miqësore për përdoruesit me mbështetje për gjuhën ruse (Fig. 5) dhe praktikisht nuk kërkon kohë për të zotëruar, veçanërisht pasi shoqërohet nga një sistem ndihme gjithëpërfshirës dhe për këtë arsye mund të bëhet një mjet i domosdoshëm si për profesionistët ashtu edhe për përdoruesit e shtëpisë.

Oriz. 5. Ndërfaqja e programit ActualDoc

ActualDoc mban gjurmët e shkarkimit të një numri të pakufizuar dokumentesh brenda një periudhe të caktuar nga përdoruesi (60 ditë si parazgjedhje), mbështet më shumë se 40 formate skedarësh (tekst dhe skedarë grafikë, dokumente MS Office dhe dokumente HTML, skedarë PDF, etj.) dhe ju lejon të shkarkoni shpejt ndonjë prej tyre. Gjetja e dokumentit të kërkuar në mjedisin e programit nuk është problem. Nëse rrotulla e dokumenteve që ajo ka memorizuar është relativisht e vogël, atëherë mund ta zgjidhni dokumentin direkt nga lista. Përndryshe, do të ishte më e mençur që fillimisht të kufizohej lista e kandidatëve të mundshëm duke e filtruar atë (filtrimi sipas kohës është i mundur). O intervali, sipas shtrirjes dhe kategorisë) ose kërkimi sipas emrit të dokumentit (në përgjithësi) ose me një fragment të tekstit të përfshirë në të (megjithatë, kërkimi në tekstin rus nuk është gjithmonë i suksesshëm). Ekziston një mënyrë tjetër për të hapur shpejt dokumentin e dëshiruar - përmes faqeshënuesve të integruar (njëlloj si në Internet Explorer; Fig. 6), të cilët mund t'u caktohen dokumenteve individuale të përdorura shpesh dhe të përshpejtojnë ndjeshëm aksesin në to, pasi nuk ka duhet kërkuar. Dokumenti i zgjedhur është i disponueshëm në shikuesin e integruar - për shikim, kërkim dhe kopjim, si dhe në një aplikacion të jashtëm - për redaktim dhe mund të përdoret për përpunim të plotë, kopjim selektiv të informacionit prej tij ose për dërgimin e dokumentit nga e-mail. Në të njëjtën kohë, vetë lista e dokumenteve mund të fshihet nga sytë kureshtarë dhe të mbrohet me një fjalëkalim - në këtë rast, skedarët e përdorur së fundmi nuk do të shfaqen në meny. Fillimi -> Dokumentet.

Oriz. 6. Hapja e një dokumenti nëpërmjet një faqeshënuesi
në ActualDoc

Paketa vjen në dy versione: Standardi bazë falas dhe Professional me pagesë. Versioni falas nuk ju lejon të shikoni dokumente në shikuesit e integruar, të përdorni funksionin e kërkimit (si rezultat, mund të kërkoni vetëm dokumente vizualisht, duke parë listën e plotë ose të filtruar), të krijoni kategori të personalizuara dhe të modifikoni faqeshënuesit.

Arkivist 3000 (3.82)

Zhvilluesi: Likasoft

Madhësia e shpërndarjes: 3 MB

Puna nën kontroll: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Mënyra e shpërndarjes: shareware (versioni demo 30-ditor - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Çmimi: licencë studentore - 195 rubla, licencë personale - 295 rubla, licencë tregtare - 900 rubla.

« Archivist 3000 është zgjidhja optimale për kërkimin e shpejtë të dokumenteve në 18 gjuhë të ndryshme (përfshirë rusisht, anglisht, gjermanisht dhe frëngjisht), që synon një gamë të gjerë përdoruesish. Programi ofron akses të menjëhershëm në dokumentet e vendosura në hard diskun tuaj, rrjetin dhe disqet e lëvizshme (CD, DVD, ZIP, etj.), dhe mund të punojë me të gjitha llojet e dokumenteve të njohura (skedarët PDF, dokumentet e MS Office, skedarët tekst, etj.). ). Mund të kërkojë në arkiva (ZIP, RAR, etj.), në mesazhe me email (Outlook, Outlook Express, The Bat!, etj.) dhe skedarë të bashkangjitur me to. Përveç kësaj, mbështetet kërkimi në bazat e të dhënave Lotus Notes dhe Lotus Domino dhe në bazat e të dhënave të mesazheve ICQ, Odigo IM dhe Miranda IM.

Së bashku me kërkimin e rregullt sipas fjalës kyçe ose grupit të fjalëve kyçe, programi mbështet një mënyrë kërkimi të avancuar duke përdorur funksione logjike dhe mund të kërkojë dokumente jo vetëm sipas përmbajtjes, por edhe sipas emrit të skedarit, datës së modifikimit, madhësisë, llojit të dokumentit, kodimit, etj. Fig. 7). Falë mbështetjes së plotë të Unicode, kërkimet kryhen saktë jo vetëm në dokumente në një gjuhë, por edhe në ato shumëgjuhëshe (për shembull, me tekst në rusisht dhe gjermanisht njëkohësisht). Është e mundur të kërkoni nga distanca për dokumente përmes Internetit me qasje të mëvonshme në dokumentet e gjetura përmes çdo shfletuesi të Internetit, për shembull, Internet Explorer. Rezultatet e kërkimit mund të paraqiten në modalitetin e ekstraktit, kur shfaqen fragmentet më domethënëse (relevante) të dokumenteve të zgjedhura me theksimin e fjalëve të gjetura, dhe në modalitetin e tabelës, kur shfaqen informacione të shkurtra për dokumentet (Fig. 8), me anë të së cilës ato mund të renditen.

Oriz. 7. Kërkoni dokumente në mjedisin Archivist 3000

Oriz. 8. Opsionet për paraqitjen e rezultateve të kërkimit
në "Archivarius 3000"

Plotësimi i dokumenteve standarde

Përgatitja e dokumenteve standarde zë një pjesë të konsiderueshme të kohës së atyre përdoruesve, të cilët në kuadër të detyrave të tyre janë të përfshirë në përgatitjen e dokumentacionit të ndryshëm në shoqëri sigurimesh, banka, zyra noteriale, kompani që ofrojnë lloje të ndryshme shërbimesh etj. Si rregull, dokumente të tilla krijohen në redaktuesin e tekstit Word bazuar në dokumentet bazë të zhvilluara fillimisht, në të cilat thjesht zëvendësohen disa informacione të ndryshueshme. Nuk ka asgjë të komplikuar për këtë, por me vëllime të mëdha dokumentacioni, gabimet janë të pashmangshme - për shembull, mund të futni aksidentalisht të dhënat në vendin e gabuar ku supozohet të jetë, ose të fshini disa fjalë të dokumentit, etj. Prandaj, është e dëshirueshme që vetëm ato fusha në të cilat duhet të futen të dhënat të jenë të hapura për hyrje dhe i gjithë teksti tjetër të jetë i bllokuar. Zhvilluesit kanë ofruar mundësinë për të krijuar dokumente të tilla në Word. Mjafton të zhvilloni një seri shabllonesh për të gjitha dokumentet standarde të përdorura në organizatë, që çdo shabllon të ndalojë ndryshimin e të dhënave të përhershme (komandë Mjetet -> Vendos mbrojtjen -> Ndaloni çdo ndryshim përveç futjes së të dhënave në fushat e formularit) dhe trajnoni përdoruesit për të krijuar dokumente duke përdorur shabllone. Për dokumentet standarde, ku ka relativisht pak informacion të ndryshueshëm, shabllone të tillë do të jenë mjaft të mjaftueshëm për të shpejtuar ndjeshëm procesin e përgatitjes së dokumenteve dhe për të zvogëluar rrezikun e gabimeve.

Megjithatë, në praktikë, përdoren shumë dokumente standarde në të cilat informacioni i variablave merr deri në gjysmën e vëllimit dhe disa nga të dhënat e variablave përsëriten disa herë në një formë ose në një tjetër (Fig. 9) - për shembull, emri i plotë. në raste të ndryshme fjalë për data ose shuma të futura etj. Në këtë rast, përdorimi i shablloneve të Word nuk ndihmon shumë, pasi plotësimi i dokumenteve edhe duke përdorur shabllone do të marrë shumë kohë, sepse të gjitha të dhënat e ndryshueshme do të duhet të futen manualisht.

Oriz. 9. Shembull i një dokumenti me vëllim të madh
informacione të ndryshueshme

Ekziston edhe një veçori tjetër e përgatitjes së dokumenteve standarde - shpesh është e nevojshme të përgatitet jo një dokument, por disa menjëherë (për shembull, për të hartuar një marrëveshje bankare për hapjen e një depozitari, nevojiten tre ose katër lloje marrëveshjesh për nënshkrim). Kështu, i njëjti informacion duhet të futet në dokumente të ndryshme, gjë që kërkon gjithashtu shumë kohë, dhe gjasat për të bërë një gabim rriten në përputhje me rrethanat. Ju mund të përgatitni dokumente të tilla shumë më shpejt duke përdorur aplikacione të specializuara të krijuara për të automatizuar procesin e përgatitjes së dokumenteve standarde, si AutoDoc ose Blitz Document. Këto aplikacione bazohen gjithashtu në përdorimin e shablloneve, të cilët, ndryshe nga shabllonet e zakonshëm të Word-it, jo vetëm që ju lejojnë të futni të dhëna në fushat e parashikuara për këtë (për të cilat përdoruesi duhet të plotësojë një grup formularësh me të dhëna), por gjithashtu mund të transformojë të dhënat e futura në mënyrë të programuar, p.sh. mund të zëvendësojë numrat në fjalë, deklinimin e fjalëve dhe frazave sipas rasteve gramatikore, etj. Si rezultat, dokumentet e nevojshme plotësohen shpejt, dhe numri i gabimeve që mund të bëhen është një rend i madhësisë më pak se kur i përgatit ato tradicionalisht në Word. Përveç kësaj, krijimi i dokumenteve standarde përmes zgjidhjeve të specializuara është gjithashtu tërheqës sepse të gjitha dokumentet e krijuara katalogohen automatikisht dhe gjetja e ndonjërit prej tyre në të ardhmen nuk është problem, dhe nga përdoruesi nuk kërkohet të dijë ndërlikimet e përgatitjes së dokumenteve, sepse të gjitha nuancat ligjore tashmë janë marrë parasysh në shabllone.

AutoDoc 1.2

Zhvilluesi: EleWise

Madhësia e shpërndarjes: 6 MB

Puna nën kontroll: Windows 2000/XP/2003

Mënyra e shpërndarjes: shareware (versioni demonstrues i kufizuar funksionalisht - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Çmimi:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubla, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubla, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubla.

"AutoDoc" është një program që ju lejon të automatizoni dhe përshpejtoni procesin e plotësimit të dokumenteve standarde duke përdorur shabllone të krijuara duke përdorur MS Word dhe mbajtjen e një arkivi të dokumenteve dhe regjistrimeve të bëra duke përdorur këto shabllone. Procesi i gjenerimit të dokumenteve të reja në të është jashtëzakonisht i automatizuar - thjesht zgjidhni skenarin e dëshiruar të biznesit nga lista e përgjithshme e skenarëve (një skenar biznesi nënkupton një shabllon të personalizuar) dhe plotësoni formularin e hyrjes me të dhënat e kërkuara (Fig. 10). Dokumenti i krijuar mund të shikohet, ruhet, printohet ose hapet në Word për modifikim të mëtejshëm.

Oriz. 10. Krijimi i një dokumenti duke përdorur skriptin "AutoDoc".

Numri i skripteve të integruara është i vogël (Fig. 11), por mund të zgjerohet me skripte të personalizuara, procesi i krijimit të të cilëve është paraqitur në detaje dhe qartë në ndihmë dhe kontrollohet plotësisht nga magjistari, dhe për këtë arsye është i aksesueshëm për shumica e përdoruesve. Zhvillimi i një skripti të ri përfshin kryerjen e pesë hapave: futjen e emrit të skriptit, krijimin e një shablloni, përcaktimin e variablave, vendosjen dhe testimin e skriptit dhe ruajtjen e tij për redaktim të mëtejshëm (Fig. 12). Në pamje të parë, përgatitja e një shablloni mund të shkaktojë disa vështirësi, pasi ai duhet të krijohet manualisht në Word, dhe kjo kërkon njohuri të një gjuhe skriptimi. Por në praktikë, gjithçka është shumë më e thjeshtë - mjafton të kuptojmë se variablat futen në kllapa kaçurrelë dhe para tyre vendoset shenja $; i gjithë teksti tjetër shtypet në mënyrën e zakonshme (Fig. 13). Modelet e reja mund të krijohen jo vetëm nga e para, por edhe bazuar në shabllone ekzistuese ose dokumente të gatshme - në rastin e parë, thjesht duhet të ndryshoni cilësimet e skriptit dhe ta provoni atë me cilësimet e ndryshuara, dhe në të dytën, hapni një dokument i gatshëm, zëvendësoni ndryshimin e informacionit me variabla dhe specifikoni programin si shabllon. Variablat mund të jenë të disa llojeve, duke përfshirë ato që lejojnë:

• futni të dhënat në disa fusha njëherësh: emri i plotë, të dhënat e pasaportës, detajet e organizatës, etj.;
• zgjidhni një vlerë të ndryshueshme nga një grup vlerash;
• kryeni veprime dhe transformime të ndryshme: llogaritni përqindjen e një numri ose TVSH-në e një shume, shndërroni një numër në varg, vendosni datën aktuale, etj.;
• tregoni një fjalë a frazë në një rast të caktuar etj.

Dokumentet e krijuara sipas skenarëve të biznesit të AutoDoc ruhen në formën e regjistrave të strukturuar qartë dhe për këtë arsye në çdo kohë mund ta gjeni dokumentin e dëshiruar duke e filtruar ose kërkuar, ta shikoni, ta printoni, ta rigjeneroni ose ta fshini.

Oriz. 11. Dritarja "AutoDoc" me një listë të grupeve të integruara
skenarët e biznesit

Oriz. 12. Zhvillimi i një skripti të ri në AutoDoc

Oriz. 13. Shembull i tekstit të shabllonit në "AutoDoc",
në të cilat shfaqen katër variabla: "numri",
"muaj", "organizatë" dhe "emri i plotë"

Programi ofrohet në dy versione: me një përdorues - "AvtoDoc-Personal" dhe me shumë përdorues (rrjet), i përfaqësuar nga dy module - "AvtoDoc-Server" dhe "AvtoDoc-Client". Në versionin me një përdorues, të gjithë përbërësit e sistemit janë të vendosur në kompjuterin lokal, dhe në versionin me shumë përdorues, baza e të dhënave e skripteve, shablloneve dhe regjistrimeve është instaluar në server, dhe në kompjuterët e përdoruesve është vetëm pjesa e klientit. i instaluar, i cili lejon përdorimin e të gjitha materialeve AutoDoc të ruajtura në server.

Dokumenti Blitz 3.4.1

Zhvilluesi: BlitzSoft

Madhësia e shpërndarjes: 991 KB

Puna nën kontroll: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Mënyra e shpërndarjes: shareware (versioni demonstrues i kufizuar funksionalisht - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Çmimi: 500 fshij.

Blitz Document është një program kompakt për krijimin automatik të dokumenteve standarde duke përdorur shabllone skripti. Kjo ju lejon të gjeneroni shpejt dokumente bazuar në shabllone të integruar, numri i të cilëve është më shumë se 30 (Fig. 14), ose skriptet e personalizuara që mund të zhvillohen bazuar në shabllone të integruar ose paraqitje boshe. Krijimi i një dokumenti duke përdorur një skript të gatshëm është jashtëzakonisht i thjeshtë - thjesht zgjidhni llojin e skriptit dhe ndiqni udhëzimet e magjistarit, i cili me ndërgjegje do ta udhëheqë përdoruesin në të gjitha fazat e përgatitjes së dokumentit (Fig. 15). Dokumenti i përfunduar mund të shikohet, printohet, redaktohet në redaktuesin e integruar të tekstit (mund të korrigjohen si të dhënat e ndryshueshme ashtu edhe ato konstante) ose të hapet për redaktim në Word.

Oriz. 14. Lista e skripteve të integruara të dokumentit Blitz

Oriz. 15. Krijimi i një dokumenti të shkruar
Dokument Blitz

Zhvillimi i shablloneve të krijuar është disi më i ndërlikuar, por gjithashtu do të jetë brenda mundësive të shumicës së përdoruesve. Vërtetë, zotërimi i kësaj veçorie do të marrë ca kohë, pasi, për fat të keq, informacioni i referencës i përfshirë me programin është krijuar për përdoruesit e trajnuar mjaftueshëm (është shumë i rrallë dhe nuk përmban asnjë ilustrim ose shembull). Teknikisht, krijimi i një shablloni të ri përbëhet nga dy faza: zgjedhja e një shablloni ose faqosjeje të integruar mbi bazën e të cilit do të zhvillohet një shabllon i ri dhe rregullimi vijues i të dhënave konstante dhe të ndryshueshme të përfshira në të (Fig. 16). Të dhënat konstante futen në formën e tyre reale, por jo drejtpërdrejt në tekst, por përmes kutive të dialogut. Informacioni i ndryshueshëm rregullohet gjithashtu gjatë dialogut dhe nuk futet më drejtpërdrejt, por zëvendësohet nga variabla me etiketa të gërmave, të dizajnuara duke marrë parasysh gjuhën e skriptimit të përdorur në program. Skriptet jo vetëm që mund të shfaqin tekstin e futur gjatë gjenerimit të dokumentit, por edhe ta ndryshojnë atë duke përdorur një sistem të zëvendësimit të të dhënave ose komandave të transformimit. Për shembull, ofrohet:

Oriz. 16. Zhvillimi i një shablloni të ri bazuar në paraqitjen
në Dokumentin Blitz

• Deklinimi i fjalëve dhe i frazave sipas rasteve gramatikore;
• shndërrimi i numrave në vargje;
• shndërrimi i datave të kalendarit në vargje;
• kryerjen e çdo përllogaritjeje të përdorur në dokumentet ligjore dhe afariste;
• ndryshimi i tekstit në varësi të vlerës së të dhënave të futura etj.

Dokumentet e krijuara duke përdorur Dokumentin Blitz ruhen në revista të strukturuara - kjo ju lejon të lundroni shpejt nëpër dokumentacion dhe pothuajse menjëherë të keni akses në materialet e nevojshme, për shembull, për t'i printuar ato. Për më tepër, dokumentet mund të grupohen në skedarë virtualë, gjë që është e përshtatshme për qasje të shpejtë në materialet që lidhen me një subjekt ose objekt specifik që shfaqet në bazën e të dhënave.

Teksti OCR në dokumentet e skanuara

Përdoruesit që shpesh duhet të konvertojnë dokumente letre (faqet e një libri, gazete, reviste ose faks) në një format elektronik të redaktueshëm, nuk mund të bëjnë pa një sistem të njohjes së karaktereve, ose sistemin OCR (Njohja Optike e Karaktereve), i krijuar për të futur automatikisht tekst nga dokumentet në letër. në një kompjuter. Teorikisht, mund të përdorni programin FineReader nga ABBYY ose CuneiForm nga Cognitive Technologies - të dyja janë të besueshme në funksionim dhe kanë saktësi të lartë njohjeje. Por paketa FineReader ka një version të thjeshtuar dhe të përballueshëm për përdoruesit shtëpiak, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, i cili e bën atë më tërheqës për një audiencë më të gjerë.

ABBYY FineReader 8.0

Zhvilluesi: Softueri ABBYY

Madhësia e shpërndarjes: 40.5 MB

Puna nën kontroll: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Mënyra e shpërndarjes: shareware (nuk ka asnjë version demo të FineReader Home Edition, një version demonstrues i kufizuar funksionalisht i FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Çmimi: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader është një zgjidhje ideale për njohjen e dokumenteve në të cilat njihet jo vetëm teksti, por edhe dizajni, i cili siguron transmetim të saktë të tabelave, fotografive dhe ndarjes së tekstit në kolona (Fig. 17). Programi është i lehtë për t'u përdorur, mund të njohë dokumente shumëgjuhëshe (179 gjuhë janë mbështetur) dhe me shumë faqe. Është e mundur të njihet i gjithë dokumenti ose faqet e tij individuale. Rezultati mund të ruhet në një nga formatet e zakonshme: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ose PDF. Është e mundur të ruhen rezultatet e njohjes hap pas hapi për të eliminuar gabimet. Është zbatuar eksporti i rezultateve të njohjes drejtpërdrejt në Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect dhe Adobe Acrobat. Kontrolluesi i integruar i drejtshkrimit (për 36 gjuhë) do të ndihmojë në përshpejtimin e kontrollit të rezultatit, dhe integrimi me Microsoft Word ju lejon të telefononi programin drejtpërdrejt nga Word, pa u shpërqendruar nga puna me tekstin.

Oriz. 17. Rezultati i njohjes së dokumentit
në ABBYY FineReader Home Edition

Programi paraqitet në dy versione: FineReader Home Edition, i krijuar për fillestarët, dhe FineReader Professional Edition, që synon profesionistët. Versioni profesional ju lejon të menaxhoni parametrat e njohjes (ndryshoni modalitetin, kryeni njohjen me stërvitje) dhe ka një grup më të pasur funksionesh njohjeje (njohja e skedarëve PDF, tekstet e kapura me një aparat fotografik dixhital, etj.). Përveç kësaj, Edicioni Profesional ofron më shumë formate të ndryshme të ruajtjes, shtoi aftësinë për të njohur barkodet dhe për të njohur shpejt pamjet e ekranit duke përdorur programin "Screenshot Reader".

Konvertimi i dokumenteve nga formati PDF

I gjithë dokumentacioni teknik ofrohet sot në formatin PDF, në të cilin mjeti falas Adobe Acrobat Reader përdoret për të parë dokumentet. Por mjaft shpesh ekziston nevoja për të përdorur fragmente të skedarëve PDF kur përgatitni dokumentet tuaja ose redaktoni materiale në format PDF (për shembull, një artikull, kontratë, raport, etj.). Në rastin e parë, do t'ju duhet të nxirrni fragmente teksti dhe/ose imazhe nga skedarët PDF (teorikisht, kjo mund të bëhet duke përdorur mjetet e integruara të Acrobat Reader, por me rezultate shumë mesatare). Në rastin e dytë, do t'ju duhet të konvertoni dokumentet PDF në një format të redaktueshëm (për shembull, në formatin Word) duke ruajtur modelin e dokumentit origjinal, i cili as nuk parashikohet në Acrobat Reader. Në raste të tilla, shërbimet speciale do të vijnë në shpëtim, nga të cilat paketat më tërheqëse janë ABBYY PDF Transformer dhe PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ne do të shikojmë të parën prej tyre - megjithëse është më i shtrenjtë, ai ka një ndërfaqe në gjuhën ruse dhe ju lejon të konvertoni skedarët PDF në disa formate të redaktueshme, dhe mund të njohin saktë jo vetëm tekstin anglisht, por edhe rusisht.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Zhvilluesi: Softueri ABBYY

Madhësia e shpërndarjes: 52 MB

Puna nën kontroll: Windows 2000 (SP2 ose më i lartë)/XP/Server 2003

Mënyra e shpërndarjes: shareware (versioni demo 15-ditor - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Çmimi: 1490 fshij.

ABBYY PDF Transformer është një mjet për konvertimin e dokumenteve PDF në formate dokumentesh Microsoft Word (Fig. 18), Excel, si dhe skedarë HTML dhe TXT. Paketa ka një ndërfaqe intuitive dhe është shumë e lehtë për t'u përdorur, kështu që edhe përdoruesit fillestarë do të jenë në gjendje ta zotërojnë atë.

ABBYY PDF Transformer mund të konvertojë çdo skedar PDF, përfshirë skedarët pa një shtresë teksti (skedarë të tillë më së shpeshti merren nga dokumente të skanuara dhe përfaqësojnë një imazh të tekstit), dhe përpunon saktë skedarët PDF që përmbajnë çdo kombinim të gjuhëve të mbështetura (përfshirë rusishten dhe anglisht). Programi ruan me saktësi modelin e dokumentit burimor (foto, tabela, paraqitjen e kolonave, lidhjet) dhe ju lejon të menaxhoni opsionet e konvertimit dhe ruajtjes. Për shembull, mund të përcaktoni qartë zonat që duhet të perceptohen nga programi si tekst ose si imazh (që është i rëndësishëm për skedarët PDF me dizajn kompleks), të ruani dokumentin e përfunduar me të njëjtin dizajn si në origjinal, ose si kolonë të tekstit (me ose pa figura - sipas dëshirës) etj. Nëse është e nevojshme, është e mundur që në mënyrë selektive të konvertohen faqet individuale apo edhe fragmentet e tyre. Përveç kësaj, ABBYY PDF Transformer mund të kryejë gjithashtu konvertim të kundërt, duke ju lejuar të krijoni skedarë PDF nga dokumentet e Microsoft Word, tabelat Excel, prezantimet në PowerPoint, diagramet Visio dhe skedarët HTML, si dhe nga pothuajse çdo aplikacion që mbështet printimin e një dokumenti (kjo është implementuar nëpërmjet printerit virtual PDF-XChange për ABBYY PDF Transformer 2.0).