К офисных технологий относятся: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типичные процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах :

Обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и другой документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

Сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора)

Хранение информации, поступившей (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизирован; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что пидгримуе внутреннюю связь персонала организации, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией .

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторские служащие, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост организации.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранения изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за выполнением приказов и т.д.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 7.1. Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления .

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: один или несколько компьютеров, возможно, объединенных в сеть; печатающих устройств; средства копирования документов; модем (если компьютеры подключены к сети или территориально удаленной ПК). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно из первичных документов; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Рис.7.1. автоматизация офиса

Основными программными продуктами, входящими в офис, есть :

Текстовый редактор;

Электронная таблица;

Система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

Программа анализа и составления расписаний

Программа презентации;

Графический редактор;

Программа обслуживания факс-модема

Программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, что позволяет применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если покупать их отдельно).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любой компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Преимущества, которые дает использование СУБД в электронном офисе:

1. Безбумажной процесс формирования информации (только конечный результат на бумаге)

2. Интерактивный, диалоговый режим решения задач;

3. Возможность коллективного сотрудничества при подготовке решения;

4. Возможность гибкой перестройки и способа предоставления информации.

Информация, полученная из баз данных может быть использована как в

компьютерных, так и в некомпьютерных офисных технологиях и технических средствах - для передачи, тиражирование, хранение.

Текстовый редактор - позволяет быстро создать текстовый документ любой сложности и довести его до совершенства средствами редактирования, форматирования, правописания. Готовый документ сохраняется в внешней памяти (или в накопителях информации больших объемов CD, DVD, FLESH), в дальнейшем его можно распечатать (принтер) или передать по компьютерной сети. Таким образом, менеджер обладает эффективным средством письменной коммуникации. Как правило, в офисах используют пакет Microsoft Office. Это совокупность программных продуктов, все компоненты которого создают единое программное среду. Элементы интерфейса программ, входящих в пакет унифицированы. В пакете есть управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office. Он позволяет запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь. В состав пакета MS Office входят такие средства для автоматизации офиса: текстовый редактор MS WORD; Табличный процессор MS EXCEL; Программа презентации MS PowerPoint; СУБД MS ACCESS.

Электронные таблицы - это базовая составляющая информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции среды электронных таблиц позволяют получать данные в таблицах с помощью сложных вычислений; выполнять преобразования таблиц расчетов в диаграммы и графики, проводить анализ, математическое моделирование, оптимизацию и прогнозирование данных таблиц. Обработка данных позволяет выполнять сортировку, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные ирупы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.. Ввод данных может быть как с клавиатуры, так и с баз данных. Вывод информации может быть в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных.

Любое современное среду электронных таблиц имеет средства передачи данных по сети.

Компьютерная графика - это совокупность методов и средств автоматизации процессов подготовки, ввода, преобразования, хранения и отображения графической информации с помощью компьютера и графических устройств.

Программы презентаций - используется для представления (демонстрации) проекта, предоставление ему привлекательного вида с элементами рекламы. В презентацию можно содержать: рисунки, фотографии, документы Word, рабочие листы Excel, диаграммы, графики и другие объекты.

Системы мультимедиа - это интерактивные компьютерные системы, обеспечивающие работу со многими информационными средами, видео, анимированной компьютерной графикой, текстом, звуком. Аппаратными составляющими мультимедиа является акустический адаптер, микрофон, акустические колонки.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видео конференции, факсимильная связь.

Электронная почта (Е mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы отослано сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете отправить отправления с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее есть две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Второй путь связан с покупкой услуги использования электронной почты, предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аппаратной составляющей электронной почты является модем - устройство для обмена информацией между компьютерами с помощью каналов связи (телефонные линии, выделенные каналы).

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылает сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Электронный календарь - предоставляет еще одну возможность использовать компьютерную сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает полученный расписание и вносит изменения. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно позволяет получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудиоконференции - используют аудио- связь для поддержки коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь. Телефонный устройство оснащено дополнительными средствами, которые дают возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двустороннего аудио связи между ее участниками. Использование аудио- конференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Телеконференции - основаны на использовании компьютерной техники, позволяющей пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а также во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация и управление сложными проектами. Для связи между участниками пользователи обеспечиваются терминалами, подключенными к компьютеру, телевизионными камерами и сетью связи. Работа системы регулируется координатором, в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечения их присутствия на совещании и передача информации другим участникам совещания.

Видеоконференции - используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решают определенную проблему.

Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на экране себя и других участников. Одновременно с видео изображением передастся и звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, кроме того - это возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от головного офиса.

Аппаратными составляющими являются TV-тюнер, Web-камера, видеопроектор, устройства мультимедиа.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решения, есть три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлов видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. Страниц.

Факсимильная связь - это связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой россыпь документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Электронное делопроизводство - предназначена для организации и поддержки документооборота в организации. Электронное делопроизводство пользуется единой базой данных организации. Оно облегчает и рационализирует работу обычной организации. Ее основными функциями являются:

Автоматизация процессов документооборота (сканер, принтер, плоттер, ксерокс)

Система контроля выполнения приказов и распоряжений;

Учет, анализ и контроль структурных подразделений;

Обработка оперативной информации внутри организации;

Оперативный обмен информацией между структурными подразделениями;

Повышение качества подготовки и принятия решений;

Мониторинг производственного процесса на основе составления автоматизированных отчетов различных форм;

Автоматизация рабочего процесса помогает снизить до минимума так называемый "человеческий фактор". Система позволяет эффективно использовать рабочее время, решать деловые проблемы с помощью видео-, аудио- средств; пользоваться системой on-line.

Исторически автоматизацияпочалася на производстве и затем распространилась и на офис. Сначала она имела целью только автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а дополнить ее. Автоматизация офиса организует рациональную управленческий труд и обеспечит управленцев своевременной оперативной информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменный связь персонала, но также потому, что придает им современные средства коммуникации с внешней средой.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой. Она осуществляется на базе компьютерных сетей и современных аппаратно-программных средств передачи и обработки информации.

Офисные автоматизированные технологии широко используются: управленцами, специалистами, референтами и секретарями, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Эти средства позволяют повысить производительность труда в системе делопроизводства и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ. Автоматизация офиса - это инструмент для эффективного решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы и ее прибыльность .

Информационная технология обработки данных.

III. Виды информационных технологий

Существует несколько видов информационных технологий:

- Информационная технология обработки данных

-

- Автоматизация офиса

-

- Информационная технология экспертных систем

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо струк­турированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алго­ритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся опе­раций управленческого труда.

Основные компоненты:

- Сбор данных;

- Обработка данных;

- Хранение данных;

- Создание отчетов (докуменmoв.)

Информационная технология управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, опре­деляющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрез­вычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортирова­ны и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Информационная технология автоматизированного офиса - это организа­ция и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса включает в себя:

1. База данных (рассмотрим на отдельной лекции).

2. Текстовый процессор . Это вид прикладного программного обеспечения, предназна­ченный для создания и обработки текстовых документов.

3. Электронная почта . Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использова­нии компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщениясвоим партнерам по сети.

4. Аудиопочта . Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон.

5. Табличный процессор . Он так же, как и текстовый процессор, является базовой со­ставляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офис­ной технологии.

6. Электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать се­тевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управ­ленцев и других работников организации.

7. Компьютерные конференции и телеконференции . Компьютерные конферен­ции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

8. Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

9. Хранение изображений . Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и ос­новывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя об­разов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.

10. Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам.

11. Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера.

12. Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способно­го читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изо­бражение на другом.

Информационная технология поддержки принятия решений

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой техноло­гии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

Система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управ­ления;

Человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее получен­ный результат вычислений на компьютере.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента : база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

Составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством

использования процедур агрегирования и фильтрации;

Быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

Построение логической структуры данных в терминах пользователя;

Использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной

проверки рабочих альтернатив пользователя;

Обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы

База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторо­го объекта или процесса.

Существует множество типов моделей и способов их классификации, например по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.

По цели использования модели подразделяются на оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей, описательные, описывающие поведение некоторой системы и не предназначенные для целей управления (оптимизации).

По способу оценки , модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, так как исходные данные заданы вероятностными характеристиками.

По области возможных приложений модели разбиваются на специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и уни­версальные - для использования несколькими системами.

Составляющие части базы моделей:

Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной опреде­ленной фирме.

Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для рас­пределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.

Оперативные модели используются на низших уровнях управления для под­держки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные

Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, моду­лей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры ли­нейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п. - от простейших процедур до сложных пакетов прикладных программ (ППП). Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и под­держания моделей.

Система управления интерфейсом . Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, органи­зующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Информационная технология экспертных систем.

Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного ин­теллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности ком­пьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и сис­темах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия. Пер­вое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять ре­шение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения реше­ния. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии – знаний.

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертных системах, являются:

Интерфейс пользователя;

База знаний;

Интерпретатор;

Модуль создания системы.

Интерфейс пользователя . Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее.

База знаний . Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логи­ческую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует про­извести, если условие выполняется.

Интерпретатор . Это часть экспертной системы, производящая в определенном поряд­ке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интер­претатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определен­ное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Модуль создания системы . Он служит для создания набора (иерархии) правил. Су­ществуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: «пользование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экс­пертных систем.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http :// www . allbest . ru /

• 1. Введение
• 2.5 Правовое обеспечение
• 3.1 1С: Предприятие 8.1
• 4. Заключение
• 5. Список литературы

1. Введение

Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже возникает проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Таким образом, цель автоматизации офиса - повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб.

Для того чтобы достичь данную цель, необходимо решить такие офисные задачи, как: развитие делопроизводства, управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

2. Информационная система "Автоматизация офиса", ее классификация и структурированность

Автоматизация офиса представляет собой комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела и др. Она гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Автоматизация офиса, как информационная система, состоит из совокупности следующих обеспечивающих подсистем:

2.1 Техническое обеспечение офиса

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

В техническое обеспечение офиса входят один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы, картриджи и многое другое. Дадим понятие основным из них:

Компьютер (с англ. computer - "вычислитель") - машина для проведения вычислений. При помощи вычислений компьютер способен обрабатывать информацию по заранее определённому алгоритму. Кроме того, большинство компьютеров способны сохранять информацию и осуществлять поиск информации, выводить информацию на различные виды устройств выдачи информации. В настоящее время полагают, что основная функция компьютеров - обработка информации и управление.

Факс - аппарат, способный читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Компьютерный принтер (англ. printer - печатник) - устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель, обычно на бумагу.

Процесс печати называется вывод на печать, а получившийся документ распечатка или твёрдая копия. Бывают матричные, лазерные, струйные, сублимационные принтеры. А по цвету печати - полноцветные и монохромные.

Сканер - устройство, предназначенное для ввода в компьютер текстовых или графических данных, представленных в печатном виде.

Модем - устройство, применяющееся в системах связи. Частным случаем модема является широко применяемое периферийное устройство для компьютера, позволяющее ему связываться с другим компьютером, оборудованным модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный модем).

2.2 Математическое и программное обеспечение офиса

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ, их реализующих, для решения задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Математическое обеспечение - средство моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов слабо развито. Можно выделить, такую его составляющую, применяющуюся в офисе, как калькулятор - компьютерная программа, эмулирующая функции калькулятора (электронного вычислительного устройства, выполняющего операции над числами или алгебраическими формулами).

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация. Например:

программа анализа и составления расписаний;

программа презентации;

графический редактор;

сетевое программное обеспечение;

программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица, система управления базой данных, средства телекоммуникаций, графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

2.3 Информационное обеспечение офиса

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Требования к информационному обеспечению: удовлетворение информационных потребностей органов управления; правильный отбор первичных сведений и источников информации; правильная систематизация и классификация информации; непрерывность процесса сбора и переработки информации; отсутствие дублирования информации; проверка корректности (непротиворечивости); многократное использование информации; приведение к общему формату; фильтрация и актуализация информации; уменьшение количества документов.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения:

ввод и передача данных (глобальные компьютерные сети, локальные сети, бумажные);

хранение информации (целостность, предметная ориентация данных, историчность, многоуровневое хранение), то есть организация информационных хранилищ на разных уровнях;

обработка и анализ информации (создание простых и сложных запросов) - прогнозирование и моделирование бизнес-процессов и поддержка принятия решений;

представление информации - формирование документов и отчетов, которые представляются органам управления. В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся:

Текстовые процессоры - предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры - позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления и т.д.

Электронная почта позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную задачу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения, отображений текстовых и графических данных на экране монитора.

Специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т.д.

2.4 Организационное обеспечение

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационных систем. Например, в него входит электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

2.5 Правовое обеспечение

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Например, в базовом Федеральном законе от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" определена необходимость лицензирования деятельности, связанной с формированием и использованием информационных ресурсов с ограниченным доступом, а также необходимость сертификации информационных систем, предназначенных для работы с информационными ресурсами ограниченного доступа.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Автоматизация офиса относится к полностью структурированным задачам (имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения).

3. Обзор некоторых программ офисной автоматизации

3.1 "БЭСТ-5" - информационная система управления предприятием

Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных непрерывно растет, а их обработка усложняется. Быстрота сбора и анализа информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут обойтись без использования информационных управленческих систем. К таким программным комплексам относится система "БЭСТ-5" (см. рис 1).

Рисунок 1. Окно БЭСТ-5

Система управления предприятием БЭСТ-5 разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Она является надежным помощником в бизнесе в решении самых насущных задач, стоящих перед предприятием.

Преимущества системы:

· Развитая функциональность.

В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: ФИНАНСЫ, ТОРГОВЛЯ, ПРОИЗВОДСТВО, ПЕРСОНАЛ. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу.

· Всесторонний учет операций.

Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации специального учета по собственным планам счетов.

· Планирование и контроль.

Управленческие функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-фактного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений.

· Высокая адаптируемость.

Концепция системы ориентирована на быструю параметрическую настройку программного комплекса без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем большинстве случаев этого оказывается достаточно. Вместе с тем, в программе имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется возможность разработки небольших программ (PlugIn) с сохранением базовой функциональности. На втором уровне система предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений.

· Наличие среды разработки.

В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы и предоставляется всем пользователям для создания собственных функциональных элементов. Программирование может осуществляться на высокоуровневом языке Harbour или с использованием языка программирования Си с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно.

· Низкая стоимость владения.

Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения.

· Программный комплекс имеет невысокую продажную цену, которая приемлема практически любому предприятию. Гибкая ценовая политика допускает приобретение системы в разных вариантах комплектации и с необходимым количеством рабочих мест. Используются продажи со скидками

· При использовании системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т.д. Система интегрирована с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office.

· Программа предъявляет весьма "щадящие" требования к рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны.

· Развертывание системы у пользователя не требует дополнительных затрат. В большинстве случае пользователи делают это самостоятельно без привлечения дорогостоящих специалистов со стороны.

· Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программе.

Область применения:

Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.

Основные области применения:

· Оптовая торговля

· Розничная торговля

· Производство

· Общественное питание

· Сфера услуг

· Бюджетные организации

Программа может быть использована для одного предприятия или произвольного набора не связанных между собой предприятий.

Функциональный состав:

Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет двухуровневое строение. Набор функциональных блоков следующий:

· Финансы. Группа приложений, предназначенных для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансового планирования хозяйственной деятельности, а также учета денежных средств, расчетов по обязательствам, имущества предприятия.

· Торговля. Группа приложений для ведения учета торговых операций, включая учет закупок, товарных запасов на складах, продаж, в т. ч. продаж в торговом зале (магазин), учета мобильной торговли и работы автотранспорта.

· Производство. Группа приложений для использования производственными предприятиями. Включает подсистемы учета сырья и материалов, планирования и учета производства. Кроме того, в этот блок включена специализированная подсистема для учета производственного процесса на предприятиях общественного питания.

· Персонал. Группа приложений для ведения кадрового учета, табельного учета и выполнения расчетов по оплате труда.

Кроме того, имеется набор приложений, которые поставляются бесплатно и предназначены для обслуживания базы данных, настройки системы, ведения общих классификаторов. Сюда же относится интегрированная среда разработки программы.

3.1 1С: Предприятие 8.1

1С: Предприятие - программный продукт компании 1С, предназначенный для быстрой разработки прикладных решений. Технологическая платформа "1С: Предприятие" не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), использующих единую технологическую платформу. Платформа и прикладные решения, разработанные на её основе, образуют систему программ "1С: Предприятие", которая предназначена для автоматизации различных видов деятельности, включая решение задач автоматизации учёта и управления на предприятии (КИС).

Средства быстрой разработки представлены визуальным "конфигурированием", которое позволяет разработчику сосредоточиться на создании бизнес-логики приложения и не заниматься технологическими подробностями, такими как организация взаимодействия с базой данных, обработка транзакционных блокировок, нюансы программирования экранных форм и т.п. Конфигурирование частично заменяет кодирование и, таким образом, снижает требования к квалификации разработчиков 1С. Тем не менее имеет встроенный язык для реализации произвольной бизнес-логики.

Используется более чем 1 млн. предприятий на территории России, СНГ и Балтии, Румынии, Вьетнама.

Текущая версия - 8.1.

Технологическая платформа "1С: Предприятие" представляет собой программную оболочку над базой данных (используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат 1CD в версии 8.0 и 8.1 или СУБД Microsoft SQL Server на любой из этих версий) . Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в СУБД PostgreSQL, а также DB2. Имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий помимо доступа к данным возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, а в версии 8.0 и 8.1 - с помощью COM-соединения.

Клиентская часть платформы функционирует только в среде ОС Microsoft Windows. (Благодаря Wine существует также возможность запуска системы программ "1С: Предприятие" на Unix-подобных операционных системах.) Серверная часть при использовании PostgreSQL или DB2 может функционировать на операционной системе Unix.

Существуют специальные версии среды исполнения 1С для ноутбуков и PDA, ПО создания веб-приложений, взаимодействующих с базой данных "1С: Предприятие".

Система программ "1С: Предприятие 8" включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц (см. рис 3). Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Рисунок 3. Платформа

Гибкость платформы позволяет применять 1С: Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

офисная автоматизация программа информационная

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· другие области применения.

4. Заключение

Автоматизация офиса, как правило, подразумевает использование комплекса компьютеров, объединённых локальной вычислительной сетью. В отличие от автоматизации одного рабочего места (АРМ), совместная работа при помощи сети является более производительной и экономит ресурсы предприятия. Затраты на автоматизацию всего предприятия окупаются за счёт возможности коллективного взаимодействия и совместного использования таких ресурсов, как принтеров, сканеров, хранилищ данных, доступа в Интернет. Конечно, здесь перечислены не все преимущества автоматизации. Наивысшая отдача от автоматизации достигается при умелой реализации бизнес-процессов компании. По моему мнению, правильно выполненная автоматизация позволяет всю рутинную (а иногда и часть вполне интеллектуальной работы) поручить машине. И, наоборот, неграмотное вложение средств в автоматизацию не принесёт желаемого результата. Также трудностью, возникающей при внедрении компьютерных технологий, является сопротивление персонала к изменениям в работе, это иногда не лучшим образом сказывается на проведении автоматизации.

На рынке программного обеспечения имеется широкий выбор корпоративных информационных систем, предназначенных для автоматизации деятельности офиса. В подавляющем большинстве - это многопользовательские системы, построенные по технологии клиент-сервер, позволяющие организовать автоматизированные рабочие места для всех сотрудников офиса.

5. Список литературы

1. http://www.avacco.ru/page. asp? code=avtomatizacia_ofisa

2. http://www.isn.ru/zakon/concept. htm

3. Матюшка В.М. "Информатика" - М.: ИНФРА-М, 2007 год - 880с.

4. Титоренко Г.А. "Автоматизированные информационные технологии" - М.: ЮНИТИ, 2006 год - 399с.

5. Материалы с сайта http://www.aladdin.ru

6. Документация по 1С: Предприятие.

7. Документация по БЭСТ-5.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Назначение программ офисной автоматизации. Преимущества ERP-систем, критерии их выбора. Характеристики ряда программ: "БЭСТ-5" - информационной системы управления предприятием, описание 1С:Предприятие 8.1, Microsoft Dynamics AX, Галактика Business Suite.

курсовая работа , добавлен 19.12.2011


Организационная структура управления предприятием и её характеристика, функциональные возможности на примере фирмы ООО "1С Бит". Комплекс задач, обоснование необходимости автоматизации. Проектные решения по информационному и программному обеспечению.

отчет по практике , добавлен 15.11.2012


Понятие и типология электронных предприятий, методы автоматизации их деятельности. Особенности функционирования и архитектуры современного электронного предприятия, анализ и оценка экономической эффективности методов его деятельности, автоматизации.

дипломная работа , добавлен 28.06.2010


Программное обеспечение по автоматизации и управлению предприятием ведущих корпораций в Украине. Система управления деятельностью предприятия "ГАЛАКТИКА". Комплексная система автоматизации предприятий малого и среднего бизнеса "ПАРУС - Предприятие 7.20".

курсовая работа , добавлен 14.03.2008


Оптимизация информационной системы управления предприятием. Технико-экономическое обоснование целесообразности процесса внедрения программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота организации, предоставляющей транспортные услуги.

контрольная работа , добавлен 06.03.2012


Характеристика информационных систем управления предприятием. Виды информационных систем управления предприятием, их применение. Специфика систем управления торговым предприятием класса ERP и применение данной системы в деятельности торговой компании.

дипломная работа , добавлен 15.09.2012


Обзор средств автоматизации торговли. Обзор состояния Интернет-торговли и роли в них аукционов. Описание процесса проектирования автоматизированной системы. Расчет экономической эффективности от внедрения программного продукта. Охрана труда работников.

дипломная работа , добавлен 09.09.2008


Информационное обеспечение управления предприятием на современном этапе. Необходимость автоматизации деятельности, принципы построения локальных информационных систем "Управление персоналом", особенности постановки задач и проектирования программ.

курсовая работа , добавлен 03.04.2011


Разработка информационной подсистемы "ЮГСтрой-Заказ" в СУБД 1С:Предприятие для автоматизации работы с клиентами. Уменьшение времени обработки запроса (времени работы с клиентом), защита базы данных, обеспечение простоты пользовательского интерфейса.

дипломная работа , добавлен 01.07.2011


Современная система автоматизации ресторанов как один из основных инструментов развития ресторанного бизнеса. Влияние автоматизированной системы на повышение эффективности управления ресторана. Анализ зарубежных и отечественных систем автоматизации.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис:

поддерживает внутрифирменную связь персонала,

предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Рис. 4. Основные компоненты автоматизации офиса

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же , как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример 10. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с- биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электродная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности:

купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты.

купить услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

■ ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

■ обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

■ вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

■ качественное оформление табличных форм представления данных;

■ многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

■ проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

■ проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференции. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

■ создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

■ заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

■ заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции . Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь , оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференции повышается при выполнении следующих условий:

■ работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

■ количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

■ программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

■ перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

■ должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

■ запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции . Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

■ односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

■ односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

■ двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, вначале имея целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство , управление, контроль управления , создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

• обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
• сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
• хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизация офиса (рис. 1.7) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Обе эти системы совместно обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• компьютеры, возможно, объединенные в сеть;
• печатающие устройства;
• средства копирования документов;
• модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить

• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
• стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами , обеспечивающими технологию автоматизации офиса , являются:

• текстовый редактор;
• электронная таблица;
• система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

• программа анализа и составления расписаний;
• программа презентации;
• графический редактор;
• программа обслуживания факс-модема;
• сетевое программное обеспечение: электронная почта, компьютерные и телеконференции и др;
• программы перевода;
• специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать,

хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения.

Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям и т.д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства -оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, обеспечивающими возможность взаимодействия более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции . Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.